Что необходимо предоставить бухгалтерской фирме для начала сотрудничества?
Телефон: +7(495) 149-00-49 Почта: info@rfbuhgalter.ru

Что необходимо предоставить бухгалтерской фирме для начала сотрудничества?

Что необходимо предоставить бухгалтерской фирме для начала сотрудничества?

Что необходимо предоставить бухгалтерской фирме для начала сотрудничества?

Каждый, кто пользуется бухгалтерским аутсорсингом впервые, задается логичным вопросом: а с чего все начинается? Именно в начале сотрудничества с выбранной бухгалтерской компанией закладываются основы последующего взаимодействия, эффективного или не очень. Давайте разберемся, что представляет собой передача бухгалтерии на аутсорсинг на начальном этапе.


Отправная точка.

Итак, что нужно для сотрудничества с профильной бухгалтерской компанией? Прежде всего, статус ИП или юридического лица. Если речь идет о последнем, на старте передачи бухгалтерии на аутсорсинг понадобятся:

    • учредительные документы;
    • данные о постановке на учет в ФСС, ПФ, Росстате;
    • бухгалтерский документооборот (для давно работающих компаний – за последние 5 лет, для новых – за весь период             осуществления деятельности);
    • налоговая отчетность за последние 3 года (или весь период, если компания зарегистрирована недавно);
    • документы о наличии задолженности перед бюджетом, если таковая имеется.

Все это необходимо для подбора оптимального формата бухгалтерского аутсорсинга. Кроме того, без учредительных документов с компанией не будет заключен договор о предоставлении услуг.

По всем указанным выше пунктам на старте сотрудничества с бухгалтерской фирмой будет определен объем работ. Если нужно что-то доделывать, корректировать, это будет включено в программу аутсорсинга.


Информация по отчетности.

Передача бухгалтерии на внешнее управление, как правило, предусматривает аутсорсинг отчетности. Чтобы специалисты компании-исполнителя могли провести аудит, им необходима полная информация по отчетным документам за несколько периодов. Вводные данные определяются по договоренности сторон. Если проблем с налоговой у заказчика бухгалтерского аутсорсинга нет, чаще всего дело обходится отчетностью за последний год.

Важно отметить, что при передаче информации компании-исполнителю особое внимание следует уделить формату и способу коммуникации с контролирующими структурами. Иными словами, аутсорсер должен знать, каким образом компания-заказчик ранее передавала отчетную документацию по инстанциям (сдавали лично, отправляли почтой, заполняли отчетные формы на сайте ФНС, пользовались сервисами Такском, Контур, СБИС и т.п.). Специалисты аутсорсера проведут анализ эффективности актуального способа коммуникации с контролирующими структурами и предложат более выгодную альтернативу в случае необходимости.


Доступ к клиент-банку.

Данная опция обязательной не является. Часто сотрудничество строится по следующему принципу:


    •   Аутсорсер берет на себя обязательства по формированию платежных поручений по налогам, взносам, сборам и другим актуальным платежам.
    •   Клиент самостоятельно подписывает и отправляет готовые поручения, заходя в клиент-банк, используя свой уникальный логин, пароль.

По договоренности сторон аутсорсер может проводить платежи через банковский сервис. Такой формат сотрудничества обсуждается в индивидуальном порядке. Нюансы работы с клиент-банком прописываются в договоре на оказание услуг или дополнительном соглашении.

Каждый из указанных способов отправки обязательных платежей имеет свои особенности. В первом случае клиент передает на внешнее управление только часть работы с клиент-банком. Перечисления остаются его прерогативой. Соответственно, риск финансовых потерь и нарушения конфиденциальности равен нулю.

Во втором случае клиент получает возможность передать на внешнее управление функцию исчисления и уплаты налогов полностью. Неразглашение коммерческой информации гарантируется аутсорсером. Что касается финансовых рисков, минимизировать таковые позволяет грамотно составленный договор на оказание услуг, включающий однозначное и подробное описание полномочий аутсорсера по работе с клиент-банком.


Первичная документация.

Ведение бухгалтерского учета осуществляется на основании соответствующих первичных документов. Они должны быть предоставлены аутсорсеру на начальном этапе сотрудничества. В дальнейшем бухгалтерская первичка передается исполнителю в порядке, установленном двусторонним договором.

Работа с первичкой может быть организована и другим способом. Он предусматривает передачу функции на аутсорсинг полностью. То есть компания-исполнитель берет на себя и создание первичных документов, и принятие их к учету. Формат работы с бухгалтерской первичкой обсуждается на этапе переговоров о возможном сотрудничестве и при подписании договора.


Зарплата и кадры.

Если аутсорсинг бухгалтерии предусматривает ведение кадрового учета, расчет зарплаты, аутсорсеру на начальном этапе сотрудничества необходимо предоставить:


  • данные сотрудников из электронных баз;
  • кадровую документацию (по приему, перемещению, увольнению сотрудников);
  • данные и документы учета подотчетных лиц (подтверждения командировочных, представительских расходов, авансовые отчеты и т.п.).

В дальнейшем указанные документы будет оформлять аутсорсер. Вводные данные необходимы для оценки состояния кадрового учета, проведения экспресс-аудита, разработки рекомендаций по исправлению ошибок, если таковые будут обнаружены.


Ответственное лицо.

Аутсорсинг бухгалтерии обычно в компании курирует конкретный специалист. Какая информация о нем нужна компании-исполнителю? Конечно, контактные данные, график работы и т.п.

Коммуникация с ответственным специалистом может быть организована по-разному. Универсальный вариант – электронная почта или любой другой защищенный канал связи.

Ответственный специалист передает аутсорсеру необходимые документы, получает отчеты о проделанной работе, запрашивает данные учета в случае необходимости. Коммуникация через куратора – удобный обеим сторонам вариант. Он позволяет оптимизировать администрирование процесса.


Дополнительные документы и данные.

На начальном этапе сотрудничества с бухгалтерской компанией может возникнуть необходимость в передаче других данных, документов. Фактически их объем и содержание определяются типами актуальных для заказчика услуг. Бухгалтерский, налоговый аутсорсинг достаточно специфичен. Каждая опция здесь требует использования определенного пакета документов. Так, например, если в фокусе на старте сотрудничества находится сверка с контрагентами, заказчиком исполнителю должны быть предоставлены все документы, подтверждающие сделки и взаиморасчеты.

Если речь идет о сопровождении налоговой проверки, в фокусе находятся документы по участкам учета, представляющим интерес для инспекторов. Аутсорсер проводит аудит, дает рекомендации на предмет устранения имеющихся проблем.

 

К информации, передаваемой компании-исполнителю, предъявляются стандартные требования. Она должна быть полной и достоверной. В противном случае невозможно организовать эффективное взаимодействие и обеспечить качество бухгалтерского аутсорсинга. Что касается продолжительности переходного периода, она может быть разной. Все зависит от масштабов бизнеса, пакета услуг.


 


Возврат к списку

Остались вопросы?

Заполните форму ниже и мы вам перезвоним в течении 5 минут

Ваши данные не будут переданы третьим лицам

Хотите узнать цену?

Заполните форму ниже и мы вам перезвоним в течении 5 минут

Ваши данные не будут переданы третьим лицам