Налоговый учет

Бизнес должен работать официально (законно) и эффективно. Первое оставим юристам, на втором остановимся подробнее. Эффективный бизнес – это не только идеально отлаженные технические, технологические, управленческие, административные и другие процессы. Огромное значение имеет грамотно организованный систематический учет. Для большинства бизнесов актуальными будут три вида учета: бухгалтерский, управленческий и налоговый. Основные аспекты последнего мы сегодня обсудим. 

Здравствуйте! Меня зовут Елена, я эксперт компании «Бухгалтер.рф». Предлагаю в удобном формате «вопрос-ответ» разобраться в том, что такое налоговый учет, как и кем он регулируется, по каким принципам и правилам ведется, кому и зачем он вообще нужен. Мы с коллегами ведем налоговый учет крупного, среднего, малого бизнеса, микропредприятий, юрлиц и ИП. Мы мониторим законодательство, отслеживаем меры поддержки бизнеса, льготы и санкции. Мы не понаслышке знаем о сложности налоговых споров и о том, что проблемы с ФНС проще предупредить, чем решать. Надеюсь, эта статья поможет вам разобраться в основах налогового учета и нюансах, которые стоит проконтролировать, даже если ваш бухгалтер настоящий профи. 

Налоговый учет – тот же бухгалтерский? 

Налоговый и бухгалтерский учет связаны. Но это не одно и то же. Бухучет собирает, систематизирует информацию об экономическом положении субъекта хозяйствования. По итогам года на основе собранных и систематизированных сведений формируется бухгалтерский баланс. Он содержит данные об активах, движении денежных средств, изменении капитала. Бухучет может быть полным и упрощенным, последний доступен индивидуальным предпринимателям и юрлицам из числа субъектов МСП. 

Налоговый учет формирует данные об исчисленных и уплаченных налогах. Отчетность в его рамках определяется системой налогообложения. На общей системе платится больше налогов и сдается больше отчетности, чем на УСН и спецрежимах. 

Если коротко, бухучет это про счета-фактуры, накладные, инвентаризацию, кассу, чеки и т.п., а налоговый – про налог на прибыль, НДС, НДФЛ, имущественные налоги, страховые взносы. Бухучет позволяет составлять бухгалтерскую отчетность, которая отражает результаты финансово-хозяйственной деятельности. На основании этой отчетности принимаются управленческие решения. Налоговый учет позволяет госорганам контролировать своевременность, полноту  уплаты налогов. 

Где брать нормативную базу по налоговому учету? 

Налоговый учет регулируется НК РФ. Для ознакомления с основами рекомендую ст. 313, в ней изложены общие положения учета. 

Согласно НК РФ, налоговый учет предусматривает сбор и систематизацию сведений для определения налоговой базы. Нужен он, чтобы правильно считать и платить налоги. Главной целью является формирование достоверной и полной информации об учете совершенных бизнесом хозяйственных операций для целей налогообложения. 

Стоит налоговый учет на четырех принципах: 

1. Постоянство. Налоговый учет ведется непрерывно с момента регистрации бизнеса и до его ликвидации либо реорганизации. 

2. Последовательность. Правила и нормы учета применяются в хронологическом порядке. 

3. Имущественная обособленность. Имущество в собственности предприятия − это одно, а имущество в собственности физлиц, работающих на этом предприятии, – другое. Личное имущество сотрудников не является объектом налогообложения у их работодателя. 

4. Денежное измерение. Сведения о доходах, расходах фиксируются в денежном выражении. 

Налоговое законодательство дает свободу выбора системы налогообложения. Но для каждого режима, кроме ОСНО, существуют ограничения, обусловленные спецификой деятельности налогоплательщиков той или иной категории. 

Как встать на налоговый учет? 

На налоговый учет можно встать по месту нахождения организации или по месту регистрации, если вы физическое лицо. Процедура занимает до 5 дней, независимо от статуса будущего налогоплательщика. 

Постановка на учет происходит автоматически при регистрации ООО и ИП. Хронология выглядит так: ФНС регистрирует субъект предпринимательства, вносит соответствующие сведения в ЕГРЮЛ или ЕГРИП, новый бизнес ставится на налоговый учет, о чем выдается соответствующий документ. 

Кто ведет налоговый учет? 

Формально ведение налогового учета – обязанность каждого налогоплательщика. Функция обычно возлагается на бухгалтера. Это обычная практика в бизнесе на общем режиме налогообложения и упрощенной системе. Также бухгалтерия ведет налоговый учет на ЕСХН. 

На автоматизированной упрощенке функции берет на себя налоговая. Налогоплательщик на этом режиме не сдает налоговую отчетность, все сведения ИФНС получает от обслуживающего банка и ККТ. 

Также налоговый учет не ведут плательщики НПД, поскольку он автоматизирован и интегрирован в приложение «Мой налог». 

На ПСН налоговый учет исключается самим принципом налогообложения. Налог рассчитывается исходя из вероятного, а не фактического дохода и оплачивается до начала предпринимательской деятельности. 

Что является источником информации для налогового учета? 

Обычно источниками сведений для налогового учета являются бухгалтерские регистры. Если в них недостаточно данных, соответствующие реквизиты могут быть внесены в базу. Также можно разработать и использовать отдельные налоговые регистры. Это актуально, если в бухгалтерских регистрах не хватает значительной части сведений. 

Принято считать, что полноценный налоговый учет с отдельными регистрами – прерогатива крупного бизнеса. На самом деле любой организации такой вариант может подойти. Если вы решили вести налоговый и бухгалтерский учет раздельно, разработайте соответствующие формы и закрепите их в приложениях к учетной политике. Пересматривать разработанные регистры можно ежегодно. Актуализировав данные, не забудьте внести изменения в учетную политику. 

Важно: налоговые регистры – ваше личное дело. ФНС их формирование и использование не регулирует. Компании разрабатывают регистры самостоятельно, адаптируя их под свои потребности. 

Функции налогового учета

Система налогового учета выполняет три глобальные функции: 

• Фискальную. Эта функция важна государству и ФНС. Она обеспечивает пополняемость федерального и региональных бюджетов. Средства, перечисленные в виде налогов, сборов и взносов, идут на обеспечение работы госаппарата, местных органов власти, социалку и т.д. 

• Информационную. Налоговый учет дает сведения о финансовом состоянии конкретного субъекта предпринимательства и его способности исполнять обязательства, о состоянии отрасли, которая платит налоги. Также информационная функция – это про совокупность налогов, которые идут в разные бюджеты, объемы налоговых платежей и страховых взносов. 

• Контрольную. Налоговый учет предполагает составление и сдачу отчетности. Она проходит камеральную проверку, показатели из деклараций сопоставляются с сохраненными в базе ФНС. Контрольная функция обеспечивает проведение сверок, выявление переплат, недоимок, нарушений. 

Как организовать налоговый учет? 

Налоговый учет – не то же самое, что бухгалтерский. Но два вида учета во многом похожи. Этой схожестью обусловлены доступные варианты организации и ведения налогового учета у субъекта предпринимательства:  

1. Налоговый учет на базе бухучета. Используются бухгалтерские регистры, дополненные недостающими данными. Если принципы отражения определенных операций сильно отличаются в бухучете и налоговом учете, формируются отдельные налоговые регистры. 

2. Обособленный налоговый учет. Обычно для его ведения формируется отдельное подразделение. Такой формат организации и ведения учета актуален для крупных компаний с обособленными подразделениями, участников ВЭД, производственных предприятий. 

3. Когда учеты похожи. Отдельно учитываются отклонения по ОС, резервам, доходам, расходам.  Технически бухгалтер выполняет корректировки бухучета в соответствии с принятыми методами учета налогового. 

4. Упрощенный налоговый учет. К плану счетов бухучета открываются спецсчета для отражения операций налогового учета. Актуально для малого и микробизнеса. 

Откуда берутся и какие существуют расхождения в налоговом, бухгалтерском учете? 

Начнем с того, что расхождения между бухгалтерским и налоговым учетом не редкость. В основном это актуально для субъектов предпринимательства, уплачивающих налог на прибыль. Если  прибыль, зафиксированная в бухгалтерском учете, отличается от исчисленной по НК РФ, возникают расхождения. Их причина в разнице подходов, предусмотренных бухгалтерским и налоговым законодательством. 

Расхождения или разницы бывают постоянными и временными. Постоянные включают:

• Расходы или доходы, которые признаются в налоговом учете, но не принимаются к бухучету в текущем и последующих периодах.

• Расходы или доходы, которые не формируют налоговую базу в текущем и последующих периодах, но принимаются к бухгалтерскому учету. 

В результате постоянных расхождений появляются постоянные налоговые доходы или расходы. Те и другие рассчитываются по формуле: постоянная разница * на ставку налога на прибыль. 

С временными расхождениями все иначе. Они формируются, когда расходы или доходы к бухучету принимаются в одном периоде, а к налоговому – в другом. В 2020 году понятие временных разниц уточнили, включив в него результаты операций, не входящие в этом периоде в бухгалтерскую прибыль или убыток, но участвующие в формировании налоговой базы в других отчетных периодах. 

Результатом временных разниц являются отложенные налоги. Расхождения бывают налогооблагаемыми и вычитаемыми. Они, соответственно, увеличивают или уменьшают основной платеж в бюджет в следующих отчетных периодах. В первом случае формируется отложенное налоговое обязательство, во втором – отложенный налоговый актив. Обязательство и актив рассчитываются по формуле: временная разница * ставку по налогу на прибыль. 

Когда расхождения исчезнут? 

На этот вопрос нет однозначного ответа. Скажу лишь, что все к тому идет. В общих случаях налоговый учет уже совпадает с бухгалтерским. Но о частностях забывать не следует. Отмечу также, что в законодательство регулярно вносятся изменения и большинство из них направлены на сближение бухучета с налоговым учетом. 

Пока же нам остается признавать наличие расхождений и рассматривать ключевые аспекты учета в этом контексте. 

На что обратить внимание при учете прибыли в целях налогообложения? 

В налоговом и бухгалтерском учете доходы, расходы могут классифицироваться по-разному. Когда речь о выручке, там и там подразумеваются доходы от реализации. Расхождения появляются при учете внереализационных доходов. Для налогового учета установлен закрытый перечень таких доходов. Например, в бухучете доходы от участия в капитале других компаний часто относятся к доходам от обычных видов деятельности. А в налоговом учете их приходится признавать внереализационными (п. 1 ст. 250 НК РФ). 

Также расхождения возникают по дате признания отдельных доходов, поскольку в налоговом учете применяется кассовый метод, метод начисления.  В бухучете применяется только метод начисления (исключение – учет у субъектов малого предпринимательства). 

Перечень расходов в целях налогообложения прибыли закрытый в налоговом и бухгалтерском учете. Расхождения появляются из-за особенностей их распределения. Ст. 318 НК РФ предписывает разделять прямые и косвенные расходы. В бухучете распределение отсутствует. 

Кроме того, отдельные расходы, отраженные в бухгалтерском учете, в налогообложении прибыли не участвуют. Ст. 270 НК РФ определяет перечень таких расходов. В частности, к ним относятся взносы в уставный капитал, пени, штрафы, перечисленные в бюджет, начисленные налогоплательщиком дивиденды и другие суммы прибыли после налогообложения.

Еще одна причина расхождений – нормирование расходов в налоговом учете. Например, по ст. 258 НК РФ нормируются сходы на капитальные вложения для целей налогообложения прибыли. В бухучете отражается вся сумма капиталовложений, в налоговом – только не превышающая норму. 

Если расходы признаются в одинаковой сумме, расхождения тоже могут возникнуть. Причина в моменте их признания. Особенно часто расхождения возникают при учете курсовых разниц. 

Стоит отметить, признание расходов в налоговом и бухгалтерском учете отличается в базовых принципах. В целях налогообложения признаются расходы обоснованные, документально подтвержденные и произведенные для осуществления деятельности, направленной на получение дохода. Бухучет признает расходы по другим правилам. Речь идет об определении суммы расхода, осуществлении затрат в соответствии с требованиями нормативных актов или конкретных договоров. Также важное условие – результат операции уменьшает экономические выгоды организации. Если хотя бы одно условие не исполнено, расход не признается фактическим, а улетает в дебиторскую задолженность. 

На что обратить внимание при учете ОС в контексте налогового учета? 

Разница в сведениях бухгалтерского и налогового учета в отношении основных средств возникает по нескольким причинам: 

• Особенности лимита по первоначальной стоимости. Разным может быть срок полезного использования, повышающий коэффициент при расчете амортизации.

• Специфика начисления амортизации. В бухучете применяется три способа, они раскрыты в ФСБУ 6/2020. В налоговом учете таких способов два – линейный и нелинейный.

• Особенности формирования первоначальной себестоимости объектов лизинга у лизингополучателя. В налоговом учете считается сумма расходов лизингодателя на приобретение этого имущества для передачи в лизинг, в бухгалтерском – сумма всех лизинговых платежей и выкупной стоимости (без НДС).

На что обратить внимание при формировании резервов в контексте налогового учета? 

Расхождения между бухгалтерским и налоговым учетом возникают: 

При создании резерва по сомнительным долгам. В бухучете это обязательно, если есть просроченная дебиторская задолженность. В налоговом учете создание резерва не обязанность, а право налогоплательщика. Также стоит отметить, что метод создания резерва в разных видах учета отличается. То есть даже если резерв создается и в бухгалтерском, и в налоговом учете, разница неизбежна. 

При создании резерва на оплату отпусков. В бухгалтерском и налоговом учете применяется разный порядок формирования такого резерва. «Налоговый» установлен ст. 324.1 НК РФ. Он создается под отпуска отчетного года, в конце года он не имеет остатка или имеет его в редких случаях. В бухучете, наоборот, остаток резерва на конец года – норма, а не исключение. 

Какие ошибки допускаются в налоговом учете? 

Ошибки в налоговом учете выявляются, как правило, при подготовке текущей или годовой отчетности. Если они не обнаружены вашим бухгалтером, их найдет инспектор ФНС. Любые ошибки имеют последствия. Но не всегда эти последствия чувствительны для бизнеса. 

В учете допускаются доходные, расходные и нейтральные ошибки. Мы рассмотрим каждую категорию подробно. 

Доходные ошибки: кто виноват и что делать? 

К таким ошибкам в налоговом учете относятся забытые операции по реализации услуг, работ, товаров, не выявленные вовремя долги (кредиторка, подлежащая списанию), неточности расчета доходов, расходов, вычетов. Свое название ошибки получили за то, что занижают доходную часть. Это влияет на формирование налоговой базы. 

НК РФ относится к доходным ошибкам со всей строгостью. ФНС находит неуплату, начисляет пеню с того периода, в котором была допущена ошибка. Искать доходные расхождения инспекторы любят в прошлых периодах. НК РФ разрешает инициировать взыскания без ограничений (ст. 46, 82 НК РФ). Значит ли это, что за допущенную в 2021 году и выявленную в 2023-м ошибку придется платить сейчас? И да, и нет. Де-юре ФНС может подать в суд или иными способами инициировать взыскание. Де-факто есть судебная практика, и она на стороне налогоплательщика. Суды считают,  что давнюю задолженность взыскивать неправомерно. 

Откуда неоднозначность? – спросите вы. Все дело в устоявшихся правилах. Если найдена ошибка за период, срок уплаты налога за который истек более трех лет назад, ошибку можно не исправлять и, соответственно,  недоимку не погашать. Но хитрость в том, что в НК РФ нет прямых указаний на это. 

В общем, если вы выявили недавнюю доходную ошибку сами, вернитесь в тот налоговый период, в котором она была допущена, исправьте регистры, подайте уточненную декларацию, уплатите налог и пени (ст. 54, 81 НК РФ). Если ошибку найдет ФНС, придется сделать все то же самое плюс заплатить штраф. 

Говоря о последствиях доходных ошибок, нельзя не упомянуть последствия личные. В зоне риска руководители компаний с большим оборотом и, соответственно, крупными суммами налогов. Недоимка в сумме 5+ млн. руб. за три года в хронологическом порядке – основание для возбуждения уголовного дела. Если она возникла в результате намеренного искажения сведений в декларации, преследования не избежать. 

Важно: срок давности по налоговым ошибкам – 3 года (по умолчанию). А срок привлечения к уголовной ответственности за уклонение от уплаты налогов – до 10 лет. 

Если вы выявили крупную недоимку, лучше исправить ошибку, подать уточненку, погасить задолженность. 

Расходные ошибки не так страшны, как кажутся?

От расходных ошибок страдает не бюджет, а сам налогоплательщик. Казалось бы, какое до этого дело ФНС. Сам факт ошибки говорит о проблемах с учетом. А это значит, что страдает репутация добросовестного налогоплательщика. Если бизнес крупный и заметный, не исключено повышенное внимание к нему со стороны налоговиков (вдруг в декларациях и другие ошибки имеются?). 

Расходные ошибки возникают из-за некорректного учета или неучета вычетов, затрат.  В результате возникает занижение суммы убытка или переплата налога в бюджет. 

По общим правилам, исправляются расходные ошибки в том периоде, в котором они допущены (ст. 54 НК РФ). Правда, можно  воспользоваться правом на учет ошибки прошлых лет в текущем периоде. Но есть условие: в периоде, когда ошибка была допущена, уплачен налог в бюджет. Может показаться, что эта оговорка дает возможность любые прошлые расходные ошибки без подачи уточненок. На самом деле все сложнее. В большинстве случаев сдавать уточненки и править налоговую базу прошлых периодов все же приходится. Кроме того, исправление ошибки в текущем периоде – это зачет излишне уплаченного налога, то есть перекрытие переплаты одного года недоплатой в другом. А согласно ст. 78 НК РФ, такая операция возможна, если с момента ошибки прошло меньше трех лет. 

Сложности могут возникнуть с исправлением ошибок прошлых периодов, если дело касается НДС. Нормы ст. 54 НК РФ в таких случаях не применяются. Налоговая база по НДС формируется согласно книге продаж и покупок. Порядок ведения первички установлен Постановлением №1137 от 26.12.2011. И возможность уменьшения налоговой базы текущего периода на излишний налог прошлых периодов не предусмотрена. Исправить сейчас расходные ошибки по НДС, допущенные ранее, можно, только если речь идет о неприменении или неполном применении вычетов. 

Ошибки, которых нет

Расходные ошибки иногда таковыми не являются. У нас есть неучет оплаты работ, услуг (аудиторских, консультационных, информационных, юридических, бухгалтерских, услуг связи), арендных платежей. Причина неучета – поступление закрывающей первички после окончания отчетного периода. Давайте разберемся, исправлять такую ошибку или нет (и ошибка ли это вообще?). 

Обратимся к НК РФ. Согласно ст. 272, по расходам на оплату работ и услуг налогоплательщик может сам определять дату признания расходов. И это может быть дата расчетов, последнее число месяца, дата поступления закрывающей первички и т.п. Соответствующий вариант стоит закрепить в учетной политике. 

Если расходы признаются на дату поступления подтверждающих документов, их можно смело учитывать при формировании налоговой базы текущего периода без оглядки на результаты предыдущих периодов и без привязки к дате оказания услуг, выполнения работ. Правда, придется подтвердить дату поступления первички журналом учета входящей корреспонденции или, например, почтовым конвертом. Это все к тому, что если вы не учли расходы в прошлом периоде из-за отсутствия подтверждающих документов, то это не ошибка. Соответственно, исправлять вам нечего и уточненку подавать не нужно. 

Бумажные ошибки: исправлять или нет? 

Бумажные ошибки в налоговом учете имеют нейтральный статус. К недоимкам они не ведут, переплату не формируют. Они возникают по разным причинам: технический сбой, человеческий фактор. Де-факто может быть некорректно заполнена декларация или расход отнесен не к той группе.  

Бумажные ошибки имеют нефинансовые последствия. Если их обнаруживает инспектор, ИФНС запрашивает пояснения, максимум – уточненку. Никаких доначислений, перерасчетов, пеней и штрафов тут быть не может. 

Исправление бумажных ошибок – дело добровольное. То есть НК РФ к этому не обязывает. Но учтите, что если налоговая уже запросила пояснения, то их придется предоставить. 

Ошибки в НДФЛ: штраф гарантирован? 

Некорректные сведения в формах 6-НДФЛ и 2-НДФЛ исправляются исключительно через корректирующую отчетность. Без уточненки не обойтись, даже если не изменилась сумма налога. Декларация подается за тот период, в котором была допущена ошибка. 

Для примера рассмотрим ситуацию, когда сотруднику выплатили больше, чем положено. В следующих периодах из выплат удерживается переплата. Если отчетность сдавать по фактическим сведениям, получится занижение суммы дохода с уменьшением исчисленного НДФЛ. Тут без уточненки не обойтись (ст. 81, 210 НК РФ). 

Важно: оштрафовать за некорректную отчетность по НДФЛ могут, даже если некорректные сведения не привели к недоплате. Но если налогоплательщик сам выявит ошибку, исправит ее, подаст уточненку, от санкций он будет освобожден (ст. 126 НК РФ, письмо ФНС №ГД-4-11/14515 от 09.08.2016).

Итак, налоговый учет актуален для любого бизнеса. Его ведут компании и индивидуальные предприниматели на общей системе и спецрежимники. А результатом является достоверная налоговая база и правильно рассчитанный налог, своевременно уплаченный в бюджет. 

Налоговый учет не так сложен, как кажется, если его ведут опытные специалисты. Это могут быть штатные работники бухгалтерии, сотрудники профильной аутсорсинговой компании. Руководителю важно знать базовые принципы налогового учета и эффективно использовать инструменты контроля, чтобы не оказаться однажды фигурантом «уклонистского» дела. 

Теги данной публикации: #школа учета