Документооборот между бухгалтерской фирмой и клиентом

Взаимодействие аутсорсера с клиентом невозможно без эффективной организации документооборота. Этому аспекту стоит уделить особое внимание. Нюансы организации документооборота во многом определяют удобство сотрудничества с бухгалтерской компанией, выгоды передачи функций бухучета на аутсорсинг.

Кроме того, порядок в документах обеспечивает получение четкого представления о состоянии финансово-хозяйственных процессов, возможность принятия эффективных управленческих решений.

Как организовать документооборот между компанией и аутсорсером? Что нужно для эффективного обмена информацией? Попробуем разобраться.

Без регламента никуда!

Документооборот в любой компании должен быть четко структурированным, регламентированным. Причем касается это как внутреннего обмена документами, так и внешнего. И если в первом случае с регламентацией можно повременить, то во втором без нее не обойтись.

Регламент позволяет минимизировать ряд актуальных рисков:

несвоевременную передачу документов аутсорсеру со всеми вытекающими последствиями (вплоть до получения налоговых штрафов);
потерю документов на пути следования от заказчика к исполнителю и обратно;
сложности поиска нужных документов в номенклатурной базе (с обеих сторон!);
отсутствие возможности установления взаимосвязей между документами в рамках истории конкретной сделки
и многие другие.

Регламентация документооборота, во-первых, дисциплинирует его участников, а во-вторых, является необходимым условием автоматизации ряда бизнес-процессов. Кроме того, она обеспечивает существенную экономию времени на передачу, получение, поиск, экспертизу документов.

Как разрабатывается регламент?

Если вы планируете сотрудничать с профильным, крупным, опытным аутсорсером, скорее всего, регламентация документооборота будет предложена исполнителем. И новой компании имеет смысл ее принять, поскольку это существенно сэкономит время и ресурсы на разработку собственного регламента. Если вы передаете на аутсорсинг бухгалтерию функционирующей бизнес-структуры со своим регламентированным документооборотом, придется адаптировать регламент. Это рационально и не так сложно, как может показаться.

Итак, с чего же начинается регламент? Правильно, с разработки форм первичной документации. Если у вас новая компания, создание таких форм очень актуально. Кстати, эту функцию вы можете передать на аутсорсинг. Если первичка давно сформирована, закажите экспертизу документов аутсорсеру. Специалисты проверят формы на предмет соответствия требованиям действующего законодательства.

Второй важный этап регламентации – построение системы согласования, утверждения документов. Следует отметить, что при работе с аутсорсером рационально стремиться к минимизации этапов согласования. Это существенно упростит сотрудничество, оптимизирует процесс передачи и получения документов.

Третий аспект регламентации, требующий особого внимания, – сроки. Они должны быть определены четко, однозначно. Фиксируются сроки передачи документов в договоре или дополнительном соглашении. Причем обратите внимание на то, что устанавливать нужно не только сроки передачи документов аутсорсеру, но и сроки возврата таковых.

Как обмениваться документами?

Когда документооборот из бумажной регламентной плоскости переходит непосредственно в практическую, возникает логичный вопрос: как организовать обмен документами, чтобы он был максимально удобным для обеих сторон, безопасным? Здесь возможно несколько вариантов:

заказчик самостоятельно передает аутсорсеру документы на бумажных носителях;
представитель аутсорсера в определенные сроки забирает из офиса заказчика первичную документацию, необходимую для ведения учета, составления отчетности;
документооборот автоматизируется, переводится в электронный формат.

Последний способ становится все более популярным. Он позволяет оптимизировать процесс формирования, регистрации, передачи, получения документов. Также ЭДО минимизирует риск потери документов, как это часто бывает с бумажными образцами.

Независимо от того, каким способом передаются документы заказчиком аутсорсеру и обратно, рекомендуется использовать дополнительные бланки – реестры. Фактически они представляют собой описи передаваемых документов. Наличие реестра оптимизирует процесс проверки, регистрации переданных, полученных образцов. Если вы передаете бумажную первичку, оформляйте акт приема-передачи.

Что касается выбора формата организации документооборота, это вопрос индивидуальный. Он обсуждается при заключении договора на бухгалтерское сопровождение.

У кого хранится документация?

Документооборот между компанией-заказчиком и аутсорсером предусматривает не только обработку данных, создание документов, но и их хранение. Причем оно должно быть максимально безопасным. Если речь идет об электронных документах, хранение может быть организовано:

заказчиком;
исполнителем;
с использованием облачного сервиса и предоставлением доступа к нему определенным лицам.

Электронные базы удобно передавать на хранение аутсорсеру. Но в целях безопасности лучше хранить у себя архивы. Обновлять базы рационально раз в месяц.

Что касается бумажной документации, ее хранение – тоже вопрос обсуждаемый. Практика показывает, что многие заказчики опасаются передавать певичку на хранение аутсорсеру, поскольку расценивают это как потерю контроля над документооборотом. Такая ситуация для вас актуальна? Договоритесь с исполнителем о возврате документов в определенные сроки.

Как контролировать аутсорсера?

Документооборот с исполнителем можно и нужно контролировать. Заказчик должен быть в курсе того, что происходит с его документами, данными, информацией, переданной аутсорсеру. Для этого существует специальная, проверенная практикой и временем схема. Она предусматривает предоставление исполнителем заказчику отчетов о проделанной работе. Сроки их отправки могут быть разными. Кто-то запрашивает отчеты ежемесячно, кто-то по факту выполненных работ, например, сдачи отчетности по итогам конкретного периода.

Следует отметить, что контроль документооборота нередко может спровоцировать излишнюю бюрократизацию. Этого при сотрудничестве с аутсорсером следует избегать.

Бюрократические проволочки не выгодны ни заказчику бухгалтерских услуг, ни исполнителю.

Как избежать излишней бюрократизации? Просто помните о том, что один сводный отчет всегда лучше и информативнее нескольких мелких. Что касается сроков предоставления отчетности, оговорите их с аутсорсером заранее.

Документооборот между профильной бухгалтерской компанией и заказчиком услуг должен быть регламентированным, рациональным, эффективным, удобным для обеих сторон. И его организация – задача обоюдная. Обсуждайте условия, выясняйте заранее потенциально спорные или непонятные моменты. Это позволит избежать недопонимания в процессе сотрудничества.

Дата создания: 14.02.2018 11:36:08