Выполнение отдельных бухгалтерских функций сотрудниками клиента при бухгалтерском аутсорсинге
Выполнение отдельных бухгалтерских функций сотрудниками клиента при бухгалтерском аутсорсинге
18 Ноября 2018 Выполнение отдельных бухгалтерских функций сотрудниками клиента при бухгалтерском аутсорсинге

Аутсорсинг бухгалтерии может быть разным. Комплексный, полный предусматривает передачу на внешнее управление всех бухгалтерских функций. Частичный является опциональным. Такой формат сотрудничества с профильным провайдером требует от компании-заказчика вовлечения в процесс собственных бухгалтерских кадров. Иными словами, отдельные функции остаются штатными.



  Вариаций частичного аутсорсинга много. Оптимальную следует подбирать с учетом актуальных потребностей компании-заказчика, масштабов бизнеса и наличия/отсутствия полноценного штатного подразделения, непродуктивного, но необходимого для нормального функционирования бизнес-процессов. Объединяет все схемы частичного аутсорсинга задействование в проекте специалистов провайдера и заказчика услуг.
 

Кто и как ведет учет?

Один из распространенных вариантов частичного аутсорсинга – учетный. Существует несколько доступных схем. Во-первых, специалисты провайдера могут сформировать учетную политику, составить регистры учета. Во-вторых, на внешнее управление можно передать ведение бухгалтерских регистров. В-третьих, аутсорсинг удобен для правильного расчета зарплаты и исчисления соответствующих налогов. Возможны и другие варианты частичной передачи учета провайдеру.

Специфика взаимодействия сотрудников клиента и аутсорсера заключается в грамотной организации коммуникационных процессов. Если учетная первичка остается за штатной бухгалтерией, а ведение учетных регистров ложится на плечи провайдера, крайне важно обеспечить оперативное поступление первичных данных к исполнителю.

В рамках взаимодействия сотрудников клиента и аутсорсера необходимо строго разграничить степень ответственности. Это позволит минимизировать риск возникновения спорных ситуаций.

 

Аутсорсинг отчетности – это удобно

Передача на внешнее управление функций составления, сдачи налоговой, бухгалтерской отчетности – самый известный вид аутсорсинга бухгалтерии. Обычно такой формат взаимодействия предусматривает:

  •          обработку первичной документации и данных клиента сотрудниками;

  •          представление сведений аутсорсеру для формирования отчетов;

  •          составление деклараций, передачу их по инстанциям специалистами провайдера.

Такой аутсорсинг может быть разовым и пролонгированным. В том и другом случае обязательным является заключение договора об оказании услуг. Документ определяет обязанности заказчика, исполнителя, уровень ответственности сторон.

При передаче отчетности на аутсорсинг функции сотрудников клиента ограничиваются обработкой сведений и ведением учетных регистров. Выемку сведений из бухгалтерской базы, заполнение учетных форм, их проверку, передачу отчетов в ИФНС берет на себя провайдер. Заказчик услуг получает возможность оптимизировать затраты на ЭДО, минимизировать риск просрочки по декларациям.


 

Исчисление налогов – дело профессионалов

Каждый предприниматель сегодня знает о том, как важно правильно рассчитывать налогооблагаемую базу, исчислять налоги. Ошибки в вычислениях чреваты серьезными штрафами, а в ряде случаев могут повлечь за собой даже уголовную ответственность. В целях минимизации рисков и оптимизации административных процессов исчисление налогов передается на аутсорсинг. Это позволяет не только делегировать определенные функции сторонним исполнителям, но и передать им ответственность за возможные ошибки.

Функционал бухгалтерии клиента при таком формате аутсорсинга ограничивается сбором, аккумулированием данных и сведений, влияющих на определение налоговой базы. Если сотрудники качественно обрабатывают первичку, регулярно вносят данные в бухгалтерскую программу, внимательно ведут регистры, отражают в учете все без исключения финансово-хозяйственные операции, с исчислением налогов обычно проблем не возникает.

Бывают случаи обнаружения некорректно отраженных в учете сведений и данных. Специалисты провайдера при этом ставят в известность клиента, дают рекомендации на предмет оперативного устранения ошибок.


 

Главный бухгалтер – специалист провайдера

Распространенным проектом является передача на аутсорсинг функций главного бухгалтера. Первичная бухгалтерия в этом случае остается в штате. Особенно актуальным такое решение является для небольшого бизнеса, в рамках которого нерентабельно нанимать дорогостоящие кадры в штат.

Функции сотрудников клиента при таком формате взаимодействия с провайдером заключаются в обработке входящей первички, вводе данных в 1С. Кстати, эти сотрудники вовсе не обязательно должны быть бухгалтерами. В торговой компании, например, штатные менеджеры легко справляются с отражением в учете документов по реализации. А вот ввод данных по входящим услугам – это уже задача главбуха на аутсорсинге. Также специалист провайдера берет на себя налоговое планирование, оптимизацию затрат, исчисление налогов, составление, сдачу отчетности. Он же будет представлять интересы заказчика при выездной налоговой проверке.


 

Взаиморасчеты с бюджетом

Расчетные функции обычно реализуются штатными сотрудниками компаний. Но в ряде случаев и они могут быть переданы на внешнее исполнение. Для этого аутсорсер получает доступ к программному обеспечению сервиса Клиент-банк. Этот доступ, как правило, ограничен. То есть аутсорсер может, например, перечислять налоги и взносы в бюджет. Другие расчеты остаются в рамках компетенций специалистов клиента.

Если часть расчетных функций (или все) выполняют штатные специалисты компании-заказчика, они самостоятельно готовят платежные документы, осуществляют соответствующие перечисления, отражают данные операции в учете.


 

Банковские, кассовые операции, расчеты с поставщиками

Кассовая деятельность – рутинный участок бухгалтерского учета, требующий серьезных ресурсозатрат. Также он чрезвычайно чувствителен к уровню компетентности кадров. Кассовые операции могут от начала до конца выполняться сотрудниками компании. Но это потребует найма высококвалифицированного персонала.

В целях оптимизации затрат часть функций можно передать на аутсорсинг. Например, оставить кассовые операции во внутреннем функционале, а расчеты с поставщиками и банковские переводы поручить аутсорсеру. Это позволит минимизировать риски возникновения ошибок в платежных документах и, соответственно, избежать сложностей при приеме указанной первички к учету.


 

Регистрация, проверка, архивирование документов

Частичный аутсорсинг может предусматривать внутреннее и внешнее хранение сведений, данных, документов. Если архив находится у клиента, его сотрудники выполняют функции регистрации, проверки первички, архивирования.

Существует необходимость в оптимизации ресурсозатрат? Рациональным решением будет передача функции хранения данных провайдеру. Кроме реальной экономии времени, средств при этом заказчик получает гарантию неразглашения коммерческой информации. Добросовестный провайдер обеспечивает надежную защиту данных.


Возврат к списку

Остались вопросы?

Заполните форму ниже и мы вам перезвоним

Ваши данные не будут переданы третьим лицам

Хотите узнать цену?

Заполните форму ниже и мы вам перезвоним

Ваши данные не будут переданы третьим лицам