Налоги в торговле на ОСНО и УСН: учет расходов по опоздавшим и отсутствующим документам

Скачать визитку

02 Июль 2022

Чтобы учесть расходы для целей налогообложения, нужно подтвердить их первичными документами. Об этом знает каждый начинающий бухгалтер. Но что, если налоговый период подходит к концу, а первичка опаздывает? Попробуем разобраться. Также предлагаем обсудить важную тему: отсутствие первичных документов, подтверждающих расходы.

Налог на прибыль и опоздавшая первичка

На ОСНО подтверждение расходов актуально всегда. Принцип простой: если первичные документы есть и оформлены надлежащим образом, расходы учитываются в налоговой базе. Учитываете для целей налогообложения неподтвержденные расходы? Ждите налоговую проверку и доначисления!
Итак, если у компании есть расходы, должны быть и первичные документы по ним (НК РФ ст. 252). Что касается признания и отражения расходов в учете, для торговых фирм и ИП на ОСНО действует ряд дополнительных условий. Начнем с того, которое касается опоздавших документов. Согласно ст. 272 НК РФ, если расходы отчетного периода подтверждаются первичкой позже, выявляется ошибка в налоговой базе. Чтобы скорректировать сведения, переданные в налоговую, необходимо:

изменить налоговые регистры;
пересчитать налоговую базу соответствующего периода;
подать уточненную декларацию в ИФНС.

Не отраженные в отчетном периоде расходы, расходы, не подтвержденные первичными документами, могут привести к недоимке и переплате. Рассмотрим вариант с последней.
Если подтверждение расходов опоздавшими первичными документами приводит к переплате, налоговое законодательство позволяет учитывать эти расходы в текущем периоде (то есть в том периоде, когда получена первичка). Правда, есть несколько «но». Подтвердить расходы прошлого периода в периоде получения первички можно, если налоговая декларация в этом периоде прибыльная. Также есть ограничение по времени. Подтверждение в текущем периоде возможно, если с момента уплаты налогов по декларации с пропущенными расходами прошло меньше трех лет.
Важно: при таком варианте признания и отражения расходов в учете корректировать налоговую базу и регистры не нужно. Подача уточненной декларации действующим законодательством тоже не предусмотрена.

Налог на прибыль и отсутствующая первичка

Переходим к самому интересному: расходы есть, первичных документов нет. Если речь идет о текущем и ближайших налоговых периодах, первичку следует запросить у поставщиков (исполнителей). Успели до сдачи декларации и уплаты налога на прибыль – отражайте расходы, подтвержденные первичными документами, в обычном порядке. Если декларация уже сдана, налог уплачен, а расходы не были учтены, корректируйте регистры, подавайте уточненку, погашайте недоимку.
Представим, что подтверждающие документы отсутствуют по расходам, понесенным давно. Это чревато штрафом. Если налоговая выявит отсутствие первички в ходе проверки, налогоплательщика ждут непредвиденные расходы. Возникает вопрос: как минимизировать риски, если документы утеряны, утрачены по разным причинам? Используйте копии! Но тут есть нюанс: копии первичных документов должны заверяться в установленном порядке. На счетах, актах и т.п. должны проставляться реквизиты, обеспечивающие их юридическую значимость.
Порядок заверения копий первичных документов по расходам в целях налогообложения прибыли на ОСНО, по общим расходам бизнеса на УСН одинаковый. Специфику и особенности процедуры Минфин разъяснил в письме №03-11-11/28986 от 22.04.2019. Что касается обязательных реквизитов, по требованию Росстандарта, кроме печати, подписи и ее расшифровки, в первичном документе указывается должность лица, заверившего копию, дата и слово «верно».
К заверяющей отметке жесткие требования не выдвигаются. Она может быть рукописной, штамповой. Если оригинал документа хранится в архиве выдающей организации, запись о месте хранения делается под заверяющей отметкой на копии.

Упрощенный налог и опоздавшая первичка

Принцип учета расходов на УСН, первичные документы по которым получены в следующем налоговом периоде, такой же, как в случае с расходами на ОСНО. Но специфика системы налогообложения обусловливает некоторые нюансы.
Если расходы не отражены в периоде, в котором они понесены, и это привело к недоимке, без пересчета налоговой базы и подачи уточненной декларации не обойтись. Отчет сдается в электронном виде в сроки, предусмотренные действующим законодательством. Кроме того, налогоплательщику на УСН предстоит внести изменения в книгу учета доходов, расходов. Если сведения в ней не будут скорректированы, очередная налоговая проверка может выявить несоответствие и оштрафовать.
Еще одним нюансом УСН является требование о признании расходов только после фактической оплаты. При этом, если речь идет о расходах на оплату стоимости товаров, предназначенных для перепродажи, признавать расходы следует не сразу, а по мере продажи товаров (НК РФ ст. 346.17).
Общие правила для признания расходов с опоздавшей первичкой на ОСНО и УСН тоже есть. Расходы, не отраженные в периоде, к которому относятся, могут признаваться и учитываться для целей налогообложения в том периоде, в котором по ним получены первичные документы. Но важно учитывать два момента: сроки и содержание налоговой декларации в текущем налоговом периоде. Между пропущенным периодом и периодом признания расходов должно пройти меньше трех лет. А декларация в текущем периоде не должна быть убыточной. Если не выполнено хотя бы одно условие, расходы признаются в стандартном порядке (с внесением изменений в книгу учета расходов, доходов, подачей уточненной декларации по УСН).

Исправление ошибок в учете

Непризнание расходов в налоговом периоде, когда они были понесены, влечет за собой некорректный расчет налоговой базы. А это не что иное, как бухгалтерская ошибка. Хорошая новость: ошибку можно исправить. Плохая новость: если ИФНС обнаружит ошибку раньше налогоплательщика, оштрафует и доначислит налог.

Как минимизировать риски? Проверяйте учетные данные и отчетность, контролируйте качество первичных документов и своевременность их представления ответственными лицами.
Если ошибка допущена, придется вносить исправления в учет и отчетность. В бухучете сведения корректируются в том налоговом периоде, в котором ошибка была выявлена. С налоговым все иначе. Ошибку нужно исправить в том периоде, в котором ее допустили (НК РФ ст. 54). Если по каким-то причинам определить период допущения ошибки невозможно, исправления в налоговый учет и отчетность вносятся в период, когда некорректные данные были обнаружены.
Приведем пример. Бухгалтер компании «А» в декабре 2021 некорректно рассчитывает базу, не отразив расходы, по которым первичка опаздывает. Налог на прибыль занижается, данные бухучета компании искажаются. Обнаруживается ошибка в декабре 2022. Исправления вносятся: