Ведение бухгалтерского аутсорсинга

Станьте партнером компании «Бухгалтер.РФ»! Мы поможем сделать ваш бизнес более эффективным!

Мы всегда договариваемся с клиентами!

Наши специалисты имеют большой опыт решения бухгалтерских задач. Мы работаем для вас!.БА от «Бухгалтер.рф» - это эффективный способ сократить ваши затраты и время за счет упрощения бухгалтерии.

Помощь бизнесу реализует целая команда высококвалифицированных специалистов, каждый из которых имеет большой опыт работы с налоговыми органами, банками и другими структурами.

Бухгалтерский аутсорсинг (БА)

«Подход А» от Бухгалтер.рф

Обычный аутсорсинг

Финансовые параметры

Определение цены

• ●  Устанавливаем цену исходя из реальной финансово-экономической и ситуации клиента. 

• ●  Изменение цены не чаще чем раз в полгода и только по согласованию с клиентом!

• ●  Существенные скидки при отсутствии деятельности или сезонном спаде.

Часто прямая зависимость от количества компаний, сотрудников и других переменных или их диапазонов.Цена формируется на основе фактических значений указанных показателей и часто является неожиданностью для предпринимателя.

База для расчета цены

• ●  Диапазон метрик активности клиентов - это позволяет не менять цену каждый месяц, если метрики активности клиентов не выходят за ранее установленный диапазон

• ●  Операция - Комплект документов для получения или продажи товаров / услуг.

Количество заведений, сотрудников, выбранная налоговая система (плюс определенное количество дополнительных опций, влияющих на рост цены).

Под процессом можно понимать документ или даже операцию, не соответствующие объективной оценке загруженности бухгалтера.

Что входит в цену

• ●  Бухгалтерский,

• ●  Налоговый,

• ●  Зарплатный,

• ●  Кадровый учет.

• ●  Плюс различные просьбы клиентов, так или иначе связанные с ведением учета (предоставление документов для банка, консультации по разным вопросам и многое другое).

Стандартная цена обычно включает только бухгалтерский, налоговый учет и расчет заработной платы. Сотрудникам часто платят отдельно.

Все запросы клиентов, не связанные напрямую с бухгалтерией, также оплачиваются отдельно.

Сроки оплаты

• ●  Постоплата. За текущий месяц счета выставляются ближе к окончанию текущего месяца.

• ●  Для постоянных клиентов предусмотрена возможность двухмесячной беспроцентной отсрочки платежа.

Предоплата. Иногда просят за квартал или несколько месяцев вперед (но со скидкой).

В большинстве случаев отсрочки платежа нет.

Коммуникации

Способы коммуникаций

Любой удобный для клиента формат коммуникаций:

• ●  Мобильное приложение

• ●  Электронная почта

• ●  Мессенджеры, Skype

• ●  Личное посещение офиса

• ●  Городская или мобильная связь

В основном средства удаленной связи или приезд клиента в офис и часто по предварительной записи.

Доступность бухгалтера

• ●  Наши клиенты общаются напрямую с бухгалтером, а не со службой поддержки или колл-центром.

• ●  Для удобства личного общения с бухгалтером создана сеть офисов нашей компании в разных районах Москвы.

• ●  Предусмотрен выезд нашего бухгалтера к клиенту для решения сложных вопросов.

Часто с клиентами контактируют не сами бухгалтеры, а скорее представитель службы поддержки клиентов или служба технической поддержки.

Часто это не позволяет быстро и эффективно решать проблемы клиентов.

Выезд бухгалтера к клиенту, как правило, не допускается.

Оперативность

• ●  Каждый запрос клиента обрабатывается максимально быстро

• ●  Расширенный график работы также позволяет обрабатывать запросы быстрее и не откладывать до следующего дня.

Оперативность ответа часто регламентируется. То есть на ответную реакцию на заявку клиента дается определенное время, которое клиента может и не устраивать. Как правило, по окончании рабочего дня, никакие заявки больше не принимаются и не обрабатываются.

Контроль коммуникаций

• ●  Каждое обращение клиента фиксируется в виде заявки

• ●  Клиент видит ход выполнения заявки

• ●  Также ход выполнения заявки контролирует клиент-менеджер

Часто небольшие бухгалтерские компании по старинке для общения с клиентами пользуются только электронной почтой, это оставляет риск несвоевременного реагирования на письма клиентов или вовсе их попадания в спам. При этом помимо самого бухгалтера никто не контролирует ход обработки обращения клиента.

Документооборот

Любой формат, подходящий заказчику для доставки документов, в том числе доставка курьером в офис заказчика. Со своей стороны мы предлагаем самые оптимальные и современные форматы документооборота.

Формат определяется субподрядчиком, клиенту часто приходится приносить документы в бумажном виде или отправлять их в электронном виде по почте. Выезд курьера часто не практикуется.

Качество и ответственность

Контроль качества

Уровни контроля:

• ●  Основной бухгалтер контролирует работу своих помощников – бухгалтеров на участках.

• ●  Уровень сервиса контролирует прикрепленный к Вам клиент менеджер

• ●  Организационные вопросы контролирует директор по качеству

• ●  Правильность работы основного бухгалтера контролирует наш внутренний аудитор.

Бухгалтерские фирмы нередко полагаются на профессионализм своих бухгалтеров. Контроль, если таковой имеется, часто носит формальный характер. Это сопряжено с высоким риском системных ошибок в бухгалтерском учете, а в случае найма бухгалтеров для работы удаленно, это также создает риск для конфиденциальности.

Профессионализм

Для нас профессионализм не просто красивое слово: 

• ●  постоянное повышение квалификации наших сотрудников

• ●  коллективное решение сложных вопросов клиентов в различных отраслях бизнеса

• ●  перманентное развитие новых сервисов для наших клиентов и обучение им наших сотрудников.

Акцент делается на точности бухгалтерского учета, сроков подачи и налоговых платежей, в то время как удовлетворенность клиента остальным сервисом, если он есть, часто остается за скобками.

Сервис

Качество сервиса для нас не менее важная составляющая, чем качество учета: 

• ●  Высокий уровень общения с клиентами на понятном для них языке.

• ●  Уникальный набор доп. услуг, входящих в бухгалтерское сопровождение.

• ●  Оценка уровня удовлетворенности клиента отделом качества.

Акцент делается на точности бухгалтерского учета, сроков подачи и налоговых платежей, в то время как удовлетворенность клиента остальным сервисом, если он есть, часто остается за скобками.

Финансовая ответственность

Ответственность регулируется договором. Финансовые убытки, понесенные заказчиком, в частности штрафы, пени из-за ошибок в бухгалтерском учете подрядчика, будут возмещены исполнителем.

Некоторые аудиторские фирмы ведут себя как страховые компании - даже при «страховом случае» и их объективной вине они не торопятся компенсировать клиенту финансовые потери.

Ответственность за качество учета

Даже когда ошибки в учете возникают по вине клиента, мы не снимаем с себя ответственности за их оперативное устранение и всячески содействуем скорейшему разрешению ситуации

Часто ответственность в указанных случаях целиком перекладывается на клиента. И меры аутсорсера по исправлению ситуации часто оцениваются как дополнительная услуга.

Технологичность

Форматы ПО для учета

Помимо ведения учета в классическом для этого ПО 1С бухгалтерия, мы также применяем другие варианты ПО, например, в тех случаях, когда клиент ориентируется на ведение учета в его программном продукте

Часто опция программного обеспечения устанавливается субподрядчиком в одностороннем порядке, при этом заказчик не имеет права выбирать свой вариант в среде программного обеспечения для бухгалтерского учета.

Оптимизация учета клиента

Постоянно следим за тем, что еще можно оптимизировать:

• ●  Интеграция кассовой техники, систем ЕГАИС, маркировки и товаро-учетной системы клиента

• ●  Настройка обмена между товаро-учетной системой, ЦРМ-системой клиента и бухгалтерской базой 1С аутсорсера.

Не все субподрядчики спешат оптимизировать процессы инвентаризации и интеграции на стороне клиента, потому что при этом сокращается объем ручных операций и соответственно затраты на бухгалтерское сопровождение.

Электронный документооборот

Постоянно оптимизируем документооборот:

• ●  Внедрение электронного документооборота между нашим клиентом и его контрагентами

• ●  Cканирование и автоматическое распознавание документов.

Субподрядчики часто игнорируют вопросы оптимизации рабочего процесса и забывают, что это может повысить эффективность бухгалтерии и снизить затраты на обработку внутренних документов.

Мобильное приложение

Все заявки от клиента в сторону бухгалтерии могут осуществляться любым удобным способом, в том числе через удобное и простое мобильное приложение, которое позволяет отслеживать клиенту в онлайн-режиме ход выполнения его заявки

Большинство запросов клиентов поступает по электронной почте или по телефону, что не позволяет оперативно реагировать на входящие запросы клиентов.

Компания “Бухгалтер.рф” находит, выбирает, и обучает кандидатов на основе спецификации клиента. Отдельные лица и организации выбирают аутсорсинг бухгалтерских услуг, чтобы облегчить бремя и перенести риск, связанный с выполнением определенных функций, и сосредоточиться на своей основной компетенции.

Экономические аспекты

Ежемесячная стоимость бухгалтерского аутсорсинга, как правило, в несколько раз меньше оклада штатного бухгалтера.

Экономия на материально-технической базе бухгалтерии, обеспечении рабочего места бухгалтера, его обучении. Все эти затраты несет аутсорсер.

Снижение рисков получения серьезных штрафов и пеней.

Финансовая ответственность аутсорсера за ведение учета.

Возможность оплаты за результат по факту выполненной работы, в то время как заработная плата штатного бухгалтера не связана с фактически выполненной им работой и ему придется платить зарплату даже во время отсутствия деятельности.

Отсутствие затрат на уплату взносов с заработной платы бухгалтера в Пенсионный Фонд, ФСС за штатного бухгалтера.

Возможность отсрочки или рассрочки платежей по согласованию сторон.

Организационные аспекты

Отсутствие зависимости от таких вещей как отпуск, болезнь или декрет бухгалтера, присущие варианту со штатным бухгалтером.

Отсутствие риска трудовых конфликтов, поскольку на вас будет работать другая организация, а не конкретный специалист.

Относительная простота расторжения договора по сравнению с увольнением штатного бухгалтера.

Взаимоотношения с компанией строятся на договорной основе. Всегда можно согласовать приемлемые для обеих сторон условия.

Ресурсы и технологии

Используются наиболее прогрессивные технологии в сфере учета.

Возможность в одном месте решения связанных вопросов бухгалтерского и технического характера.

Предложение аутсорсером различных вариантов размещения информационных баз, решение вопросов интеграции между товаро-учетными системами, кассовыми аппаратами и бухгалтерскими программами.

Использование аутсорсером в работе обновляемых информационно-справочных систем, программ сканирования документов, другого ПО.

Возможность внедрения совместно с аутсорсером системы электронного документооборота с контрагентами Заказчика.

Возможность увеличения нагрузки на аутсорсера по мере роста компании. В альтернативном варианте со штатным бухгалтером или собственным отделом бухгалтерии такое масштабирование вызывает определенные трудности.

Качество и надежность ведения учета

Как правило, двойной уровень контроля, который позволяет снизить уровень человеческого фактора.

Также в бухгалтерских компаниях специалисты проходят внутреннюю аттестацию/тестирование, что позволяет отсеять некомпетентных сотрудников. В случае со штатным бухгалтером такой риск всегда присутствует.

Качество учета напрямую связано с финансовой ответственностью аутсорсера, поэтому у аутсорсера есть прямая заинтересованность вести учет корректно.

Надежность аутсорсера в плане обеспечения непрерывности учета гораздо выше, чем у штатного или приходящего бухгалтера. Последние просто могут перестать выходить на связь в отчетный период или не выйти на работу.

У аутсорсера есть возможность коллективного решения проблем клиента, использования успешных кейсов по другим клиентам аутсорсера, в том числе и технического характера, когда штатная бухгалтерия может рассчитывать только сам на себя.