Процесс занесения первичной документации в бухгалтерской фирме.

Документирование хозяйственных операций – ответственная задача. В рамках договора об абонентском обслуживании она может решаться специалистами компании-аутсорсера. Фактически работники бухгалтерской фирмы осуществляют ввод, загрузку, импорт, внесение данных из бухгалтерской первички в профильную программу (например, 1С). В целях минимизации риска совершения ошибок указанные процессы максимально автоматизируются. Осуществить это позволяет применение специального программного обеспечения.

Оперативность и точность внесения первички в базу

Документирование хозяйственных операций является довольно специфическим процессом. Бухгалтеру при решении актуальных задач так или иначе приходится сталкиваться с рядом проблем. Одной из главных является точность, оперативность внесения данных в бухгалтерскую программу.

Специалист обрабатывает множество первичных документов: товарные накладные, счета-фактуры, бланки технической документации, акты и т.п. Все они должны быть отражены в учете. Причем отразить первичку нужно строго в соответствии с нормативными требованиями и учетом специфики конкретной учетной системы.

В штатных бухгалтериях и в случае с внештатниками документирование осуществляется вручную. Метод широко распространен, но не идеален. Главный его недостаток – всецелая зависимость от человеческого фактора. При ручном вводе данных нередки неточности, опечатки, ошибки, дублирование данных. Все это отражается потом в отчетности.

Проблема оперативности, точности документирования хозяйственных операций решается эффективно и рационально с помощью аутсорсинга. Компания-исполнитель, во-первых, располагает штатом профильных специалистов, выполняющих функции внесения первички в базы, во-вторых, применяет IT-технологии автоматизации процессов.

Как осуществляется внесение первички в базу?

В аутсорсинговой компании бизнес-процессы могут быть организованы по-разному. Вот несколько распространенных схем:

Клиента обслуживает конкретный специалист. Соответственно, бухгалтер, что называется, в одни руки выполняет все необходимые операции, от документирования хозяйственных операций (внесения данных первички в базу) до составления финансовой, налоговой, бухгалтерской отчетности.

Клиент сопровождается командой специалистов. В этом случае обязанности бухгалтеров распределены. Часть сотрудников осуществляет ввод, загрузку первички в учетную систему. Отдельные бухгалтеры отвечают за контроль корректности и достоверности данных. Куратор проекта выполняет функции главного бухгалтера.

Выбор применяемой схемы определяется возможностями аутсорсинговой компании и форматом сотрудничества с конкретным клиентом. Также имеет значение фактический объем обрабатываемой первички. Если документируется небольшое количество хозяйственных операций, вполне достаточно одного специалиста. Компании с большими объемами документов и учитываемых данных, как правило, обслуживают команды бухгалтеров.

Экстренный ввод данных в системы

Специалистам бухгалтерских фирм нередко приходится решать нестандартные, сложные задачи. Одной из таковых является необходимость экстренного ввода в систему больших объемов данных. Когда это актуально для компании-заказчика услуг?

Большие объемы данных приходится обрабатывать в следующих случаях:

Текущая база данных компании повреждена или утрачена.

Компания переходит на другую учетную систему (не важно, в рамках одного IT продукта или нет).

Количество хозяйственных операций в компании резко увеличилось (открыты новые направления деятельности, создана филиальная сеть, бизнес вышел на новый уровень и т.п.).

Бухгалтерский учет какое-то время не велся вовсе или велся некорректно, с перерывами.

При экстренном вводе больших объемов данных в систему особое внимание уделяется контролю достоверности и корректности информации. Опытные специалисты аутсорсинговой компании не допускают дублирования данных, технических и расчетных ошибок. Исполнитель несет ответственность за качество бухгалтерских услуг.

Выполнять функции оперативно, эффективно и с минимальными рисками возникновения ошибок аутсорсеру позволяет соответствующее оснащение бухгалтерии. Программные, технические средства обеспечивают возможность решения сложных задач. Квалификация персонала также имеет огромное значение.

Услуги внесения первички в базу

Документирование хозяйственных операций с внесением соответствующих данных в учетную базу может быть разовой услугой и частью пакета бухгалтерского сопровождения. В первом случае клиент передает аутсорсинговой компании первичку, касающуюся конкретных сделок или отчетного периода. Специалисты оперативно обрабатывают входящие документы, безошибочно вводят данные в учетную систему.

Постоянная услуга предусматривает сотрудничество заказчика и исполнителя в долгосрочной перспективе. Согласно условиям договора, клиент регулярно передает первичку аутсорсеру для обработки, проверки и внесения в учетную базу. Ответственность за качество данных в базе лежит полностью на исполнителе. То есть за возможные ошибки, обнаруженные в базе и просочившиеся в отчетные документы, платит не заказчик услуг, а исполнитель. Аутсорсинг ввода первички в бухгалтерскую программу позволяет (в определенном смысле) минимизировать риск возникновения непредвиденных расходов.

Преимущества сотрудничества с бухгалтерской фирмой

Выгоды аутсорсинга фактической экономией средств не ограничиваются. Сотрудничество с компанией, имеющей хорошую деловую репутацию, передовое оснащение и качественные кадровые ресурсы, позволяет обеспечить безопасность бухгалтерской информации, минимизировать риск утечки и потери данных.

Профильные аутсорсеры применяют передовые технические решения для организации бизнес-процессов. Такие решения позволяют:

Снизить воздействие человеческого фактора. Соответственно, уменьшить количество возможных ошибок, опечаток, дубляжей и т.п.

Уменьшить среднюю стоимость обработки первичных документов. Благодаря этому клиенты не переплачивают за бухгалтерские услуги.

Масштабировать процессы и обеспечить круглосуточный доступ к учетной системе. Клиент в любое время может проконтролировать учетные процессы.

Устранить риск потери данных. Современные средства защиты информации прекрасно показали себя на практике.

Увеличить производительность труда специалистов. Технические решения позволяют бухгалтерам намного быстрее и эффективнее обрабатывать входящую первичку без риска допущения типичных ошибок.

Хотите, чтобы первичная документация обрабатывалась оперативно и максимально качественно? Доверяйте процесс внесения данных в учетную систему опытным, проверенным специалистам. Сотрудничайте с надежным аутсорсером. Это позволит оптимизировать затраты на организацию и администрирование учетных процессов, исключить перерасход ресурсов и минимизировать риск возникновения проблем при формировании отчетности.

Дата создания: 15.08.2018 18:36:52