Электронный документооборот уменьшает сроки обмена документами, минимизирует риск утери первички, упрощает ее хранение. Но он не так прост, как кажется. Например, может быть недостаточно отправки контрагентам электронных счетов и получения в ответ накладных или актов. В ряде случаев обязательным является подписание соглашения об ЭДО. Без обмена документами через официального оператора не обойтись, например, тем, кто торгует прослеживаемыми товарами.
Как перейти на электронный документооборот? Мы подготовили краткую инструкцию.
4 шага к ЭДО
Переход на электронный документооборот начинается с получения цифровой подписи. Она используется для заверки документов.
У вас есть электронная цифровая подпись? Тогда сделайте последовательно 4 шага:
-
Определитесь с форматом обмена документами. У вас есть выбор, если не работаете с прослеживаемыми товарами. При прослеживаемости обмен возможен только через оператора. Все остальные могут делать это напрямую.
-
Заключите с контрагентами соглашение об ЭДО. Это формализует процесс, регламентирует условия, установит сроки и т.п.
-
Зафиксируйте приказом право подписи электронных документов цифровой подписью.
-
Отразите применение ЭДО в учетной политике. Разработайте правила оформления, передачи, получения, хранения документов.
Важно: при переходе на ЭДО с конкретными контрагентами бумажный обмен документами с ними приостанавливается. Комбинирование способов запрещено законом (Методические рекомендации ФНС от 17.06.2021).
Через оператора или напрямую?
Если вы реализуете прослеживаемые товары, обмениваться документами с контрагентами придется через оператора ЭДО. В выборе надежного поможет ФНС. На сайте ведомства размещен перечень доверенных операторов ЭДО. Проверьте по нему оператора, который прислал вам коммерческое предложение!
Если у вас есть выбор, учитывайте, что при свободном обмене электронными документами все риски по безопасности лежат на участниках. Оператор берет их на себя. Он проверяет ЭЦП, исходящие, входящие документы, фиксирует время и дату отправки/получения, уведомляет об ошибках.
Что делать, если ЭДО обязателен, но у вас с контрагентом операторы разные? Ничего. Организация обмена электронными документами – задача операторов. От участников обмена никаких дополнительных действий не требуется.
Работа с оператором имеет ряд других преимуществ. Во-первых, не придется заключать соглашение об ЭДО с каждым новым контрагентом. Оно заключается один раз – с оператором. Во-вторых, при возникновении споров с ФНС или контрагентами оператор ЭДО выступает третьей независимой стороной. Это можно использовать в переговорном процессе и в рамках досудебной процедуры разрешения спора. И в-третьих, согласно приказу Минфина №14н от 05.02.2021, обмениваться электронными счетами-фактурами можно только через оператора ЭДО.
Переходим к недостаткам: услуги операторов платные. Тарифы могут отличаться у разных компаний. И мало выбрать выгодное предложение. Придется потратиться еще и на обучение сотрудников. Так или иначе, а в ЭДО придется разобраться всем, от бухгалтеров и менеджеров отдела продаж до финансового директора и руководителя. И это потребует времени. А время, как известно, деньги.
Обмен напрямую дешевле. Не придется подключаться к оператору ЭДО, выбирать тариф, оплачивать посреднические услуги. Для обмена можно использовать любые площадки: электронную почту, мессенджеры, файлообменники.
Недостатки такого способа очевидны:
-
Заключение соглашения об ЭДО с каждым контрагентом. Но если для заверки документов используется УКЭП, соглашение можно не заключать.
-
Подбор, установка, использование программного обеспечения для проверки цифровой подписи и документов.
-
Невозможен обмен счетами-фактурами (запрет установлен приказом Минфина, упомянутым выше).
Тем не менее вам решать, переходить на ЭДО с оператором или без. Продолжать бумажный документооборот тоже можно. Но, во-первых, пока, а во-вторых, это неудобно.
Соглашение об ЭДО: возможные варианты
Если вы решили обмениваться электронными документами без оператора и не собираетесь подписывать накладные усиленной ЭЦП, заключите соглашение об ЭДО с каждым торговым партнером. Оно может быть оформлено отдельным документом и представлено в договоре о сотрудничестве. Рассмотрим каждый вариант подробнее.
Соглашение как отдельный документ – оптимальный выбор, если у компании с контрагентами заключено несколько договоров. В нем прописываются условия обмена, порядок оформления, передачи документов, используемые каналы передачи, форматы, способы проверки ЭЦП и документов. Особое внимание рекомендуется уделить пунктам, которые касаются заверки документов. В соглашении прописывается тип электронной подписи (простая, усиленная квалифицированная, усиленная неквалифицированная). Если документы заверены не той ЭЦП, подтверждать ими операции – сомнительный эксперимент. Он может не понравиться налоговой.
Соглашение об ЭДО в договоре – лучший вариант для разовых сделок. Описать порядок обмена электронными документами можно в любом договоре: купли-продажи, выполнения работ, оказания услуг, агентском. В Методических рекомендациях ФНС от 17.06.2021 такому варианту оформления соглашения об ЭДО посвящен целый раздел.
Локальные НПА
Переходим к внутренним документам. Начнем с приказа об ЭДО. Он создается при введении соответствующего порядка обмена документами.
В приказе указываются все условия перехода на ЭДО, от сроков, технического обеспечения и ответственных лиц до способа обмена документами, регламента хранения, особенностей представления документов налоговой по запросу.
Переход на ЭДО или отказ от него закреплять в учетной политике вовсе не обязательно. Но она может отразить соответствующие сведения в локальном НПА. Правда, нужно учитывать, что внести изменения в учетную политику посреди года невозможно. А значит, невозможно и перейти на ЭДО или отказаться от его использования (ФЗ №402 от 06.12.2011).
Необязательно отражать в учетной политике и форматы используемых электронных документов (письмо ФНС №ЕД-4-15/19671 от 10.11.2015).
Обмен по правилам
Электронный документооборот в торговле скудным не назовешь. Тем не менее он предусматривает использование типичных форм для подтверждения хозяйственных операций. Для бухучета формат документов значения не имеет. Порядок отражения подтвержденных первичкой операций в учете одинаковый. Важно наличие документа и его соответствие нормативным требованиям, а не формат (электронный, бумажный).
Тем не менее, применяя ЭДО, нужно учитывать некоторые особенности электронных счетов, накладных, актов и т.п. Датой создания документов считается дата их подписания уполномоченными лицами. Датой признания расходов и доходов в бухучете является дата фактической реализации или оказания услуг. Что касается налогового учета, действуют нормы и правила, актуальные для бумажных документов.
Так ЭДО или бумага? Ответ на этот вопрос каждый дает сам с учетом специфики торговой деятельности и взаимодействия с контрагентами.
Количество показов: 260
Теги данной публикации: ЭДО
Полежаевская, г.Москва ул. Очаковское шоссе 34 
.jpg)
