Контроль полноты первичной документации совместно с бухгалтерской компанией
Контроль полноты первичной документации совместно с бухгалтерской компанией
18 Ноября 2018

Контроль входит в число важных управленческих функций, реализуемых в сфере бухучета. Его необходимость обусловлена объективными причинами. Касается это как контроля в целом, так и контроля полноты первичной документации в частности.


Контролирующая функция работает на предупреждение бухгалтерских ошибок. Возникают они, как показывает практика, нередко и по разным причинам, от небрежности специалистов до неисправностей вычислительной техники и отсутствия отдельных документов, которые надлежит принять к учету.

Ошибки в первичке возникают в суммах, тексте, при разнесении документации по регистрам учета. Они бывают транзитными (автоматически вызывающими ошибки в связанных документах), локальными (не влияющими на другие данные). Исправляются ошибки в порядке, регламентированном действующим законодательством. И это всегда непросто. Соответственно, имеет смысл максимально снизить риск допущения ошибок. А для этого в том числе нужно наладить эффективный контроль полноты бухгалтерской документации. Как решается эта задача при передаче учета на аутсорсинг? Попробуем разобраться.

 

Что нужно контролировать?

Понятие полноты бухгалтерской первичной документации довольно размытое. Все дело в том, что пакеты документов в разных случаях будут отличаться. Их содержание определяется спецификой услуг, оказываемых аутсорсером, и теми функциями, которые переданы компанией-заказчиком на внешнее управление.

Обобщая, отметим 4 группы первичных бухгалтерских документов, которые обычно передаются исполнителю для отражения данных в учете:

  •          Счета-фактуры. В них фиксируются конкретные расценки, могут указываться дополнительные условия сделок, налоги (НДС).

  •          Товарные накладные. Эти документы нужны для отображения полного перечня приобретенных или проданных товаров.

  •          Договоры по заключенным сделкам. Эти документы освещают ответственность сторон, финансовые условия сотрудничества, обязательства в денежном выражении (суммы проплат) и т.п.

  •          Акты приема-передачи. Итоговые документы подтверждают соответствие результатов сделки предполагаемым, фиксируют отсутствие претензий участников сделки по отношению друг к другу.

Также нередко в число передаваемых исполнителю документов входят платежные документы (кассовые чеки и другие БСО).

Как же реализуется контроль первички?


 

Проверка по существу

Вся бухгалтерская первичка проходит проверку в несколько этапов. Сначала осуществляется проверка по существу. В фокусе здесь находится законность хозяйственных операций, отраженных в первичной документации. Также контролируется взаимоувязка отдельных показателей документа.

Выявление противоречий в тексте первички, нарушений порядка оформления, приемки, хранения исключает возможность ее приема к учету. Документы с ошибками подлежат исправлению.

Если документы подаются пакетом, проверяется наличие всех необходимых форм. Если часть из них отсутствует, исполнитель запрашивает документы у ответственных лиц.


 

Проверка по форме

На этом этапе проверяется техническое соответствие первичных документов требованиям действующего законодательства и Правилам ведения бухучета. В фокусе находятся реквизиты и обязательные элементы стандартизованных форм.

При проверке выявляется соответствие применяемых форм актуальным образцам. Документы, поданные по старой форме, возвращаются ответственным лицам, поскольку не могут быть приняты к учету.


 

Комплексная проверка

Задачей этого этапа является подготовка к формированию сводных учетных данных. Для этого полученные специалистами первичные бухгалтерские документы проходят группировку (распределяются по финансово-хозяйственным операциям), таксировку (рассматриваются с позиции универсального измерителя − стоимостного), контировку (помечаются для исключения повторного приема к учету).

Заключительный этап проверки требует особого внимания со стороны бухгалтера.


 

Кто осуществляет контроль?

Контроль содержания бухгалтерской первички (все указанные выше этапы проверки) может осуществляться как специалистами компании заказчика услуг аутсорсинга, так и непосредственным исполнителем (аутсорсером). Все зависит от достигнутых договоренностей и формата сотрудничества.

Полностью контролирующую функцию аутсорсер выполняет в случае, когда осуществляет комплексное сопровождение. То есть когда у компании-заказчика штатная бухгалтерия отсутствует.

Если формат сотрудничества не предусматривает оформление и проверку первички (например, заказывается услуга составления, сдачи отчетности), аутсорсеру остается только проверить полноту представленного пакета документов. Он может быть разным. Определяется содержание пакета в данном случае типом заказанной отчетности.


 

Как проверяется полнота первички аутсорсером?

Перечни передаваемых исполнителю документов составляются на этапе подписания договора о сотрудничестве. В дальнейшем с этими перечнями специалистами профильной компании сверяются представленные на обработку пакеты документов заказчика.

При обнаружении недостающих документов заказчику направляется соответствующее уведомление. Формат коммуникации может быть разным, от электронной переписки до телефонных переговоров.

Если представленный пакет является полным (соответствует конкретному перечню), документы принимаются к учету. На основании указанных в них данных формируются отчеты, вносятся изменения в бухгалтерскую базу и т.п.


 

Виды контроля первички

Аутсорсинговая компания может осуществлять несколько видов контроля полноты и содержания первичной документации, принимаемой к учету. Первичный контроль имеет место непосредственно при оформлении бухгалтерских документов. В формате аутсорсинга это реализуется, если, например, на внешнее управление переданы кассовые операции. Специалист компании-аутсорсера осуществляет первичный контроль непосредственно в момент формирования платежных поручений, распоряжений, чеков и т.п.

Текущий контроль связан непосредственно с моментом совершения финансово-хозяйственной операции. Он осуществляется исполнителями распоряжений. Таковыми могут быть и специалисты аутсорсинговой компании, например, если они уполномочены проводить отдельные платежи через систему Клиент-банк. Суть контроля заключается в проверке правильности реквизитов и других данных исполняемого документа. Если он содержит ошибки, исполнение, соответственно, откладывается до уточнения и разрешения спорных моментов.

Последующий контроль имеет место при бухгалтерском аудите и проведении ревизий. Он осуществляется постфактум, касается уже исполненных, принятых к учету первичных документов. Относительно выявленных ошибок специалистами компании-аутсорсера заказчику услуг даются соответствующие рекомендации. Исправление ошибок в первичке предусматривает создание корректирующих документов. Этот метод часто применяется в отношении счетов-фактур.

Минимизировать риск ошибок в первичке и учете позволяет тесное взаимодействие заказчика и исполнителя.


Возврат к списку

Остались вопросы?

Заполните форму ниже и мы вам перезвоним

Ваши данные не будут переданы третьим лицам

Хотите узнать цену?

Заполните форму ниже и мы вам перезвоним

Ваши данные не будут переданы третьим лицам