Есть несколько вариантов, когда разные исполнители, один или несколько, или аутсорсинг или штатные бухгалтера, в зависимости от этого осуществляется проверка их действий.
Почему нужно проверять?
Не важно, какой вариант бухгалтерии Вы выбрали. Для собственника бизнеса всегда нужна объективная картина того что происходит с Вашими цифрами. В любом варианте есть часть работы, которую делают "исполнители". Их интерес в сокращении расходов на налоги и в результате работы организации минимален. Можно включить дополнительную мотивацию и для них. Но это не даёт гарантии, что результат их работы будет всегда с отдачей на 100%. Поэтому периодически проверять нужно всех
Кого нужно проверять?
Некоторые думают, что проверять нужно Главного бухгалтера, или Руководителя аутсорсинга, того кто отвечает за конечный результат. По принципу "рыба гниёт с головы". На самом деле, 80% бухгалтерии — это грамотно обработанная первичная документация. Если нет ошибок в ней, то у главного, как правило, меньше работы. Поэтому проверять нужно и тех, кто занимается первичкой, причём периодичность проверок этих исполнителей или сотрудников должна быть чаще, чем тех кто отвечает за конечный результат. На уровне руководителей чаще результативные сотрудники, но и среди них есть недобросовестные.
Как часто нужны такие проверки?
В первую очередь это Ваш выбор, как руководителя, но есть регламентные периоды, когда Вы видите результат. После их закрытия: месяц, квартал, год, нужно произвести проверку. Это точно поможет Вам в формировании стратегии по налогам, платежам, нагрузке, распределению прибыли, даже в векторе развития Вашего финансового результата в следующем периоде. Частота проверок зависит от Ваших исполнителей и от того на сколько они выдают нужный Вам результат.
Можно проверять и не чаще одного раза в год, если Вы всем довольны.
Кто может проверить?
Вариантов, к кому обратиться за проверкой достаточно много. Бесплатно можно самому с помощью тестов которые есть на сайте Гарант, Консультант, там есть все необходимые для каждого участка бухгалтерии. Можно прибегнуть к помощи стороннего бухгалтера, аудитора или даже к аудиторской компании, которая сделает это за Вас, сейчас выбор широкий, как и разбег стоимости на эти услуги. Руководствоваться при выборе лучше отзывами, рекомендациями, публикациям на официальных источниках. Время когда обращались просто по совету сейчас прошло. Есть специальные компании, которые годами нарабатывают аудиторский опыт. Как и многие бухгалтера со стажем. Когда Ваш выбор основывается только на совете знакомых не всегда он объективен. Им помогло, не значит, что поможет всем. Тот, кто занимается этим профессионально и имеет опыт аналитики учёта в разных сферах бизнеса и найдёт ошибки в любом учёте и системе налогообложения. Разберётся индивидуально в Вашей учётной политике. Сможет исправить любые операции и дать грамотные рекомендации для дальнейших действий.
Как доверить стороннему специалисту или компании своё самое сокровенное - финансы?
Этот страх есть у многих руководителей, причем чем больше бизнес, тем больше страхов. Никто не хочет рассказывать другим и давать доступ к своим цифрам и прибыли.
Это не очень правильно, потому что чем больше у Вас, как руководителя оценочной информации, тем больше возможностей для объективной оценки и планирования на следующий этап. Чем лучше организован учёт, тем меньше претензий налогового органа к Вашей организации, тем выше рейтинг Вашей деловой репутации в глазах контрагентов, банков и ИФНС. Убирая страх, спешу сообщить, что большая часть сведений по результатам деятельности видна на официальных источниках не только Вашей бухгалтерии. А так же стоит брать в расчет, что у стороннего аудитора нет мотивации в разглашении Вашей информации, а есть интерес чтобы Вы снова обратились за помощью. Да и как представитель той и другой стороны могу точно сказать, что держать в голове обороты и финансовые результаты всех организаций физически затруднительно.
А вот и как всегда от меня пошаговые инструкции к проверке работы бухгалтерии в зависимости от того, какой ее вариант Вы используете:
Вариант 1. Если у Вас Бухгалтер в единственном лице на удаленном режиме.
В этом случае сокращается число проверяемых. И много времени и усилий не потребуется.
Риски в этом случае у Вас заключаются в следующем:
- Он один ведет весь учет, а значит все операции отражает один человек, на нем большая нагрузка.
- Даже если у Вас небольшой оборот, то скорее всего он ведёт не только Вашу бухгалтерию и значит есть риск ошибок от количества.
- Как правило он с Вами на связи не полный рабочий день, есть риск что время работы и приоритеты задач распределены не в Вашу пользу.
- Всегда в этом варианте есть риск потери части данных, потому что человек один, уходит и все данные уйдут с ним.
- Риск просрочки отчётов высок, так как отсутствует заменяемость. Заболел и никто не работает, уехал отдыхать и опять работа стоит.
Как его проверить?
1. На компетентность, - путём тестирования можно и самостоятельно.
2. Внешним аудитором/компанией на корректность ведения учёта, причём придется проверять всё: от обработки первичных документов до закрытия периодов и сданных отчётов.
3. Периодически не реже раза в месяц давая задачи в режиме "срочно" и раз в квартал задачи на "аналитику", так сможете его координировать.
4. Следите за требованиями из налоговой, если их много, значит время работы на Вас отведено не большое и результат будет в будущем плачевный.
5. ЭЦП и сертификаты подписи в этом варианте лучше хранить у себя, тогда можно избежать потери информации по Вашей деятельности.
Вариант 2. Бухгалтерию ведет компания аутсорсер.
Ваши риски при этом варианте ведения учёта много меньше, но присутствуют:
- За Вами закреплен специалист, он заболел, закрепили другого, работа идет, но там тоже живой человек и ему надо время, чтобы вникнуть.
- Текучки в компаниях такого рода достаточно, поэтому придется привыкать каждый раз к новому специалисту.
- Риск попасть в поток, это категория рисков когда у компании-аутсортера много организаций и интерес сделать результативным именно Ваш бизнес минимальна. Сокращать налоги и помогать выбрать стратегию индивидуально тоже не всегда такие компании готовы.
- Ориентация на свою деятельность, а не на Вашу
- В рамках таких компаний тоже есть недобросовестные исполнители, которые могут создать проблемы с налоговой, а Вы узнаете об этом много после происшедшего.
Как проверить?
1. Поможет сторонний/внешний аудитор, причем статус и его репутация в этом случае должны соответствовать выбранной Вами компании.
2. Постоянно коммуницировать с руководителем, во избежание потери контроля ситуации.
3. Ставить такой компании план задач на квартал и четкий ориентир по налоговой нагрузке и следить за результатом выполнения плана каждый квартал.
4. При заключении договора четко прописать, кто за что отвечает и какие функции на ком закреплены, а также результат, который Вы хотите видеть в конце периода.
5. Ежемесячно просите отчеты по проделанным операциям из программы учета, так будете контролировать что происходит в Вашей сторонней бухгалтерии.
Вариант 3. Вашу бухгалтерию ведёт штатный бухгалтер, или несколько.
Риски при этом варианте:
1. Узость знаний и навыков в работе могут сказаться на развитии организации и потери репутации фирмы из-за однобокого восприятия связи с налоговой и внешними факторами.
2. Потеря качества учёта в длительном временном периоде, проще сказать, "засиделся" и перегорел, как следствие наделал ошибок. По опыту это 1-3 года.
3. Отсутствие ориентира на результат, даже при наличии дополнительной мотивации, есть риск, что со временем она меняется
4. Риск потери большого количества времени на контроль результативности штатных сотрудников Вашей бухгалтерии.
5. Огромный риск человеческого фактора, привязка к специалисту, который со временем может преследовать собственные, а не Ваши интересы по принципу "свой человек". Просить за свой труд завышенную цену.
Как контролировать?
1. Внешний аудитор/компания поможет в этом случае отследить качество учёта не реже раза в квартал лучше к ней прибегнуть
2. Постоянно тестировать знания и навыки с помощью официальных тестов и отправлять сотрудника на обучения по повышению квалификации, после чего проверять результат его, не реже 1 раза в год.
3. Ставить задачи в текущем режиме и требовать аналитику данных по финансовому результату не реже раза в месяц.
4. Периодически включать дополнительную мотивацию, в виде бонуса после сдачи годовой отчётности без брака, например в виде материальной выгоды
5. Должностные инструкции и грамотно прописанные на бумаге взаимоотношения с таким сотрудником помогут избежать риска потери информации и качества в работе.
Мой личный опыт аутсорсинга 6 лет. За это время мы пробовали разные варианты с моими клиентами. Автоматизировали процессы бухгалтерии с партнерами. И вот к чему пришли: "Какой бы ни был у Вас вариант бухгалтерии, контроль результата ее работы Вам всё равно необходим. Везде и в любом варианте можно встретить недобросовестное исполнение. Но меньше риска, если Вы работаете с профессионалами путём договорных взаимоотношений, тогда есть с кого спросить и прозрачности в работе больше. Качество не выше, а контроля меньше. Больше ориентации на результат и гарантий в будущем по выбранной Вами налоговой стратегии и финансовому плану." Вам советовал человек, который, прошёл путь от исполнителя на разных участках бухгалтерии, руководителя, фрилансера, до руководителя аутсорсинга.
Смотреть инстаграм эксперта
Подписаться на эксперта ВКонтакте
Количество показов: 1163
Теги данной публикации: бухучет
.jpg)
.jpg)
