Приводим учет в порядок

собираем исходные данные, как на бумажных носителях так и в электронной форме относительно:

• Учредительных и других правоустанавливающих документов организации.
• Применяемой системы налогообложения.
• Структуры организации с выделением обособленных подразделений, филиалов.
• Принятой в организации схемы документооборота, в том числе электронного.
• Информационной бухгалтерской базы, взаимосвязи с другими учетными системами организации.
• Сформированной учетной политики организации.
• Комплектов бухгалтерской и налоговой отчетности, отчетности в Фонды с отметками о сдаче.

! Отсутствие каких-либо базовых данных само по себе часто является поводом для беспокойства и предпосылкой обнаружения серьезных нарушений в учете.

В итоге анализируем такие моменты как:

• Применение в организации положений по бухгалтерскому учету и федеральных стандартов ведения учета (ПБУ и ФСБУ).
• Правильность формирования учетной политики, как основополагающего внутрифирменного документа, закрепляющего учетные принципы и правила.
• Соответствие учетной политики организации фактическим методам ведения учета.
• Применение в учете необходимых счетов согласно Плану счетов бухгалтерского учета и учетной политики организации.
• Ведение раздельного учета по видам деятельности, совмещаемым режимам налогообложения (например, УСН и ПСН).
• Выделение статей доходов и расходов, использование субсчетов, субконто (аналитики) для ряда счетов.

Проверяются такие моменты как:

• Общий анализ оборотно-сальдовой ведомости (ОСВ) учета в связке с другими отчетами в бухгалтерской информационной базе.
• Полнота ввода начальных остатков по счетам.
• Выборочная проверка корректности бухгалтерских проводок - корреспонденции счетов по принципу двойной записи (дебет, кредет).
• Отсутствие “красноты” в ОСВ - красным подсвечиваются нарушения по остаткам (сальдо) на счетах учета (дебетовое сальдо по пассивному счету, и кредитовое по активному).
• Отсутствие сальдо (нулевой остаток) на конец месяца по ряду счетов, которые должна закрываться в ноль (в том числе счетам 90, 91 и др.).
• Выполнение ключевых контрольных соотношений между значениями основных счетов учета.
• Текущую налоговую нагрузку и соответствие региональным показателям по размеру уплачиваемых налогов.
• Проверка ряда других показателей и соотношений.

Поэтому необходимо проверить:

• Общее соответствие организации учета требованиям законодательства,
• Логику и правильность формирования учетной политики
• Закрепление организацией форм синтетических и аналитических регистров, рабочего плана счетов и др.

Из этого вытекает необходимость проверки:

• наличия и комплектности распорядительных и исполнительных первичных документов за определенные периоды на всех хозяйственные операции.
• оформления первичных учетных документов, их отражения (заведения) в бухгалтерскую базу.
• наличия и комплектности документов на все активы и обязательства организации.
• наличия информационной бухгалтерской базы, в которую заносятся все первичные учетные документы

Занесение информации в регистры основано на принципе двойной записи, затрагивающей два счета - один по дебету, другой по кредиту. Это обуславливает проверку корректности:

• актуальности и полноты данных, занесенных в регистры бухгалтерской базы
• использования этих счетов (их выбора) в корреспонденции друг с другом, их наличия в рабочем плане счетов организации.
• стоимостного выражения проводки (стоимостная величина в рублях по дебету и кредиту счетов)
• выделение необходимых статей (субконто) к счетам учета
• синтетических и аналитических, хронологических и систематических регистров учета, заполнение всех необходимых полей регистров
• основных регистров таких как главная книга, оборотно-сальдовая ведомость, кассовая книга и т.п.

Это, свою очередь обязывать проверять такие моменты как:

• Выполнение контрольных соотношений между размерами оборотов, сальдо определенных счетов
• Равенство всех сальдо аналитических счетов сальдо соответствующих им синтетических счетов.
• Закрытие в ноль определенных промежуточных счетов на конец месяца

Это вершина айсберга в плане проверки, здесь анализируется:

• Полнота, правомерность принятия доходов и расходов к бухгалтерскому и налоговому учету
• Наличие и комплектность сданной налоговой и бухгалтерской отчетности, отчетности в Фонды
• Правильность формирования финансового результата, налоговой базы, расчета соответствующих налогов
• Выполнение контрольных соотношений показателей как внутри самих налоговых деклараций, так и их сверка с данными на счетах учета в оборотно-сальдовой ведомости

• Проблемы технического характера. Наши специалисты в ходе проведения аудита могут помочь с техническим восстановлением базы 1с, если она повреждена, восстановлением доступов к системе электронной отчетности и т.п.
• Отсутствие сданной отчетности за какие-либо периоды. Мы со своей стороны предпринимаем попытки провести сверку с налоговой на предмет перечня сданной отчетности.
• Неотвеченные требования от ИФНС. Определяем необходимость восстановления учета для ответа на требования и если такой необходимости нет, то сразу же отвечаем не требование по согласованию с клиентом и закрываем этот вопрос.
• Блокировка счета. На данном этапе мы выясним причину блокировки и, если не требуется восстановления учета, постараемся оперативно помочь с разблокировкой счета.

Если имеются ошибки в базовых настройках учета, определяющих правила его ведения, то, очевидно, встает о необходимости переделки всего учета целиком. На практике мы стараемся этого максимально избежать и пытаемся исходить из признака существенности тех или иных ошибок, определить, произошло ли грубое нарушение учета, занижение налоговой базы и т.п. и только если действительно нет иного пути, то по согласованию с руководством принимаем решение о полном исправлении учета.

Ошибки, неточности, допущенные в самой первичной документации, ошибки, допущенные при занесении документов в базу, или же попросту отсутствие (забыли занести или не получили от контрагентов) каких-либо документов в базе за какой-либо период или даты также очевидно лавинообразно порождают все последующие ошибки в учете. Мы стараемся определить в каждом таком случае возможность отразить выявленные доходы или расходы в текущем периоде в соответствии с законодательством, и если нет, то отражаем ошибки в прошлых периодах по дате неучтенных документов и корректируем все последующие периоды. Основным способом восстановления первичной документации является комплексная сверка с контрагентами.

По своей сути неправильное внесение данных в регистры учета, некорректные проводки и бухгалтерские операции также как ошибки в первичной документации искажают весь последующий учет, доходы и расходы, налоговую базу, величину рассчитанных налогов и т.п. Также как и в предыдущем пункте стараемся выйти из этой ситуации с минимальными потерями и исправлять ошибки текущим периодом. Если же мы понимаем, что в результате ошибок в учете была допущена существенная переплата по налогам в прошлых периодах, то по согласованию с руководителем корректируем эти периоды и возвращаем излишне уплаченные налоги.

Если ошибки были допущены на финальных стадиях учета - расчете налога, сдаче соответствующей отчетности, то по согласованию с руководителем и после оценки всех налоговых последствий мы подаем корректировочные декларации за соответствующие периоды. Но надо понимать, что корректировка деклараций за один период чаще всего ведет к необходимости корректировки деклараций за последующие периоды. Например, такая взаимосвязь присутствует между декларациями по НДС в части НДС с авансов полученных и уплаченных. Основным способом получения информации, были ли сдана та или иная отчетность, в случае отсутствия этой информации у руководителя организации - запрос соответствующих справок в ИФНС, Фондах.

• Задачи.

  Эффективность системы учета определяется в первую очередь задачами, которые ставит перед собой бухгалтер, Здесь грубо можно выделить два основных варианта:

  • 1-й - бухгалтер не сопричастен общему процессу улучшения финансовых показателей деятельности организации - “сколько получилось налогов - столько и получилось”,
  • 2-й - бухгалтер ставит перед собой задачу постоянного поиска новых форм и способов оптимизации процесса учета, перманентного изучения законодательной базы на предмет минимизации налоговой нагрузки, налоговых рисков.

  Наша задача в этом пункте перестроить систему учета на второй вариант развития.

• Функции.

  Важно понимать, что увеличение масштаба деятельности компании не должно линейно приводить к увеличению затрат на бухгалтерию, расширения штата бухгалтеров. Секрет здесь заключается в оптимизации функций бухгалтера или бухгалтеров, если их несколько, перераспределения функций между ними, сокращения затрат времени и денег на второстепенные бизнес-процессы за счет повсеместной автоматизации или реструктуризации. Иногда для устранения узкого места в бухгалтерском отделе достаточно произвести обмен одной-двумя функциями между сотрудниками. Часто беспроигрышный вариант - передать ведение целиком или какого-либо участка учета аутсорсинговой компании.

• Знания и компетенции.

  Часто главный камень преткновения в реорганизации учета - это уровень знаний бухгалтера. Очевидно, если этот уровень низкий и бухгалтер не готов его повышать по согласованию с руководителем, то за последним остается решение о целесообразности продолжения работы с текущим бухгалтером. Если же есть у клиента согласованная позиция по повышению уровня знаний текущего бухгалтера, то мы предложим индивидуальную программу обучения в нашем учебном центре и устранения необходимых пробелов.

• Гибкость к изменениям.

  Как известно, любые нововведения часто саботируются персоналом, нежелающим следовать общему тренду развития организации. К сожалению бухгалтеры не являются исключением из этого правила. Опять же оставляем на усмотрение руководителя решение данного вопроса, альтернативный вариант - предложим свои услуги по ведению учета на новом уровне.

• Руководитель.

  В контексте разговора об оптимизации учета важна позиция конечных выгодоприобретателей данного процесса - руководителя бизнеса, его собственников, их уровень знаний и погружения в нюансы учета, их осознанное желание исправлять слабые стороны своей бухгалтерии, снижать риски для бизнеса и всячески поддерживать данные улучшения на постоянной основе. В противном случае шансы на успех оптимизации невелики.

• Входящие коммуникации.

  С позиций системного анализа бухгалтерия как и любая другая подсистема организации не находится в вакууме, постоянно обменивается информацией, документами с другими отделами. Опять же с позицией системного анализа важно определить какая информация и откуда поступает в бухгалтерию, в том числе, кто отвечает за сбор документов,

• Пользователи информации.

  Аналогичным образом надо понимать структуру исходящих коммуникаций и пользователей информации, которых часто делят на внутренних - менеджмент и собственники компании, внешних - кредиторы, инвесторы, партнеры, контрагенты, и часто отдельно выделяют госорганы. В плане оптимизации учетных процессов надо понимать, какие выходные данные из бухгалтерии в какие отделы должны предоставляться, в каком виде и форме, устранять дублирование данных и другие узкие места. Например, отчеты из бухгалтерии являются основной финансового анализа и планирования для финансового или генерального директора.

• База данных.

  Очевиден тот факт, что данные в организации должны быть накапливаться, храниться, использоваться максимально системно и структурированно. Если бухгалтер вводит первичку в свою бухгалтерскую программу, параллельно им же или кем-то другим заносятся данные в Excel для управленческого учета - то здесь налицо необходимость оптимизации этих процессов, устранения дублирования информации и использования единой базы данных для разных видов учета.

• Документооборот.

  Данная область учета часто оставляет широкое поле для оптимизации процессов сбора документов, их визирования, обмена с контрагентами, обработки, ввода в бухгалтерскую базу, последующего хранения в том или ином виде. Часто оптимизация сводится к переводу документооборота в электронный формат, правильного структурирования и безопасного хранения документов в облаке, исключающего ненужную пересылку документов, настройку необходимых уровней доступов соответствующим специалистам и т.п.

• Автоматизация.

  Современный уровень ведения учета предполагает уход от рутинных повторяющихся операций везде, там где это возможно. Например, вместо ручного ввода данных первичных документов можно либо реализовать электронный документооборот с контрагентами, либо использовать программы сканирования, распознавания и автоматического ввода данных в бухгалтерскую базу.
  
  В этом случае происходит значительное высвобождение времени работы бухгалтера и смещения фокуса его внимания со второстепенных ручных операций в пользу таких функций управления в учете как анализ, планирование и контроль.

• Интеграция и синхронизация.

  Многообразие различных прикладных программных продуктов, используемых для разных целей бизнеса, делает безальтернативным их интеграцию, синхронизацию обмена данными между ними. Речь идет о выстраивании единой цепочки обмена данными между бухгалтерской учетной системой, товаро-учетной или складской системой, сайтом, CRM-системой, онлайн-кассой, банковским счетом и т.д. Наши ИТ-специалисты помогают закрывать эти и другие вопросы.

• Система договоров.

  Договорные отношения с контрагентами, в первую речь идет о типах договоров с заказчиками и покупателями, определяют весь последующий цикл бухгалтерских операций. Прямые это будут поставки, или агентские и комиссионные схемы поставок, способы оплаты - прямые банковские переводы или такие формы как аккредитив, инкассо, другие условия договоров - все это в совокупности влияет на содержание операций в учете, соответствующих им проводок, и оставляет поле для анализа оптимальности выбранных условий поставок.

• Система налогообложения.

  Первое, что приходит в голову при поиске способов законной минимизации налоговой нагрузки - это проверка правильности выбранной системы налогообложения. Нередко нами в процессе этой проверки обнаруживаются критические и системные ошибки, приводящие к большим переплатам налогов. Например, применение общей системы налогообложения без явной на то причины несомненно относится к одной из таких ошибок, или же неправильный выбор объекта в упрощенной системе налогообложения. Нами проводится сравнительный анализ налоговой нагрузки при разных системах налогообложения с учетом ограничения их применения и даются рекомендации относительно целесообразности смены текущей системы налогообложения.

• Учетная политика.

  Выбор правил ведения учета, способов отражения отдельных операций, закрепляемых в учетной политике, также является важной составляющей оптимизации учета. В том числе рабочий план счетов бухгалтерского учета, формы первичных учетных документов, порядок проведения инвентаризации, порядок признания доходов, учета основных средств, МПЗ, распределения и списания расходов и т.п. в совокупности определяют своего рода стратегию учета, которая и составляет суть его оптимизации.

• Налоговые льготы.

  В последнее время наблюдается положительная тенденции в поиске законодателей различных способов поддержки малого бизнеса, в первую очередь предоставление различных льгот по налогам, среди них как пониженные ставки по налогам, так и полное освобождение от налогов на какой-то период, как на федеральном, так и на региональном уровне. Знание и применение нами этих нормативно-правовых актов позволяет определенным категориям наших клиентов существенно снизить налоговую нагрузку.

• Структурирование бизнеса.

  Так как налог является произведением налоговой базы объекта налогообложения на налоговую ставку, то при правильном и законном структурировании самих этих объектов суммарно можно получить уменьшение налоговой нагрузки. Например, если у организации несколько видов деятельности и она создает группу компаний, обладающих признаками экономической самостоятельности - т.е. вариант законного дробления бизнеса, то за счет применения разных систем налогообложения можно получить в совокупности выигрыш в общей сумме уплачиваемых налогов.