Любая компания, которая оказывает услуги (юридические, бухгалтерские, кадровые, консультационные) сталкивается с дебиторской задолженностью. И не важно, попроектно она выставляет клиентам счета или помесячно. Кто-то платит вовремя, кто-то ждет напоминания. А кто-то задерживает оплату надолго.
Решение проблемы осложняется тем, что агентству важно, с одной стороны, сохранить клиентский портфель, а с другой – минимизировать дебиторку. Давайте посмотрим, что можно сделать с неплатежами и кассовыми разрывами, и разберемся, как оптимизировать управление задолженностью.
Меняем правила работы с дебиторкой
Обычно в агентстве регулярные счета на оплату услуг клиентам отправляют аккаунт-менеджеры или сейлз-менеджеры. На них автоматически возлагаются функции сбора повторных платежей. Бонусы и KPI при этом нередко от вторички не зависят. Взыскивание долгов становится демотивирующей рутиной, которая отнимает время у основной работы, которая приносит доход. Эффективность такого взыскания невысока, а риск потерять толкового сотрудника – наоборот.
Если не продажник и не клиент-менеджер, тогда кто? Например, менеджер по взаиморасчетам. Его можно назвать как угодно: «коллектором» или «контролером». И это не обязательно должен быть выходец из коллекторского агентства. Практика показывает, что функции взыскания дебиторской задолженности отлично выполняют некоторые специалисты бухгалтерии.
Суть в том, что с задолженностью эффективнее работает отдельный профильный специалист. И он, кстати, может заниматься не только взысканием дебиторки, но и выставлением регулярных счетов, документальным оформлением сделок, периодическими сверками.
Как показывает практика, многие неплательщики называют формальные причины возникновения задолженности: не видели счет, отложили оплату на день, а потом забыли и т.п. Такие причины устраняются своевременным напоминанием о платеже, актуализацией обязательств должника в телефонном режиме.
Настраиваем управленческий учет дебиторки
Управленческий учет дебиторской задолженности отличается от бухгалтерского. Соответственно, считать дебиторку в 1С или другой программе – не лучшее решение.
Приведем пример. Клиент заказал юридическое сопровождение. Услуги оказываются в два этапа (по разным направлениям). Сумма сделки – 500 тысяч рублей, предоплата − 150 тысяч (30%). Срок – 3 месяца.
Поступление предоплаты фиксируется бухгалтерией агентства. Также автоматически отражается кредиторка (та же сумма). С каждым новым платежом кредиторка увеличивается на соответствующую сумму. По завершении сотрудничества подписываются акты, сверяются расчеты, кредиторка закрывается.
Случай типичный, но есть нюанс. Если сделка разделена на этапы (по оказанию услуг и оплате), то и закрывающих документов должно быть несколько. Они оформляются на каждый этап. Если бухгалтерия не закрывает сделки поэтапно, она наращивает кредиторку. С кредиторской задолженностью возникает аналогичная ситуация.
Некоторые по старинке пользуются не бухгалтерской программой для учета дебиторки, а табличными редакторами. И не важно, Excel это или Google. У таблиц есть несколько недостатков. Во-первых, это ненадежный способ учета. Во-вторых, история изменений либо не пишется вообще (Excel), либо не конкретизируется (Google).
Как учитывать дебиторку, если не в обычной 1С и не в таблицах? Используйте ПО для управленческого учета. Важно, чтобы задолженность учитывалась не по клиент-менеджерам или сейлзам, а по заказам. Кстати, упомянутую выше 1С использовать можно. Программный продукт 1С: УНФ – отличный вариант.
Оцениваем платежеспособность контрагентов
Если дебиторская задолженность не погашается после напоминания, отсрочки платежа, стоит задаться вопросом, а будет ли платеж в перспективе. Оценка платежеспособности делается по нескольким параметрам. Один из ключевых – объективный юридический. Если, например, контрагент заявил о банкротстве, на продолжение сотрудничества рассчитывать не приходится. А чтобы востребовать долги, придется поучаствовать в процедуре признания несостоятельности. Но это уже другая история.
Также необходимо оценить намерение контрагента расстаться с денежными средствами (заплатить конкретному агентству за оказанные услуги). Бывает, что объективно деньги у клиента есть, он оплачивает аренду и коммуналку, платит зарплату, делает закупки, заключает сделки. А на платеж агентству средств «не хватает». Тут вариант один: претензия, потом суд. Но то и другое имеет смысл, если сотрудничество официальное. Вряд ли сегодня кто-то работает на доверии, тем не менее напомним о рисках такой формы сотрудничества.
Предупреждаем неплатежи
Юридическая страховка – договор с четкими, однозначными формулировками и прописанным порядком действий в случае возникновения финансовых споров – легитимизирует требования о взыскании дебиторки. Условия взаиморасчетов в договоре должны быть прописаны четко и полностью. Порядок платежей, график, условия и размер неустойки, действия при просрочке – все имеет значение.
Есть также инструмент, позволяющий предупредить неплатежи со 100% гарантией. Речь о полной предоплате для каждого проекта или этапа сотрудничества. Если есть возможность работать по такой схеме – работайте.
Подключаем юриста
Каждый должен заниматься своим делом: бухгалтер – бухгалтерским, налоговым учетом, юрист – сопровождением сделок и досудебным, судебным урегулированием споров. Без бухгалтера не работает практически никто. Собственный юротдел же есть, наоборот, далеко не во всех агентствах. Если компания оказывает юридические услуги, вопросов нет. Штатные юристы с высокой долей вероятности разберутся с неплательщиком в правовом поле.
Но что, если агентство оказывает консалтинговые услуги? В таком случае можно порекомендовать привлечь юриста со стороны. Самое главное, с этим не стоит затягивать. Чем раньше подключен специалист, тем меньше накапливается долг.
Нередко спор удается урегулировать в досудебном порядке. Агентство получает дебиторку, бухгалтер отражает поступления в учете, формирует налоговую и финансовую отчетность. А сейлз или клиент-менеджер закрывает кейс. Работа с неплательщиком заканчивается.
Управлять дебиторской задолженностью проще, чем может показаться. Чтобы не наращивать долги и не плодить кассовые разрывы, к управлению дебиторкой следует относиться как к отдельному кейсу, в котором есть своя бухгалтерия, свой HR, свои задачи и результаты. Такой подход позволяет уменьшить риски и удержать задолженность в приемлемых рамках. Коэффициент допустимой дебиторки по агентству в целом и по каждому контракту рекомендуется высчитать заранее. Также рекомендуется определить норму глубины периода задолженности в месяцах или неделях. Такой подход позволит избежать типичных управленческих ошибок. Кроме того, когда дебиторка отслеживается и контролируется, ниже риск некорректно рассчитать налоги и получить, как минимум, требования с пояснениями, как максимум – штраф от ФНС.
Количество показов: 562
Теги данной публикации: Дебиторка
.jpg)
_вертикальный.jpeg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
Комментарии
Тут пока нет комментариев. Будьте первыми!