По закону, организация не может просто так снять наличные с расчетного счета деньги и потратить их на любые нужды. Она должна либо оплачивать покупки по безналу, либо выдавать сотрудникам деньги под отчет. Подотчетные операции важно правильно оформлять, отражать в бухучете. А если сотрудник присвоил деньги или потратил больше, с этим придется разбираться.
Мы собрали в этом чек-листе ключевые вопросы о снятии денег под отчет. Если вы не найдете здесь ответ на свой вопрос, обращайтесь – проконсультируем.
Зачем снимать деньги под отчет?
Чаще всего наличные нужны, чтобы быстро закрыть разовую потребность организации. Простой пример – закончилась бумага в офисе. Искать поставщика, вести переговоры, делать крупный заказ, оплачивать безналом, ждать поставку – долго. Прямо сейчас проблему можно решить, выдав деньги сотруднику под отчет для закупки нужного количества канцтоваров.
Важно учитывать, что основания для снятия под отчет ограничены.
Выдаем деньги только на:
-
Представительские расходы (организация мероприятий для партнеров, деловые обеды и т.п.)
-
Командировочные расходы (оформление документов на выезд за рубеж, аренда жилья, билеты, суточные)
-
Производственные и хозяйственные расходы (приобретение товаров, работ, услуг)
Кто получает подотчетные деньги?
Деньги под отчет выдаются физическим лицам. Занимаемая должность, стаж работы в компании значения не имеют. Сейчас не имеет значения и «кредитная» история. Запрет на выдачу средств под отчет сотруднику, который не отчитался за деньги в прошлый раз, снят Указанием ЦБ РФ №4416-У от 19.06.2017.
Выдаем деньги:
-
Сотрудникам, с которыми заключен трудовой договор.
-
Сотрудникам, с которыми заключен гражданско-правовой договор (письмо ЦБ РФ №29-Р-Р-6/7859 от 02.10.2014).
Получателем средств может быть как генеральный директор или бухгалтер, так и рядовой сотрудник. В том числе, подотчетные средства выдаются работникам-иностранцам, которые не являются валютными резидентами РФ (деньги в этом случае не являются средством платежа, и не возникает дополнительная налоговая нагрузка).
Директор компании может ограничить круг лиц, которые могут получать деньги под отчет. Для этого издается приказ в свободной форме и в соответствии со стандартными требованиями к локальным нормативно-правовым актам.
Как оформлять выдачу под отчет?
Алгоритм выдачи денег сотруднику следующий:
-
Издаем приказ, в котором указываем сумму, цель (на что тратить), ФИО подотчетного лица. Использование расплывчатых формулировок – риск получить штраф в размере 50 000 рублей.
-
Визируем заявление работника на выдачу средств.
-
Выдаем наличные деньги сотруднику из кассы или отправляем платежное поручение в банк для перечисления средств на счет подотчетника.
Нужно ли составлять Положение о расчетах с подотчетными лицами?
Положение может быть одним из локальных НПА, которые регулируют соответствующие расчеты. Составлять и утверждать его организации и ИП не обязаны. Но если средства под отчет планируется выдавать часто и на разные цели, такой документ не помешает.
Положение о расчетах устанавливает общие правила выдачи и расходования подотчетных средств. В локальный нормативно-правовой акт рекомендуется включить:
-
сроки подачи заявлений на выдачу средств;
-
сроки рассмотрения заявлений руководителем;
-
предельные сроки выдачи денежных средств с учетом целей расходования;
-
сроки проверки авансовых отчетов бухгалтерией;
-
сроки утверждения отчетов руководителем;
-
сроки окончательных расчетов;
-
сроки для отчета по суммам безнала;
-
другие сведения (например, перечень документов для подтверждения тех или иных расходов).
Что указывать в заявлении на выдачу денег под отчет?
Заявление подается в свободной форме. В нем следует указывать:
-
Цель получения средств под отчет
-
Сумму
-
Срок, на который эта сумма выдается
-
Дату запроса на получение подотчетных денег
Приказ или заявление?
Заявление на выдачу подотчетных средств может не использоваться в документообороте компании. Без приказа же не обойтись (Указания ЦБ №3210-У). Есть два варианта оформления выдачи средств под отчет:
- Отдельный приказ на каждую выдачу и подотчетника
- Один приказ на нескольких подотчетников и выдач
На какой срок снимать под отчет?
Подотчетные деньги выдаются на любой срок. Налоговое законодательство срок не устанавливает и не ограничивает. Сколько дней сотрудник может пользоваться деньгами и когда должен отчитаться, решает компания.
Если в приказе на выдачу средств под отчет срок не указан, ИФНС по умолчанию считает сроком 1 день.
Как выдавать деньги?
Есть три варианта выдачи средств ответственному лицу:
-
Наличными из кассы. Документы: заявление на выдачу средств, приказ, распоряжение директора о выдаче средств, расходный кассовый ордер.
-
На личную банковскую карту сотрудника. Пакет документов тот же. Важно: в заявлении указывается не номер карты, а номер счета, к которому привязана карта!
-
На корпоративную карту. Пакет документов тот же + сотруднику выдается корпоративная карта.
Лимит для выдачи денег под отчет не определен. А как же пресловутые 100 000 при расчете наличными? В случае с подотчетом лимит не актуален. Подотчетное лицо не считается участником наличных расчетов, поскольку действует от имени организации. Стотысячный лимит на наличные актуален только при расчетах с контрагентами (поставщиками, исполнителями).
Что считать моментом передачи денег?
Момент передачи денег зависит от способа их получения:
-
Наличные – при получении денег в кассе по расходному ордеру.
-
На личную карту – при зачислении суммы на банковский счет, к которому привязана карта сотрудника.
-
На корпоративную карту – при первой оплате по безналу или снятии наличных.
Как подтвердить использование подотчетных средств?
Сотрудник, получивший деньги от компании, заполняет и подписывает авансовый отчет, бухгалтер этот отчет проверяет, а руководитель утверждает.
В отчете отражаются:
-
Номера расходов – графа 1
-
Даты, номера, наименования документов, подтверждающих расходы (квитанций, транспортных документов, чеков ККТ, товарных чеков), наименования расходов (суточные) – графы 2-4
-
Потраченные суммы в рублях или иностранной валюте – графы 5-6
К авансовому отчету прилагаются пронумерованные подтверждающие документы.
Что проверить в авансовом отчете?
Проверка авансового отчета – задача и ответственность бухгалтера. Чтобы не было вопросов у налоговой при проверке, обращаем внимание на:
-
Целевое использование подотчетных средств (состав расходов в приказе, распорядительных документах, авансовом отчете и чеках должен совпадать)
-
Наличие первичных документов
-
Соответствие чеков, накладных, счетов и другой первички нормативным требованиям
-
Правильность подсчета потраченных средств.
Если в компании нет бухгалтера, проверить авансовый отчет может руководитель.
Что в авансовом отчете заполняет бухгалтер?
Подотчетное лицо заполняет свою часть авансового отчета, бухгалтер – свою. На лицевой стороне документа указываются:
- Номер авансового отчета
- <Перерасход или остаток аванса
- Сумма полученного аванса (если часть денег выдана наличными, часть – на карту, суммы прописываются в разных строках)
- Израсходованные средства в сумме в строке «Итого» в графах 7 и 8 отчета
- Количество документов и листов в приложении к авансовому отчету
- Сумму отчета к утверждению
Как утвердить авансовый отчет?
Заполненный сотрудником, проверенный бухгалтером авансовый отчет отправляется на утверждение к руководителю. Он должен:
-
Утвердить сумму отчета в установленный срок (срок законодательно не установлен, он закрепляется в локальных НПА компании)
-
Указать утвержденную сумму в шапке документа
-
Подписать авансовый отчет
Как провести окончательный расчет с сотрудником?
Подотчетное лицо может потратить не все полученные средства или, наоборот, потратить больше. То и другое указывается в авансовом отчете.
Если возник перерасход средств, сотруднику компенсируются средства, потраченные сверх суммы, полученной под отчет. Для этого:
-
Оформляется расходный кассовый ордер (если деньги выдаются наличными из кассы), вносится запись в кассовую книгу.
-
Заполняется и направляется в банк платежное поручение (если деньги перечисляются на личную карту подотчетного лица). В назначении платежа указывается «Возмещение перерасхода по авансовому отчету от дата/номер».
-
Вносятся дополнительные данные в авансовый отчет – подтверждается факт возмещения.
Если сотрудник израсходовал не все средства:
-
Остаток вносится в кассу. Оформляется приходный кассовый ордер. В кассовой книге делается соответствующая запись. Подотчетному лицу выдается квитанция.
-
Остаток перечисляется на расчетный счет организации. В назначении платежа указывается «Возврат подотчетных средств».
-
Факт возврата фиксируется в авансовом отчете.
Как оформить возврат остатка аванса, выданного на корпоративную карту?
В случае с корпоративной картой возврат неизрасходованного аванса возможен:
-
Наличными в кассу, если сумма фактических расходов меньше суммы обналички. При этом оформляются те же документы, что и при возврате аванса, выданного наличными или на личную (зарплатную) карту сотрудника. Возврат отражается в авансовом отчете.
-
Без оформления дополнительных документов, если с корпоративной карты товары и услуги оплачивались по безналу. Средства с карты до обналички принадлежат компании. Сотрудник за них не отвечает, поскольку фактически ими не распоряжается.
Что делать с невозвратом?
Если выданные под отчет средства потрачены не полностью, а остаток сотрудник не возвращает, соответствующая сумма удерживается из его зарплаты. Для этого нужно:
-
Получить письменное согласие работника на удержание средств. В заявлении должна быть указана сумма неизрасходованного остатка, который предстоит удержать с зарплаты. Документ нужен для того, чтобы не возникло споров о сумме.
-
Составьте приказ об удержании неиспользованного аванса.
Оформляйте документы в 30-дневный срок со дня окончания срока для возврата неизрасходованных средств, полученных под отчет.
Удерживайте за раз не больше 20% от зарплаты.
Как учитывать расчеты с подотчетниками?
Выдача денег работнику под отчет не является расходом, поскольку не уменьшает экономическую выгоду. Выданные средства учитываются как дебиторская задолженность сотрудника.
Проводки:
- выдача суммы под отчет, возмещение перерасхода– Дт 71
- расходование подотчетных средств, возврат остатка– Кт 71
- Дебиторка списывается на основании авансового отчета.
Нужна ли инвентаризация при выдаче средств под отчет?
Отдельная инвентаризация расчетов с подотчетниками обычно необязательна. Ее проводят в рамках общей годовой процедуры.
Но есть исключения:
- Реорганизация компании (ФЗ №402 ст. 11)
- Ошибки в учете расчетов с подотчетными лицами и/или накопление невозвратов остатков, невыплаченных компенсаций перерасхода
При проведении инвентаризации проверяются:
- Даты выдачи средств и целевое назначение
- Суммы авансов
- Соответствие авансовых отчетов целевому назначению подотчетных средств
- Первичные документы, подтверждающие расход и перерасход авансов
По итогам инвентаризации заполняется форма №ИНВ-17.
Как списывать авансы с минимальным налоговым риском?
Снятие и выдача средств под отчет – полдела. Когда деньги потрачены и сдан авансовый отчет, необходимо списать аванс. Если сделать это неправильно, ИФНС доначислит налоги, оштрафует и начислит пеню. Вот несколько ситуаций, когда списание авансов повышает налоговые риски.
1. Авансовый отчет есть, задание сотрудником выполнено, а подтверждающие документы (чеки, квитанции) утеряны. Работодатель принимает отчет, списывает аванс. Налоговая проводит проверку, не находит подтверждающих документов, признает выданный сотруднику аванс его доходом и доначисляет НДФЛ, страховые взносы.
- Спишите с сотрудника долг по авансу.
- Не учитывайте расходы в налоговом учете.
- Начислите страховые взносы и агентский НДФЛ.
- Удержите налоги с доходов работника.
2. Подтверждающая первичка есть, но реальные расходы вызывают сомнения. Приняв авансовый отчет от проблемного сотрудника и списав сумму в расходы, вы рискуете получить доначисления. Безопаснее использовать схему, указанную выше, – признать выданный аванс доходом сотрудника, начислить и удержать необходимые налоги, взносы. И не списывать аванс в расходы в налоговом учете.
3. Нет счета-фактуры, а нужно предъявить НДС к вычету. Если к авансовому отчету приложен только чек (без счета-фактуры), предъявление входящего НДС к вычету – риск. ФНС откажет в вычете и доначислит налог.
Есть несколько случаев, когда без счета-фактуры можно предъявить НДС к вычету:
-
Расчеты за жилье в командировке.
-
Оплата проезда к месту командировки, обратно.
В том и другом случае плательщику выдается в качестве подтверждающего документа бланк строгой отчетности, в котором отдельной строкой выделяется НДС.
Чтобы у ФНС при проверке не возникло вопросов к выданным авансам, своевременно оформляйте документы на снятие средств под отчет, проверяйте авансовые отчеты и подтверждающие документы. А также следите за невозвратом остатка и начисляйте НДФЛ, страховые взносы, если сотрудник не возвращает неизрасходованные средства в срок.
Количество показов: 3248
Теги данной публикации: подотчетные
Комментарии
Тут пока нет комментариев. Будьте первыми!