Как правильно пользоваться корпоративными картами — Компания Бухгалтер.рф
Бухгалтерские услуги
БУХГАЛТЕРСКОЕ ОБСЛУЖИВАНИЕ
БУХГАЛТЕРСКИЕ УСЛУГИ
СОПРОВОЖДЕНИЕ ПО ОТРАСЛЯМ
АУТСОРСИНГ ПО КАТЕГОРИЯМ
ОТДЕЛ ВЭД
АУДИТ
ФИНАНСОВАЯ БЕЗОПАСНОСТЬ
Юридические услуги
РЕГИСТРАЦИЯ КОМПАНИИ
РАЗРЕШЕНИЕ СПОРОВ
ЛИЦЕНЗИИ
ПОДГОТОВКА ЮРИДИЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ
ПРЕДСТАВИТЕЛЬСТВО В СУДЕ
ВНЕСЕНИЕ ИЗМЕНЕНИЙ
ЛИКВИДАЦИЯ КОМПАНИИ
ЮРИДИЧЕСКАЯ КОНСУЛЬТАЦИЯ
РАЗНОЕ

Наши услуги

стрелка вниз

Как правильно пользоваться корпоративными картами?

Как правильно пользоваться корпоративными картами?
23 Октябрь 2021

Корпоративные карты быстро и прочно вошли в нашу повседневную жизнь, заменив собой чековые книжки и наличные расчеты. Казалось бы, мы должны радоваться такому бурному технологическому прогрессу, но иногда слишком стремительные нововведения и все более возрастающая роль электронных технологий в банковской сфере оставляют за собой множество вопросов. Задача нашей статьи - ответить на большинство из них, чтобы читатель мог с уверенностью пользоваться корпоративными безналичными расчетами, ведь это надежно, удобно и практично, особенно в условиях командировки.


Что представляет собой корпоративная карта?

Корпоративная карта - это банковская карта, привязанная к счету ИП или компании. Она предназначена для расчетов, связанных с хозяйственными, командировочными и прочими нуждами компании. Корпоративные карты могут быть как дебетовыми, так и кредитными, именными и неименными. Именная карта обычно выдается конкретному сотруднику и исключительно он имеет право ее использовать. Следует завести специальный журнал, в котором отмечать выдачу корпоративных карт сотрудникам под роспись. В случае увольнения сотрудника из компании, его именная карта блокируется.

Неименная карта может быть использована любым сотрудником компании, которому ее выдадут. Часто таких сотрудников бывает несколько, и они могут меняться картой перед отъездом в командировку. Это менее желательный вариант, т.к. в этом случае сложнее проконтролировать расходы конкретного сотрудника, возможны злоупотребления в использовании карты.

Корпоративные карты могут быть открыты как в рублях, так и в иностранной валюте. Рублевые карты чаще используются для обычных расчетов компании, таких как покупка инвентаря, канцелярских товаров, выполнение тех или иных работ для компании. Карты в иностранной валюте, как правило, используют для оплаты расходов, связанных с командировками за рубеж.


Как оформить корпоративную карту?

Существует 2 способа оформления корпоративной карты. Один из них более актуален для руководителя, другой - для сотрудников компании. Руководитель получает карту, привязанную непосредственно к расчетному счету компании. Для сотрудников открывается отдельный счет, к которому привязывается одна, либо несколько карт.

С помощью корпоративных карт руководству компании намного легче осуществлять контроль за расходами своих сотрудников и устанавливать для них лимиты (сколько можно снять наличных или потратить денег с карты в течение суток и в течение месяца). Фактически, корпоративная карта- это аналог учетной книги, но работает она гораздо проще, ведь никакого специального учета вести не нужно, а все изменения счета отражены в выписке.


Нужна ли доверенность?

Все вопросы, связанные с выдачей корпоративной карты регулируются внутренней политикой компании. Следует также напомнить, что именные карты ни при каких обстоятельствах нельзя передавать другим сотрудникам, либо третьим лицам, ведь личная ответственность за пользование такой картой лежит на том, на кого она оформлена.

В некоторых случаях для расчетно-кассовых операций с корпоративной картой необходима доверенность. Например, необходима доверенность, если происходит получение товара по накладной. Доверенность будет служить доказательством того, что вы являетесь действующим сотрудником той или иной организации, для которой предназначена покупка, либо услуга.

Использование корпоративной карты может осуществляться исключительно в корпоративных целях, ведь в данном случае все приобретения совершаются от лица организации и вам придется отвечать за свои траты перед руководством компании.


Какие виды услуг можно оплачивать корпоративной картой?

Корпоративными картами принято оплачивать услуги контрагентов (разного рода поставки), покупку канцелярских товаров, оргтехники, инструментов для осуществления хозяйственной деятельности, покупку запасных частей для автомобилей компании. Также корпоративными картами оплачиваются услуги корпоративной связи, обслуживания копировальной техники, доставка грузов, аренда транспорта. Как уже упоминалось выше, корпоративные карты используются главным образом для учета расходов, связанных с командировками, в число которых входят билеты, проживание в отеле, услуги такси, затраты на бензин.
Суточные лучше начислять либо на личные карты сотрудников, либо выдавать наличными, во избежание разного рода казусов.


На что нельзя тратить деньги с корпоративной карты?

Ни в коем случае не стоит оплачивать корпоративной картой свои личные покупки в супермаркете, заправлять свой личный автомобиль. Иначе бухгалтер начислит НДФЛ по этим личным расходам, а затем этот налог будет удержан из вашей зарплаты.

Также не нужно снимать с корпоративной карты большие суммы наличных, либо просто часто снимать наличные, ведь такие растраты – серьезный повод усомниться в законности операций и банк, согласно 115-ФЗ, обязательно запросит все нужные документы, касательно расходов и движения денежной массы. Категорически нельзя использовать корпоративную карту для выплат дивидендов и заработных плат сотрудникам.

В случае, если корпоративную карту использует индивидуальный предприниматель, а не компания, он может использовать ее гораздо свободнее, ведь он распоряжается своими же средствами физического лица, а не средствами коллектива.

Что может послужить причиной блокировки?

Основная функция банков в данном случае – контролировать сохранность денег на счету и обеспечивать законность банковских операций и для этого им даны специальные полномочия. Если проводимые денежные операции кажутся банку сомнительными, карта блокируется. Помимо этого, банк оставляет за собой право блокировки карты в следующих случаях:

  • нарушение пользовательского соглашения
  • нарушение 115-ФЗ
  • сомнительные операции
  • неверное введение пин-кода
  • исходя из судебного решения

Давайте подробно разберем каждый из приведенных пунктов.
Нарушение пользовательского соглашения
При оформлении карты между банком и предприятием, использующим корпоративную карту, заключается договор, в котором прописаны все мельчайшие детали и нюансы использования, а также перечень условий, которые обе стороны обязуются исполнять. Если какой-либо из пунктов будет нарушен, карта может быть заблокирована.


Нарушение 115-ФЗ

Главная задача Федерального Закона «О противодействии легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма" от 07.08.2001 N 115-ФЗ – борьба с отмыванием денег и финансированием преступности. Компетентные органы всегда стараются выявить коррупционные схемы, которые могут быть использованы для подрыва экономической безопасности внутри страны. Если банку кажутся сомнительными операции, которые вы осуществляете с корпоративной картой, он обладает правом запросить от вас все необходимые документы для проверки операций. Особенно тщательно банки следят за средствами, которые недавно поступили на счет.


Сомнительные операции

Каждый банк обладает своим отделом мониторинга, который занимается отслеживанием транзакций в режиме реального времени. Если характер транзакций не соответствует специфике корпоративной карты и таких сомнительных расчетов довольно много, ждите блокировки в скором времени.


Неверное введение пин-кода

Казалось бы, это довольно очевидно, что в эпоху массового использования цифровых технологий человек не должен совершать подобных грубых ошибок в пользовании банковской картой, особенно корпоративной, на которой хранятся денежные ресурсы всего предприятия и тем не менее, человеческий фактор имеет место быть. Далеко не все в состоянии запомнить четырехзначный пин-код, а значит, не защищены от возможной блокировки в случае, если он окажется неверным более трех раз подряд.


Решение суда


Корпоративную карту могут заблокировать по решению суда в том случае, если у предприятия висит серьезный долг перед контрагентами, банком, либо к нему выдвинуты претензии со стороны Федеральной Налоговой Службы. Разумным решением в данной ситуации будет не допускать возникновения задолженностей в больших размерах, в противном случае вся финансовая деятельность предприятия рискует быть парализована. Конечно, судебное решение всегда можно обжаловать, но в этом случае теряется драгоценное время и вести адекватную бухгалтерию становится проблематично.

Порядок действий в случае блокировки карты

Первым делом необходимо известить руководителя о том, что карта предприятия оказалась заблокирована. Затем следует проверить историю транзакций. Сделать это можно, используя услугу онлайн-банкинга. Рядом с заблокированной суммой должна быть текстовая расшифровка, поясняющая причину блокировки. В случае, если причина блокировки не ясна, а расшифровка не понятна, следует позвонить в банк, который отвечает за ведение карты и уточнить причину блокировки у сотрудников банка. Если телефонные переговоры не приносят результата, лучше лично отправиться в отделение банка и задать его персоналу все интересующие вопросы.

В данной статье, мы собрали 10 наиболее частых причин, на которые ссылаются банки при блокировке корпоративных карт:

1.  Частое снятие крупных сумм.
2.  Превышение лимита снятия денег.
3.  Явное отсутствие необходимости снятия наличных (карта нужна для безналичных платежей).
4.  Наличие необоснованных расходов.
5.  Отсутствие безналичных расчетов.
6.  Растраты корпоративных средств на личные цели без использования их в деятельности компании.
7.  Траты в магазинах на личные цели.
8.  Закупки у определенного контрагента, никак не связанного с компанией.
9.  Денежные переводы контрагентам с сомнительной репутацией.
10. Осуществление необоснованных денежных переводов физическим лицам.

Знание этих десяти наиболее частых причин блокировки поможет вам сохранить корпоративную карту в рабочем состоянии и не оказаться в неловком положении перед руководством компании, оправдываясь за растраты, которые могут показаться руководству лишними и необоснованными. Кроме того, всегда нужно сохранять документы, способные в случае необходимости подтвердить цель платежа или снятия денежных средств.

Корпоративная карта-это крайне удобный и легкий способ учета целевых финансов компании, но не стоит проявлять беспечность, ведь велик шанс того, что это приведет к наложению серьезных санкций, примеры которых были приведены в данной статье.

Также перед оформлением карты необходимо быть внимательным и как можно подробнее изучить условия и тарифы в том банке, который выбран для ведения корпоративной деятельности.

Помните, что хотя корпоративная карта и является главным инструментом учета, расходы, списанные с нее необходимо отражать в авансовых отчетах.


Теги данной публикации: карты



Читать все статьи категории «Разбираем тему»

Остались вопросы?

Заполните форму ниже и мы вам перезвоним в течении 5 минут

Ваши данные не будут переданы третьим лицам

Хотите узнать цену?

Заполните форму ниже и мы вам перезвоним в течении 5 минут

Ваши данные не будут переданы третьим лицам