Как правильно снимать под отчет?

По закону, организация не может просто так снять наличные с расчетного счета деньги и потратить их на любые нужды. Она должна либо оплачивать покупки по безналу, либо выдавать сотрудникам деньги под отчет. Подотчетные операции важно правильно оформлять, отражать в бухучете. А если сотрудник присвоил деньги или потратил больше, с этим придется разбираться. 

Мы собрали в этом чек-листе ключевые вопросы о снятии денег под отчет. Если вы не найдете здесь ответ на свой вопрос, обращайтесь – проконсультируем. 

Зачем снимать деньги под отчет? 

Чаще всего наличные нужны, чтобы быстро закрыть разовую потребность организации. Простой пример – закончилась бумага в офисе. Искать поставщика, вести переговоры, делать крупный заказ, оплачивать безналом, ждать поставку – долго. Прямо сейчас проблему можно решить, выдав деньги сотруднику под отчет для закупки нужного количества канцтоваров. 

Важно учитывать, что основания для снятия под отчет ограничены. 

Выдаем деньги только на: 

1. Представительские расходы (организация мероприятий для партнеров, деловые обеды и т.п.)

2. Командировочные расходы (оформление документов на выезд за рубеж, аренда жилья, билеты, суточные)

3. Производственные и хозяйственные расходы (приобретение товаров, работ, услуг)

Кто получает подотчетные деньги? 

Деньги под отчет выдаются физическим лицам. Занимаемая должность, стаж работы в компании значения не имеют. Сейчас не имеет значения и «кредитная» история. Запрет на выдачу средств под отчет сотруднику, который не отчитался за деньги в прошлый раз, снят Указанием ЦБ РФ №4416-У от 19.06.2017.

Выдаем деньги: 

1. Сотрудникам, с которыми заключен трудовой договор.

2. Сотрудникам, с которыми заключен гражданско-правовой договор (письмо ЦБ РФ №29-Р-Р-6/7859 от 02.10.2014).

Получателем средств может быть как генеральный директор или бухгалтер, так и рядовой сотрудник. В том числе, подотчетные средства выдаются работникам-иностранцам, которые не являются валютными резидентами РФ (деньги в этом случае не являются средством платежа, и не возникает дополнительная налоговая нагрузка). 

Директор компании может ограничить круг лиц, которые могут получать деньги под отчет. Для этого издается приказ в свободной форме и в соответствии со стандартными требованиями к локальным нормативно-правовым актам.

Как оформлять выдачу под отчет? 

Алгоритм выдачи денег сотруднику следующий: 

1. Издаем приказ, в котором указываем сумму, цель (на что тратить), ФИО подотчетного лица. Использование расплывчатых формулировок – риск получить штраф в размере 50 000 рублей. 

2. Визируем заявление работника на выдачу средств.

3. Выдаем наличные деньги сотруднику из кассы или отправляем платежное поручение в банк для перечисления средств на счет подотчетника.

Нужно ли составлять Положение о расчетах с подотчетными лицами? 

Положение может быть одним из локальных НПА, которые регулируют соответствующие расчеты. Составлять и утверждать его организации и ИП не обязаны. Но если средства под отчет планируется выдавать часто и на разные цели, такой документ не помешает. 

Положение о расчетах устанавливает общие правила выдачи и расходования подотчетных средств. В локальный нормативно-правовой акт рекомендуется включить: 

• сроки подачи заявлений на выдачу средств;

• сроки рассмотрения заявлений руководителем;

• предельные сроки выдачи денежных средств с учетом целей расходования;

• сроки проверки авансовых отчетов бухгалтерией;

• сроки утверждения отчетов руководителем;

• сроки окончательных расчетов;

• сроки для отчета по суммам безнала;

• другие сведения (например, перечень документов для подтверждения тех или иных расходов).

Что указывать в заявлении на выдачу денег под отчет? 

Заявление подается в свободной форме. В нем следует указывать: 

1. Цель получения средств под отчет

2. Сумму

3. Срок, на который эта сумма выдается

4. Дату запроса на получение подотчетных денег

Приказ или заявление? 

Заявление на выдачу подотчетных средств может не использоваться в документообороте компании. Без приказа же не обойтись (Указания ЦБ №3210-У). Есть два варианта оформления выдачи средств под отчет: 

1. Отдельный приказ на каждую выдачу и подотчетника
2. Один приказ на нескольких подотчетников и выдач

На какой срок снимать под отчет? 

Подотчетные деньги выдаются на любой срок. Налоговое законодательство срок не устанавливает и не ограничивает. Сколько дней сотрудник может пользоваться деньгами и когда должен отчитаться, решает компания. 

Если в приказе на выдачу средств под отчет срок не указан, ИФНС по умолчанию считает сроком 1 день. 

Как выдавать деньги? 

Есть три варианта выдачи средств ответственному лицу: 

1. Наличными из кассы. Документы: заявление на выдачу средств, приказ, распоряжение директора о выдаче средств, расходный кассовый ордер.

2. На личную банковскую карту сотрудника. Пакет документов тот же. Важно: в заявлении указывается не номер карты, а номер счета, к которому привязана карта!

3. На корпоративную карту. Пакет документов тот же + сотруднику выдается корпоративная карта. 

Лимит для выдачи денег под отчет не определен. А как же пресловутые 100 000  при расчете наличными? В случае с подотчетом лимит не актуален. Подотчетное лицо не считается участником наличных расчетов, поскольку действует от имени организации. Стотысячный лимит на наличные актуален только при расчетах с контрагентами  (поставщиками, исполнителями).

Что считать моментом передачи денег? 

Момент передачи денег зависит от способа их получения: 

1. Наличные – при получении денег в кассе по расходному ордеру.

2. На личную карту – при зачислении суммы на банковский счет, к которому привязана карта сотрудника. 

3. На корпоративную карту – при первой оплате по безналу или снятии наличных. 

Как подтвердить использование подотчетных средств? 

Сотрудник, получивший деньги от компании, заполняет и подписывает авансовый отчет, бухгалтер этот отчет проверяет, а руководитель утверждает. 

В отчете отражаются:

1. Номера расходов – графа 1

2. Даты, номера, наименования документов, подтверждающих расходы (квитанций, транспортных документов, чеков ККТ, товарных чеков), наименования расходов (суточные) – графы 2-4

3. Потраченные суммы в рублях или иностранной валюте – графы 5-6

К авансовому отчету прилагаются пронумерованные подтверждающие документы. 

Что проверить в авансовом отчете? 

Проверка авансового отчета – задача и ответственность бухгалтера. Чтобы не было вопросов у налоговой при проверке, обращаем внимание на: 

1. Целевое использование подотчетных средств (состав расходов в приказе, распорядительных документах, авансовом отчете и чеках должен совпадать)

2. Наличие первичных документов

3. Соответствие чеков, накладных, счетов и другой первички нормативным требованиям

4. Правильность подсчета потраченных средств. 

Если в компании нет бухгалтера, проверить авансовый отчет может руководитель. 

Что в авансовом отчете заполняет бухгалтер? 

 Подотчетное лицо заполняет свою часть авансового отчета, бухгалтер – свою.  На лицевой стороне документа указываются: 

1. Номер авансового отчета
2. <Перерасход или остаток аванса
3. Сумма полученного аванса (если часть денег выдана наличными, часть – на карту, суммы прописываются в разных строках)
4. Израсходованные средства в сумме в строке «Итого» в графах 7 и 8  отчета
5. Количество документов и листов в приложении к авансовому отчету
6. Сумму отчета к утверждению

Как утвердить авансовый отчет? 

Заполненный сотрудником, проверенный бухгалтером авансовый отчет отправляется на утверждение к руководителю. Он должен: 

1. Утвердить сумму  отчета в установленный срок (срок законодательно не установлен, он закрепляется в локальных НПА компании)

2. Указать утвержденную сумму в шапке документа

3. Подписать авансовый отчет

Как провести окончательный расчет с сотрудником? 

Подотчетное лицо может потратить не все полученные средства или, наоборот, потратить больше. То и другое указывается в авансовом отчете. 

Если возник перерасход средств, сотруднику компенсируются средства, потраченные сверх суммы, полученной под отчет. Для этого: 

1. Оформляется расходный кассовый ордер (если деньги выдаются наличными из кассы), вносится запись в кассовую книгу.

2. Заполняется и направляется в банк платежное поручение (если деньги перечисляются на личную карту подотчетного лица). В назначении платежа указывается «Возмещение перерасхода по авансовому отчету от дата/номер».

3. Вносятся дополнительные данные в авансовый отчет – подтверждается факт возмещения. 

Если сотрудник израсходовал не все средства: 

1. Остаток вносится в кассу. Оформляется приходный кассовый ордер. В кассовой книге делается соответствующая запись. Подотчетному лицу выдается квитанция. 

2. Остаток перечисляется на расчетный счет организации. В назначении платежа указывается «Возврат подотчетных средств». 

3. Факт возврата фиксируется в авансовом отчете. 

Как оформить возврат остатка аванса, выданного на корпоративную карту?

В случае с корпоративной картой возврат неизрасходованного аванса возможен: 

1. Наличными в кассу, если сумма фактических расходов меньше суммы обналички. При этом оформляются те же документы, что и при возврате аванса, выданного наличными или на личную (зарплатную) карту сотрудника. Возврат отражается в авансовом отчете. 

2. Без оформления дополнительных документов, если с корпоративной карты товары и услуги оплачивались по безналу. Средства с карты до обналички принадлежат компании. Сотрудник за них не отвечает, поскольку фактически ими не распоряжается. 

Что делать с невозвратом? 

Если выданные под отчет средства потрачены не полностью, а остаток сотрудник не возвращает, соответствующая сумма удерживается из его зарплаты. Для этого нужно: 

1. Получить письменное согласие работника на удержание средств. В заявлении должна быть указана сумма неизрасходованного остатка, который предстоит удержать с зарплаты. Документ нужен для того, чтобы не возникло споров о сумме.

2. Составьте приказ об удержании неиспользованного аванса. 

Оформляйте документы в 30-дневный срок со дня окончания срока для возврата неизрасходованных средств, полученных под отчет. 

Удерживайте за раз не больше 20% от зарплаты. 

Как учитывать расчеты с подотчетниками? 

Выдача денег работнику под отчет не является расходом, поскольку не  уменьшает экономическую выгоду. Выданные средства учитываются как дебиторская задолженность сотрудника. 
Проводки: 

1. выдача суммы под отчет, возмещение перерасхода– Дт 71
2. расходование подотчетных средств, возврат остатка– Кт 71
3. Дебиторка списывается на основании авансового отчета.

Нужна ли инвентаризация при выдаче средств под отчет? 

Отдельная инвентаризация расчетов с подотчетниками обычно необязательна. Ее проводят в рамках общей годовой процедуры. 
Но есть исключения: 

1. Реорганизация компании (ФЗ №402 ст. 11)
2. Ошибки в учете расчетов с подотчетными лицами и/или накопление невозвратов остатков, невыплаченных компенсаций перерасхода 

1. Даты выдачи средств и целевое назначение
2. Суммы авансов
3. Соответствие авансовых отчетов целевому назначению подотчетных средств
4. Первичные документы, подтверждающие расход  и перерасход авансов 

Как списывать авансы с минимальным налоговым риском? 

Снятие и выдача средств под отчет – полдела. Когда деньги потрачены и сдан авансовый отчет, необходимо списать аванс. Если сделать это неправильно, ИФНС доначислит налоги, оштрафует и начислит пеню.  Вот несколько ситуаций, когда списание авансов повышает налоговые риски.

1. Авансовый отчет есть, задание сотрудником выполнено, а подтверждающие документы (чеки, квитанции) утеряны. Работодатель принимает отчет, списывает аванс. Налоговая проводит проверку, не находит подтверждающих документов, признает выданный сотруднику аванс его доходом и доначисляет НДФЛ, страховые взносы. 

• Спишите с сотрудника долг по авансу.
• Не учитывайте расходы в налоговом учете. 
• Начислите страховые взносы и агентский НДФЛ. 
• Удержите налоги с доходов работника. 

Есть несколько случаев, когда без счета-фактуры можно предъявить НДС к вычету: 

• Расчеты за жилье в командировке.

• Оплата проезда к месту командировки, обратно.

В том и другом случае плательщику выдается в качестве подтверждающего  документа бланк строгой отчетности, в котором отдельной строкой выделяется НДС. 

Чтобы у ФНС при проверке не возникло вопросов к выданным авансам, своевременно оформляйте документы на снятие средств под отчет, проверяйте авансовые отчеты и подтверждающие документы. А также следите за невозвратом остатка и начисляйте НДФЛ, страховые взносы, если сотрудник не возвращает неизрасходованные средства в срок.  

Теги данной публикации: подотчетные