«Первичка» - это документы, с помощью которых подтверждаются факты хозяйственной жизни предприятия. К ним относятся накладные, счет-фактуры, товарные чеки, авансовые отчеты, акты оказанных услуг. На основании первичной документации бухгалтер оформляет регистры, составляет отчетность, рассчитывает НДС и налог на прибыль.
Что может произойти, если не сдать документ вовремя
На практике часто случается, что сотрудники передают «первичку» с опозданием, к примеру, за несколько дней до отчета или уже после его сдачи. Недисциплинированность работника может обернуться проблемами для компании. Документ не успеет попасть в отчетность и завысит налог на прибыль. Фактически, предприятие заплатит государству больше, чем положено.
Трудности возникнут и у главного бухгалтера. Ему придется в срочном порядке:
- проверять документ на правильность заполнения. Если в нем указаны некорректные реквизиты, отсутствуют печати, подписи ответственных лиц, придется связываться с контрагентом и дожидаться, пока он отправит верный экземпляр;
- вносить информацию в программу;
- «закрывать» месяц еще раз: делать итоговые бухгалтерские проводки, сверять обороты, списывать затраты;
- вносить исправления в отчет и пересчитывать налоги.
Эту громадную работу нужно делать спешно, чтобы успеть сдать отчетность в положенный срок и избежать штрафов. При этом вероятность того, что бухгалтер допустит ошибку, увеличится в несколько раз. Если документ принесли уже после сдачи отчета, специалисту придется направить в налоговую службу уточненную декларацию. Вернуть переплаченные средства сразу не получится: инспекторы проверяют документы в течение нескольких месяцев, а ждать получения денег на счет можно до полугода.
Как обязать сотрудников своевременно сдавать «первичку»
Очевидно, что вовремя предоставлять первичную документацию бухгалтеру принципиально важно для предприятия. Чтобы дисциплинировать работников, главбух и руководитель:
- могут прибегнуть профилактическим мерам:
- разместить на видном месте график передачи документов в бухгалтерию;
- перечислить список документации, которую нужно взять у контрагента;
- указать требования к «первичке»: обязательные реквизиты, «живые», не факсимильные подписи.
В Письме № 3251-61 от 18.12.2014 года Роструд официально разрешил применять в отношении сотрудников, игнорирующих сроки передачи первичной документации, дисциплинарные меры. К ним относятся замечание, выговор, лишение премии.
При этом сроки передачи «первички» бухгалтеру должны быть утверждены Приказом директора. В этом же документе можно прописать, на сколько процентов может произойти снижение премии. Если сотрудник повторяет нарушение несколько раз, его допустимо уволить.
Один из способов исключить опоздания предоставления первичных документов – переход на электронный документооборот. Работникам не придется требовать документацию у контрагента: юридически значимая “первичка” будет поступать в программу и автоматически формировать отчетность.
Количество показов: 1734
Теги данной публикации: документооборотдокументы
Комментарии
Тут пока нет комментариев. Будьте первыми!