Распределение функций в бухгалтерской фирме
Распределение функций в бухгалтерской фирме

Содержание непродуктивных подразделений нередко становится для компаний обременительным. В целях оптимизации затрат непрофильные функции передаются на аутсорсинг. Чаще всего за штат выводится бухгалтерия. Аутсорсинг учетных процессов – оптимальный вариант решения сразу двух задач: снижения расходов на содержание непрофильных подразделений и минимизации риска возникновения непредвиденных расходов вроде налоговых штрафов и т.п.


Как правило, тот, кто еще не является клиентом бухгалтерской компании, слабо представляет, как в ней все устроено, какие функции организация может выполнять и как распределяются обязанности, ответственность внутри структуры. Попробуем разобраться, что к чему.

Основные функции аутсорсера

Итак, начнем с функций, которые выполняются бухгалтерской фирмой. Обычно их выделяется 7:

  •  аналитическая;

  •  методологическая;

  •  учетная;

  •  расчетная;

  •  отчетная;

  • контрольная;

  • архивная.

Есть также еще одна функция – организационная. Но она касается непосредственно самой аутсорсинговой компании, а не ее взаимоотношений с заказчиками услуг. Рассмотрим все функции более подробно.

Аналитика в бухгалтерской фирме непосредственно связана с оказанием аудиторских услуг. Обращена данная функция и внутрь. Аутсорсер всегда отслеживает соответствие проводимых операций положениям собственной учетной политики.

Методологическая функция подключается в тех случаях, когда заказчику бухгалтерских услуг требуется организация учета с нуля. Здесь на первый план выходит формирование учетной политики, плана счетов, разработка типовых образов первичных документов, постановка задач автоматизации учета, определение областей и секторов контроля. Также в рамках этой функции могут разрабатываться внутренние документы для компании-заказчика, регламентирующие процесс информационно-учетного взаимодействия с обособленными подразделениями.


Учет, расчеты и отчеты

Следующая тройка функций бухгалтерской компании непосредственно связана с решением актуальных задач бухучета.

Учетная функция реализуется посредством фиксации, сбора, обработки информации. Таковая может поступать аутсорсеру напрямую или передаваться заказчиком конкретных бухгалтерских услуг. Также в рамках реализации функции специалистами аутсорсера могут вноситься изменения в бухучет, налоговый учет. Основанием для этого являются:

  •  внутренние решения компании-заказчика;

  •  внешние обстоятельства (принятие новых законов, выдвижение новых требований к налогоплательщикам и т.п.).

Расчетная функция может реализовываться в нескольких направлениях. Первое и главное – непосредственный расчет налогов. Также специалистами аутсорсера в рамках заключенного с заказчиком договора могут рассчитываться дополнительные налоговые обязательства (например, недоплаты по налогам). Другое направление реализации данной

функции – осуществление расчетов с учредителями компании-заказчика, персоналом (зарплатные и другие выплаты), контрагентами.

Отчетность – отдельная тема бухгалтерского аутсорсинга. Передавая эту функцию на внешнее управление и контроль, заказчик снимает с себя обязанности по составлению, проверке, отправке отчетной документации в контролирующие структуры, а также ответственность за соблюдение нормативных требований относительно этой документации.


Контроль и архив

Эти две функции бухгалтерской компании не менее важны, чем описанные выше. Аутсорсер в качестве контролера отслеживает соблюдение правил ведения бухгалтерского, налогового документооборота в компании. Также он проводит определенные мероприятия, позволяющие выявлять ошибки на разных стадиях обработки бухгалтерских данных. А в ряде случаев в функции исполнителя может входить принятие мер по предупреждению растрат, недостач, недоплат по налогам и сборам. Также аутсорсер контролирует законность списания со счетов потерь, недостач, невозвратной дебиторки.

Архивная функция часто реализуется при комплексном бухгалтерском обслуживании. Она предусматривает организацию хранения данных и бухгалтерской документации, предоставление гарантий их сохранности, защиты от несанкционированного доступа. Осуществляется хранение в соответствии с нормами действующего законодательства.


Кто реализует функции и контролирует процесс?

Реализация каждой из указанных выше функций требует профессионального подхода и соответствующих кадровых резервов. В бухгалтерской компании каждый проект (обслуживание конкретного заказчика) предусматривает формирование команды специалистов. Каждый из них решает свои задачи, имеет определенную степень ответственности и реализует ту или иную функцию (иногда несколько функций).

Общее руководство проектом осуществляет руководитель работ. Он обеспечивает связь с заказчиком бухгалтерских услуг, получает необходимые учетные данные, документы, информацию. И он же отчитывается перед заказчиком о проделанной работе. Руководитель осуществляет контроль выполнения работ на всех этапах. В случае необходимости он принимает решение о коррекции действий специалистов. Грамотное руководство исключает простои, просрочки и прочие неувязки.


Кто выполняет технические, операционные работы?

Любой проект требует задействования технических специалистов, специалистов по конкретным участкам учета. Распределение функций в бухгалтерской компании позволяет гарантировать оптимальную скорость выполнения работ, высокое качество результата.

Технические специалисты аутсорсера, как правило, осуществляют прием документов, сверку данных по ним с базами и документами прошлых отчетных периодов.

Специалисты по конкретным участкам учета решают актуальные операционные задачи: отражают данные в соответствующих разделах учетных программ, проверяют первичку на предмет соответствия нормам действующего законодательства, при необходимости составляют реестры на возврат, составляют отчеты, заполняют декларации, обеспечивают их своевременную передачу в контролирующие структуры.


Без IT никуда!

Не обходится работа бухгалтерской фирмы и без IT специалистов. Они решают комплекс актуальных задач, начиная от организации ЭДО в компании до обеспечения

оперативной связи с клиентами и ведомственными организациями. Обеспечивается IT отделом и эффективная защита информации.

От квалификации специалистов во многом зависит возможность бесперебойной работы аутсорсинговой компании, эффективное и безопасное хранение данных, документов заказчиков и многое другое.

На каждом участке реализации той или иной функции ответственность за результат несет конкретный специалист. Что же касается ответственности аутсорсера в целом, она является 100% и включает два аспекта: юридический, финансовый. Если бухгалтерская фирма на гарантирует сохранность документов, защиту данных от утечки, качества отчетности, соблюдения норм действующего законодательства, не стоит рисковать репутацией и средствами, передавая бухгалтерию на аутсорсинг. Ищите компанию, которая дорожит своей репутацией и работает в интересах клиента!


Возврат к списку

Остались вопросы?

Заполните форму ниже и мы вам перезвоним

Ваши данные не будут переданы третьим лицам

Хотите узнать цену?

Заполните форму ниже и мы вам перезвоним

Ваши данные не будут переданы третьим лицам