Бухгалтерский учет для руководителя, бизнесмена

В широком понимании, бухгалтерский учет – это документирование, систематизирование сведений о бизнесе и составление отчетности на основе этих сведений. Он создает финансовую картину бизнеса. И эта картина может отражать объективную реальность и несуществующие результаты в зависимости от того, корректный учет или нет. Так или иначе, но бухгалтерия отражает деятельность компании в денежном выражении. По данным учета можно понять, на что бизнес деньги тратит и за что их получает. 

Вести бухгалтерию руководитель может самостоятельно. Но такой вариант подходит разве что микробизнесу с небольшим количеством финансово-хозяйственных операций в отчетном периоде. В большинстве случаев рационально если не содержать штат бухгалтеров, то, по крайней мере, сотрудничать с аутсорсером. 

Здравствуйте! Меня зовут Юлия, я эксперт компании «Бухгалтер.рф». Мы обеспечиваем бухгалтерское сопровождение ИП и юридических лиц. Сотрудничество с каждым клиентом начинается с обсуждения плюсов и минусов аутсорсинга как решения. Ключевым возражением является отсутствие контроля за бухучетом, переданным на внешнее управление. Спешу вас заверить: это миф! Вы как руководитель бизнеса можете контролировать учет на аутсорсинге точно так же, как штатный, с той лишь разницей, что в фокусе будут конкретные результаты (эффективность учета), а не использование рабочего времени сотрудниками. 

Что касается принципов, методов бухучета, они не зависят от формы организации бухгалтерии. Учет на аутсорсе такой же, как штатный или тот, который вы ведете самостоятельно. 

Но давайте сосредоточимся не на форме, а на содержании. Что должен знать руководитель о бухучете? На что стоит обратить особое внимание? Зачем вообще нужна бухгалтерия?

Кто должен вести бухучет? 

Согласно ФЗ №402 от 06.12.2011, бухгалтерский учет обязателен для всех субъектов предпринимательской деятельности, кроме установленных законом исключений. Не стоит путать его с налоговым учетом, от ведения которого освобождаются налогоплательщики на отдельных спецрежимах. 

Согласно ст. 6 упомянутого федерального закона, по умолчанию бухучет обязателен для бизнеса вне зависимости от его масштаба, только если он не освобожден от обязательств другими нормативными актами. Стоит  отметить, что в самом ФЗ №402 есть два исключения: 

1. Отказаться от бухучета могут филиалы иностранных компаний, если они ведут учет доходов и расходов по нормам НК РФ (ст. 307). 

2. Для индивидуальных предпринимателей всех категорий бухучет не обязателен, а рекомендован. И не важно, какой налоговый режим использует ИП, есть ли у него сотрудники, какой годовой оборот и т.п. 

Значит ли это, что если вы индивидуальный предприниматель, то о бухгалтерии можно забыть? Конечно, нет. И дальше я расскажу почему. 

Что такое упрощенный учет и кому он доступен? 

Упрощенный бухучет предполагает фиксацию и представление в отчетности для внешних пользователей меньшего количества сведений. Цель проста – снизить административную нагрузку на бизнес. 

Порядок, принципы и параметры упрощения учета можно найти в Информации Минфина РФ №ПЗ-3/2012. Нормативным документом она не является. Соответственно, Информация не устанавливает нормы. Но она позволяет разобраться с тем, что можно упростить бизнесу, от которого не требуется полноценный бухучет. 

Упрощение предусматривает возможность: 

• Вести учет без двойной записи

• Сдавать сокращенную бухгалтерскую отчетность

• Не использовать отдельные счета, на свое усмотрение сократив План счетов

• Учитывать доходы и расходы кассовым методом

• Не переоценивать регулярно нематериальные активы и основные средства

• Не использовать регистры или использовать упрощенную схему

• Исправлять учетные ошибки как несущественные 

По закону упрощенный бухучет доступен: 

• Участникам «Сколково».

• Некоммерческим организациям.

• Микропредприятиям с оборотом до 60 млн руб. и штатом до 14 человек, с долей участия других юрлиц и госкомпаний в уставном капитале до 25%. 

• Малым предприятиям с оборотом до 400 млн руб., штатом до 100 человек (ФЗ №209), долей участия госкомпаний и других бизнесов, не имеющих статуса МП или микропредприятия, не больше 25%. 

Запрещено вести упрощенный бухучет микрофинансовым организациям, ЖСК, нотариальным, адвокатским палатам, государственным организациям, политическим партиям и любым коммерческим организациям, которые попадают под обязательный аудит (полный перечень последних установлен ФЗ №307 от 30.12.2008).

Что будет, если не вести бухучет?

За отсутствие бухгалтерского учета, если он обязателен, юридическое лицо получит штраф от 10 000 руб., а руководитель – штраф до 20 000 руб. или дисквалификацию до двух лет. 

Для индивидуальных предпринимателей штрафные санкции не предусмотрены. Напомню, что ИП не обязаны, но могут вести бухучет. И чаще всего, как показывает практика, обойтись без него невозможно. 

Что дает бухгалтерский учет? 

Если коротко, бухучет позволяет оценить состояние бизнеса в режиме здесь и сейчас. Рассмотрим, как это работает, на примере. Возьмем две компании одинаковой организационно-правовой формы, которые обязаны вести бухучет, – ООО «Цветок» и ООО «Росток». Проанализируем в бухгалтерском балансе активы и пассивы. Это позволит оценить, сколько компания имеет долгов, а сколько капитала. 

ООО «Цветок»

Активы в рублях: 

Товары – 270 000

Деньги в кассе – 100 000

Баланс – 370 000

Пассивы в рублях:

Банковские кредиты – 170 000

Прибыль – 180 000

Уставный капитал – 20 000 

Баланс – 370 000

ООО «Росток»

Активы в рублях: 

Товары – 270 000

Деньги в кассе – 100 000

Баланс – 370 000

Пассивы в рублях:

Банковские кредиты – 450 000

Убыток – -100 000

Уставный капитал – 20 000 

Баланс – 370 000

ООО «Росток» не покроет долги, даже если продаст все активы. А это значит, что компания может разориться, если кредиторы срочно затребуют погашение задолженности. 

ООО «Цветок» покроет долги за счет собственного имущества и останется в плюсе. Напомню, что к собственному имуществу относится уставный капитал и прибыль. 

Что должно отражаться в учете? 

Бухгалтерский учет ведется для того, чтобы в первую очередь у руководителя была полная информация о деятельности компании. Для этого в нем отражаются: 

1. Факты хозяйственной жизни (продажи, сделки с контрагентами).

2. Активы —имущественные права и имущество, которое можно превратить в деньги (товары, оборудование, касса и т.п.).

3. Долги поставщикам и авансы, полученные от покупателей.

4. Кредитные обязательства.

5. Доходы.

6. Расходы.

7. Финансовый результат (убыток или прибыль за отчетный период).

Также в учете могут отражаться другие объекты, предусмотренные ФСБУ. 

В какой валюте ведется бухучет?

По закону бухгалтерский учет на территории РФ ведется исключительно в рублях. Все поступления в валюте конвертируются по курсу Центробанка на дату проведения операции. 

Что такое бухгалтерский счет? 

Счет учет – не то же самое, что расчетный счет в банке. Это только способ группировки объектов, которые отражаются в учете. Такими объектами являются расходы, доходы, источники финансирования. 

Бухгалтерский счет, по сути, фиксирует факт хозяйственной деятельности, конкретную операцию и переводит их в деньги. 

В современном учете используется принцип двойной записи. То есть каждая операция отражается по двум счетам, например, Дебет 90 Кредит 68. 

Двойная запись позволяет руководителю, а также бухгалтеру, аудитору, налоговой увидеть, кто заплатил компании деньги или кому заплатила она, кому отгрузили товары или от кого их получили и т.п. 

Что нужно для ведения учета? 

Если речь идет об упрощенном бухучете, который руководитель может вести самостоятельно, можно использовать Excel и Google Таблицы, облачные сервисы и другие онлайн-решения. 

Для полного бухучета понадобится специальное ПО, например, на базе 1С или других платформ. Облачные решения для масштабирования учета тоже подходят. Оптимальный продукт для вашего бизнеса могут подобрать наши специалисты. 

От чего зависит сложность бухучета? 

Бухгалтерский учет во многом определяется спецификой деятельности фирмы. Его сложность зависит от: 

• Налогового режима. На ОСНО объективно больше операций, расчетов, проводок. Немного проще вести учет на УСН «Доходы минус расходы». Упрощенный порядок актуален для компаний на УСН «Доходы».

• Штата. Бухгалтерская нагрузка увеличивается пропорционально найму персонала. Чем больше сотрудников, тем больше работы при расчете заработной платы, НДФЛ и социальных взносов, взносов на травматизм. Также бухгалтерия считает компенсационные выплаты и отражает связанные с ними операции в учете. Зарплатная и соцфондовая отчетность – еще один пласт нагрузки на бухгалтерию. Важно: если у вас нет сотрудников, информировать ежегодно фонды о среднесписочной численности все равно придется. 

• Особенностей деятельности. Бухучет проще, если компания осуществляет однотипные хозяйственные операции и этих операций немного. Чем больше векторов работы, тем сложнее учет и выше административная нагрузка. 

• Активности бизнеса. В бухучете каждая операция отражается соответствующей проводкой. Чем чаще закупки, продажи, взаимозачеты, тем больше времени уделяется их оформлению. 

• Контрагентов. Бухучет нельзя рассматривать в вакууме. На его специфику и сложность влияет деятельность контрагентов. Работа с иностранными партнерами, фирмами на разных налоговых режимах, государственными компаниями требует особого внимания не только к отражению операций в учете, но и к изменениям законодательства. 

Как организовать бухучет в новой компании? 

Руководителю нового бизнеса предстоит выбрать форму организации бухгалтерии. По закону это может быть: 

• Самостоятельный учет – директор фирмы выполняет функции руководителя и главбуха. Такое решение подходит микробизнесу на спецрежиме. У этой формы организации учета есть очевидные плюсы: руководитель вникает в дела, приобретает опыт, осваивает нюансы учета, экономит на зарплате бухгалтера. Из минусов стоит отметить неизбежные ошибки, за которые, весьма вероятно, придется заплатить рублем, и потраченное время. Последнее рациональнее направить на решение задач бизнеса. 

• Бухгалтеры в штате – один из самых распространенных вариантов. Плюсы: специалисты выполняют большое количество сложных операций, им не нужно доплачивать за налоговую оптимизацию, инвентаризацию, экспресс-аудит и т.п. Минусы – расходы на организацию рабочих мест, зарплату, налоги и взносы. А также периодически придется сталкиваться с рекрутингом.  

• Аутсорсинг – внешняя бухгалтерия. Руководитель оставляет за собой только функции контроля. Технические и операционные задачи учета решают сторонние специалисты. С компанией исполнителей заключается договор на оказание услуг. Аутсорсинг высвобождает время, ресурсы. Услуга обходится дешевле содержания высококвалифицированных бухгалтеров в штате. За ошибки, допущенные исполнителем, он несет материальную ответственность. То есть штрафы, начисленные налоговой, могут быть компенсированы. Минус аутсорсинга – риск выбрать недобросовестного исполнителя. 

Какова роль руководителя в организации учета, кроме найма персонала? 

От руководителя зависит, будет ли он получать достоверную информацию о финансовых результатах и других показателях бизнеса. Для этого принимается Положение о бухгалтерской службе, составляются и утверждаются должностные инструкции специалистов, организовывается документооборот. Также руководитель решает, какие технологии будут использоваться для обработки учетных данных, где и как будут храниться первичные документы. Он утверждает учетную политику, издает приказ о создании структурного подразделения (бухгалтерии).

Какой может быть бухгалтерия? 

Бухгалтерия может быть представлена одним и несколькими специалистами. Если создается полноценное структурное подразделение, руководителю предстоит выбрать его форму. 

Бухгалтерия может быть линейной, функциональной и привязанной к подразделениям организации. Линейная структура подойдет для небольшого штата до 10 человек. Она предполагает прямое подчинение всех специалистов главному бухгалтеру. А он, в свою очередь, подчиняется руководителю фирмы. 

Функциональная бухгалтерия имеет специализированные отделы, в каждом из которых есть руководитель и подчиненные. Отделы занимаются разными видами учета (зарплатным, материальным, ВЭД и т.п.). Руководители отделов (старшие бухгалтеры) подчиняются главбуху. 

Структурная бухгалтерия работает в разных подразделениях предприятия. Такая форма организации актуальна для крупных и/или многопрофильных бизнесов. В структурном подразделении может быть реализован линейный или функциональный принцип. Руководители всех подразделений подчиняются главному бухгалтеру компании. 

Важно: вне зависимости от формы организации штатной бухгалтерии, контроль должен быть централизованным. Если данные учета не сводятся в единую систему, руководитель не сможет получить объективные сведения о положении дел в компании. 

Кто к каким учетным данным имеет доступ? 

Руководитель фирмы, как ключевой внутренний пользователь, имеет доступ ко всем сведениям бухучета, как сводным, так и промежуточным. На следующей ступени после него находятся главный бухгалтер и финансовый директор. Также к довольно большому объему сведений имеет доступ исполнительный орган – генеральный директор. Представителям отдельных подразделений предоставляется ограниченный доступ к учетной информации. 

Внешние пользователи имеют доступ только к сведениям, представленным в бухгалтерской отчетности. Больше всего сведений запрашивает налоговая. Частично данные могут быть доступны банку, страховой компании, контрагентам и кредиторам. 

Кто отвечает за бухгалтерский учет?

ФЗ №402 «О бухгалтерском учете» определяет зону ответственности руководителя. Он отвечает за организацию бухучета, правильность расчета и своевременность уплаты налогов. Зона ответственности главбуха в законе прямо не прописана. По логике, специалист отвечает за ведение учета, а также за своевременное представление внешним и внутренним пользователям корректной отчетности. Косвенно об этом свидетельствуют нормы ст. 7 ФЗ №402. Эта статья указывает на то, что если руководитель не согласен с бухгалтером, то он может настоять на отражении в учете спорной операции тем или иным способом. При этом руководитель заверяет операцию своей подписью и несет за последствия ответственность единолично. 

Разделение зон ответственности руководителя и главбуха вытекает и из судебной практики. Пример – постановления Пленума ВС РФ №18 от 24.10.2006. Документ прямо указывает на то, что директор фирмы отвечает за организацию бухучета, а главный бухгалтер — за его ведение. Но тут есть нюанс. Упомянутое постановление было принято до вступления в силу ФЗ №402. И ориентировано оно на нормы ФЗ №129, который раньше определял зоны ответственности руководителя и главбуха. Стоит отметить, что его нормы были более конкретными.

Очевидно, что сегодня вопрос разделения ответственности руководителя и бухгалтера не урегулирован до конца. Это значит, что санкции за нарушения  могут зависеть от ситуации. 

Кого и как накажут за некорректный учет? 

За искажение сведений бухгалтерского учета предусмотрены административные взыскания (ст. 15.11 КоАП). Грубым нарушением считается: 

• Отсутствие первичных документов и/или отчетов.

• Намеренное искажение данных в бухгалтерском балансе и другой отчетности.

• Пренебрежение использованием утвержденных учетных регистров.

• Учет фиктивных объектов и/или фактов хозяйственной жизни. 

• Занижение сумм обязательных платежей, искажение других суммовых показателей более чем на 10%.

За нарушения предусмотрены штрафы для должностных лиц. За непредставление бухгалтерской отчетности придется заплатить  300−500 руб., за грубое нарушение при повторном инциденте – до  20 000 руб. Также возможна дисквалификация на 1-2 года. 

Дороже всего обойдется искажение учетных данных, приведшее к неуплате налогов в сумме от 5 млн руб. Административную ответственность в этом случае сменит уголовная (ст. 199 и 199.1 УК РФ). Нарушителю может быть назначен штраф до полумиллиона руб., дисквалификация на 3 года или лишение свободы сроком до 6 лет. 

Важно: КоАП и УК РФ не определяют, кто именно признается нарушителем в упомянутых случаях. Практика показывает, что все шишки сыплются на руководителя. Главбух как наемный работник несет материальную ответственность, ограниченную нормами ТК РФ (ст. 238, 241, 243). И чаще всего он проходит свидетелем по делам об уклонении от уплаты налогов. 

Как проверить главного бухгалтера? 

В бизнесе одним из главных является правило «доверяй, но проверяй». В случае с главбухом это может быть непросто. Специфика бухучет такова, что качественно проверить специалиста может только другой, более компетентный специалист. Руководитель в подавляющем большинстве случаев необходимыми компетенциями, опытом не обладает. Выход один – привлечь специалиста извне. 

Да-да, речь идет о желательности аудита, причем регулярного. Он позволяет выявлять явные и потенциальные проблемы, своевременно исправлять ошибки в учете. 

Как понять, что пора обратиться к аудитору? Есть несколько признаков, которые несложно заметить руководителю. Это: 

• Ошибки в базе данных (сведения в учете и отчетности не совпадают, налоговая раз за разом требует пояснений, сверки с контрагентами не бьются). Причиной является некомпетентность сотрудников бухгалтерии. Решение – экспресс или полный инициативный аудит с последующим исправлением ошибок и сменой штата или передачей учета на аутсорсинг. 

• Бухучет россыпь (первичка хранится как попало). Причина – халатность главбуха и/или ответственных сотрудников. Решение – введение жестких норм и сроков оформления бухгалтерских папок, формирования архивов.

• Первичка структурирована, но среди оригиналов попадаются факсы и ксерокопии. Причина – документы теряются в бухгалтерии или не поступают от контрагентов своевременно. Решение – создание единственной точки входа/выхода первички с регистрацией документов по принципу входящей-исходящей корреспонденции. Такой подход позволит выявить нарушителей и применить к ним соответствующие санкции. 

• Отсутствуют архивы. Причина – халатность сотрудников бухгалтерии. Решение – применение административных мер за нарушение правил и сроков архивации документов, премирование сотрудников, у которых архивы в порядке. 

Как организовать контроль? 

Отсутствие или недостаток контроля – корень если не всех, то большинства проблем с бухгалтерским учетом. Уменьшить риски позволит организация комплексного контроля с использованием технических решений, ручных методов и социальных аспектов. Чтобы система работала, не переоценивайте важность программного обеспечения. Если ошибки подсвечиваются в базе, их сложно игнорировать. 

Контроль вручную требует внимания со стороны руководителя. Не устраняйтесь от бухучета и налогового учета, отслеживайте требования налоговой об уточнении отчетности, запрашивайте у главбуха сводные данные как минимум ежемесячно. И сравнивайте отчеты с предыдущими. 

Что касается социальных аспектов, здесь речь о том, что главбух и рядовые сотрудники должны знать, что их работа контролируется, а за нарушения предусмотрены санкции в рамках действующего законодательства. 

Важно: система контроля нужна не для устранения, а для предупреждения ошибок! Она должна быть понятной руководителю, структурированной, полной (охватывать все участки учета), недорогой и простой в исполнении.

Как бы ни хотелось руководителю отстраниться от бухучета и сосредоточиться на решении задач бизнеса, это почти нереально. Как минимум, функцию контроля придется оставить за собой. И не важно, штатной будет бухгалтерия или внешней. Де-юре ответственность за нарушения несет руководитель. Чтобы предупреждать серьезные проблемы и решать мелкие текущие, придется держать руку на пульсе. 

Теги данной публикации: бухучет