Управленческий учет

Ведение бизнеса предполагает принятие решений. И цена ошибки может быть высокой: репутационные потери, штрафы, блокировки счетов, убытки, банкротство. Чтобы объективно оценивать риски и снижать их по возможности, руководитель должен обладать всей полнотой информации о финансовом и юридическом положении компании. Обеспечивается это за счет грамотно организованного управленческого учета. 

Здравствуйте! Меня зовут Елена, я эксперт компании «Бухгалтер.рф». И я подготовила для вас экскурс в систему управленческого учета. Ниже вы найдете ответы на ключевые вопросы по теме. Я расскажу, что собой представляет управленческий учет, кому и зачем он нужен, почему учет нельзя заменить бухгалтерским и/или налоговым. Также мы с вами разберемся с видами  и объектами управленческого учета, организацией учетных процессов, отчетностью. Приступим.

Что такое управленческий учет и как он работает?

Система работает следующим образом. Представим компанию, которая продает несколько групп товаров, имеет собственное производство и развивает сопутствующие направления деятельности. В целях принятия эффективных управленческих решений она собирает множество данных: о текущем и потенциальном спросе, затратах на маркетинг, стоимости обслуживания заказов,  расходах на производство, выручке от продаж и т.д. Собранные сведения анализируются, информация детализируется до нужной степени и передается заинтересованным лицам (финансовому директору, директору по маркетингу, гендиректору). По представленным данным руководители понимают, какая группа товаров приносит прибыль, а какая является убыточной, и принимают решение убрать последнюю из ассортимента или, например, изменить маркетинговую составляющую, чтобы повлиять на спрос и сделать из убыточной категории прибыльную. Если управленческие решения приняты своевременно и являются правильными, прибыль компании растет, если нет – уменьшается. 

Чем управленческий учет отличается от бухгалтерского и налогового?

Бухгалтерский учет формирует систематизированную информацию о хозяйственной деятельности субъекта предпринимательства. Он оперирует данными об активах, обязательствах, расходах, доходах, дебиторской, кредиторской задолженности, источниках финансирования. На основе соответствующих сведений составляется текущая, годовая (итоговая) бухгалтерская отчетность. 

Налоговый учет систематизирует информацию для корректного определения налоговой базы и правильных перечислений в бюджет. Говоря о нем, мы подразумеваем налоги, сборы, взносы, декларации и т.п. 

Управленческий учет от двух предыдущих отличается радикально. Во-первых, он не обязателен для юридических лиц и ИП. Без него, теоретически, может работать любой бизнес, от микро- до крупного. Гражданское, налоговое законодательство не регулирует организацию, ведение управленческого учета, не требует составления и сдачи управленческой отчетности. 

Управленческий учет ориентирован на внутренних пользователей. Для сравнения, бухгалтерская и налоговая отчетность передается третьим лицам (ФНС, другим контролерам и регуляторам). Отчетность управленческая нередко является коммерческой тайной. Доступ к информации имеют только лица, принимающие решения (высшее руководство компании).

Управленческий учет оперирует не только фактическими данными, но и прогнозной информацией. Бухгалтерский и налоговый учет отражает свершившиеся факты финансово-хозяйственной деятельности и расчеты с бюджетом. Результаты управленческого учета ложатся в основу краткосрочного  и долгосрочного бизнес-планирования. 

Правила учета устанавливаются компанией самостоятельно. Она определяет: 

• Участки ведения учета (продажи, склад, логистика, маркетинг, услуги – по отдельности, в любых комбинациях или все вместе).

• Состав и периодичность отчетности.

• Детализацию отчетов.

• Единицы измерения в отчетах.

• Круг лиц, которые имеют доступ к результатам управленческого учета. 

Кому и когда нужен управленческий учет? 

Главной целью учета является представление руководителю информации, которая может быть полезной в принятии управленческих решений. С его помощью можно: 

• Определить текущее состояние компании, отдельных подразделений, направлений деятельности и продуктов, посчитать эффективность ключевых сотрудников.

• Составить краткосрочный план действий, разработать долгосрочную стратегию развития.

• Обеспечить контроль исполнения плана, выявить  причины расхождений при несоответствии реального результата запланированному.

• Проанализировать управленческие решения, принятые ранее.

• Оптимизировать внутренние процессы, от рекрутинга до производства, ценообразования, продаж, логистики, маркетинга, логистики.

• Установить KPI сотрудникам и оценить его за конкретный период.

Управленческий учет рационально вести с момента создания организации. Информация для принятия решений нужна руководителю с первых дней работы. Но практика показывает,  что на старте далеко не все погружаются в тонкости и нюансы такого учета. Часто он не ведется вовсе. Тогда руководитель принимает управленческие решения по наитию, ориентируясь на личные наблюдения и бухгалтерскую отчетность. 

Рост бизнеса вынуждает относиться к управленческому учету серьезно. Руководителю требуется больше информации. Для ее получения задействуются соответствующие ресурсы и используются инструменты. Выстраивается система управленческого учета, и появляются сотрудники, ответственные за его ведение (например,  финансовые менеджеры, финдиректор).

Какие принципы лежат в основе управленческого учета? 

Система управленческого учета – явление не формальное. То есть она уникальна в каждой компании. Тем не менее можно выделить несколько принципов, которые лежат в основе управленческого учета: 

• Обособленность. Учет ведется отдельно от налогового и бухгалтерского.

• Польза. Данные собираются и анализируются в соответствии с конкретной целью. Например, если нужно поднять себестоимость продукта, информация о количестве заявок на маркетплейсе в отчетности будет лишней. Пренебрежение принципом пользы увеличивает затраты на управленческий учет и снижает его эффективность. 

• Актуальность. Руководитель для принятия управленческих решений должен получать необходимую информацию своевременно. В противном случае оперативно реагировать на изменение ситуации он не сможет.

• Доступность. Удобный формат отчетности обязателен. Информация должна быть понятной и легко анализируемой. 

• Точность. Ошибки в учете приводят к неверным управленческим решениям. И цена вопроса – не только упущенная выгода. 

• Полнота информации. Отчетность без части данных, которые нужны для принятия управленческих решений, имеет высокую цену и низкую ценность. 

• Гибкость. Эффективная система управленческого учета легко адаптируется к целям компании, меняющимся внешним и внутренним условиям. 

Какой управленческий учет может вести компания? 

Управленческий учет имеет много разновидностей. Чаще всего бизнес ограничивается наиболее эффективными и актуальными. Речь идет о стратегическом, производственном, маржинальном и бюджетном учете. 

Стратегический учет ведется для определения, изменения и дополнения долгосрочных целей развития бизнеса. Он оперирует внутренней и внешней информацией. Специалистами анализируется динамика рынка, действия конкурентов, политическая, экономическая ситуация в стране, изменения в законодательстве. Также отслеживаются технологии и инновации, влияющие на рынок. Систематизированная информация, представленная руководству в отчетах, используется при принятии решений о развитии бизнеса и разработке антикризисных мер в меняющихся условиях. 

В рамках производственного учета собираются и анализируются данные о себестоимости товаров, которые изготавливает компания. С его помощью топ-менеджмент понимает, сколько в конкретный момент времени стоит производство, какова динамика и причины изменений. Также производственный учет позволяет прогнозировать затраты, принимать решения о расширении или прекращении выпуска продукции. Виды затрат определяются в соответствии с циклом производства и разделяются по:

• объекту учета (виды сырья, полуфабрикаты, готовая продукция);

• видам расходов (на материалы, персонал, ремонт и т.п.);

• месту возникновения (производственный цех, линия сборки, транспортный цех). 

Маржинальный учет определяет доходность бизнеса, отдельных направлений деятельности, видов продукции, услуг, работ. Маржа является разницей между выручкой и переменными затратами. С помощью данных маржинального учета руководство компании может управлять ценообразованием. Также он нужен для принятия решений о развитии  или прекращении разных видов деятельности, для определения точки безубыточности – минимального объема продаж, необходимого для покрытия расходов. 

Учет бюджетный прогнозирует результаты деятельности компании. Он служит для повышения эффективности на каждом этапе. Бюджетирование проводится глобальное (по фирме в целом) и локальное (по подразделениям). Учет оперирует показателями KPI и инструментами контроля исполнения бюджета. Анализ результатов позволяет понять, нужно ли увеличивать бюджет.

Что учитывается в управленческих целях? 

Объектом управленческого учета становится все, что нужно анализировать, планировать,  контролировать. Это могут быть любые операции, влияющие на прибыль. Чаще всего учитываются доходы, расходы, обязательства, активы, собственные средства, финансовый результат. 

Управленческий учет внедряется в отчетность и контроль, бюджетирование, ценообразование. Его объекты различаются в зависимости от масштабов бизнеса, специфики и целей деятельности. Например, у изготовителей стандартных товаров в фокусе будет единица продукции (количество денег, потраченных на ее производство, продажу). Бизнес, выпускающий уникальный продукт, учитывает и анализирует заказы. Строители и девелоперы отслеживают показатели сделок. 

Какие методы используют специалисты по управленческому учету? 

Методы учета – тема обширная. Они зависят от множества факторов, от вида учета до типа обрабатываемых данных. Для примера давайте рассмотрим методы управленческого учета производства. Цель – оценка себестоимости продукции.

Также в управленческом производственном учете используются позаказный, попроцессный методы. В первом случае себестоимость считается по одному заказу. Метод актуален для компаний, производящих эксклюзивные товары, уникальную продукцию. При попроцессном методе считается себестоимость этапа производства (актуально для компаний с непрерывным производственным циклом).

Для расчета полной себестоимости продукта для целей управленческого учета может применяться absorption costing. Метод полного поглощения затрат оперирует прямыми и частью косвенных затрат. Они распределяются по всем видам товаров в установленной пропорции. 

Приведенными методами производственная компания может не ограничиваться. Управленческий учет не является нормированным. А это значит, что можно использовать любые доступные методы, включая разработанные самостоятельно. Главный принцип при выборе методологии – она должна отвечать целям, задачам, которые стоят перед компанией. 

Как внедрить управленческий учет в организации?

Постановка управленческого учета проходит в несколько этапов. 

Сначала ставятся цели (зачем нам нужен учет?) и формируется перечень необходимой отчетности. Если решения нужно принимать быстро, мы рекомендуем своим клиентам сбор финансовой модели. Модель представляет собой таблицы, в которых прогоняются разные сценарии развития событий и формируются возможные результаты (влияние событий на бизнес). Например, выручка падает на 25%. Какой убыток грозит фирме и что делать для минимизации последствий? 

Когда финансовая модель собрана, приходит время отчетности. Золотая троица – баланс, отчет о прибыли и убытках, отчет о движении денег. Отчеты можно готовить без привязки ко времени (в черновом варианте). Данные для анализа есть во внутренних базах, включая 1С, в CRM и т.п. 

Следующий этап – эскиз методологии управленческого учета. Если коротко, утверждаем отчеты и правила их составления с теми, кто будет соответствующими формами пользоваться. Важно: хороший отчет полезен руководителю, прост и понятен для ответственного лица, которое его составляет. Учитывая требования и пожелания всех сторон, можно избежать многих проблем. Следите за тем, чтобы отчеты не дублировали друг друга, не отнимали у сотрудников слишком много времени. Все, что можно подтянуть из баз данных, нужно подтягивать! 

Согласовали методологию на берегу, переходим к внедрению. Запускаем тест-отчетность, обкатываем, анализируем, корректируем, снова тестируем − и так до получения оптимального результата. 

Как вести управленческий учет? 

Ведение управленческого учета может идти двумя путями. Технический путь предполагает сбор данных с помощью таблиц Excel. Также возможно использование других табличных редакторов. Суть одна: ответственные сотрудники на местах вносят данные в таблицы, на основе этих данных руководители подразделений формируют отчетность для финансового департамента, а он, в свою очередь, представляет сводный отчет гендиректору. У технического пути два серьезных недостатка: количество времени, которое тратится на заполнение таблиц с анализом данных, и большое количество ошибок, обусловленных человеческим фактором.

Другой путь – автоматизация. Кто-то использует для этого программные решения 1С. Кто-то создает собственное ПО для управленческого учета. В том и другом случае отчетность формируется автоматически, в формы подтягиваются данные, занесенные в базу. Это быстро, удобно, к тому же существенно снижается риск ошибки. За анализ информации из отчетности отвечает финансовый департамент и другие специализированные службы. 

Кому доверить ведение учета? 

Управленческий учет могут вести разные сотрудники и специалисты. Кому его доверить, решать вам. Возможные варианты: 

Бухгалтерия. Если управленческий учет максимально сблизить с бухгалтерским, бухгалтеру можно поручить его ведение. Но следует учитывать, что основные задачи у специалиста все-таки другие. То есть бухучет в первую очередь, управленческая часть – во вторую. Кстати, не каждый специалист согласится на дополнительную нагрузку. Это только кажется, что у бухгалтера много свободного времени. Судите сами, ООО на упрощенке, у которого деятельность фактически приостановлена (нет ни одной операции), за год должно сдать в разные инстанции 30+ отчетов. Стоит ли удивляться, что управленческий учет бухгалтер будет вести по остаточному принципу, даже если ему за это заплатите? 

Владелец бизнеса, гендиректор. Когда компания только начинает свою деятельность, не всегда есть смысл тратиться на финансиста, который будет вести управленческий учет. На старте его вполне потянет собственник. Но долго так продолжаться не может. С развитием бизнеса придется нанимать дополнительных сотрудников. И если управленческий учет важен, рекомендуется поручить его отдельному специалисту, а не сваливать на бухгалтера или администратора. 

Финдиректор или финансист. Профильный специалист, в руках которого сосредоточен управленческий учет и принятие решений на основе его результатов, – идеальная картинка. К этому стоит стремиться. Если в компании есть финансист или финансовый директор, владельцу бизнеса, гендиректору и бухгалтеру не придется брать на себя дополнительные непрофильные задачи. Первый может сосредоточиться на стратегическом планировании, второй – на бухгалтерском и налоговом учете. 

Какие документы нужны для управленческого учета?

Управленческий учет действующим законодательством не регламентирован. Соответственно, к документообороту в его рамках нет установленных требований. Правила и регламенты, по которым ведется учет, компания утверждает самостоятельно. Во избежание разночтений и беспорядка, рекомендуется придерживаться общей учетной политики, в частности закрепленных в ней принципов классификации доходов и расходов. 

Что касается первички, она исключительно важна для бухгалтерского и налогового учета. В управленческом же значение имеет сам факт какого-то события. Строгое соответствие подтверждающих документов нормам при этом вовсе не обязательно. Например, там, где для отражения факта хозяйственной деятельности в бухучете нужен приказ, смета расходов, счета-фактуры и отчет, в управленческом достаточно письменного согласования суммы расходов и чека о покупке. 

Отчетность давайте рассмотрим подробнее.

Отчеты в управленческом учете служат для оценки бизнеса со всех сторон. Отчетные формы делятся на главные и второстепенные. Ключевыми считаются баланс, отчет о финансовом результате и отчет о движении денежных средств. Второстепенные отчеты касаются центров финансовой ответственности. Они для каждой компании будут своими. В число второстепенных входят отчеты о клиентах, сделках, продажах, логистике, запасах, основных средствах, зарплате, маркетинге, кредитах и займах, налогах, прибыльности персонала, а также бюджетные планы. 

Основные отчеты: 

• Balance sheet. Без баланса в крупном бизнесе дело не обходится. А средний и мелкий его незаслуженно недооценивает. Баланс – отчет о том, из чего состоит бизнес, откуда берутся его активы, качественно ли он управляет капиталом. 

• P&L (ОПиУ, отчет о финансовом результате). Тут речь идет об эффективности компании за конкретный период – выручке, валовой прибыли, маржинальной прибыли, операционной прибыли, EBITDA, чистой прибыли. В целях принятия управленческих решений анализируется динамика выручки, разные виды расходов, рассматриваются данные по отдельным подразделениям, направлениям и проектам.

• Cash flow (ДДС – отчет о деньгах). По этому документу руководитель оценивает собственную эффективность в управлении денежными средствами. Предмет анализа – поступления и выбытия, источники поступлений и статьи расходов.

Среди второстепенных отчетов особый интерес представляют: 

• Отчет о сделках. Он актуален для компаний с несколькими направлениями и сильно различающимися ключевыми условиями проектов. Отчет позволяет понять, какие услуги убыточны, и выявить причины убыточности (это может быть завышение себестоимости в процессе оказания услуги или, например, некорректный учет трудозатрат, времени на коммуникацию).

• Отчет о клиентах. Документ актуален в бизнесе, который выстраивает долгосрочные отношения с клиентами (салоны красоты, фитнес-клубы, IT). Отчет позволяет анализировать клиентскую базу, сопоставлять уход клиентов с проведенными реорганизациями и т.п.

• Отчет отдела продаж. В фокусе находится оценка прибыльности продавцов. Показатели для оценки могут быть разными. Но они, однозначно, должны соответствовать целям бизнеса и быть понятными сотрудникам отдела продаж.  

• Отчет о прибыльности персонала. Документ показывает, во сколько сотрудник обходится компании и превышает ли результат его работы эту сумму. Оцениваться в рамках отчета могут работники разных подразделений, в первую очередь производственного. В производстве расходы на персонал являются частью себестоимости. И переплаты здесь чреваты уменьшением прибыли. 

Давайте подытожим: управленческий учет является не единственным, но крайне важным инструментом для принятия решений в компании. Грамотное его использование обеспечивает контроль над происходящим во всех подразделениях, а также позволяет эффективно планировать развитие и строить реалистичные прогнозы. 

Ключевой результат управленческого учета – решение конкретной задачи. И чем она сложнее, тем больше информации и аналитики нужно руководителю. Если перейти от теории к практике, управленческий учет нужен, чтобы понимать, какие показатели важны для бизнеса, где спрятаны финансовые резервы, какие решения позволят зарабатывать больше, сколько денег можно вывести прямо сейчас, есть ли ресурсы для открытия нового направления или внедрения инноваций. 

Задача руководителя, внедряющего управленческий учет, – найти баланс между гибкостью и контролем. Эффективный учет – результат командной работы. Каждый на своем месте должен понимать, что он делает и зачем. Только так можно получить достоверную информацию, качественную аналитику, на основе которой будет принято правильное решение. 

Теги данной публикации: #школа учета