11 Декабрь 2021
Специфика учета в торгово-складских комплексах во многом обусловлена большой номенклатурой товаров. Оптимизировать работу бухгалтерии позволяют современные программные решения для автоматизации учета. Если товароучетная система не подвязана к базе, нередко возникают проблемы. Но сложность учета, естественно, не только в этом. Любое складское хранение предусматривает проведение инвентаризации. Периодичность и сроки определяются учетной политикой компании и правилами бухучета. В ходе инвентаризации могут быть выявлены излишки готовой продукции, материалов и недостача. О том, как отражать в учете последнюю, мы сегодня и поговорим.
Кто виноват и что делать?
Первый вопрос оставим руководителю, менеджерам и юристам. Отметим лишь, что в формальном возникновении недостач может быть вина не только технического персонала, учетчиков, продавцов, но и бухгалтера торгово-складского комплекса. Наиболее частая причина – ошибки в учете. Речь идет прежде всего о несвоевременном оприходовании товарно-материальных ценностей и списании.К чему это все, спросите вы? К тому, что до фактического отражения недостачи в бухучете необходимо убедиться в отсутствии упомянутых выше ошибок. Если ошибки выявлены, корректируйте учет, оформляйте уточненки и сдавайте в налоговую.
С формальностями закончили, переходим к практике. Итак, недостача реальна. Отражать ее в учете необходимо на основании первичного документа – сличительной ведомости. Ее форма строго не регламентирована. Использовать унифицированную ведомость или бланк, адаптированный под специфику работы компании, решает руководитель или главный бухгалтер. И это решение отражается в учетной политике.
Еще немного о документах. Недостача запасов, материалов отражается в форме №ИНВ-19. Для нематериальных активов и основных средств есть своя ведомость – №ИНВ-18. Инвентаризационные описи и сличительные ведомости допускается совмещать. Наглядные примеры – формы №ИНВ-16 и ИНВ-15. Кроме сличительных ведомостей и инвентаризационных описей по результатам инвентаризации оформляются приказ и протокол.
Сумма недостачи принимается к учету либо в пределах норм естественной убыли, либо сверх упомянутых норм. Если нормы не установлены, недостача списывается в прочие расходы.
Важно: списание осуществляется в том же отчетном периоде, в котором проведена инвентаризация.
Бухгалтерские проводки
Результаты инвентаризации в виде недостачи отражаются на счете 94. Дебет используется для фиксации суммы потерь, кредит – для списания потерь в расходы. По итогам года 94 счет проверяется на предмет наличия сальдо. Его не должно быть по состоянию на 31 декабря.Технически при выявлении недостачи бухгалтер торгово-складского комплекса делает проводки:
• Учет недостачи – Дт94 Кт10, 41, 43
• Списание стоимости недостающих ТМЦ в пределах норм естественной убыли – Дт20,44 Кт94
• Списание стоимости недостающих материалов в прочие расходы – Дт91-2 Кт94
Если по результатам инвентаризации принято решение о взыскании недостачи с работников склада, проводки будут другими. В учете в этом случае отражается выявленная недостача и ее возмещение:
• Учет недостачи – Дт94 Кт01, 10, 43, 41, 50
• Отнесение недостачи на виновника – Дт73 Кт94
• Возмещение недостачи – Дт41, 50, 51 Кт73
• Удержание недостачи из зарплаты виновного лица – Дт70 Кт73
Налоги
Любая недостача отражается как в бухгалтерском, так и в налоговом учете. В последнем она относится к внереализационным или материальным расходам. К последним сумму недостачи можно отнести, если ее возникновение связано с процессом транспортировки, хранения ТМЦ (НК РФ ст. 254).Списывается такая недостача по нормам естественной убыли, утвержденным постановлением №814 от 12.11.2002. Если потери выходят за рамки норм естественной убыли, в составе материальных расходов их отразить не получится.
Если норм по соответствующим товарам, материалам нет, недостача в целях налогообложения учитывается во внереализационных расходах. Правда, здесь есть несколько тонкостей. Главное – во внереализационные расходы недостача включается только при определенных условиях.
Во-первых, она должна возникнуть в результате ЧС. Авария на производстве, пожар, стихийное бедствие и т.п. – примеры чрезвычайных ситуаций.
Во-вторых, если ЧС не подтверждена документами от соответствующих структур, включить недостачу во внереализационные расходы не получится.
В-третьих, потери должны быть зафиксированы и оценены. Первичным документом в этом случае будет акт инвентаризации с указанием стоимости утраченного имущества. Разъяснения на этот счет неоднократно давались Минфином. Рекомендуем обратить внимание на письмо №03-07-11/67464 от 17.10.2017.
Отметим также важный момент, касающийся налогового учета недостачи. Если она возникла по вине работников, а работодатель от взыскания отказался, НДФЛ не удерживается. А компенсация ущерба за счет собственных средств не входит в число расходов, облагающихся страховыми взносами. На этот счет также есть разъяснение Минфина (письмо №03-04-06/68917 от 20.10.2017).
Еще одно условие для учета недостачи в составе внереализационных расходов – ее возникновение по вине третьих лиц. В число таких лиц входят и сотрудники торгово-складского комплекса.
В такой ситуации самое важное – признание ущерба виновником. Есть и альтернативный вариант – судебное решение о взыскании (вступившее в силу). Если недостача стала результатом хищения, в качестве подтверждения ущерба виновником может использоваться объяснительная записка. В учете расходы отражаются на дату вступления в силу решения суда или на момент признания ущерба виновником.
Виновник не установлен? Придется использовать в качестве первичных подтверждающих документов постановления уполномоченных органов. Речь идет о постановлении о прекращении уголовного дела или об отказе в его возбуждении, например.
Еще один важный момент, касающийся специфики налогового учета недостачи: НДС восстанавливать не надо! Если нужны разъяснения, рекомендуем изучить письмо ФНС №ГД-4-3/8627 от 21.05.2015.
Организационные моменты
Говоря об инвентаризации и учете недостачи, нельзя не упомянуть важность организационного процесса. Если работа инвентаризационной комиссии некорректна, документы оформлены неправильно или подписаны неуполномоченными лицами, а бухгалтер провел по всем счетам недостачу, у налоговой возникнут вопросы. Во избежание споров, доначислений и штрафов рекомендуется перед отражением недостачи в учете убедиться, что:• Инвентаризационная комиссия сформирована в соответствии с нормативными требованиями.
• Если кто-то из материально ответственных сотрудников отказался проводить инвентаризацию, об этом составлен акт.
• Инвентаризационные описи, сличительные ведомости подписаны уполномоченными лицами (а отказы в подписании документов оформлены соответствующими актами).
• Материальная ответственность сотрудников является официальной (подписаны договоры, работники ознакомлены под роспись).
Убедились? Отражайте недостачу в бухучете.
Теги данной публикации: инвентаризация
