Аграрный сектор считается специфическим в отношении условий труда. Но это не значит, что удаленка здесь невозможна. В последние годы у сельхозпроизводителей, в том числе на ЕСХН и УСН, стали появляться дистанционные сотрудники. На удаленку многие перевели бухгалтеров, маркетологов и прочий админперсонал.
Дистанционная работа так или иначе связана с использованием сотрудниками личного имущества в служебных целях. На повестке дня появился вопрос о компенсационных выплатах. Давайте разберемся, какие компенсации положены удаленщикам, могут ли их выплачивать сельхозпроизводители на едином налоге и упрощенцы. Кроме того, обсудим актуальные вопросы учета таких расходов.
Нормативная база
Трудовое законодательство регламентирует оплату труда. Согласно ст. 129 ТК РФ, удаленщики, как и сотрудники, работающие офлайн, получают вознаграждение за труд (зарплату), стимулирующие выплаты (премии и т.п.), компенсации. В число последних входит возмещение расходов при выполнении трудовых функций.
Де-юре возмещение относится к компенсационным выплатам иного характера (ст. 164 ТК РФ). Составной частью зарплаты оно не является. Возмещение имеет конкретную цель – компенсировать понесенные служебные расходы.
Налоговое законодательство также не относит компенсационные выплаты к оплате труда (ст. 255 НК РФ). Обоснование этой позиции указывает на то, что возмещение служебных расходов дистанционщикам не связано с условиями труда, режимом работы. У них есть только одна привязка – к месту выполнения служебных обязанностей, причем последнее должно быть прописано в трудовом договоре.
То есть выплаты такого рода компенсируют материальные затраты, а не особые условия труда. Согласно трудовому и налоговому законодательству, компенсация материальных затрат в зарплату не входит. Отметим, что довольно долго де-факто подобные выплаты к оплате труда относили, пусть и с натяжкой. Основанием служил п. 3 ст. 255 НК РФ. Но ФЗ №389 от 31.07.2023 внес поправки в ст. 264 Налогового кодекса и определил порядок учета компенсаций удаленщикам. И теперь для целей налогообложения прибыли они относятся на прочие расходы. Норма действует с 31.08.2023.
Важно: для компенсационных выплат дистанционным сотрудникам установлен лимит в сумме 35 руб. в день или в сумме документально подтвержденных расходов.
Порядок компенсации устанавливается локальными нормативно-правовыми актами и трудовым договором или допсоглашением к нему.
Перечень затрат, которые работодатель возмещает удаленщикам, установлен ст. 164, 188 ТК РФ. Соответственно, компенсировать могут амортизацию (износ) личного транспорта, инструментов и оборудования, программно-технических средств и материалов, которые применяются для выполнения служебных обязанностей. Также возмещаются расходы, связанные с использованием транспорта, инструментов, оборудования, ПО. Сроки и порядок компенсации установлены ст. 312.6 ТК РФ. Главное правило: расходы, подлежащие возмещению, должны быть обоснованы и документально подтверждены.
Налогообложение компенсационных выплат с января 2024 года
Если коротко, НДФЛ перечисленные компенсации не облагаются (ст. 217 НК РФ). То же самое касается страховых взносов (ст. 422 НК РФ).
От налога на доходы физлиц освобождено возмещение расходов, связанных с использованием в служебных целях личного оборудования, средств защиты информации, программно-технических и других средств. Соответствующие поправки в ст. 217 НК РФ были внесены Законом №389 от 31.07.2023.
Освобождены от НДФЛ суммы в размере, предусмотренном для удаленщиков трудовым или коллективным договором, другими НПА. Освобождение действует в рамках упомянутого выше ограничения (35 руб. в день).
Особенности учета компенсаций в расходах
Вернемся к нашим сельхозпроизводителям на УСН и ЕСХН. Для упрощенцев с объектом «Доходы минус расходы» действует тот же порядок признания расходов на оплату труда, что и для субъектов на ОСНО. Соответственно, они должны руководствоваться нормами ст. 255 НК РФ (подп. 6 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). И плательщики ЕСХН учитывают зарплату точно так же (п. 3 ст. 346.5 НК РФ).
Компенсационные выплаты удаленным сотрудникам в оплату труда не включаются. Чтобы понять, можно ли их учесть в расходах для расчета упрощенного налога или ЕСХН, следует обратиться к перечням расходов, которые уменьшают налоговую базу.
Оба перечня являются закрытыми:
-
Для ЕСХН – п. 2 ст. 346.5 НК РФ
-
Для УСН Доходы минус расходы – ст. 346.16 НК РФ
Что имеем в сухом остатке? Компенсации дистанционным сотрудникам, согласно п.п. 11.1 п. 1 ст. 264 НК РФ, учитываются в составе прочих расходов. Они не входят в оплату труда. В упомянутые выше перечни такие расходы не включены. Получается, сельхозпроизводитель на ЕСХН и УСН не может учесть в составе своих расходов компенсации удаленным сотрудникам за использование ими личного ПО и имущества в служебных целях.
Кто виноват и что делать?
Оспаривать налоговые нормы мы не будем. Сосредоточимся на том, как можно снизить издержки, имея дистанционных работников.
Вариант первый – обеспечить сотрудников всем необходимым для выполнения служебных функций. По закону работодатель обязан это сделать (ст. 312.6 ТК РФ). В этом случае затраты на оборудование и программно-технические средства работодатель может и должен включить в состав расходов для налогообложения прибыли, то есть расчета налога на УСН Доходы минус расходы или ЕСХН.
Вариант второй – прописать порядок выплаты компенсаций в локальных нормативно-правовых актах (Положении об оплате труда, коллективном договоре), трудовых договорах, допсоглашениях. В фокусе сам принцип использования дистанционщиками личного имущества и программного обеспечения в служебных целях. По закону возмещение расходов положено работнику, который использует собственные средства для выполнения служебных функций с ведома и согласия работодателя. И факт согласия должен быть документально подтвержден. Нет первички – нет компенсационных выплат.
Важно: если для урегулирования вопроса о возмещении расходов дистанционному сотруднику нужно изменить условия трудового договора, руководствуйтесь нормами ст. 72 ТК РФ (изменение условий по соглашению сторон) или ст. 74 ТК РФ (изменение условий в одностороннем порядке при смене организационных, технологических условий труда).
Обнаружили ошибки в учете – исправляйте как можно скорее. Если на УСН или ЕСХН включили компенсации удаленщикам в оплату труда, пересчитайте выплаты, НДФЛ и страховые взносы, а затем основной налог. Погасите образовавшуюся недоимку, уплатите пени. И не забудьте подать уточненную декларацию в ИФНС. Если ошибки выявлены и исправлены до того, как их обнаружили налоговики, штрафа за неуплату налога на УСН (ЕСХН) можно избежать.
Остались вопросы по бухгалтерскому, налоговому учету выплат дистанционным сотрудникам? Наши эксперты к вашим услугам. Обращайтесь, проконсультируем также по переводу работников на удаленку и обратно, отражению расходов на оплату труда и компенсаций в составе прочих расходов.
Количество показов: 33
Комментарии
Тут пока нет комментариев. Будьте первыми!