Здравствуйте! Меня зовут Ирина, я эксперт компании «Бухгалтер.рф». Мы сопровождаем работу ИП и компаний с маркетплейсами. Первым и главным условием для торговли на площадках является использование электронного документооборота. Наши специалисты помогут подобрать эффективное решение, надежного оператора, получить КЭП, а также настроить ЭДО с контрагентами и торговыми платформами.
Стоит отметить, что электронный документооборот с маркетплейсами имеет ряд особенностей, причем некоторые из них зависят от конкретной площадки. Давайте разберемся, что к чему. Дальше я отвечу на популярные вопросы про ЭДО на маркетплейсах: зачем нужны электронные документы, какие документы нужно оформлять, как настроить обмен с площадкой и т.п.
Что такое ЭДО?
Электронный документооборот – это создание, хранение и обмен цифровыми версиями документов, подписанных электронной подписью. Электронные документы, заверенные КЭП сторон, имеют такую же юридическую силу, как бумажные с живой подписью (ФЗ №63 от 06.04.2011).
ЭДО снижает финансовые затраты и позволяет перенаправить денежные потоки в другое русло. Пересылка документов в цифровом пространстве обходится дешевле, чем оффлайн. Договоры, счета, чеки, соглашения доходят до адресатов почти мгновенно. В системах ЭДО риск потерять документы сведен практически к нулю.
Можно продавать на маркетплейсах без ЭДО?
Работать с торговыми платформами без электронного документооборота не получится. ЭДО – одно из главных условий сотрудничества с маркетплейсом, будь то Ozon, Wildberries или Яндекс Маркет.
Торговые платформы заточены под быстрые продажи. Заключение сделки на маркетплейсе обычно занимает считанные минуты. Оперативность во многом обеспечивается за счет ЭДО. Обмен бумажными документами требует несоизмеримо больше человеческих, технических и временных ресурсов.
В некоторых случаях без ЭДО работать с маркетплейсами можно. Условия и возможности зависят от платформы.
Что такое ЭДО для маркетплейса?
Если субъект бизнеса перешел на электронный документооборот, открывая новое направление продаж (торговлю на маркетплейсах), искать какие-то специфические решения ему не нужно. Обмен документами с торговой площадкой интегрируется в общую систему, которую использует ИП или компания.
ЭДО для маркетплейса и ЭДО в широком понимании – обмен цифровыми документами между участниками правоотношений. В случае сотрудничества с торговой платформой участниками считаются продавец, покупатель и маркетплейс (посредник). Обмен документами осуществляется через оператора ЭДО. Важно: заключать договор с новым оператором под конкретный маркетплейс не нужно!
ЭДО на торговых платформах – это поток товарных накладных, УПД, актов, чеков, квитанций и т.п. Они передаются участникам правоотношений мгновенно. Это обеспечивает высокую скорость проведения операций, будь то покупка, обмен, возврат товара.
Использование ЭДО продиктовано не только соображениями удобства. В ряде случаев на применение такого документооборота есть прямые указания законодательства. Например, электронные документы обязаны оформлять производители, импортеры, дистрибьюторы, продавцы подакцизных и маркированных товаров.
Как выбрать провайдера ЭДО для маркетплейса?
Если вы начинаете бизнес, собираетесь работать с торговыми платформами и только запускаете электронный документооборот, выбирайте оператора, который соответствует требованиям, указанным в приказе ФНС №ЕД-7-26/546 от 08.06.2021. Эти требования касаются лицензирования деятельности, наличия специальных программных и технических средств.
ФНС аккредитует операторов ЭДО и вносит сведения о них в открытый реестр, который находится на сайте ведомства. Выбирая оператора, обязательно проверяйте его по указанному реестру.
Как понять, какой из аккредитованных операторов вам подходит? Обратите внимание на ценовую политику и тарифные планы, дополнительные функции в системе документооборота, доступность поддержки и сервиса, роуминг, возможность интеграции ЭДО с учетными системами.
Можно пойти и другим путем. Если вы ориентируетесь на конкретный маркетплейс, посмотрите, с какими операторами ЭДО платформа работает напрямую, и заключите договор с одним из них.
Как работают продажи и какими документами они подтверждаются?
Особенности документооборота на маркетплейсах удобно рассматривать через схему продаж. Она может варьироваться на разных платформах, но последовательность операций будет примерно следующая:
-
Поставщик в личном кабинете на маркетплейсе создает транспортную накладную для поставки на склад площадки.
-
Сотрудники маркетплейса проверяют документы и груз, оформляют акт приемки, отправляют поставщику (селлеру).
-
Поставщик, получив акт, отражает операцию в учете проводкой Дебет 45 – Кредит 41, 43, указывая сумму фактической себестоимости отгруженного товара.
-
Маркетплейс получает возможность продавать товар.
-
Покупатель делает заказ, оплачивает его. Маркетплейс получает оплату, отправляет покупателю чек и высылает товар. Также расчет возможен по факту доставки.
-
Маркетплейс удерживает из полученной от покупателя суммы свою комиссию, перечисляет остальные деньги поставщику. На этом сделка закрывается, но обмен документами не заканчивается.
Важно: маркетплейс, как правило, перечисляет деньги продавцу за отчетный период. Также он формирует и отправляет селлеру отчет о проданных товарах, доходе от продаж, об удержанной комиссии. На основании полученных отчетов продавец отражает соответствующие суммы в бухучете.
Какие документы входят в состав ЭДО?
Какие преимущества у ЭДО для маркетплейсов?
ЭДО на маркетплейсе позволяет:
-
Сократить затраты на оформление, печать, передачу документов
-
Оперативно получать закрывающую отчетность
-
Надежно хранить документы
-
Использовать удобные шаблоны
-
Проверять формат документа и срок действия электронной подписи перед отправкой
-
Уменьшить риск потери файлов из-за дублирования на разных серверах
Как подключить электронный документооборот с маркетплейсом?
Следующим этапом будет приглашение маркетплейса к обмену электронными документами. Для этого нужно в разделе «Контрагенты» отправить соответствующее уведомление адресату. Маркетплейс можно найти по названию или ИНН.
Когда условный «Озон» или Wildberries приглашение примет, платформа появится в перечне контрагентов. С этого момента вы можете обмениваться с маркетплейсом любыми электронными документами через личный кабинет.
ЭДО ДЛЯ OZON
Когда электронный документооборот обязателен?
«Озон» для привлечения большего количества контрагентов упрощает требования к поставщикам и документооборот заодно. Условия по использованию ЭДО зависят от выбранной схемы продаж:
-
FBS или RFBS – продажа со своего склада. ИП или компания определяет место хранения товара самостоятельно. Маркетплейс только обеспечивает поступление заказов. Поставщик сам собирает и упаковывает товары, передает их в службу доставки (курьером или через пункт приема). К документообороту при использовании этой схемы предъявляются упрощенные требования.
-
FBO – продажа со склада Ozon. Поставщик привозит товар на склад маркетплейса, где он хранится до отправки покупателям. Маркетплейс собирает заказы, передает их в службу доставки. Поставщик в этих процессах участия не принимает. Схема требует от селлера подключения электронного документооборота. Последний используется для создания заявок, обмена закрывающими и другими документами.
По сути, ключевыми факторами, от которых зависит необходимость использования ЭДО при работе с «Озоном», являются место хранения товаров, для реализации которых используется платформа, и обязательства по отгрузке, доставке.
Как продавать на «Озоне» без ЭДО?
Если селлер продает товары, которые не входят в перечень исключений, он может не использовать электронный документооборот. Подтверждающие, закрывающие документы в этом случае оформляются через личный кабинет на маркетплейсе.
Каждая сделка проходит 5 этапов:
-
Прием заявки
-
Проверку Ozon (обязателен ЭДО в конкретном случае или нет)
-
Согласование таймслота
-
Доставку товара на склад самостоятельно или отправку курьером
-
Подтверждение отправки в личном кабинете. Выгруженные акты согласовываются, игнорируются или отклоняются (по ситуации)
Какие ограничения у «Озона» есть по ЭДО?
Также ЭДО обязателен для продавцов ювелирных изделий, товаров, подлежащих сертификации в ФГИС «Меркурий» и/или маркировке и прослеживанию в системе «Честный ЗНАК» (Постановление №2464 от 31.12.2020).
Как настроить ЭДО с «Озоном»?
Инструкцию по настройке документооборота с каждым оператором ищите на сайте маркетплейса в разделе «База знаний».
Какую отчетность маркетплейс отправляет продавцу?
Что касается данных о продажах, в документе отражаются только успешные доставки и возвраты. Невыкупленные товары, отмененные заказы в документ не включаются.
Отчет о реализации товаров доступен для скачивания в личном кабинете продавца на «Озоне» в разделе «Финансы».
Также маркетплейс формирует позаказный отчет о реализации. Он содержит номера отправлений, подробную информацию о сделках.
Основной отчет о реализации содержит 4 блока:
- Справочно (цена с учетом скидки, комиссия маркетплейса по товарам, полученным покупателями за отчетный период).
- Реализовано (цена реализации, количество проданных товаров, общая стоимость проданных товаров по цене реализации, доплаты Ozon, комиссия с учетом наценок и скидок, общая сумма к начислению).
- Возвращено клиентом (цена реализации, количество возвратов, общая стоимость возвращенных товаров, доплаты Ozon, комиссия с учетом наценок и скидок, общая сумма возвратов). Важно: при возврате товара покупателем маркетплейс возвращает продавцу всю сумму комиссии за конкретную сделку.
- Всего к начислению – итоговая выплата для продавца.
ЭДО ДЛЯ WILDBERRIES
Какие требования по электронному документообороту маркетплейс предъявляет к поставщикам?
В полном объеме ЭДО должны использовать ИП и организации, работающие с НДС. Процедура стандартная: подключение документооборота через сертифицированного оператора, заверка документов квалифицированной электронной подписью.
Как подключить ЭДО для Wildberries?
Следующий шаг – выбор оператора ЭДО. Если оператор напрямую работает с маркетплейсом (Тензор, Контур.Диадок), указываем его в профиле поставщика. Если используются услуги другого провайдера, настраиваем роуминг.
Инструкции по организации электронного документооборота есть на сайте Wildberries.
Какую отчетность Wildberries предоставляет селлеру?
Документ содержит сведения об отчетном периоде, продажах с учетом скидок продавца, средний процент скидки, согласованный с маркетплейсом, доход селлера за отчетный период, стоимость хранения товаров на складе маркетплейса, стоимость логистики, доплаты от Wildberries, комиссию агента, штрафы, общую сумму к выплате продавцу. Также в личном кабинете на WB отображается статус оплаты и статус отчета. Оплата производится в течение 24 часов с момента формирования документа. А статус отчета о реализации указывает на то, прошел он проверку в ФНС или нет.
ЭДО ДЛЯ ЯНДЕКС МАРКЕТА
Обязателен ли электронный документооборот на Яндекс Маркете?
Обмен электронными документами осуществляется через оператора ЭДО. Напрямую с маркетплейсом работает СБИС (Тензор) и Диадок (СКБ Контур).
Важно: роуминг Яндекс Маркет не поддерживает! То есть настроить ЭДО можно только через операторов, которые работают с платформой напрямую.
Чтобы электронный документооборот заработал, нужно заключить договор с провайдером, принять в личном кабинете на маркетплейсе приглашение на обмен документами.
Какие закрывающие документы формирует Яндекс Маркет?
Отчет содержит 5 вкладок:
- Сводные данные статистики (товары, переданные в доставку, стоимость этих товаров, товары, доставленные покупателям, невыкупленные товары, возвраты)
- Товары на доставке (то, что в пути, но до покупателей еще не доехало)
- Доставленные товары (товары, полученные покупателями)
- Невыкупы
- Возвраты
Также ЯМ формирует отчет комиссионера, в котором отражаются фактические продажи за отчетный период и комиссионное вознаграждение маркетплейса.
Если возникают вопросы по выплатам, можно запросить Акт сверки через техподдержку. Правда, формирование сводного документа на маркетплейсе не практикуется. Придется сверяться отдельно по договорам.
Онлайн-обмен УПД, отчетами, уведомлениями выгоден и торговым платформам, и селлерам. Маркетплейсы с его помощью справляются с огромными потоками документации, а продавцы оперативно получают закрывающую первичку.
Количество показов: 571
Теги данной публикации: маркетплейс
.jpg)
.jpg)
