Обособленное подразделение

Активно развивающийся бизнес осваивает новые рынки и территории, увеличивает клиентский портфель. Вместе с этим он наращивает администрирование. Открытие каждой новой точки, будь то офис, склад или магазин, требует изменений в бухгалтерском и налоговом учете. Также перед руководством компании встают новые юридические вопросы. 

Здравствуйте! Меня зовут Ирина, я эксперт компании «Бухгалтер.рф». Мы с коллегами осуществляем юридическое, бухгалтерское, налоговое сопровождение бизнеса с обособленными подразделениями. Мы консультируем по регистрации новых структурных единиц компании, организации и ведению бухучета, налогообложению и налоговой оптимизации, взаимодействию с контрагентами и контролирующими организациями. Работа с обособленными подразделениями, как показывает практика, имеет несколько особенностей. О них сегодня и поговорим. 

Какую обособку можно открыть? 

Все обособленные подразделения объединяет территориальный принцип и создание рабочих мест на срок от 1 месяца (ст. 11 НК РФ). Эти характеристики актуальны для представительств, филиалов, других структурных единиц. Все это де-юре и де-факто обособленные подразделения, и у каждого из них есть свои особенности. 

Представительство, согласно  ст. 55 ГК РФ, осуществляет защиту интересов юрлица и представляет их в разных инстанциях. У филиала права и полномочия шире. Он может выполнять все функции головной компании или часть ее функций, в том числе представлять интересы на разных уровнях. 

Выбор вида обособленного подразделения важен для организационного, управленческого, бухгалтерского и налогового учета. Во избежание ошибки рекомендуем обращаться за консультацией к специалистам. 

Когда нужно обособленное подразделение, а когда нет? 

Если создается подразделение, скажем, в другом регионе, очевидна необходимость формирования обособки (ОП). Но бывают сложные и неоднозначные ситуации. У нас есть по ним успешные кейсы. 

Начнем с того, что гражданское и налоговое законодательство не ограничивает количество сотрудников в ОП и не предусматривает санкций за отсутствие в локальных документах компании распоряжения на его создание. Общее правило следующее: есть стационарное рабочее место − нужна обособка. 

Переходим к практике:

• Клининговая компания заходит в новый город, нанимает сотрудников, которые начинают работать на территории клиентов. С уборщиками заключаются трудовые договоры. Обособленное подразделение не регистрируется, поскольку отсутствует необходимость в создании и содержании стационарных рабочих мест. 

• Фирма выполняет строительные работы, ежедневно отправляет сотрудников на объект (стройплощадку). Если ход строительства контролирует генподрядчик, сотрудники приезжают на работу из дома (не работают вахтовым методом с проживанием), фактический работодатель, то есть наша фирма, рабочие места не контролирует. А значит, она не обязана оформлять обособленное подразделение. Другое дело, когда  стройплощадка находится под контролем фирмы, ее представители организовывают рабочие процессы, выдают инструменты, оборудуют стройплощадку бытовками. В этом случае ОП открывать обязательно.

• Компания выполняет дорожные работы. Сотрудники работают «в поле», и в регионе выполнения заказа ОП не регистрируется. 

• Фирма открывает склад в купленном или арендованном помещении. Объект предполагает создание стационарных рабочих мест. Обособленное подразделение регистрируется в обязательном порядке. 

• Компания снимает дополнительное помещение в том же бизнес-центре. ОП не регистрируется, поскольку новая точка не характеризуется территориальной обособленностью и относится к той же ИФНС, что головной офис. Проблемы могут возникнуть, когда дополнительное помещение арендуется под новое направление бизнеса (отдельный вид деятельности). Судебная практика в этом случае на стороне налогоплательщиков, но ФНС с этим не согласна. 

Как зарегистрировать обособленное подразделение? 

Регистрация осуществляется после того, как принято решение о создании ОП и определен его тип. Если речь об иных подразделениях, регистратору подается только форма С-09-3-1. 

Чтобы зарегистрировать представительство или филиал, согласно ФЗ №14 «Об ООО», необходимо: 

• Принять соответствующее решение на собрании участников

• Утвердить Положение ОП

• Назначить руководителя

• Издать приказ о создании нового структурного подразделения 

Важно: обособка не должна быть «бумажной». Создавая подразделение, позаботьтесь о формировании штата, назначении руководителя. Также реальным должен быть юридический адрес ОП. Принципы его выбора и проверки такие же, как для регистрации юрлица. 

Что должно быть в Положении об ОП? 

Положение – определяющий документ подразделения (как устав для головной организации). В нем указываются: наименование ОП, местонахождение, права, обязанности, функции юрлица, полномочия и функции руководителя, сведения об имуществе, собственном счете, балансе, способе расчета заработной платы. Зарплату может начислять бухгалтерия головного офиса или ОП. 

Дополнительно в документе прописываются правила перемещения товарно-материальных ценностей, денежный оборот, внутренняя отчетность и т.п. 

Сроки регистрации обособок

Согласно приказу Минфина от 05.11.2009 №114н, филиалы, представительства и другие обособленные подразделения регистрируются в течение месяца от даты их создания. Филиалы и представительства включаются в ЕГРЮЛ. 

Несвоевременная регистрация ОП грозит штрафами: 

• 200 руб. за просрочку (ст. 126 НК РФ)

• 10% от полученных доходов за работу без постановки на налоговый учет (минимум 40 000 руб.)

Регистрационная процедура занимает до 5 рабочих дней. О том, что ОП поставлено на учет, налогоплательщик получает электронное уведомление. 

Какие документы нужны для регистрации филиала? 

Чтобы поставить на учет филиал, в ИФНС подаются:

• Решение о создании обособленного подразделения

• Утвержденное положение об ОП

• Учредительные документы с изменениями 

• Свидетельство о регистрации головной компании

• Приказы о назначении руководителя и главного бухгалтера филиала

• Квитанция об уплате регистрационной госпошлины

• Выписка из ЕГРЮЛ для головного юрлица

• Заявление – форма Р13014

Также подаются документы, подтверждающие юридический адрес филиала. Если речь идет об арендованном помещении – договор аренды и письмо от собственника.

Можно ли зарегистрировать новую фирму вместо ОП? 

Де-юре такой способ организации бизнеса законом не запрещен. Правда, это сильно смахивает на дробление. ФНС расценивает это как незаконную оптимизацию налогообложения (например, уплату вместо НДС и налога на прибыль единого упрощенного налога УСН). Организации грозит проверка, доначисления и штрафы по ст. 122 НК РФ – до 40% неуплаченных налогов. Также ФНС отслеживает дробление в целях получения налоговых и других преференций. Открывая новое юрлицо со статусом МСП, бизнес получает возможность участвовать в тендерах на льготных условиях. Перспектива заманчивая, но и риски высокие. 

Отказавшись от регистрации обособки в пользу новой фирмы, бизнес сталкивается и с другими проблемами: 

• При установлении взаимозависимости юрлиц сделки попадают под особый контроль ФНС. 

• Для перевода сотрудников в филиал или представительство их придется уволить и принять заново. На старом месте работы придется выплачивать компенсации. 

• Передача имущества просто по акту и внутреннему перемещению невозможна. Придется залучать договоры займа, купли-продажи, поставок.

• С проведенных операций каждая фирма платит свои налоги. При обратной передаче ТМЦ получается двойная налоговая нагрузка.

Присваивается ли обособленному подразделению собственный ИНН? 

Обособленное подразделение не является отдельным (самостоятельным) юридическим лицом. Налоговая не присваивает ему ИНН. Филиалы, представительства и другие обособки регистрируются по КПП – коду причины постановки на учет. В учетных и отчетных документах ОП указывает ИНН головной организации. 

Узнать КПП можно из ЕГРЮЛ, если речь о филиале или подразделении, и из свидетельства о постановке на учет, если открывается другое ОП. 

Как осуществляется бухучет ОП, когда есть отельный баланс и когда его нет?

Бухучет в обособке ведется в соответствии с учетной политикой и другими локальными нормативно-правовыми актами головного офиса. Это касается всех участков, в том числе перемещения ТМЦ. 

Если у ОП нет отдельного баланса, при передаче оборудования, инструментов, запасов, основных средств делается внутренняя переброска с отражением в аналитическом учете. Денежными средствами подразделение без баланса не оперирует. Все финансовые операции осуществляет так называемая центральная бухгалтерия. 

Если у обособки есть отдельный баланс, для перемещения денежных средств и ТМЦ используется счет 79, предназначенный для отражения внутрихозяйственных расчетов. 

Влияет ли ОП на налоговый режим головной компании? 

Если юридическое лицо работает на ОСНО, у него нет ограничений по открытию обособленных подразделений. Упрощенцам запрещено регистрировать филиалы (ст. 346.12 НК РФ), но о других видах ОП в законодательстве ничего не сказано.

По умолчанию обособка работает на том же налоговом режиме, что и головной офис.  Если ОП в середине года открывает упрощенец, он теряет право на применение спецрежима и переходит на ОСНО. Иногда это может быть выгодно и даже удобно. Например, если упрощенцу предлагают выгодный контракт, но для заказчика важно наличие НДС. Фирма на УСН может создать филиал, перейти на ОСНО и получить заказ. 

Какие налоги актуальны для обособленного подразделения? 

Налогообложение зависит от типа ОП, наличия сотрудников, имущества, движения денежных средств и т.п. Рассмотрим ключевые налоги. 

НДС. Плательщиками налога, согласно ст. 143 НК РФ, являются индивидуальные предприниматели и юридические лица. Обособка самостоятельной фирмой не является и статус ИП иметь не может. Соответственно, она не сдает декларацию по НДС и не платит налог, эти обязательства исполняет головная организация. Но счета ОП выставляет с НДС, указывая свой КПП, а не ИНН юридического лица. 

Налог на прибыль. Доходы обособленных подразделений облагаются налогом на общих основаниях – по ставке 20%. Доля, которая перечисляется в федеральный бюджет, составляет 3%. Этот налог уплачивается головной организацией и по подразделениям не распределяется (ст. 288 НК РФ). Оставшиеся 17% перечисляются в бюджет субъектов, в которых ОП поставлены на налоговый учет. Если головная организация и обособки находятся в одном субъекте, платить налог и представлять общую декларацию может юридическое лицо. Распределять данные по ОП в отчетности при этом вовсе не обязательно. В разных субъектах ОП уплачивают налог и отчитываются по нему самостоятельно. Если в регионе находится несколько обособок, сдавать декларацию может одно за всех. Головная организация подает отчетность с учетом сведений, полученных от всех своих ОП. 

НДФЛ. Начисление налога, перечисление в бюджет, подготовка и сдача отчетности (форма 6-НДФЛ) – обязанность обособленного подразделения. Если в регионе находится несколько ОП, платить налог и отчитываться можно по месту постановки на учет одного из них. НДФЛ платится за сотрудников, которые работают по договорам, заключенным непосредственно с обособкой. Если в подразделении работают специалисты, заключившие договор с головной организацией, налоговое бремя ложится на нее. 

Страховые взносы. Взносы платятся по тому же принципу, что НДФЛ. Если обособленное подразделение начисляет и выплачивает зарплату, оно уплачивает страховые взносы и подает в ЕСФ соответствующие формы, а также представляет сведения по персонифицированному учету. 

Имущественный налог. Налог на имущество перечисляет в бюджет обособленное подразделение, выделенное на отдельный баланс. За то, которое на баланс не выделено, обязательства исполняет головная организация. Что касается налога, он, согласно ст. 385 НК РФ, перечисляется в бюджет по месту нахождения недвижимости. Декларация подается по месту уплаты налога.

Транспортный налог. Обособленные подразделения уплачивают налог по месту нахождения транспортных средств (ст. 363 НК РФ).

Как закрыть обособленное подразделение? 

Порядок закрытия ОП зависит от вида структурного подразделения. Чтобы снять с учета представительство или филиал, придется подавать полный пакет документов, аналогичный пакету для регистрации. Сведения о закрытии отражаются в ЕГРЮЛ.

Чтобы закрыть другое ОП, нужно подать в ИФНС форму С-09-3-2, утвержденную приказом ФНС от 04.09.2020 №ЕД-7-14-632. 

Уведомить налоговую о закрытии обособки нужно в трехдневный срок от даты прекращения деятельности структурного подразделения. 

Подытожим: обособленные подразделения самостоятельными юрлицами не являются. С этим связана специфика их регистрации и закрытия, особенности налогового и бухгалтерского учета. ОП, выделенные на отдельный баланс, имеют собственную бухгалтерию и расчетный счет, невыделенные – не имеют. 

Объединяет филиалы, представительства и другие обособленные подразделения необходимость отчитываться перед головной организацией. Специалисты составляют финансовую и управленческую отчетность, которая отражает фактическое положение дел в структурном подразделении. Такие документы чаще всего не подаются в ИФНС, статистику и другие контролирующие органы. Они предназначены для внутреннего пользователя и могут использоваться, например, для подготовки консолидированной отчетности. 

Учет в обособленном подразделении можно вести своими силами и с помощью аутсорсера. Передача бухгалтерии на внешнее управление уменьшает риск ошибок и позволяет сэкономить время. 

Теги данной публикации: #Разбираем тему