Отчет бухгалтерской компании о проделанной работе.

Отчет бухгалтерской компании о проделанной работе.
10.05.2018

Любая, даже самая незначительная и мелкая ошибка бухгалтера может обойтись компании очень дорого. И не имеет значения, в штате трудится сотрудник или является специалистом профильной аутсорсинговой компании. В последнем случае риск появления ошибок существенно ниже. Профессиональный аутсорсер гарантирует качество учета.



Но как проверить работу внешней бухгалтерии? Удобно и эффективно это делать позволяет анализ отчетов, предоставляемых аутсорсером.


Порядок отчетности.

Порядок отчетности фиксируется в договоре на оказание услуг бухгалтерского сопровождения, абонентского обслуживания. Он включает:

  • периодичность предоставления отчетов;
  • формат передачи документов (большинство аутсорсеров формируют и передают клиентам электронные отчеты);
  • действия исполнителя в форс-мажорных ситуациях.
Порядок отчетности обсуждается с заказчиком услуг на этапе согласования, подписания договора. Аутсорсер обычно предлагает стандартный формат отчетности. Если для вашей компании он неудобен, обсуждайте возможность внесения корректив в договор на оказание услуг.

Форма отчета.

Отчитываться аутсорсеры перед клиентами могут в разных формах. Многие используют произвольные бланки. Единственное обязательное условие: отчеты должны соответствовать требованиям ФЗ «О бухгалтерском учете» (ст. 9). 

Нормативный отчет аутсорсера должен содержать:

  • наименование и дату создания документа;
  • наименование бухгалтерской компании, оказывающей услуги аутсорсинга;
  • содержание хозяйственных операций и названия подтверждающих документов;
  • измерители хозяйственных операций (денежное, натуральное выражение);
  • реквизиты лиц, ответственных за совершение и/или правильное оформление хозяйственных операций
  • подписи ответственных лиц (с расшифровкой).


Содержание отчета.

К содержанию отчетов аутсорсера тоже предъявляются определенные требования. Главное – информативность. Содержать отчет о предоставлении бухгалтерских услуг может разные сведения и данные.

Структура документа обычно следующая:

    • Общая часть. Здесь аутсорсер указывает реквизиты документа о предоставлении услуг, на основании которого он осуществляет определенные операции и выполняет работы. Также в общей части указываются сведения об исполнителе, актуальный отчетный период, в рамках которого услуги отражаются в отчете.

    • Перечень выполненных работ. Эта часть отчета содержит информацию о конкретных видах оказанных услуг в отчетном периоде. Перечень должен соответствовать условиям договора.

    • Объем и описание услуг. Эта часть отчета конкретизирует предыдущий пункт. Если клиентом ряд опций оплачивается отдельно (сверх абонентского платежа), то описательный блок позволяет оценить объем дополнительных расходов.

    • Количественные показатели. В этом разделе указывается количество сотрудников, задействованных в обслуживании компании-клиента в конкретном отчетном периоде, а также количество часов, потраченных на выполнение работ.

    • Качество услуг. На этот раздел клиентам аутсорсеров рекомендуется обращать особое внимание. Он позволяет оценить эффективность работы внешней бухгалтерии. В этом разделе указываются виды и размеры штрафных санкций, причины начисления штрафов, если таковые имели место.

    • Взаиморасчеты. Этот раздел дублирует соответствующий пункт договора.

    • Перечень дополнительных услуг, порядок их оплаты.

    • Рекомендации. Здесь аутсорсер указывает предложения по оптимизации работы в компании, рекомендации по уменьшению налоговой нагрузки и т.п.


Акт приема-передачи услуг.

Этот тип документа используется для фактического подтверждения выполнения исполнителем указанного в отчете перечня работ и принятия этих работ заказчиком. Акт имеет стандартизованную форму, не конкретизируется. В нем обычно указывается только перечень основных и дополнительных услуг с количественными показателями, если таковые являются актуальными.

Оформляется акт в пятидневный срок с момента передачи заказчику отчета о проделанной работе. В целях оптимизации бизнес-процессов многие аутсорсеры передают акты и отчеты в одном пакете документов.


Зачем нужны отчетные документы?

Отчет об оказанных услугах – не тот документ, к анализу которого можно относиться формально. Причем даже в том случае, если дополнительные опции в отчетном периоде не были подключены и сумма расходов на бухучет не превышает абонентский платеж.

Отчет аутсорсера позволяет:


1. анализировать динамику, структуру, объем предоставленных услуг;
2. контролировать порядок оплаты услуг бухгалтерской компании;
3. определять наличие/отсутствие дебиторской задолженности (просрочек платежей);
4. анализировать эффективность внешней бухгалтерии как способа ведения учета.


Сроки предоставления отчетов.

Для каждого заказчика бухгалтерских услуг актуальным является вопрос, как часто аутсорсер должен отчитываться о проделанной работе. Практика показывает, что рациональнее всего привязывать сроки к определенным отчетным периодам. Чаще всего используются два формата:

  • ежемесячный;
  • ежеквартальный.

Оптимальный вариант подбирается с учетом налогового режима и порядка налоговой отчетности компании-заказчика, объема хозяйственных операций, обрабатываемой аутсорсером документации и других актуальных вводных данных.

Используется и так называемый комбинированный формат отчетности. В таком случае аутсорсер может, например, ежемесячно отправлять клиенту формальные отчеты (с перечнем выполненных работ), а ежеквартально оформлять полноценный развернутый отчет с расшифровкой каждого раздела (пункта). Естественно, сроки, порядок, специфика

отчетности отражаются в договоре на оказание услуг или дополнительном соглашении. Последнее актуально, если сторонами принимается решение изменить сроки, порядок предоставления отчетов до окончания срока действия основного договора.


Нюансы контроля аутсорсера и штатного бухгалтера.

Кого сложнее контролировать: штатного специалиста или аутсорсера? Как показывает практика, выше риск совершить и/или не заметить ошибку в отчете в первом случае. Кроме того, чтобы определить качество работы штатного бухгалтера, руководителю приходится изучать далеко не один отчетный документ. Чаще всего анализируются:

    • отчет об убытках, прибыли;

    • инвентаризационные отчеты по складским остаткам;

    • отчеты по расчетам с контрагентами;

    • оборотно-сальдовая ведомость.

Все эти документы дают информацию только о том, ошибался ли ваш бухгалтер при ведении учета в конкретном периоде. А вот фактический объем его работы оценить по представленным отчетам невозможно. Также ускользают следующие моменты: коммуникация с налоговой, затраты времени на подготовку внешней отчетности и многие другие.

Развернутый отчет профильного аутсорсера максимально информативен. Он структурирован, удобен для анализа качества работы исполнителя и затрат на услуги внешней бухгалтерии. Режим контроля здесь предельно упрощен и максимально удобен для руководителя компании-заказчика.


Возврат к списку

Остались вопросы?

Заполните форму ниже и мы вам перезвоним

Ваши данные не будут переданы третьим лицам

Хотите узнать цену?

Заполните форму ниже и мы вам перезвоним

Ваши данные не будут переданы третьим лицам