Ритейлер внедряет кадровый документооборот (КЭДО). Перевод делопроизводства в онлайн затрагивает сразу несколько подразделений: отдел кадров и HR, бухгалтерию, как минимум. Цель проста – упростить работу соответствующих отделов. Так ли это на самом деле и что о КЭДО нужно знать бухгалтеру, давайте разберемся.
Начнем с того, что электронный документооборот в отделе кадров является всего лишь способом организации. Суть системы не меняется: оформляются те же документы и в те же сроки, их подписывают те же ответственные лица, и получают «на руки» те же пользователи.
КЭДО = оптимизация
Электронный документооборот позволяет решить несколько задач:
-
Снизить затраты на материальные и трудовые ресурсы
-
В несколько раз ускорить прием, согласование, подписание, отправку документов
-
Сократить штат кадровой службы (для обработки того же количества документов нужно меньше сотрудников и времени)
-
Автоматизировать массовые действия с шаблонами, формами, готовыми распоряжениями, приказами и т.п.
-
Создать электронный архив с удобным и безопасным доступом 24/7
Также КЭДО позволяет оптимизировать хранение документов, уменьшает риск их подписания неуполномоченными лицами. Система автоматически проверяет срок действия доверенности и актуальности сертификата электронной подписи.
КЭДО позволяет оперативно обмениваться документами, снижает вероятность просрочек. А это, в свою очередь, уменьшает риски судебных разбирательств и штрафов. Кроме того, электронный документооборот удобен. Шаблоны и готовые приказы, договоры, распоряжения не нужно дублировать на бумаге.
Преимущества КЭДО имеет и для сотрудников. И это касается не только дистанционных работников и специалистов из представительств, филиалов (обособленных подразделений). Внедрение электронного документооборота переносит в онлайн взаимодействие сотрудников с кадровой службой (заявления на отпуск, больничные, справки о зарплате, допсоглашения к договорам и т.п.). Чтобы передать или получить любой документ, не нужно ехать в офис.
Что КЭДО дает бухгалтеру?
Внедрение кадрового электронного документооборота у ритейлера позволяет бухгалтерии своевременно получать данные для расчетов и автоматизировать рутину, в частности перенос сведений из документа в документ или отчет. Это способствует своевременности выплат, упрощает взаимодействие с удаленными сотрудниками.
Тренд на цифровизацию позволяет бухгалтеру оформлять в интеграции с КЭДО авансовые отчеты, расчетные листки, справки 2-НДФЛ и т.п. Оригиналы документов для расчетов (начисления/удержания) находятся в соответствующих модулях программы (1С и аналогов). Их удобно анализировать благодаря структуризации по разным параметрам.
КЭДО используется все активнее. С его распространением у бухгалтеров растет количество вопросов, касающихся использования программного обеспечения, особенностей переноса отдельных шаблонов и форм в цифровое пространство. Рассмотрим несколько нестандартных и интересных вопросов.
Кассовая книга, ПКО, z-отчеты и РКО в КЭДО
При переходе на кадровый электронный документооборот у бухгалтера возникает вопрос: будут ли легитимными в глазах ФНС подписанные КЭП кассовая книга, РКО, z-отчет, ПКО? Примет ли налоговая цифровые версии документов при проверке?
Согласно Указаниям ЦБ РФ №3210-У от 11.03.2014, подписание документов квалифицированной электронной подписью возможно в любой системе, которая соответствует требованиям к защите от потерь. ФЗ №63 от 06.04.2011 подтверждает юридическую значимость таких документов.
Отметим также, что у ФНС отсутствуют особые требования к формату упомянутых выше форм. Соответственно, они при проверке должны быть приняты в любом виде, хоть на бумаге, хоть в системе КЭДО.
Электронные подписи для приходных кассовых ордеров, форм С1, С2, М11, ТОРГ-13
Первичные учетные документы на бумаге должны иметь «живую» подпись уполномоченного лица. А как обстоят дела с электронными формами? У бухгалтера, который впервые сталкивается с КЭДО, может возникнуть вопрос, с какой ЭЦП принимать первичку к учету: с простой, неквалифицированной или квалифицированной.
Ответ на этот вопрос кроется в ФЗ №402 от 06.12.2011. Нормативно-правовым актом не установлены требования относительно вида ЭЦП для подписания ТОРГ-13, приходных кассовых ордеров и другой первички. Он требует лишь обеспечения защиты от внесения изменений в документы. Соответственно, простая электронная подпись не подходит. Принимать к учету бухгалтер должен только первичку, подписанную неквалифицированной или квалифицированной подписью.
Какая подпись − НЭП или КЭП − нужна для книги продаж и покупок, других внутренних бухгалтерских документов?
Начнем с того, что электронной подписью в системе КЭДО бухгалтер и руководитель фирмы может подписывать любые внутренние документы (ст. 9 ФЗ №402). Книга продаж и покупок исключением не является. ФНС принимает к проверке документ в электронном виде. Но для него есть требование – квалифицированная ЭЦП руководителя (согласно Правилам, утвержденным постановлением №1137 от 26.12.2011).
Что касается рутинного применения цифровых подписей для визирования внутренних бухгалтерских документов, компания, учитывая требования ФЗ №63 от 06.04.2011, решает сама, использовать КЭП или НЭП. Важно: при электронном документообороте с контрагентами тип подписи фиксируется в соответствующих соглашениях. Если вам нужна универсальная электронная подпись, которая подходит для внутренних документов, договоров с сотрудниками и контрагентами, отчетов в налоговую, выбирайте КЭП. Но не забудьте, что для использования квалифицированной подписи вовне уполномоченному лицу нужна машиночитаемая доверенность (ст. 17 ФЗ №63).
Кассовые документы в КЭДО
Кассовые документы в электронном виде могут оформляться, пересылаться с помощью системы КЭДО. Это касается в том числе и форм с несколькими подписантами. Участники документооборота в этом случае должны заключить соглашение о признании цифровой подписи определенного типа аналогом подписи собственноручной. Обычно речь идет о простой и неквалифицированной ЭП.
Если кассовые документы предназначены для внешнего пользователя (банка, налоговой), а подписантов несколько, например кассир-операционист, старший кассир и руководитель, рекомендуется использовать квалифицированную электронную подпись. Причем КЭП руководителя может быть недостаточно. Желательно, чтобы все участники документооборота применяли именно этот тип сертификата. Отметим, что НПА, которые устанавливают такой порядок подписания кассовых документов, на сегодняшний день нет. Но практика показывает, что если КЭП используют все подписанты, риск непринятия РКО и других форм контролерами и регуляторами существенно снижается.
Остались вопросы по применению кадрового электронного документооборота в бухгалтерии? Обсудим их на консультации. Обращайтесь, наши эксперты к вашим услугам!
Количество показов: 364
Теги данной публикации: #Отдел зарплаты и кадров ЭДО
.png)
.png)
.png)
.png)
.png)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
