Как начать работу с бухгалтерской фирмой?

Как начать работу с бухгалтерской фирмой?



  Оптимизация работы непродуктивных подразделений актуальна сегодня для компаний разного типа, масштаба и специализации. Многие стремятся передать непрофильные функции сторонним исполнителям (аутсорсерам, провайдерам). Это оправдано с экономической и административной точки зрения.

Но как же запустить реализацию этого проекта? Что нужно для начала сотрудничества с провайдером? На какие аспекты сотрудничества, технические, административные нюансы нужно обратить особое внимание? Попробуем разобраться.

Шаг первый. Что, кому и зачем передаем?

Выбирая аутсорсинг бухгалтерии, важно четко определиться с его предметом. Иными словами, необходимо составить перечень процессов, которые невыгодно, нерационально или попросту тяжело вести in-house и можно передать на внешнее управление. Для этого придется копнуть в свой бизнес поглубже.

В фокусе на аналитическом этапе находятся:


  • общее финансовое положение фирмы;

  • актуальные проблемы развития бизнеса;

  • актуализация приоритетов и стратегических целей;

  • объективная оценка расходных частей бюджета;

  • обозначение функций, задач, которые требуют оптимизации (организационной, административной, финансовой).

Когда задачи обозначены, время выбирать исполнителя. На этом пункте подробно останавливаться не будем. Выбор аутсорсера – тема для отдельной статьи. Отметим лишь важность учета масштабов потенциальной компании-партнера. Ошибки в выборе провайдера могут обойтись очень дорого. Не хотите сталкиваться с регулярными сбоями в процессах, фискальными рисками, несвоевременным выполнением работ? Сотрудничайте с компаниями, ресурсы которых соответствуют масштабам вашего бизнеса. Небольшой провайдер вполне справится с ведением учета фирмы с количеством сотрудников, не превышающим 50 человек. Если штат составляет 100-200 человек, аутсорсер с 5-10 специалистами не сможет обеспечить своевременное выполнение всех необходимых видов работ. Лучше выбирать провайдера покрупнее.

Шаг второй. Формулируем запрос, разрабатываем условия контракта.

Бухгалтерский аутсорсинг можно считать перспективным только в том случае, если у поставщика и заказчика услуг складывается единое понимание ситуации, перспектив ее развития, в также актуальной схемы решения учетных, технических, организационных, финансовых вопросов. Отсутствие такого понимания – прямой путь к ошибкам реализации проекта.

Задачей заказчика услуг на этапе разработки условий контракта является донесение до потенциального провайдера целей, задач, ожиданий относительно аутсорсинга. Также особое внимание необходимо уделить предельно точному определению сроков и специфики переходного периода. Без него обойтись не получится. В процессе передачи функций бухгалтерской фирме возможны технические, другие сложности. Важно договориться о том, какими силами, кем и в какие сроки эти сложности будут разрешаться.

Еще один важный момент – обсуждение спорных вопросов. Здесь рационально прислушаться к провайдеру. Аутсорсер имеет большой опыт в реализации подобных проектов, знает специфику практической реализации условий контракта в спорных ситуациях. Кроме того, провайдер, имеющий безупречную репутацию, не заинтересован в ущемлении интересов клиента.

Шаг третий. Формируем проектную группу.

Переход на бухгалтерский аутсорсинг – проект, причем преимущественно долгосрочный. Соответственно, потребуется его организация, координация. И задача заказчика услуг – сформировать проектную группу. В нее рационально включать руководителя организации и юриста. Последний не обязательно должен быть штатным сотрудником. Сопровождение проекта можно доверить приглашенному специалисту.

На проектной группе лежит большая ответственность. Ее задача – согласовать, утвердить такой текст контракта с аутсорсером, который устроит обе стороны, будет учитывать их интересы, регламентировать все без исключения аспекты взаимодействия, определять структуру сотрудничества, описывать принципы оценки эффективности работы поставщика услуг и т.д. Дополнительно может быть разработано соглашение об SLA. Уровень оказания сервиса в аутсорсинге имеет огромное значение.

Шаг четвертый. Обеспечиваем мягкий переход.

Итак, процесс переговоров и подписания контрактов, соглашений позади. Что дальше? А дальше наступает этап перехода на аутсорсинг (полный или частичный). Важно, чтобы этот переход прошел для компании максимально мягко.

Аутсорсинг, как любой новый процесс, требует документального сопровождения. И дело тут не только в плане работ, составлении нового штатного расписания (если непродуктивное подразделение упраздняется). Так или иначе, но придется корректировать должностные инструкции, вводить в оборот новые документы. Сотрудники, которых реализация проекта затронула непосредственно, должны быть ознакомлены с новым форматом работы, формами документов, спецификой их использования.

Работе с персоналом необходимо уделить особое внимание. Прежде всего это касается специалистов, в чьих услугах компания в связи с переходом на аутсорсинг перестала нуждаться. Важно соблюсти все формальности увольнения и проследить за соблюдением трудового законодательства.

Шаг пятый. Взаимодействуем с провайдером.

На этом этапе, как правило, расформировывается проектная группа. Она выполнила свои задачи. Заменой проектной группе становится сотрудник-координатор. Через него осуществляется взаимодействие с аутсорсером. Он же уполномочен решать различные задачи в рамках спорных или внештатных ситуаций. Еще одна важная функция данного специалиста – постоянный контроль соответствия формата аутсорсинга актуальным потребностям бизнеса. Особенно это актуально для компаний, которые работают по нескольким направлением, совмещают налоговые режимы и т.п.

Координатором может быть как непосредственный руководитель компании (часто первые лица замыкают сотрудничество с провайдерами на себя), так и юрист.

Шаг шестой. Проводим контроль по итогам первого отчетного периода.

В данном случае имеется в виду не налоговый отчетный период, а частный (установленный по договоренности с аутсорсером). Это может быть неделя, месяц и т.п. По итогам отчетного периода заказчик услуг получает соответствующие отчетные документы от исполнителя. В них последний отражает виды и объем выполненных работ.

Формат передачи отчетности указывается в договоре. Как правило, аутсорсеры формируют, а заказчики услуг получают электронные отчеты. Такой формат максимально удобен для обеих сторон, информативен.

По отчету заказчик услуги проверят соответствие фактически оказанных услуг заявленным. Спорные нюансы и моменты обсуждаются с исполнителем. Причем без отсрочки во времени!

Следует отметить, что контроль важен не только на начальном этапе работы с аутсорсером. Он должен быть постоянным, тщательным. В противном случае невозможно

определить KPI аутсорсинга, оценить эффективность формата реализации непрофильных функций и определить рациональность расходов на оплату профильных услуг.


Возврат к списку

Остались вопросы?

Заполните форму ниже и мы вам перезвоним

Ваши данные не будут переданы третьим лицам

Хотите узнать цену?

Заполните форму ниже и мы вам перезвоним

Ваши данные не будут переданы третьим лицам