Как организовать свою бухгалтерию?

ЧТО ТАКОЕ БУХГАЛТЕРИЯ И С ЧЕМ ЕЕ ЕДЯТ

 Зачем нужна бухгалтерия?

  Остерегайтесь незначительных расходов – маленькая течь потопит большой корабль. Б. Франклин 

  Принято считать, что бухгалтерия – это про математику, а не про бизнес. И ведь не поспоришь: цифры есть, операции есть, и дебет с кредитом должны сойтись. Кстати, о последних. Вот это как раз самый что ни на есть бизнес. Без грамотно организованной бухгалтерии, в прямом смысле, не свести концы с концами (то есть не посчитать доходы, расходы и прибыль). Давным-давно прошли времена, когда учет был прост настолько, что можно было вести бухгалтерию на коленке.

 По закону бухгалтерия нужна для того, чтобы отчитываться перед налоговой. Даже ИП на определенных режимах налогообложения, которые формально вести учет не обязаны, обязаны предоставлять отчетность. У вас возникло ощущение, что упомянутые вещи противоречат друг другу? Так и есть. Что по факту? Учет вести обязаны все. Это просто бизнес, ничего личного.

Соответственно, любая бухгалтерия:

• Учитывает движение активов (материалы, товары, денежные средства), обязательств (кредиторская задолженность, зарплата и т.п.).  

• Оформляет исходящие первичные документы и проверяет входящие на соответствие налоговому законодательству.     

• Считает налоги.      

• Отчитывается в ФНС и другие инстанции.

Благодаря грамотно организованному, корректному учету можно:

• Адекватно оценивать финансовое положение компании.
• Контролировать финансовые потоки, выявлять расхождение с прогнозами.
• Определять выгоду и убыточность операций.
• Находить резервы.
• Формировать и поддерживать репутацию добросовестного налогоплательщика, и деловую репутацию заодно.

  На связи капитан очевидность: разобраться с бухгалтерией придется, если, конечно, вы хотите по-настоящему управлять бизнесом, а не только делать вид. Без нее никуда!

Какие бухгалтерские термины нужно знать бизнесмену?

  Если хочешь быть богатым, нужно быть финансово грамотным. Роберт Кийосаки

  Меня тут как-то спросили, как организовать бухгалтерию, если вообще в ней не разбираешься. Мой ответ был – никак! В любом случае придется разобраться хотя бы в базовых понятиях, ключевых терминах. Вообще без погружения в тему невозможно ни организовать, ни проконтролировать процесс. Кстати, это касается не только бухгалтерии.

Итак, минимальный чек-лист по бухгалтерии для предпринимателя:

• Первичка. В основе любого бухучета лежит обработка первичных документов. Ими подтверждаются хозяйственные операции. Изобретать велосипед, организовывая бухгалтерию, не приходится. Есть унифицированные формы счетов, накладных, авансовых отчетов и т.п. Особое внимание – на обязательные реквизиты по ФЗ №402.
• Регистры. Бухгалтерские регистры служат для отражения сведений из электронной и бумажной первички. Применять можно стандартные регистры, можно разрабатывать их под себя.
• Двойная запись. Это принцип внесения в регистры сведений из первички. Двойная запись – отражение прихода (дебета) и расхода (кредита) материальных благ. Каждая операция оформляется по принципу Дт…Кт…
• Бухгалтерские счета. Это числовые коды, которые проставляются после Дт… и Кт… Служат счета для объединения близких хозяйственных операций в учетные группы.
• Проводка. Рутинная операция фиксации дебета и кредита с указанием соответствующих бухгалтерских счетов.
• Сальдо. Разница между дебетовым и кредитовым оборотом по счету.
• Бухгалтерский баланс. Главный отчет предпринимателя. В нем отражены активы и пассивы за конкретный отчетный период (календарный год).
• Отчет о прибыли и убытках (отчет о финрезультате). Еще один годовой отчет, часть обязательной бухгалтерской отчетности.

  Разбираться в бухгалтерских терминах нужно, чтобы говорить с бухгалтером на одном языке. Ничего не смыслящий в учете владелец фирмы – находка для мошенника.

Как упростить учет?

  Любая ошибка, которая может вкрасться в расчет, вкрадется в него. П. Друкер

  Желание упростить бухгалтерию понятно. И к этому, наверное, стремится каждый. Примечательно то, что специально ничего упрощать не нужно. Многие предприниматели и компании могут на законных основаниях вести упрощенный учет и сдавать минимум отчетов. Минфин и ФНС все предусмотрели.

 Упрощенный учет доступен индивидуальным предпринимателям, юридическим лицам. Минфином он рекомендован для малого бизнеса. Причем у налогоплательщиков есть выбор: вести полный упрощенный, сокращенный или минимальный учет. Каждый имеет свои особенности:

• Полный упрощенный учет актуален при большом количестве разноплановых финансово-хозяйственных операций. Его суть – в объединении родственных счетов в один.
• Сокращенный упрощенный учет отличается от полного еще и возможностью объединять регистры. Вместо нескольких ведется один. Фактически операции фиксируются в журнале учета фактов хозяйственной деятельности.
• Минимальный упрощенный учет – прерогатива микропредприятий. Он позволяет отказаться от принципа двойной записи (дебет/кредит) в пользу книги учета фактов хозяйственной жизни.

Тем не менее не все малые предприятия могут вести упрощенный бухучет. Это запрещено для:

• организаций, деятельность которых подлежит аудиту;
• жилищно-строительных и кредитных потребительских кооперативов.

  Упростить бухгалтерию могут далеко не все. Под запретом простой в организации и ведении учет для НКО, нотариусов, адвокатов, микрофинансовых организаций, кредитных потребительских и жилищно-строительных кооперативов, а также для всех, чья деятельность попадает под обязательный аудит.

ТРИ КИТА БУХГАЛТЕРИИ

 Специалисты. Можно ли обойтись без них?

  Не все то прибыль, что попало в кошелек. Лоренс Стерн

  Не каждый стартап потянет сразу наем опытного бухгалтера. Так что же делать, пока денег нет? Вести учет самостоятельно? Как говорила моя бабушка, все должны делать профессионалы. Но это не значит, что без бухгалтера никак не обойтись. Теоретически, вы сами можете стать бухгалтером.

 Режим «без бухгалтера» подойдет не всем. Если вы:

• ИП, работаете сам на себя, развиваете узкое направление, используете налоговый режим, позволяющий не вести бухучет, то можете ограничиться учетом финансовым. Это позволит отслеживать денежные потоки на первом этапе. Но с развитием бизнеса придется раскошелиться на организацию бухучета.
• ООО, малый бизнес, микропредприятие – совсем без бухгалтера никак. Если планируете вести учет самостоятельно, пройдите профильные курсы или используйте доступные программные решения, облегчающие и упрощающие учет.
• ИП или юрлицо, совмещающее несколько налоговых режимов, – с самостоятельной бухгалтерией могут возникнуть серьезные сложности.

  В общем так, друзья мои. Без бухгалтера и бухучета в бизнесе никак. Если нет денег на специалистов, придется справляться самостоятельно. Но если уж что-то делать, то делать это надо хорошо.

Технологии. Заменят ли программы бухгалтера?

  Бухгалтерия – триумф математики над разумом. Владимир Борисов.

  Вот спрашивается, зачем вообще нужны бухгалтеры, если есть такие удобные, простые и понятные онлайн-инструменты для ведения учета? Свои программы сейчас предлагают даже обслуживающие банки. Казалось бы, бери, пользуйся. Но вообще не задумываться о бухучете ни с одним ПО не получится.

 Цифровизация шагает по планете. Мало кто ведет учет вручную, на бумаге. Организовывая бухгалтерию, придется учитывать необходимость автоматизации и подбирать соответствующее ПО.

Что должна уметь бухгалтерская программа? Как минимум:

• Обрабатывать учетную информацию, работая от документа или от проводки.

• Синхронизироваться с кассой.

• Формировать налоговую и бухгалтерскую отчетность в соответствии с режимом налогообложения.

• Напоминать о сроках сдачи отчетности.

• Запускаться на разных устройствах, и мобильных в том числе.

• Автоматически обновляться.

• Подсказывать, что нужно делать (очень актуально для неспециалистов!).

Учетная политика – начало начал

Вы никогда не сможете разориться, получая прибыль. Мейер Амшель Ротшильд 

Грамотно организовать работу бухгалтерии и обеспечить непосредственное ведение учета без четкой инструкции невозможно. Такой инструкцией, по сути, является учетная политика. И в ней все совсем иначе, чем в политике государственной. Никаких голосований и коллегиального принятия решений. Только четкие положения и конкретные формулировки.

 Перечень положений в локальном нормативно-правовом акте может меняться. Имеют значение налоговый режим, виды деятельности, формат учета (полный, упрощенный). Что же касается бухгалтерии, в учетной политике в обязательном порядке указываются:

• Ответственные за ведение учета лица.

• Способ ведения учета.

• Рабочий план счетов.

• Регистры и формы первички.

• Порядок учета расходов, доходов.

• Порядок оценки основных средств, проведения инвентаризации.

• Способ оценки и учета готовой продукции, товаров, товарно-материальных ценностей.

• Нормативные документы (ФЗ №402, НК РФ, действующие правила бухучета или федеральные стандарты).

• Шаблоны первички и регистров, если они отличаются от унифицированных.

  Для формирования учетной политики, без которой полноценный бухучет невозможен, можно использовать онлайн-конструкторы. Но не все такие сервисы учитывают актуальные изменения законодательства. Если не хотите рисковать понапрасну и делать ошибки на старте, обращайтесь для разработки учетной политики к специалистам.

ДОСТУПНЫЕ СПОСОБЫ ОРГАНИЗАЦИИ БУХГАЛТЕРИИ

 Как вести учет самостоятельно?

Угол зрения зависит от занимаемого места. Закон Майлса

Зачем платить, когда можно сэкономить? Логично. Вот только тотальная экономия на бухгалтерии может дорого обойтись. Но не буду пугать вас раньше времени. Да и не все так однозначно в мире финансов и цифр. Как говорится, не боги горшки обжигают. Бухучету можно научиться. И если вы собрались вести бухгалтерию самостоятельно, я настоятельно рекомендую приобрести специальные знания!

 Самостоятельная организация бухгалтерии, по сути, сводится к работе с онлайн-сервисами. Все, что нужно, – это зарегистрироваться на портале, посмотреть демо-ролик или начать учет. Сервисы позволяют разносить выписки, вносить всю первичку, считать налоги, формировать платежки на налоги, отчитываться в налоговую.

Плюсы:

• Дешево. У каждого предпринимателя найдется несколько тысяч рублей в год на бухгалтерию.

• Наде

жно. Сам ведешь учет, сам все контролируешь.

Минусы:

• Риск ошибок. Многие ошибки блокируются самим сервисом. Но пользовательские решения остаются в зоне риска.

• Самоорганизация. Нет ее – есть просрочки по отчетам, ошибки в расчете налогов и штрафы от ФНС.

• Время. С развитием бизнеса растут обороты, новые операции приходится вносить в программу. Соответственно, больше времени тратится на бухгалтерию.

Самостоятельная бухгалтерия – рациональное решение на старте для бизнеса с небольшими оборотами. Кроме того, она позволяет разобраться в бухучете, чтобы потом контролировать бухгалтера.

Можно ли доверять бухгалтеру-фрилансеру?

Кружева договоров плетутся на крючках противоречий. Владимир Бирашевич

А что, удобно: пригласил раз в месяц специалиста в офис, он забрал все документы, обработал и выдал готовую отчетность. А еще лучше – общаться по электронной почте (бесконтактное сотрудничество сегодня в тренде). Но возникают вопросы: во-первых, где найти человека, во-вторых, можно ли на него положиться? В первом случае поможет старое доброе сарафанное радио и специальные сервисы. Во втором – как повезет.

 Приходящий бухгалтер или бухгалтер-фрилансер – старая песня о главном. Кто-то хвалит такой метод организации бухгалтерии, кто-то отчаянно ругает. Вот вам актуальные плюсы и минусы – думайте сами, решайте сами.

Плюсы:

• Очевидный, доступный, простой вариант.

• Предложений от специалистов уйма, хоть на том же «Авито».

• Доступно. Серьезно по бюджету оплата услуг такого специалиста не бьет.

Минусы:

• Невозможно оценить уровень профессионализма специалиста.

• Есть проблемы с контролем и взаимодействием. Требуешь от бухгалтера результат, а он отключает телефон и исчезает с горизонта – классика!

• Просрочки. Высокий риск не отчитаться вовремя обусловлен перегрузкой бухгалтера в отчетный период.

• Отсутствие ответственности. С приходящего бухгалтера или фрилансера не стребуешь компенсацию за начисленный штраф из-за ошибки в отчете.

• Отсутствие доступа к базе. Бухгалтер работает в своей программе. И в случае конфликта интересов базу он может клиенту не отдать. Многие так и делают, из вредности, наверное.

• Цена. Высокая стоимость услуг вообще ничего не гарантирует. Все указанные риски сохраняются.

Не пользоваться услугами приходящих бухгалтеров. Если пользоваться, то фиксировать договоренности и использовать облачные инструменты ведения учета и сдачи отчетности. Аккаунт в облачном сервисе заводить под своей учетной записью и не давать бухгалтеру права управления этим аккаунтом.

  Приходящий специалист – не самый надежный способ организации бухгалтерии. Если уж вы его выбираете, фиксируйте договоренности на бумаге. А чтобы не потерять учетные данные, используйте облачные сервисы и свой аккаунт с ограниченным для бухгалтера доступом и правом управления.

Сколько стоит бухгалтер в штате?

Экономия состоит не в сбережении, а в отборе. Эдмунд Бёрк

Перефразирую народную мудрость и скажу, что хорошие бухгалтеры на дороге не валяются. Это я к тому, что если уж искать штатника, то на профильных ресурсах. Можно и в кадровое агентство заглянуть, если есть лишние деньги. Кстати, о деньгах: штатник в прямом смысле обойдется недешево. Да и непросто сегодня найти грамотного бухгалтера, особенно если вам нужен отраслевик.

 Суть способа организации бухгалтерии: ищем специалистов, назначаем собеседования, проводим рекрутинг по всем правилам, отбираем кандидата, договариваемся об условиях сотрудничества, принимаем в штат.

Плюсы:

• Живое общение. Для кого-то это принципиальный момент.

• Налоговая оптимизация в подарок. Отказать руководителю в консультации по снижению налоговой нагрузки, да и в применении мер для ее оптимизации бухгалтер не сможет, ему же тут зарплату платят.

• Специалист всегда под рукой. Это ли не повод делегировать ему часть полномочий, управленческим учетом загрузить, например?

Минусы:

• Зарплата. Не рассчитывайте, что найдете грамотного специалиста за 20 тысяч в месяц.

• Накладные расходы. Больничный, отпуск, зарплатные налоги, страховка, повышение квалификации – все это стоит немалых денег.

• Сопутствующие расходы. Обеспечение рабочего места (от помещения и техники до оплаты сотовой связи, доступа к интернету), платные справочно-правовые базы, профессиональная корреспонденция, инструменты для сдачи отчетности, бухгалтерская программа – недешевые приложения к услуге «штатный бухгалтер».

  Можете финансово позволить себе штатника – нанимайте. Но учтите, что деньги – это еще не все. Нерационально нанимать бухгалтера в штат, если вы не сможете его контролировать, то есть совсем ничего не смыслите в бухгалтерии.

Аутсорсинг – это выгодно?

Всякая экономия в конечном счете сводится к экономии времени. Карл Маркс

Информация правит миром. Страшно передавать ее в чужие руки, особенно если информация коммерческая, а руки – неизвестные. Но кто не рискует, тот сами знаете, что делает. Кстати о рисках, их не так уж много, если подойти к выбору аутсорсинговой компании с холодной головой. Лично от меня рекомендация – не ведитесь на бесплатный сыр. Задешево вашу бухгалтерию будет вести какой-нибудь студент или бухгалтер, у которого десяток фирм на обслуживании. Чем чревато то и другое, думаю, говорить не нужно.

 Суть способа в том, чтобы передать бухгалтерские функции на внешнее управление. Все официально, по договору. Все, что нужно после его заключения, – регулярно снабжать аутсорсера информацией о финансово-хозяйственной деятельности. Остальное (ведение базы, регистры, проводки, расчет налогов, отчеты) – его забота.

Плюсы:

• Компетентность бухгалтеров. Аутсорсеру банально невыгодно держать в штате посредственных специалистов.

• Ответственность. Она четко оговорена и юридически закреплена. Соответственно, при возникновении проблем досудебные процедуры и суд в вашем распоряжении.

• Накладные расходы. Их нет и точка.

• Сопутствующие расходы. Их тоже нет. Вы платите только за услугу, содержание персонала, организация рабочих мест – головная боль аутсорсера.

• Эффективный учет. Аутсорсинг обеспечивает точность, четкость, соблюдение сроков. И никаких проблем с программами, покупкой обновлений и т.п.

Минусы:

• Дополнительные услуги – дополнительные деньги. Лучше сразу продумать, какие опции включить в пакет.

• Финансовая дисциплина. Если услуга не оплачена, оказана она не будет.

• Самоорганизация. Не передали вовремя документы аутсорсеру, считайте, что не сдали отчетность. В этом случае финансовый груз штрафов ляжет на ваши плечи.

  Правило «хочешь сделать хорошо – сделай сам» в организации бухгалтерии не работает. И в ведении бухучета, кстати, тоже. Здесь лучше довериться профессионалам. Причем профессионалам высокого класса и с застрахованной ответственностью.

Теги данной публикации: бухгалтерия