Успешный бизнес невозможен без эффективной бухгалтерии. Но, как правило, учет – не то, о чем хочется думать руководству. Бухгалтерия считается (и является) непродуктивным подразделением. Она напрямую не генерирует прибыль. И на бухгалтерию время, деньги тратятся обычно без особого энтузиазма. При этом грамотный учет профилактирует, снижает объективные налоговые риски. Понимая это, руководители бизнеса ищут решения, позволяющие получить эффективную и относительно недорогую бухгалтерию. Одним из таких решения является аутсорсинг.
Здравствуйте! Меня зовут Александр, я Генеральный директор компании «Бухгалтер.рф». Мы осуществляем сопровождение бухучета индивидуальных предпринимателей, юридических лиц, работаем с микропредприятиями, малым, средним бизнесом и крупными компаниями. С нашей помощью руководители спокойно ведут бизнес, не переживая о том, что из-за банальной ошибки бухгалтера или просрочки уплаты налога ИФНС нагрянет с проверкой.
Каждый клиент компании приходит к аутсорсингу своим путем. Наш опыт позволяет выделить ключевые предпосылки к передаче учета на внешнее управление, актуальные вопросы до и в процессе перехода. Мы готовы рассказать, зачем вам нужен аутсорсинг бухгалтерии, что он собой представляет, сколько стоит и т.д.
Что такое бухгалтерский аутсорсинг?
Аутсорсинг предполагает передачу бухгалтерских функций стороннему специалисту или профильной компании. По сути, это использование внешнего ресурса для решения внутренних задач.
Аутсорсинг бухгалтерского учета позволяет без погружения в тему обеспечить его непрерывность, соответствие нормативным требованиям и качество. Такой формат ведения бухгалтерии пользуется большой популярностью в западных странах (86−92% компаний пользуются услугами профильных фирм) и медленно, но верно развивается у нас. Активнее всего, по статистике, сопровождение использует малый бизнес (15+%). Также стабильно растет доля крупных компаний в числе заказчиков бухгалтерских услуг.
Когда и кому нужно бухгалтерское сопровождение?
Начнем с того, что, как правило, задумываться об аутсорсинге бухучета бизнес начинает при возникновении явных проблем. В ТОП-3 входят:
-
Бухгалтер уличен в злоупотреблениях, пойман на мошенничестве.
-
Компания получила внушительный штраф из-за ошибок в учете или получает штрафы с завидной регулярностью.
-
Бухгалтер уволился без отработки, не вышел на работу в период сдачи отчетности, просто пропал, прихватив с собой учетную базу.
Также руководители задумываются об аутсорсинге, когда на бухгалтерию начинают жаловаться другие сотрудники, подрядчики, контрагенты.
Справедливости ради стоит сказать, что первой бывает мысль об увольнении главбуха и поиске нового. Но возникает вопрос: а не повторится ли история? Если решено кардинально менять систему учета и эффективно снижать риски, аутсорсинг – ваш выбор. Остается только выбрать добросовестного поставщика услуг.
Кроме того, смена формата ведения учета стоит на повестке дня, если оказывается, что штатный специалист бизнесу не товарищ: изменения в законодательстве не отслеживает, за сменой экономической обстановки не поспевает, о господдержке и снижении налоговой нагрузки слышал краем уха, с госорганами общаться боится, ответственность на себя брать категорически отказывается и занимает в целом пассивную позицию. Причин такого поведения может быть множество. Но факт остается фактом: если бухгалтеру не хватает компетенций, ресурсов, времени, опыта для решения актуальных задач, нужно искать ему замену. Тут есть два варианта.
Если бухгалтерская функция понимается технически (расчет зарплаты, налогов, заполнение деклараций), старого бухгалтера сменяет новый штатник или внештатник.
Если функция понимается шире – бизнес настраивается на развитие при оптимальном налогообложении, хочет пользоваться льготами и господдержкой, осуществляет несколько направлений деятельности, у каждого из которых своя бухгалтерия, – нужны соответствующие решения.
Один универсальный специалист, сменяющий другого, в таком случае не вариант. Каким бы опытным и компетентным ни был главбух, он не может одинаково хорошо разбираться в налоговых и юридических аспектах учета, его IT-сопровождении, аналитике и т.п. Бухгалтерия так или иначе является работой командной. И можно сформировать команду бухгалтеров в штате, а можно обратиться к актсорсеру с соответствующими ресурсами и разносторонней экспертной практикой.
Сопровождение бухучета также актуально, когда нужно уменьшить издержки. Услуга, как правило, обходится дешевле содержания штатного профильного подразделения. Подробно финансовую сторону аутсорсинга мы рассмотрим дальше.
Об обслуживании бухучета стоит подумать и в случае, если компания имеет наемный менеджмент, у нее несколько учредителей. Аутсорсинг обеспечивает независимость бухгалтерии, сводит к нулю риски мошенничества, сговоров и дает всем заинтересованным лицам равноценный доступ к финансовой информации.
Что касается нового и/или малого бизнеса, он может получить от обслуживания приятный бонус – доступ к технологиям и решениям, самостоятельное внедрение которых пока или вообще не по карману.
Клиенты бухгалтерских фирм, кто они?
Сопровождение бухгалтерии подходит разным бизнесам:
Стартапам. Когда нужно быстро раскручивать услугу, товар, производство или проект, не до рутинной бухгалтерии, поиска специалистов и т.п. Хорошо, что есть те, кто возьмет ее на себя.
Иностранным компаниям. В российских нюансах учета бывает непросто разобраться и местным бизнесам, что говорить о зарубежных. Куда проще заключить договор с аутсорсинговой фирмой, которая знает, что делать, когда и как отчитываться, как оптимизировать налогообложение и избежать лишнего внимания со стороны ФНС.
Малому и среднему бизнесу. Сопровождение за 20−25 тысяч рублей в месяц или штатный бухгалтер минимум за 50? Кажется, выбор очевиден.
Сезонному бизнесу. Актуально для гостиниц, турфирм, агропромышленных комплексов, ремонтно-строительных компаний. Содержать штатника весь год таким субъектам предпринимательства не выгодно. Аутсорсинг обходится дешевле в целом и в период снижения активности в частности.
Холдингам. Крупные бизнесы передают на внешнее управление рутинные повторяющиеся процессы, например: начисление зарплаты и удержание НДФЛ, начисление страховых взносов. Это проще, быстрее, дешевле, надежнее, чем расширять собственный штат, автоматизировать процессы по максимуму и контролировать реализацию бухгалтерской функции.
Будущим ИП и фирмам. Обслуживание бухгалтерии может начаться до регистрации статуса или юридического лица. Эксперты бухгалтерской компании проанализируют бизнес-план, подберут оптимальный режим налогообложения, помогут зарегистрироваться, обеспечат постановку налогового и бухучета, сформируют начальную отчетность.
Кому аутсорсинг не подходит?
Сегодня воспользоваться услугой бухгалтерского сопровождения может почти каждый. И это «почти» сформировалось не на пустом месте. Есть компании, которым такой формат ведения учета и способ организации работы бухгалтерии не подходит.
Во-первых, это бизнесы, руководители которых склонны к гиперконтролю и микроменеджменту, не готовы к формализации рабочих отношений. Такие люди отдают распоряжения преимущественно устно и контролируют каждый шаг бухгалтера. Они ставят спонтанные задачи, ситуативно меняют управленческие подходы и требования. Аутсорсинг не работает в таком формате.
Во-вторых, не подходит сопровождение бухучета компаниям со специфическими требованиями к учету. Аутсорсинг формализован, оптимально автоматизирован, стандартизован, потому и эффективен. В бухгалтерской компании компетентные специалисты работают по регламентам, используют соответствующие программные решения. Грамотно спроектированные и отлаженные процессы «ломаются» об экзотику. Фирме просто невыгодно вести учет бизнеса на условной коленке, как привык его руководитель. Это отвлекает ресурсы, вносит дисбаланс в отлаженную систему. Но это не значит, что индивидуальное ручное управление невозможно. Такой формат – предмет обсуждения и договоренностей.
Какой бывает аутсорсинг?
Бухгалтерский аутсорсинг объединяет множество услуг, которые могут быть актуальны в разных комбинациях. И чем сложнее учет в компании, чем крупнее бизнес, тем больше вариантов и форматов вам могут предложить.
Для нового бизнеса топовая услуга – постановка бухгалтерского и налогового учета с последующим ведением и без. Работающим ИП и компаниям аутсорсеры предлагают полное, частичное сопровождение, ведение учета от лица главного бухгалтера, бухгалтерское и налоговое консультирование, сопровождение проверок, налоговых споров и другое.
Дополнительно обслуживание бухгалтерии может охватить сектора, напрямую с бухучетом не связанные. Речь идет о кадровом учете, налоговой оптимизации, смене налогового режима, юридической поддержке (сопровождение сделок, проверка контрагентов и т.п.).
Самой распространенной является услуга комплексного бухгалтерского сопровождения. Подробнее о ней и о других формах обслуживания читайте дальше.
Все включено
Комплексное бухгалтерское сопровождение говорит само за себя. Формат взаимодействия с профильной фирмой предполагает передачу ей всех функций бухгалтерии. Такой аутсорсинг полностью заменяет штат бухгалтеров. Фирма ведет бухгалтерский, налоговый учет, считает зарплату и налоги, формирует и обрабатывает первичные документы, готовит платежки в клиент-банке, заполняет и сдает декларации, составляет годовую отчетность.
В формат «все включено» по договоренности могут быть добавлены следующие опции:
-
Хостинг или аренда 1С
-
Внедрение ЭДО
-
Интеграция учетных систем друг с другом
-
Доработка или смена учетных систем
-
Юридическое сопровождение
-
Оптимизация налогообложения
-
Подготовка управленческой отчетности
Заказчиком комплексного бухгалтерского сопровождения обычно является финансовый или генеральный директор фирмы.
Выборочный аутсорсинг
Локальное сопровождение бухучета чаще всего является инициативой штатного главбуха. Причины могут быть разные:
Необходимость в экспертной «горячей линии» для получения профессиональных консультаций.
Разделение ответственности за ведение сложных, высокорисковых участков учета с бухгалтерской фирмой.
Получение доступа к готовым технологическим решениям, внедрение которых недоступно компании в данный момент.
Сокращение штата или желание избежать найма новых сотрудников (рекрутинг, адаптация, обучение, контроль, формирование системы профессиональной и личной мотивации требует времени и денег).
Также часть функций главбух может передать на аутсорсинг, чтобы избавиться от рутины или максимально сократить ее для решения задач на стратегическом уровне.
С помощью ресурсов профильного аутсорсера можно повысить эффективность разных учетных процессов. Как показывает практика, аутсорсинговым компаниям обычно передают:
Расчет зарплаты и зарплатных налогов, страховых взносов
Арендные платежи (прежде всего если у компании много торговых точек или разветвленная сеть офисов)
Кассовые операции в опте и рознице
Обработку первичных документов (если компания подлежит обязательному аудиту, находится на особом контроле у налоговиков, ведет внешнеэкономическую деятельность, для нее опция особенно актуальна)
Функция «Главный бухгалтер»
Такой формат подходит тем, кто готов выполнять простые учетные функции своими силами, а управление бухгалтерией и ответственность за ключевые процессы – доверить специалистам. Главбух на аутсорсинге – отличный выбор для малого бизнеса, активно развивающегося стартапа, бизнеса в специфической сфере со сложным учетом, у которого пока нет ресурсов для найма высококвалифицированных кадров.
Сопровождение бухучета решает ключевые проблемы штатной бухгалтерии:
Несистемный контроль качества (есть время – контролируем, нет – надеемся на чудо)
Незадокументированные учетные процессы (сотрудник заболел или уволился – учет встал, на фирме катастрофа)
Ставка на компетенции одного специалиста (бухгалтер точно знает, как надо)
Аутсорсинг выводит управление учетными процессами на качественно новый уровень, детально формализует работу. Это позволяет уменьшить влияние человеческого фактора и избежать типичных ошибок, за которые прилетают штрафы.
Консультационная поддержка
Бухгалтерия ежедневно сталкивается с необходимостью решения множества вопросов, которые касаются трудового, налогового, корпоративного права, валютного контроля и т.п. И далеко не всегда у штатников есть возможность и время отслеживать актуальную информацию. Законодательство меняется, принимаются новые нормативно-правовые акты. Их мониторинг – отдельная и довольно трудоемкая функция.
Аутсорсинг обеспечивает доступ к экспертным ресурсам. Специалисты фирмы консультируют главбуха компании-заказчика, финансового директора и других сотрудников по множеству вопросов. Они информируют об изменениях, которые могут повлиять на бизнес.
Объем экспертной поддержки определяется форматом сотрудничества. Консультации бывают устными и письменными. Первые обычно не лимитируются в рамках услуги комплексного бухгалтерского сопровождения. А письменные консультации даются по запросу и имеют разумную стоимость.
Чем глобально аутсорсинг отличается от бухгалтерии в штате?
Если коротко – гибкостью. Сопровождение бухучета – это единая автоматизированная профессиональная среда. Аутсорсер выступает провайдером, заказчик является вовлеченным в процесс пользователем. Формат взаимодействия является договорным. А услуги и опции адаптируются под потребности конкретного бизнеса.
Давайте сравним работу специалистов в малом бизнесе и бухгалтерской компании. В небольшой фирме часто один бухгалтер выполняет все функции. В бухгалтерской фирме каждый решает свои задачи. Разделение труда и командная работа обеспечивают актуальные преимущества: персональная ответственность специалистов за профильные участки учета, релевантность опыта и уровень компетенций, достаточное количество ресурсов. Функции не дублируются. От внимания специалиста ничто не ускользает. По сути, реализуется конвейерный подход в лучшем проявлении. Аутсорсинг гарантирует стабильное качество на всех этапах, удешевляя стоимость каждого учетного процесса.
Принято считать, что бухгалтерское сопровождение – это внешний, удаленный учет. На самом деле гибкость аутсорсинга позволяет моделировать процессы по-разному. Нередко часть сотрудников работает в офисе клиента, а управление осуществляет аутсорсинговая фирма. Она же внедряет стандарты работы, обеспечивающие качество учета. Такой формат особенно актуален при большом количестве финансово-хозяйственных операций и, соответственно, первичных документов. Проще и надежнее обрабатывать первичку на месте, получив доступ к бухгалтерской базе, чем передавать аутсорсеру необработанные документы.
ПРАКТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ БУХГАЛТЕРСКОГО АУТСОРСИНГА
Какие функции реализует аутсорсер?
Перечень услуг и объем работ – одни из ключевых пунктов договора с бухгалтерской аутсорсинговой фирмой. Комплексное это будет сопровождение или отдельные опции, решать вам. То же самое касается характера реализации функций. Услуги могут оказываться разово, периодически, на регулярной основе (в формате абонентского обслуживания).
Общий перечень услуг аутсорсера включает:
Постановку учета, разработку учетной политики и форм первички
Формирование положения о порядке учета и расходования средств на конкретные цели
Создание проекта приказа об утверждении лимита остатка кассы
Подготовку типовых договоров о материальной ответственности
Ведение бухучета в 1С или другой программе (проверка, обработка первички, отражение сведений в базе, проводки, ведение синтетического, аналитического учета, обработка и отражение банковских операций, расчеты с подотчетными лицами, расчеты с поставщиками и покупателями, учет фиксированных активов, расчет зарплаты)
Ведение налогового учета (расчет налогов, составление отчетности)
Подготовку к плановой налоговой проверке
Обработку запросов от ИФНС, подготовку пояснительных и подтверждающих документов
Проведение сверок с бюджетом, контрагентами
Составление нулевой отчетности, если заказчик приостановил или еще не начал финансово-хозяйственную деятельность.
Как аутсорсер работает с первичными документами?
Первичные документы – основа для бухучета. Порядок работы бухгалтерской фирмы с первичкой определяется условиями договора. Самый распространенный вариант: документы выписывают и принимают менеджеры или другие сотрудники компании, аутсорсер их проверяет и вносит данные в базу.
Чаще всего на месте формируется, принимается следующая первичка:
Счета-фактуры
Документы, подтверждающие поступления и расходы
Товарные и другие накладные
Акты, например, КС-2 в строительстве
Универсальные передаточные документы
Аутсорсер проверяет ее на соответствие нормам действующего законодательства. Корректная первичка вносится в бухгалтерскую базу, некорректная возвращается отправителю. Данные из первички ложатся в основу учета и отчетности. По ним рассчитывается налоговая нагрузка, которую аутсорсер согласовывает с клиентом. Согласование нужно для корректного формирования резервов для последующих расчетов с бюджетом.
Как аутсорсер считает зарплату?
Зарплатная функция – одна из приоритетных для передачи на аутсорсинг. Это объясняется спецификой и сложностью расчетов. Риск проблем с налоговой из-за МРОТ, среднеотраслевых показателей, НДФЛ, страховых взносов остается высоким. Чтобы его снизить, к расчетам привлекают специалистов.
Аутсорсер считает зарплату с соблюдением всех требований законодательства, начисляет различные выплаты, от оклада от пособий и компенсаций, удерживает суммы по исполнительным листам и налоги, учитывает зарплатные отчисления при расчете общей налоговой нагрузки. Также он может представлять интересы заказчика бухгалтерских услуг на зарплатной комиссии.
Кто отвечает за учет?
По закону ответственность за качество учета лежит на руководителе компании. И не важно, кто фактически реализует учетные функции. Это может быть штатная бухгалтерия, бухгалтерская компания или частичный аутсорсинг. Де-юре за ошибки в учете накажут фирму и гендиректора.
Де-факто ответственность выглядит так. Если бухгалтер ошибся, налоговая оштрафовала фирму и директора, у последнего возникает логичное желание взыскать с сотрудника, допустившего ошибку, материальный ущерб. Претензии к бухгалтеру ограничиваются лояльностью Трудового кодекса. А если сотрудник внештатный, взыскать материальный ущерб и вовсе крайне сложно. Теоретически, можно предусмотреть условие об увеличенной материальной ответственности в трудовом договоре или договоре ГПХ. Но на это квалифицированный специалист вряд ли согласится. К тому же условия договора могут быть оспорены через суд, если они выходят за рамки норм Трудового и Гражданского кодексов.
Другое дело – аутсорсинг. С бухгалтерской компанией заключается договор об оказании услуг. В нем можно и нужно закрепить условие о финансовой ответственности за ошибки в бухучете. Как правило, аутсорсер компенсирует расходы, понесенные заказчиком из-за ошибок в учете, но только если ошибки допущены сотрудниками бухгалтерской компании. Если причина несвоевременно сданной отчетности или искаженной информации в том, что заказчик не передал аутсорсеру данные, первичные документы, представил некорректные сведения, штрафы и прочие издержки остаются в его зоне ответственности.
Откуда у аутсорсера средства на компенсацию?
Добросовестные поставщики бухгалтерских услуг страхуют профессиональную ответственность. Они сотрудничают с надежными страховыми компаниями, заключают договоры на серьезные суммы. Это позволяет оперативно и в полном объеме компенсировать клиентам расходы, понесенные ими по вине исполнителя.
Для сравнения: страхование личной профессиональной ответственности у нас не практикуется. То есть бухгалтер-фрилансер или штатный специалист не заключает договор со страховой компанией, чтобы иметь возможность ответить за свои ошибки рублем. Напомним, что зона финансовой ответственности таких специалистов ограничена ТК РФ. А трудовое законодательство лояльно к наемным работникам.
Какие отчеты сдает аутсорсер?
На обслуживание передается как вся отчетность компании, так и отдельные формы. В последнем случае это могут быть, например, косвенные налоги, только НДС или только НДФЛ со страховыми взносами.
Если отчетность передается полностью, аутсорсер сдает:
декларации по всем налогам
баланс с приложениями, отчет о финансовых результатах
уточненные декларации и пояснительные документы
формы для СФР
статистическую отчетность
Кто подписывает отчеты и отвечает за них?
Аутсорсинг бухгалтерских услуг нередко рассматривается руководством компаний как способ снятия с себя ответственности за отчетность. Бюрократическая система способствует созданию этой иллюзии. Считается, что если отчетность по доверенности подписывает третье лицо (представитель аутсорсера), то гендиректор фирмы-заказчика за эти документы не отвечает.
На самом деле ответственность с руководителя не снимается. То есть претензии налоговая предъявит к налогоплательщику, который ошибся в декларации, неправильно рассчитал и уплатил налог. И оштрафует, соответственно, его, а не бухгалтерскую фирму. Другое дело, что, согласно условиям договора с аутсорсером, последний может компенсировать непредвиденные расходы.
Вернемся к подписанию отчетности. В аутсорсе чаще всего используется такая практика: бухгалтерская фирма оформляет ЭЦП на заказчика (удаленно), и этой подписью заверяются декларации.
На что обратить внимание в договоре?
Клиенту бухгалтерской фирмы, как правило, предлагается подписать типовой договор на оказание услуг. Его содержание стандартное: предмет договора, финансовые условия (порядок расчетов, стоимость услуг), права и обязанности сторон, срок действия документа, ответственность сторон, форс-мажоры. Дополнительные условия и сведения вносятся в договор по соглашению сторон.
В любом документе есть информация, на которую стоит обратить особое внимание. В договоре с аутсорсером это лимиты ответственности, правила оказания услуг, регламенты. Лимиты ответственности касаются возмещения ущерба при штрафах за ошибки в учете, отчетности. В документах встречаются разные формулировки. Аутсорсер может указать возмещение ущерба в пределах стоимости обслуживания за отчетный период. Также встречаются ограничения по срокам возмещения (например, один год). Соглашаться на условия или нет, решать вам. Но практика показывает, что безопаснее и надежнее сотрудничать с солидными компаниями, которые несут расширенную ответственность. Их лимиты соответствуют срокам исковой давности по налоговым проверкам. То есть компенсации могут выплачивать в течение трех лет от даты сдачи деклараций.
Что касается регламентов и правил, их придется соблюдать. Несоблюдение регламентов заказчиком бухгалтерских услуг может стать основанием для отказа в возмещении материального ущерба в рамках сроков и лимитов ответственности. Важно: правила оказания услуг должны быть детально проработанными, четкими, однозначными. Не стесняйтесь запросить пояснения у аутсорсера до подписания договора!
Как контролировать аутсорсера?
Сопровождение не черный ящик, как может показаться тому, кто с ним не сталкивался. Услуга и процессы внутри нее становятся все более прозрачными. Бухгалтерские компании решают задачи эффективной коммуникации с клиентами и предоставления последним функций контроля по-разному. Чаще всего выбираются и эффективно работают комбинированные методы.
Для контроля ведения бухучета клиентам предоставляется:
Доступ в Личный кабинет, где удобно отслеживать документы в работе и сроки решения задач
Удаленный доступ к бухгалтерской базе в режиме 24/7
Отчетность о результатах выполненных работ
Аутсорсер сам заинтересован в качестве учета. И он использует для контроля разные средства, инструменты. Это может быть внутренний аудит, автоматизированные решения или их комбинации. О том, как контролируется качество учета в конкретной компании, вам расскажут на консультации до подписания договора.
Как обеспечивается доступ к бухгалтерской базе?
Контролировать ведение дел аутсорсером можно по-разному. Заранее уточните, какой формат использует бухгалтерская фирма. Кто-то открывает своим клиентам доступ в онлайн-систему CRM, которая позволяет получать информацию в режиме реального времени. А кто-то распечатывает регистры учета и отправляет их с курьером либо присылает сканы по электронке.
Как выстроить коммуникацию?
Сегодня аутсорсинг бухгалтерских услуг – это преимущественно удаленный формат взаимодействия заказчика с исполнителем. Он имеет свои особенности. Для коммуникации стороны могут использовать разные каналы связи, от электронной почты до текстовых и видеочатов.
Как показывает практика, бывают ситуации, когда не лишними будут и официальные письма. Случаи, когда используются письменные извещения, можно указать в договоре. Вот несколько примеров:
- Получение первичных документов, не соответствующих нормативным требованиям (с некорректными датами или другими реквизитами, без подписи и т.п.)
- Получение первички с ошибками
- Получение запроса от третьего лица на представление информации о финансово-хозяйственной деятельности заказчика бухгалтерских услуг (контрагент запрашивает данные об оплатах или продажах)
По умолчанию, аутсорсер не передает информацию о деятельности заказчика третьим лицам – речь об этом пойдет дальше. Но он не обязан уведомлять клиента о поступлении соответствующих запросов. Чтобы получать от аутсорсера такие уведомления, условие об этом стоит закрепить в договоре.
На что обратить внимание в положении о конфиденциальности?
К договору с аутсорсером могут прилагаться дополнительные документы. Ключевым является положение о конфиденциальности. По сути, оно определяет ответственность исполнителя за разглашение коммерческой и другой информации о клиенте.
В контексте конфиденциальности рекомендуется обратить внимание на следующие моменты:
Количество сотрудников бухгалтерской фирмы, получающих доступ к данным о заказчике. Каждый из этих специалистов должен подписать соглашение о неразглашении информации. За нарушение условий о конфиденциальности стоит предусмотреть санкции в договоре.
Период неразглашения сведений о клиенте. По возможности стоит прописать максимальный срок. Обычно период неразглашения охватывает весь срок действия договора и продолжается три-пять лет после его расторжения.
Чем грозит досрочное расторжение договора?
Начнем с того, что условие о досрочном расторжении должно быть предусмотрено. В договоре прописываются сроки, в которые инициатор уведомляет о своем намерении другую сторону. При определении сроков следует учитывать специфику ведения учета и сдачи отчетности. Например, если аутсорсер заявляет о намерении расторгнуть договор, а до сдачи годовых отчетов остается меньше 45 дней, заказчик бухгалтерских услуг может столкнуться с проблемами. Поиск нового исполнителя, передача всех сведений, оптимизация процессов взаимодействия занимает время. Есть риск не успеть подготовить отчетность и получить штрафы.
Во избежание подобных проблем, условия досрочного расторжения договора стоит прописать детально. Рекомендуем указать срок уведомления о намерении, возможность отсрочки расторжения договора до момента сдачи отчетности, порядок предоставления архива бухгалтерской базы и электронных документов.
ОСОБЕННОСТИ АУТСОРСИНГА БУХГАЛТЕРИИ
Преимущества бухгалтерского обслуживания
Если речь идет о комплексном сопровождении, заказывая услуги, вы получаете:
Команду профессионалов без затрат на организацию бизнес-процессов и рабочих мест.
Незаметную сменяемость кадров. Сотрудник в отпуске или на больничном – больше не проблема. То же самое касается его внезапного увольнения. У аутсорсера достаточно кадров, чтобы функции вашей бухгалтерии реализовывались штатно.
Экономию на соцпакете, зарплатных налогах, страховых взносах, организации рабочих мест, повышении квалификации сотрудников. Обеспечение специалистов – дело бухгалтерской фирмы. Вы же оплачиваете конкретные услуги, причем только те, которые действительно актуальны.
Страхование рисков. Бухгалтер, работающий не в интересах бизнеса, – страшный сон руководителя. Нанимая штатного сотрудника, легко ошибиться. Сотрудничество с бухгалтерской фирмой существенно снижает риск. Если аутсорсер дорожит репутацией, хочет получать прибыль и развиваться, ему невыгодно нанимать бухгалтеров, которые ставят свои интересы выше интересов клиента.
Оперативное решение вопросов и задач. Большинство из них решаются в день обращения. И это касается не только комплексного бухгалтерского сопровождения. Доступность – одно из преимуществ аутсорсинга, даже если речь идет о разовой консультации.
Простая смена формата взаимодействия, тарифа и даже исполнителя. Сопровождение бухгалтерии меняется вместе с фирмой. Оно легко перестраивается на новый налоговый режим, масштаб деятельности или направление. Со штатной бухгалтерией в этом смысле могут возникнуть проблемы, особенно если у сотрудников нет соответствующего опыта или их нужно оперативно уволить.
Риски бухгалтерии на аутсорсинге
У бухгалтерского обслуживания есть объективные недостатки, причем их немало. Правда, они не всегда актуальны. Имеет значение, кому вы доверяете свою бухгалтерию. К сожалению, не все поставщики услуг оказываются добросовестными, профессиональными и надежными.
Выбирая аутсорсинг, вы должны знать, что:
Обслуживание бухучета не освобождает от налоговой, административной, уголовной ответственности за уклонение от налогов, занижение базы и другие нарушения. Вероятность понести убытки из-за ошибки бухгалтера никуда не девается. И если аутсорсер не страхует свою профессиональную ответственность или просто не хочет платить компенсацию, придется обращаться в суд для принудительного взыскания.
К коммерческой информации могут получить доступ третьи лица. Утечки случаются, это объективная реальность. Аутсорсеры, которые дорожат репутацией, предпринимают все меры для снижения таких рисков. Но на рынке есть те, кто использует устаревшие инструменты обеспечения конфиденциальности.
Могут увеличиться репутационные риски. Аутсорсеры нередко создают исходящую и обрабатывают входящую первичку. Но если они не знают отраслевую специфику, в документах могут появляться ошибки. И это вряд ли понравится вашим контрагентам, партнерам.
Исполнитель не работает бесплатно. За услуги, не прописанные в договоре, придется платить дополнительно. Вряд ли это можно назвать недостатком аутсорсинга. Правда, если основной пакет выбран некорректно, оплата дополнительных, но необходимых услуг может существенно увеличить расходы на ведение учета и сдачу отчетности.
С передачей базы могут возникнуть проблемы. Все правоотношения конечны. Чтобы прекращение сотрудничества с аутсорсером не превратилось в погоню за бухгалтерской базой, порядок ее передачи должен быть четко прописан в договоре.
Все процессы контролировать не получится. Аутсорсеры, как правило, предоставляют доступ к базам, ПО и аналитике, чтобы клиент мог в любой момент оценить состояние учета. Но так делают не все.
Аутсорсинг или штатная бухгалтерия?
На этот вопрос нет однозначного ответа. Каждый руководитель принимает решение сам. Тот, кто склоняется в сторону аутсорсинга, может сменить контролирующий статус руководителя на статус клиента.
Передача бухучета и налогового учета на внешнее управление позволяет:
Отстраниться от решения организационных и кадровых вопросов, по крайней мере связанных с одним непродуктивным, но крайне важным для компании подразделением.
Частично снять с себя ответственность за санкции, которые обязательно наложит ИФНС, если бухгалтер ошибется в декларации.
Сменить конкретного специалиста (главбуха) на команду профессионалов с высоким уровнем компетенций и большим опытом ведения отраслевого учета.
Перестать оплачивать рабочее время, перейти на оплату результатов работы.
Аутсорсинг бухгалтерии – отличная возможность перераспределить ресурсы и сосредоточиться на управлении бизнесом. А контроль качества учета обеспечат специалисты и техника.
Как выбрать бухгалтерскую фирму?
Выбор исполнителя, тем более когда речь идет о бухучете, задача непростая. Можно сказать, что все индивидуально. Но есть несколько общих критериев, на которые рекомендуется обратить внимание при изучении предложений аутсорсеров.
Во-первых, репутация, опыт работы и масштабы деятельности. К новичкам, как правило, доверия меньше. Но никто не скажет вам, сколько лет должна отработать бухгалтерская фирма, чтобы научиться делать свое дело хорошо. Практика показывает, что кредит доверия тем выше, чем больше у аутсорсера опыта. Стабильная работа в течение 7−10 лет в условиях стремительно меняющейся экономики − это показатель, согласитесь?
Во-вторых, отраслевая специфика. Это крайне важно для многих бизнесов. Строительная, медицинская, производственная, торговая бухгалтерия имеет особенности, о которых бухгалтер должен знать. Проверить отраслевой бэкграунд можно по отзывам и рекомендательным письмам. Если в числе клиентов фирмы есть ваши успешные коллеги и конкуренты, стоит рассмотреть возможность сотрудничества.
В-третьих, стандарты работы. Бухгалтерский аутсорсинг – это система, а не креативы. Регламенты обычно прилагаются к типовому договору. Изучите их, чтобы определиться, подходит ли вам конкретный формат ведения удаленной бухгалтерии.
Также важным критерием выбора бухгалтерской фирмы является ее технологичность. От применяемых решений зависит качество защиты данных, удобство взаимодействия с провайдером и (часто) скорость решения срочных вопросов.
И, наконец, ответственность. У любого уважающего себя бухгалтерского аутсорсера есть договор страхования профессиональной ответственности. Он обычно размещен на сайте. Убедитесь, что срок действия полиса не истек, прежде чем подписывать договор с фирмой и передавать ей учет, отчетность.
СКОЛЬКО СТОИТ АУТСОРСИНГ БУХГАЛТЕРИИ
С чего начинается ценообразование?
Современный рынок бухгалтерского аутсорсинга не имеет единого стандарта ценообразования. То есть прайс каждая компания формирует на основе своих критериев, и они не всегда очевидны для клиента. Соответственно, прямо сравнивать цены у аутсорсеров некорректно. Принципы ценообразования так или иначе придется выяснять индивидуально.
Начнем с ключевого показателя – основы стоимости бухгалтерского обслуживания. Чаще всего при тарификации услуг учитывается объем первички, количество проводок (финансово-хозяйственных операций). Также в основу ценообразования может быть положена выручка клиента, интенсивность денежных потоков, специфика деятельности (например, преобладание ВЭД). И каждый показатель принципиально меняется стоимость услуг.
В интересах клиента выбрать аутсорсинговую фирму, ключевой показатель ценообразования которой максимально прозрачен. Согласитесь, все понятно с объемом первичных документов или количеством финансово-хозяйственных операций. А вот как влияет на стоимость выручка за отчетный период или фактически затраченное специалистом время на ведение учета – вопрос.
Не менее важно понять, что стоит за конкретным названием услуги. Не стесняйтесь требовать расшифровку «Ведения налогового и бухгалтерского учета». В противном случае низкий стартовый чек может обернуться дополнительными расходами на необходимые, но не вошедшие в пакет услуги.
Если у вас новый бизнес с большим потенциалом, учитывайте практически неизбежное подорожание аутсорсинга. Цену придется пересматривать, поскольку с увеличением количества операций и объема первички растет нагрузка на специалистов. Ищите компанию, которая сможет предложить гибкие условия сотрудничества. В противном случае вам придется либо переплачивать со старта за больший пакет услуг, либо пользоваться до поры до времени разовыми опциями, что тоже довольно недешево.
Как оценить предложение аутсорсера?
К пониманию стоимости бухгалтерского обслуживания нужно подходить грамотно. Если типовые тарифы вам не подходят, следите за тем, какие вопросы и сколько их задают вам представители фирмы на консультации. Чем больше интереса проявляют к вашему бизнесу, тем точнее будет коммерческое предложение и объективнее цена.
Чтобы оценить выгоду аутсорсинга, сравнивайте подходящий тариф не с формальной бухгалтерией, которая у вас есть, а с той, которая вам нужна. Ключевым критерием оценки можно выбрать среднюю зарплату специалистов с соответствующим уровнем компетенций.
А чтобы понять, не слишком ли дорого/дешево будет стоить услуга, можно по той же схеме прикинуть, сколько трудочасов исполнитель планирует потратить на ведение учета вашей компании. Если по затраченному времени цена получается слишком низкая, или аутсорсер − гуру автоматизации, или профессионализм его сотрудников оставляет желать лучшего. Рискнуть или нет, решать вам.
Какие цены можно считать минимальными, средними?
Как мы уже говорили, ценообразование на рынке бухгалтерских услуг не стандартизовано. Соответственно, сложно вывести некий общий минимум или средний показатель. И в первую очередь потому, что он будет сильно зависеть от региональных факторов.
Но давайте все же попробуем прикинуть, сколько может стоить комплексное обслуживание разных субъектов предпринимательства. Общий принцип: чем крупнее бизнес, тем выше средний чек. Примерно рассчитать стоимость обслуживания, как правило, можно с помощью калькулятора на сайте бухгалтерской фирмы.
Дешевле всего, как показывает практика, удаленная бухгалтерия обходится ИП без сотрудников и на спецрежимах. Если деятельность еще не начата или приостановлена, пакет нулевок в МСК обойдется примерно в 3 000 руб. ИП на патенте с 5 работниками потратит на бухучет и отчетность в месяц 15 000–18 000 рублей. Штатный квалифицированный бухгалтер, для сравнения, обойдется на порядок дороже.
Сколько стоит бухгалтерский аутсорсинг ООО?
Юридические лица все чаще переходят на удаленную бухгалтерию. На то есть объективные причины. О гарантиях качества учета, снижении финансовых рисков и бонусах в виде информирования об изменениях в законодательстве мы уже говорили. Следующий пункт – цена ведения бухучета. Она зависит от налогового режима ООО, количества сотрудников в штате, количества операций в месяц и необходимости в консультационной поддержке. Ключевым критерием ценообразования пусть будет налоговая система. Чем сложнее и объемнее расчеты, тем выше ценник.
Итак, у нас есть московское ООО с видом деятельности «Оптовая торговля». В компании работает 10 сотрудников, количество операций в месяц не превышает 200. Дополнительные опции: проверка контрагентов (5−10 в месяц), банковские операции (открытие счетов, разблокировка по ФЗ №115 и т.п. – тоже не больше 10). Консультационная поддержка – дважды в месяц. Если фирма работает на УСН «Доходы», она может рассчитывать на комплексное обслуживание с ценником от 25 000 руб., на УСН «Доходы минус расходы» – от 30 000 и на ОСНО от 40 000 руб. в месяц. При этом учет будет вести не один специалист, а команда профессионалов.
Как оплачивается бухгалтерское обслуживание?
Существует несколько вариантов оплаты полного, частичного бухгалтерского аутсорсинга:Абонплата (фиксированный ежемесячный платеж). Отличный выбор для компании или ИП с одинаковыми бизнес-процессами, небольшим документооборотом и количеством операций.
Гибкий тариф. Если компании периодически нужны дополнительные бухгалтерские услуги, комбинированная оплата – лучшее решение. Рутинные функции входят в основной тариф, а ситуативные (например, срочная проверка контрагентов) оплачиваются отдельно.
Почасовая оплата. Это стандартный вариант для консультаций и отдельных услуг. Заблокировали счет по ФЗ №115, а ваш бухгалтер в отпуске и некому собрать документы для разблокировки? Услуга с почасовой оплатой работы специалиста поможет решить проблему.
Оплата за конкретную работу или объем работы. К аутсорсеру можно обратиться, если специалист нужен на определенный участок учета. Такой формат подходит для решения отдельных задач, например, оформления иностранных специалистов и начисления им зарплаты, выплаты дивидендов зарубежным партнерам, подготовки пакета документов для проверки страховых взносов, подготовки к выездной проверке и т.п.
Кто оказывает услуги внешней бухгалтерии?
Аутсорсинг бухгалтерии в широком понимании − это передача соответствующих функций сторонним исполнителям. В роли последних могут выступать:
- Фрилансеры – бухгалтеры, работающие удаленно (ИП или самозанятые)
Бухгалтеры с частичной занятостью (приходящие специалисты)
Онлайн-сервисы самообслуживания для формирования и сдачи отчетности
Небольшие, средние, крупные профильные аутсорсинговые компании
Юридические и аудиторские фирмы, которые предлагают в числе прочего и аутсорсинг бухгалтерии
Банки. Здесь есть два варианта. Первый – под брендом банка работает бухгалтерская фирма, с которой заключен договор. Второй – бухгалтерские сервисы встраиваются в банковскую инфраструктуру и реализуются силами самой кредитно-финансовой организации
Не каждый вариант сопровождения бухгалтерии подойдет конкретному бизнесу. Для микропредприятия, например, сотрудничество с профильной бухгалтерской или аудиторской фирмой может оказаться слишком дорогим. А среднему и крупному бизнесу, однозначно, не подходят фрилансеры, приходящие специалисты и мелкие профильные фирмы, которые часто являются агрегаторами бухгалтерского фриланса. Банковские сервисы для среднего бизнеса – тоже не лучший вариант.
Условно универсальным исполнителем считается профильная бухгалтерская фирма. Выбирать ее рекомендуется с учетом масштабов и возможностей бизнеса. Солидные компании с чеком выше среднего и высоким уровнем учетных, бизнес-процессов, а также с разносторонней экспертизой – выбор среднего, крупного бизнеса. Малому стоит присмотреться к аутсорсинговым фирмам поменьше с внутренней автоматизацией, грамотно поставленными бизнес-процессами – ценник у них ниже, а квалификации, технологических инструментов и опыта вполне достаточно для ведения учета ИП, ООО на УСН или ОСНО.
ПЕРЕХОД НА АУТСОРСИНГ
Как передать бухгалтерию аутсорсеру?
Вы выбрали аутсорсинговую фирму, заключили договор. Формально учет можно считать переданным на внешнее управление. А фактически вам придется сделать еще кое-что. Во-первых, изменение способа ведения бухгалтерского учета следует закрепить в учетной политике. Процедура стандартная: приказ, лист изменений, ознакомление заинтересованных лиц под роспись.
Во-вторых, необходимо провести экспресс-аудит. Провайдер заинтересован в этом, поэтому, как правило, проводит аудит самостоятельно. Нужен он для оценки состояния учета в компании на момент передачи на внешнее управление. Пренебрежение аудитом чревато негативными последствиями для обеих сторон. Например, налоговая может оштрафовать налогоплательщика за ошибки в учете, он предъявит претензии к аутсорсеру, а окажется, что ошибки возникли до передачи бухгалтерских функций исполнителю. Проведенный вовремя аудит позволит выявить ошибки и исправить до того, как их обнаружат налоговики. И аутсорсер примет условно чистый учет.
Результаты экспресс-аудита оформляются в обычном порядке. Составляется акт или экспертное заключение, в котором указываются обнаруженные искажения в первичке, бухгалтерской базе, отсутствующие документы, другие ошибки. По результатам аудита бухгалтерская фирма даст рекомендации (как внести исправления, какие сектора учета нужно восстановить). Исправление ошибок и восстановление учета могут стать частью пакета услуг аутсорсера.
Третий шаг касается завершения передачи учета новому исполнителю. На этом этапе решаются текущие вопросы, отрабатывается техника взаимодействия. Также завершается интеграция учетных систем заказчика с бухгалтерской базой (если это предусмотрено условиями договора).
Что делать после?
В процессе передачи учета провайдеру или сразу после его завершения следует согласовать несколько моментов:
Порядок документооборота
График передачи данных и документов аутсорсеру и обратно
Проще всего тем, у кого налажен электронный документооборот с госслужбами и контрагентами. Если вы перешли на ЭДО частично или еще не перешли, можно организовать физический обмен документами, например, через курьерскую службу. У некоторых аутсорсеров есть свои курьеры, которые забирают первичку у клиентов. Уточните, есть ли такая услуга в компании, которую вы выбрали.
Как хранить документы?
Переход на аутсорсинг ставит во главу угла вопрос хранения первичных документов. Есть несколько вариантов:
Бухгалтерская фирма может возвращать вам первичку после проверки и обработки.
Аутсорсер может передавать документы в архив, с которым вы заключили договор.
Исполнитель может обеспечить хранение документов в своем архиве.
Если речь идет об электронной первичке, аутсорсер должен позаботиться о защите информации. Уточните, какими средствами это будет обеспечиваться и на каких серверах будут храниться данные.
Кто такой персональный менеджер или ассистент?
Переход на аутсорсинг – стресс для многих руководителей, поскольку не понятно, с кем коммуницировать в бухгалтерской фирме, как решать срочные вопросы и т.п. Топовые аутсорсеры предлагают своим клиентам опцию «Единое окно». За бизнесом закрепляется персональный менеджер (ассистент). Через него осуществляется коммуникация, решаются организационные, административные и другие вопросы.
Ассистент всегда на связи. Он фиксирует каждый запрос клиента в базе данных (CRM). Такой поход исключает ситуацию, когда запрос теряется в общей массе и не доходит до экспертов по бухучету. Также ассистент контролирует своевременное исполнение требований клиента. Если заказчику бухгалтерских услуг нужна личная встреча с экспертом по налоговому, бухгалтерскому учету, отраслевому праву, ВЭД и т.п., ассистент ее организовывает. Также к своему персональному менеджеру можно обратиться с любым вопросом по документообороту между компанией и аутсорсером.
Подытожим: аутсорсинг бухгалтерии все больше входит в практику отечественных ИП и юридических лиц. Им активно пользуется микробизнес, малый и средний бизнес. Для крупных компаний аутсорсинг в формате комплексного сопровождения – решение не столь очевидное и однозначное. Отраслевые гиганты и холдинги чаще передают на внешнее управление отдельные сектора учета. Так или иначе, но каждый субъект предпринимательства находит оптимальный пакет услуг и надежного исполнителя.
Итак, вы решились на аутсорсинг. Дело за малым – выбрать бухгалтерскую фирму, заключить договор и передать дела. Рекомендуем сотрудничать с профильными поставщиками услуг. Аутсорсер может специализироваться на сопровождении ИП на ЕСХ или ООО на упрощенке, бухгалтерии иностранных представительств или сложном учете крупных компаний. Ищите своего и обязательно найдете!
Количество показов: 2056
Теги данной публикации: #Разбираем темуаутсорсинг
.jpg)
.jpg)
