Любой формат сотрудничества с бухгалтером предусматривает контроль со стороны заказчика услуг. И аутсорсинг исключением не является. Принято считать, что контролировать бухгалтеров в рамках такого формата сложнее, чем при содержании штатного подразделения. На самом деле все наоборот.
Контроль при заказе услуг в формате аутсорсинга сильно упрощен и достаточно эффективен. Для него разработаны специальные схемы. Они могут различаться в деталях, но суть имеют одинаковую. Контроль осуществляется преимущественно по предоставленной аутсорсером отчетности.
Но следует отметить, что функции контроля изучением отчетов исполнителя не ограничиваются. Практика показывает, что удобнее, эффективнее всего работает контроль, реализованный в рамках системы KPI.
Как оценивать эффективность бухгалтера?
Key performance indicators – реально работающая технология контроля показателей эффективности бухгалтера. И не имеет значения, как он работает: в офисе вашей компании, удаленно-внештатно или в формате аутсорсинга. Чаще всего KPI внедряется в маркетинге, продажах. Но и для бухгалтерии эта технология является полезной.
Критерии оценки эффективности работы бухгалтера или аутсорсера могут быть разными. В ТОП-5 входят:
- Отсутствие претензий со стороны налоговиков, отсутствие выездных проверок, успешное прохождение проверки, если таковая все же имеет место. Функционал бухгалтера предусматривает организацию, ведение корректного учета. Если это условие соблюдается, риск начисления пеней, штрафов в результате налоговой проверки стремительно снижается. Их низкие показатели или вовсе отсутствие – прямое свидетельство высокого KPI бухгалтерии.
- Соблюдение баланса налоговой нагрузки, оптимизация налогообложения. Эффективно работающий бухгалтер (аутсорсер) ищет законные, рациональные способы экономии. Оптимизация проводится строго в рамках правового поля. Снижение уровня уплачиваемых налогов, взносов позволяет экономить средства. Соответственно, KPI может иметь реальный финансовый эквивалент.
- Обеспечение сохранности данных бух. учета. Речь, конечно же, идет о бухгалтерской базе. Если таковая хранится у внешнего исполнителя, в целях минимизации рисков утраты данных необходимо подключить опцию резервного копирования. Иными словами, нужно дублировать базу.
- Выявление потенциально недобросовестных контрагентов. Особенно данная опция важна для тех, кто работает с НДС и использует общий режим налогообложения. Своевременная «пробивка» потенциального контрагента может уберечь компанию от заключения невыгодных и сомнительных сделок, за которые впоследствии придется отвечать в налоговой.
- Администрирование отчетности. KPI бухгалтера включает формирование отчетов, предоставление отчетной документации в контролирующие структуры. Эффективной работа специалиста или аутсорсера считается, если отсутствуют просрочки, претензии со стороны налоговиков.
Доступные способы контроля
Что касается способов контроля бухгалтера, то сегодня основным является так называемый фактический. Специалист аутсорсинговой компании сначала выполняет работу (согласно условиям договора), а затем отчитывается о результатах заказчику услуг.
Дополнительно можно вести текущий контроль. Для этого необходим постоянный контакт с бухгалтером. Речь, конечно, идет не о жестком контроле, как в случае со штатниками. Здесь уместен скорее контроль косвенный, ненавязчивый. Ведется он в рамках налаженной коммуникации с представителем аутсорсера. Обращать внимание необходимо на доступность специалиста, его готовность предоставлять информацию, оказывать консультационные услуги (в рамках договорных обязательств, разумеется).
Удобно также пользоваться контролем онлайн. Он предусматривает организацию электронной коммуникации. Самый простой пример: аутсорсер формирует, сдает отчет, получает уведомление из налоговой о принятии документа на камеральную проверку. Это уведомление дублируется заказчику услуг. Последний получает возможность оставаться в курсе событий, не терять нить коммуникации с налоговой.
Хороший бухгалтер работает на опережение
Крайне сложно контролировать подразделение или специалиста, не дающего обратной связи. Иными словами, если ваш бухгалтер слишком долго молчит, работая с массивами документов, это повод насторожиться.
В бухучете ошибки случаются очень часто. Эффективный бухгалтер в обязательном порядке уведомляет руководителя (или в случае с аутсорсингом – заказчика услуг) о неверно оформленной первичке, некорректных данных в документах. Такая работа на опережение позволяет ошибки предупреждать. Она даже получила название «бухгалтерского будильника».
Распространенные ошибки при контроле деятельности бухгалтера
Контроль – дело тонкое. И без ошибок тут не обходится. Стоит заметить, что они являются типичными и практически не зависят от формата организации бух. учета. И в случае со штатным подразделением, и при аутсорсинге руководители организаций существенно усложняют контроль, допуская следующие ошибки:
-
Пренебрегают резервным копированием бухгалтерских баз. Специалист может неожиданно уволиться, у аутсорсера может случиться технический сбой. Отсутствие доступа к данным бухгалтерии – не лучшее подспорье для бизнеса. Да и контролировать работу исполнителей, не владея информацией, не имея перед собой полной картины учета, невозможно.
-
Передают хранение документов исполнителю. Практика показывает, что рабочую первичку лучше, безопаснее, удобнее передавать по описи с обязательным возвратом. Постоянно храниться основной объем документов должен в офисе налогоплательщика.
-
Считают аудит бух. учета пустой тратой денег. Работу бухгалтерии, и не важно, штатной или внешней, нужно периодически проверять с пристрастием. Лучшего метода для этого, чем инициативный аудит, еще не изобрели. Проверка позволяет выявить недочеты в работе бухгалтерии, зоны особого внимания, сектора, которые могут заинтересовать налоговиков и т.п. Также аудит обеспечивает возможность своевременно исправить обнаруженные ошибки, устранить мелкие неточности, уйти от удобных для бухгалтера, но небезопасных для компании схем упрощения ведения учета. Привлекать к проверке лучше независимых аудиторов. Это исключает риск сокрытия информации в угоду личной заинтересованности.
- Также распространенной ошибкой является гиперконтроль. Он существенно усложняет жизнь и бухгалтеру, и заказчику профильных услуг. Лучше, рациональнее и эффективнее договариваться заранее о формате, периодичности, специфике проведения мероприятий контроля. В противном случае бюрократия будет мешать бизнес-процессам.
Кто отвечает за контроль?
Если бухгалтерия передается на аутсорсинг профильной компании, то заказчик услуг оставляет за собой минимум функций контроля. Основные же ложатся на плечи самого исполнителя.
Аутсорсер
самостоятельно контролирует своих сотрудников, в том числе и оценивает KPI. Заказчику услуг
остается только держать руку на пульсе.
