19 Июнь 2022
Повальная цифровизация постепенно переводит корреспонденцию в электронный формат. Но обычная почта для отправки писем продолжает использоваться торговыми компаниями. Для отправки писем нужны конверты и марки. Особенности учета последних мы сегодня рассмотрим. Начнем с того, что бухучет почтовых марок и списание расходов на них осуществляется в рамках ФСБУ 5/2019.
Классификация документов и проводки
Почтовые марки в бухгалтерском учете признаются денежными документами. Соответственно, учитываются они на счете 50-3. Бухучет марок в составе материалов – серьезная ошибка! Конверты же, наоборот, считаются материалами.Важно: маркированные конверты приобретают статус денежных документов. Учитывать их в составе материалов нельзя!
Приобретение марок может осуществляться в торговой компании несколькими способами. Чаще всего их покупают так называемые подотчетники (материально ответственные сотрудники).
Бухгалтерия отражает приобретение почтовых марок следующими проводками:
• Выдача денег подотчетнику – Дт71 Кт50(510)
• Принятие марок к учету – Дт50-3 Кт71
• Выдача марок сотрудникам для отправки корреспонденции – Дт71 Кт50-3
• Отражение использованных марок в составе расходов по обычным видам деятельности – Дт26(44) Кт71
Если приобретаются одновременно марки и конверты, в схеме проводок появляются новые строки:
• Выдача денежных средств под отчет – Дт71.1 Кт50.01
• Учет приобретенных марок – Дт50.03 Кт71.1
• Учет приобретенных конвертов – Дт10 Кт71.1
• Списание стоимости использованных почтовых марок – Дт26(44) Кт50.03
• Списание стоимости использованных конвертов – Дт26(44) Кт10
Почтовые расходы могут включать и оплату услуг. В таких случаях делается дополнительная проводка: Дт26(44) Кт60(71). Затраты на отправку корреспонденции относят к расходам на реализацию, общепроизводственным расходам.
Расходы на почтовую отправку
Отправка писем обычной почтой позволяет компании решать разные вопросы. Специалисты отдела продаж, например, могут рассылать клиентам специальные предложения, рекламные буклеты, каталоги. В отделе кадров конверты и марки тоже без дела не лежат. Их используют для отправки различных документов, уведомлений действующим и уволенным сотрудникам. И с контрагентами компания может переписываться оффлайн. Почтой отправляются акты-сверки, счета-фактуры, коммерческие предложения, спецификации и другие документы. Да и отчитываться в налоговую можно таким способом.С классификацией почтовых расходов по объективным причинам проблем не возникает. Совершаются такие расходы при осуществлении хозяйственной и производственной деятельности. При этом непосредственно к основному производственному или торговому процессу они не относятся, соответственно, должны учитываться в составе управленческих (прочих) расходов.
Списание расходов
К управленческим относятся расходы, не являющиеся прямыми. Есть несколько исключений, но об этом как-нибудь в следующий раз. Косвенные расходы на почтовые марки и отправку писем на себестоимость продукции не относятся. Признавать их нужно в составе текущих.Кстати, запрет на включение управленческих расходов в себестоимость довольно свежий. Он был введен в 2021 году. Тогда же начали действовать новые правила учета запасов (ФСБУ 5/2019).
Обращаясь к указанному стандарту, отметим, что отдельные управленческие расходы в себестоимость включаться могут. Согласно документу, это возможно, если такие расходы имеют непосредственное отношение к созданию и/или приобретению запасов.
Списание расходов раньше проводилось со счета 26 на счет 20 (Основное производство). Это позволяло включать соответствующие суммы в фактическую себестоимость товаров. С вступлением в силу ФСБУ 5/2019 начали использоваться новые правила. По ним расходы со счета 26 списываются сразу на счет 90.
Обращаем на это внимание бухгалтеров компаний, которые восстанавливают деятельность после временного простоя. Если вы продолжите списывать расходы на почтовые марки и отправления со счета 26 на счет 20, могут сильно исказиться учетные показатели.
Как осуществляются почтовые расходы и закупаются марки?
А теперь несколько слов об организационных моментах. В начале статьи мы говорили о приобретении конвертов и марок подотчетными лицами. Возникает вопрос: зачем связываться с подотчетниками, если можно упаковывать корреспонденцию непосредственно в пункте связи? Хотя бы затем, что это удобно. Когда в офисе торговой компании всегда в наличии конверты и марки, упаковка и отправка корреспонденции занимают меньше времени.Чтобы закупать марки через подотчетника, нужно:
• Сформировать положение о выдаче денег под отчет. Локальный НПА должен содержать условия предоставления средств, сроки, перечень сотрудников, имеющих право на получение средств.
• Подготовить распорядительные документы (распоряжение, приказ руководителя) или получить заявление о выдаче средств от сотрудника.
Важно: составлять распорядительные документы на каждую выдачу подотчетных средств сотрудникам не нужно. С ноября 2020 года действует новая норма, разрешающая оформлять такие документы сразу на несколько выдач и получателей.
Сроки устанавливаются не только для выдачи денег, но и для представления отчетов работниками, их получившими. Ограничения введены только для командированных, которые должны отчитаться в трехдневный срок после возвращения. Для других подотчетников сроки устанавливаются руководством торговой компании на свое усмотрение. Если отчетность не представлена, неподтвержденные суммы бухгалтерия вправе удержать из зарплаты ответственного сотрудника.
Но вернемся к почтовым расходам. Итак, подотчетник приобретает почтовые марки. Он получает финансовые подтверждающие документы, оформляет авансовый отчет. Бухгалтерия проверяет квитанции, чеки и отчетность, производит взаиморасчеты. Что касается последних, возможно два варианта: возмещение расходов сотруднику, возврат работником неиспользованной суммы. Первый актуален, когда сначала покупаются марки, а потом проводятся учетные операции. Второй вариант применяется в случае выдачи подотчетных средств для конкретных целей.
Налоги и первичка
Расходы на почтовые услуги в полном объеме принимаются к учету, учитываются при налогообложении прибыли. Нормативов по таким услугам действующее законодательство не устанавливает. Соответственно, никаких сложных расчетов: сколько потратили, столько и учли при расчете налога на прибыль (НК РФ ст. 164).Что касается первичных документов, подтверждающих расходы, о них следует помнить подотчетным лицам. Квитанции и чеки, выданные в почтовом отделении, являются банками строгой отчетности. Соответственно, есть все основания для принятия расходов к учету. Если первички нет, с учетом и списанием расходов могут возникнуть проблемы.
Переход полностью на ЭДО упростит бухучет? Вероятно, но чисто технически: закупок денежных документов станет меньше. Не нужны будут проводки по принятию их к учету, списанию. Но общую картину учета радикально это не изменит.
Количество показов: 198
Теги данной публикации: торговляучет по отраслям
Полежаевская, г.Москва
ул. Очаковское шоссе 34 
