Переход на бухгалтерский аутсорсинг: основные моменты.
Переход на бухгалтерский аутсорсинг: основные моменты.
  
Переход на бухгалтерский аутсорсинг предусматривает существенное изменение формата организации, ведения, администрирования учета. Сотрудничество с внешним профессиональным исполнителем является сегодня рациональным, экономически выгодным, эффективным и удобным для субъектов предпринимательства в любой сфере деятельности.

Но как понять, когда необходимо переходить на аутсорсинг? И как осуществить этот переход с минимальными рисками и максимальной выгодой? Попробуем разобраться.


Показания к использованию внешней бухгалтерии.
Переход на бухгалтерский аутсорсинг рекомендован при:

  • Неудовлетворительном реальном состоянии учета в организации. Если первичная документация то и дело теряется, отчеты и другие документы оформляются с ошибками, формы заполняются несвоевременно, сроки предоставления отчетности не выдерживаются, неправильно рассчитываются зарплатные и основные налоги, то заказ услуг профильной компании – оптимальный способ выведения учета на качественно новый уровень.

  • Актуальных сложностях с комплектованием бухгалтерского штата. Специалисты высокой квалификации стоят сегодня недешево. Если компания-работодатель не может обеспечить достойный уровень заработной платы, ей приходится нанимать персонал с более низкой квалификацией. Это неизбежно сказывается на состоянии учета, причем не лучшим образом.

  • Повышенном внимании к компании со стороны контролирующих структур. Налоговая то и дело выставляет штрафы, предъявляет претензии к отчетным документам? Аутсорсинг учета поможет решить актуальные проблемы законными способами и без сверхзатрат.

  • Наличии явных переплат по налогам. Причины таковых могут быть разными. Чаще всего имеет место низкий уровень компетентности главного бухгалтера, пробелы в знаниях по налоговому законодательству. Передавая учет на аутсорсинг, вы можете избавиться от неэффективных и нерациональных затрат.

Когда решение о передаче бухгалтерии на внешний контроль принято, самое время приступать к выбору оптимальной схемы сотрудничества с профильным исполнителем.


Какие услуги стоит выбирать?   Возможности и выгоды бухгалтерского аутсорсинга рекомендуется использовать по максимуму. В пакет услуг может быть включено множество опций, от обработки первичной документации и отражения ее в базах до ведения кассовых операций, от инвентаризации до формирования отчетности, от расчета налогов до сопровождения налоговых проверок. Для новых бизнес-структур может быть актуальной организация учета, для давно работающих – его восстановление.

Комплексное сопровождение бухучета профильными сторонними специалистами оказалось удобным и выгодным? Можно планировать оптимизацию других непродуктивных подразделений, процессов. Первым на очереди, как правило, стоит кадровый учет. Также актуальным для многих современных компаний является юридическое сопровождение. Что касается непосредственно бухгалтерского аутсорсинга, здесь можно расширять взаимодействие с исполнителем. Например, в дополнение к абонентскому обслуживанию учета можно заказать налоговое консультирование, оптимизацию налогообложения, разовый или регулярный аудит финансово-хозяйственной деятельности (инвестиционный, общий, налоговый).


Как просчитать выгоды?   Цена вопроса актуальна для каждого потенциального клиента аутсорсинговой компании. Прежде чем заключать договор на абонентское обслуживание бухгалтерии, необходимо четко понять, насколько выгодным будет сотрудничество со сторонним исполнителем. Просчитать актуальные затраты и определить выгоды несложно. Здесь работает доступная, эффективная, проверенная схема сравнения.

Все, что нужно сделать руководителю компании, это определить разницу в затратах на содержание штатного подразделения (с учетом всех дополнительных, непредвиденных расходов!) и оплату услуг аутсорсера. Удобнее всего для этого пользоваться обычной таблицей.

Как правило, аутсорсинг позволяет экономить от 25 до 60% суммы, уходящей на содержание штата бухгалтеров.


С какой компанией сотрудничать?
  Итак, выгоды аутсорсинга очевидны. Осталось только выбрать исполнителя. К решению этого вопроса рекомендуется подходить основательно, ответственно. Во многом эффективность аутсорсинга зависит от специфики, формата работы компании-исполнителя, ее репутации, нюансов организации бизнес-процессов.

Сотрудничать всегда лучше с профильным аутсорсером, для которого бухгалтерия – основной вид деятельности. Это позволяет надеяться на предоставление качественных услуг. Ассортимент последних должен быть широким. А ценовая политика аутсорсера – гибкой.


Какой договор подписывать? Следующим этапом перехода на бухгалтерский аутсорсинг является разработка контракта или договора на оказание услуг. Не спешите подписывать типовой, предложенный компанией-исполнителем.
  
Уделите особое внимание при проработке контракта следующим пунктам:

  • актуальному перечню услуг (основным, дополнительным опциям);
  • срокам предоставления информации, результатов работы, отчетности, условиям передачи данных;
  • степени ответственности сторон (этот пункт особенно важен, если вы не хотите платить за возможные ошибки аутсорсера!);
  • стоимости обслуживания, отдельных опций, размеру неустойки, если выплата таковой предусмотрена договором;
  • обеспечению защиты коммерческой информации;
  • условиям внесения изменений в контракт, его расторжения, пролонгирования.


  Когда все нюансы и пункты договора согласованы, документ подписывается сторонами.



Тонкости организации взаимодействия с аутсорсером.
  Итак, компания выбрана, стратегия сотрудничества разработана, договор подписан. Что дальше? Непосредственно переход на аутсорсинг начинается с организации взаимодействия с компанией-исполнителем. Прежде всего аутсорсеру передается бухгалтерская документация, необходимая для реализации переданных на внешнее управление функций.

В процессе сотрудничества обмен документами осуществляется в соответствии с условиями договора. Использоваться при этом могут разные методы, как традиционный (обмен бумажными документами), так и электронный.

Что касается возврата переданной аутсорсеру первички, здесь возможно несколько вариантов. Как правило, если заказывается комплексное обслуживание, документы возвращаются заказчику после сдачи аутсорсером годовой отчетности.

Отдельно следует отметить важный нюанс передачи первички исполнителю. Всегда оформляйте опись документов. Это поможет избежать возможных недоразумений. Принимайте документы у аутсорсера тоже по описи.

Если в процессе взаимодействия возникают проблемы, решать их необходимо, что называется, по горячим следам. Возможные способы в идеале должны быть прописаны в договоре. Если этот момент при подписании контракта упущен, по умолчанию при решении проблем используется доступный арсенал методов и средств в рамках деловой этики.

В целом, переход на аутсорсинг как для нового бизнеса, так и для давно работающих компаний проходит легко. Если, конечно, соблюдены все формальности.

Возврат к списку

Остались вопросы?

Заполните форму ниже и мы вам перезвоним

Ваши данные не будут переданы третьим лицам

Хотите узнать цену?

Заполните форму ниже и мы вам перезвоним

Ваши данные не будут переданы третьим лицам