Без контроля работы ключевых сотрудников не обходится ни один руководитель. Но как контролировать того, чья профессиональная деятельность находится вне твоих компетенций? Тем более, когда речь идет о бухгалтерии. Учет – дело тонкое, ошибка может привести не только к штрафу, но и к административной или даже уголовной ответственности.
Сегодня, чтобы контролировать бухгалтера, не нужно полностью погружаться в учет. Хотя если есть желание – пожалуйста. Можно остановиться на нескольких ключевых точках, которые покажут компетентность специалиста.
В чек-листе указаны ситуации, на которые стоит обратить внимание, и вопросы, которые можно и нужно задать бухгалтеру.
1. Система налогообложения.
Специфику и особенности налогового режима, который использует компания, порядок, сроки уплаты налогов должен знать каждый руководитель. Недоимки – его зона ответственности. Бухгалтера за ошибки можно наказать исключительно в рамках ТК РФ. Взыскать все потери не получится.
2. Статус расчетов с партнерами.
Периодически отслеживайте фиксацию поступлений, трат и выплат. Если что-то не зарегистрировано и не отражено, спросите у бухгалтера прямо: в чем дело?
3. Первичные документы.
Запрашивайте договоры и накладные по ключевым сделкам. Если первичных документов нет в бухгалтерии, а платежи уже проведены, средства от контрагентов получены, готовьтесь к претензиям со стороны налоговой.
4. Долги контрагентов.
Отслеживайте задолженность, 1С это позволяет. В специальном разделе для руководителя можно сформировать отчет о долгах. Изменения в размере долга обсудите с бухгалтером, это позволит понять, держит ли он руку на пульсе.
5. Состояние авансов.
Отслеживание неиспользованных и отработанных авансов – задача бухгалтера. Для проверки выборочно изучите первичку. Важно знать, на что обращать внимание. В фокусе старые задолженности и проштрафившиеся контрагенты.
6. Статус партнеров.
Периодически проверяйте актуальность КПП партнеров через 1С. КПП недействителен, а бухгалтер провел платежи? Укажите на ошибку. Проверять контрагентов нужно и потому, что если к ним есть вопросы у налоговиков, то вы рискуете попасть под проверку операций при подаче декларации НДС и заявлении вычета.
7. Сомнительные платежи.
Если их нет, все в порядке. Как сделать так, чтобы не было? Не передавайте ключ первой подписи бухгалтеру (даже если безоговорочно доверяете специалисту и очень нужно сэкономить время). Если ключ все же передан, периодически проверяйте движение средств по расчетным счетам.
8. Остаток на счете.
Не лишним будет проверить в конце отчетного периода остаток средств на счете. Если показатели не сходятся, к бухгалтеру возникают вопросы. Задавать их и решать проблему нужно оперативно. Налоговики периодически запрашивают сведения о движении средств напрямую у банков. Важно, чтобы в ИФНС уходила достоверная информация.
9. Сторонние поступления.
Выяснять, что и откуда пришло, необходимо по горячим следам. Если сторонние поступления имеют место регулярно, возможны махинации со стороны руководителя и/или бухгалтера.
10. Операции с наличными.
Неужели руководителю придется еще и кассовый аппарат проверять? Да, поскольку в работе с наличными нередко допускаются ошибки. Худшее, что может быть, – недостача. Деньги берутся в долг и не возвращаются сотрудниками. Еще одна распространенная ошибка бухгалтеров – оформление документов, подтверждающих использование налички, задним числом.
11. Склад.
Сверку склада с учетными данными бухгалтер должен делать регулярно. Руководитель может проверить остатки ценностей. Если они отрицательные, это повод насторожиться.
12. Нормативка.
Соблюдение законов при ведении учета обязательно. Как проверить, все ли в порядке? Воспользуйтесь опцией экспресс-проверки в 1С. Обнаружение счетов с отрицательными остатками, нарушения лимитов, последовательности кассовых ордеров – повод задать вопросы бухгалтеру.
13. Снятие средств со счета.
Денежные потоки должен контролировать руководитель. Сейчас для этого есть все технические возможности. Чтобы контролировать бухгалтера, используйте двойное подтверждение операций ключами в клиент-банке, подтверждение операций смс-паролем и т.п.
14. Платежки.
Проверяйте платежные документы, которые подписываете. Лучше потратить несколько минут на платежку, чем понести финансовые потери по недосмотру, халатности или умыслу бухгалтера.
15. Сроки сдачи отчетности.
Своевременное и полное исполнение обязательств – не гарантия отсутствия внимания со стороны налоговой, но это сильно уменьшает риск. Проверяйте, всю ли отчетность сдает в сроки ваш бухгалтер. Если уточненки – частая история, можно попасть под пристальный контроль ИФНС. Прекратите порочную практику, пока не поздно.
16. Налоги.
Руководитель должен знать, когда и сколько налогов платит компания. Проконтролировать, все ли правильно считает, оформляет бухгалтер, позволит запрос сведений за 2-3 недели до сдачи отчетности. Можно наладить работу так, чтобы сведения предоставлялись не по запросу, а на регулярной основе.
17. Бухгалтерская база.
Если учет ведется удаленно, у руководителя должен быть доступ к базе. Бухгалтер отказывается его предоставлять? Бейте тревогу!
18. Подтверждения о приеме деклараций.
Сегодня практически вся отчетность сдается в электронном виде. Сведения о ее приеме, соответственно, хранятся в электронных архивах. Не поленитесь проверить, есть ли подтверждение сдачи деклараций в срок.
19. Налоговые недоимки.
Чтобы понять, отслеживает ли бухгалтер налоговые недоимки, запросите в ИФНС справку о состоянии расчетов с бюджетом. В течение трех рабочих дней вы получите электронный документ. В нем указаны недоимки? Попросите у бухгалтера объяснения.
20. Крупные контрагенты.
Проверьте оригиналы первичных документов по сделкам с крупными контрагентами. Налоговый контроль то и дело ужесточается. ФНС может прислать запрос о представлении документов. Они должны быть в наличии. Документов нет? Ваш бухгалтер делает что-то не так.
21. Контрольные точки в отчетности.
«Красной тряпкой» для налоговой являются критические расхождения в отчетах по НДС, прибыли и финансовым результатам. Выявить расхождения можно и не обладая глубокими знаниями в области бухучета. Чтобы проверить бухгалтера, сверьте годовую выручку в декларациях по налогу на прибыль, НС и отчете о финрезультатах. Расхождений быть не должно.
22. Расходы.
Расхождений не должно быть и по суммам расходов, учтенных в налоговом учете. Проверить бухгалтера можно, сверив соответствующие сведения в отчете о финрезультатах и декларации по налогу на прибыль. Есть расхождения? Требуйте разъяснений!
23. Убыток.
Убыток указан в декларации по налогу на прибыль, а руководитель ни сном ни духом? Однозначно, к бухгалтеру есть вопросы. Проверять убыток рекомендуется каждый налоговый период, поскольку этот показатель – повод для вызова руководителя компании в ИФНС на убыточную комиссию. А если убыток показывается несколько налоговых периодов подряд, вы рискуете попасть под выездную проверку.
24. НДС.
Знает ли ваш бухгалтер о том, что доля налогового вычета не должна превышать безопасную по региону? Проверить это просто. Сравните значение, указанное в декларации по НДС, с так называемым региональным средним значением. Выявили значительное превышение? Обсудите это с бухгалтером. Превышение по вычету увеличивает риск налоговой проверки.
25. Коллектив.
Ссориться с сотрудниками – неблагодарное дело. Бухгалтеров это касается в первую очередь. Здоровые отношения в коллективе – снижение риска сговоров в целях мошенничества и залог возможности реализации ненавязчивого, но эффективного контроля.
26. Налоговая оптимизация.
Периодически спрашивайте у бухгалтера, все ли сделано для того, чтобы платить минимум налогов на законных основаниях. Законодательство меняется, появляются новые инструменты и схемы оптимизации. Надо держать руку на пульсе.
27. Аудит.
У вас серьезный бизнес, большое количество операций в день/месяц и несколько направлений? Самостоятельно в таких условиях сложно проконтролировать бухгалтера. Пригласите аудиторов. Делайте экспресс-проверки периодически и полную ежегодно.
28. Курс валют.
Определение и учет курсовой разницы актуальны для тех, кто осуществляет внешнеэкономическую деятельность. Проверьте, настроена ли загрузка курсов валют по расписанию в учетной системе и отслеживает ли главбух изменения.
29. ОСВ.
Проверить, что происходит с учетом и как работает бухгалтер, можно по оборотно-сальдовой ведомости. Рекомендуется начать со счета 51 (расчетные счета). Суммы должны совпадать с указанными в банковской выписке.
30. Основные средства.
Проанализировать принятие ОС к учету, отражение амортизации, выбытия, модернизации, консервации, объединения и т.п. можно по субконто «Основные средства» в 1С. Не лишним будет заглянуть в раздел «ОС и НМА». Что-то смущает? Задайте вопросы бухгалтеру.
В бизнесе отлично работает принцип «доверяй, но проверяй». Помните об этом, когда будете передавать бухгалтеру ключ электронной подписи или в очередной раз откладывать выборочный контроль!
Количество показов: 1040
Теги данной публикации: бухгалтериябухгалтерская компания
Полежаевская, г.Москва ул. Очаковское шоссе 34 
