Электронный документооборот совершенствуется. Сегодня в фокусе идентификация ответственных лиц, чьи подписи ставятся на первичных, закрывающих документах. Раньше сотрудники торговых и других компаний могли подписывать заявления, декларации и другие формы электронной подписью, содержащей сведения об организации. В сентябре 2024 вводятся новые правила.Теперь в ходу персональные ЭЦП (без привязки к юридическому лицу). А чтобы подписывать документы от лица организации, сотрудникам нужны машиночитаемые доверенности. Как последние будут использоваться дистрибьюторами и что МЧД собой представляют, расскажем дальше.
Доверенность, да не та
Машиночитаемой доверенностью называется электронный документ в формате XML, который распознается системами ЭДО автоматически. Де-юре это та же бумажная доверенность, но в другом формате. Она удостоверяет право физлица совершать определенные действия от имени компании.
МЧД не нужна генеральному директору и индивидуальному предпринимателю. Тот и другой получает сертификат усиленной квалифицированной электронной подписи у доверенных лиц ФНС или в Удостоверяющем Центре. Если ИП и гендиректор подписывает документы самостоятельно, дополнительное удостоверение его полномочий не требуется.
Кто и когда использует МЧД?
У дистрибьютора обычно много сотрудников, которые в конкретных случаях действуют от лица компании. Начальники отделов заключают сделки, специалисты выставляют счета, формируют накладные и оформляют акты. С сентября 2024 года для подписания таких документов УКЭП физлица недостаточно.
Важно: документы, подписанные без машиночитаемой доверенности, контрагенты продолжат принимать и подписывать. Но необходимо готовиться к тому, что отказов будет больше. Все дело в том, что упомянутые документы в случае налоговой проверки или судебного разбирательства могут быть признаны недействительными. А это повышает правовые, налоговые и финансовые риски.
МЧД, по сути, подтверждает юридическую силу документа, подписанного ответственным лицом от имени фирмы. Доверенность используется для работы по договорам комиссии и агентским договорам, для заключения сделок с контрагентами, для сдачи отчетности и т.п.
Как использовать МЧД?
Алгоритм использования машиночитаемой доверенности дистрибьютором следующий:
-
Создаем электронный документ.
-
Подписываем отсоединенной подписью руководителя (гендиректора).
-
Дожидаемся автоматического размещения в системе хранения (СФР, ФНС или ЦПРР).
-
Сохраняем доверенность на компьютере.
-
Используем МЧД (файл XML) при формировании пакета документов для контрагента/регулятора согласно ст. 17.2 ФЗ №63 от 06.04.2011.
Что касается последнего пункта, по договоренности с контрагентом порядок может быть изменен. Например, к пакету электронных документов может прикрепляться не сама МЧД, а только ее номер.
Для создания доверенности можно использовать сайт ФНС или сторонние специализированные сервисы. На сайте налоговой процедура включает 9 этапов:
-
Создание доверенности во вкладке МЧД.
-
Выбор формы электронного документа. Сервис предлагает следующие варианты: формат 5.01 или доверенность для налоговых органов, МЧД 003, МЧД 002 и МЧД 002 или 003. Форма 003 подходит для большинства документов. Форма 002 может использоваться отдельно для сделок с контрагентами.
-
Технические данные: даты начала и окончания доверенности, внутреннего номера, уникального номера GUID. Последний будет сгенерирован автоматически. Важно: можно создать «бессрочную» машиночитаемую доверенность. Такой документ по умолчанию действует 12 месяцев.
-
Доверитель. Сведения о том, кто оформляет доверенность, об организации (КПП, ИНН, ОГРН) или о предпринимателе (ОГРНИП, СНИЛС, ИНН, ФИО, дата рождения, пол).
-
Представитель. Сведения о физлице (ИНН, ФИО, пол, данные паспорта, дата рождения, СНИЛС).
-
Полномочия. Сведения указываются вручную или по классификатору.
-
Передоверие. В машиночитаемой доверенности можно разрешить или запретить оформление передоверия полномочий.
-
Предпросмотр. Рекомендуем не пренебрегать этим этапом и проверять указанные сведения!
-
Формирование XML.
Дальше доверенность должен подписать гендиректор фирмы или ИП (доверитель). И после размещения документа в системе хранения можно приступать к его использованию.
Особенности подписания МЧД
Отдельно отметим несколько нюансов процесса подписания машиночитаемой доверенности руководителем. Сделать это на сайте ФНС не получится, придется использовать сторонние программы. Многие из них платные, к тому же они должны быть корректно настроены. Рекламировать конкретные сервисы не будем, приведем лишь обобщенный алгоритм.
Чтобы подписать МЧД через стороннюю программу, руководителю фирмы нужно:
-
Авторизоваться (некоторые сервисы работают без авторизации)
-
Получить активную ссылку
-
Перейти по ссылке и подписать электронный документ
Важно: на этапе подписания доверенности выполняется проверка данных ЭЦП руководителя. Если сведения де-факто и де-юре (в файле XML) не совпадают, завершить операцию не получится. В этом случае алгоритм такой: возвращаемся на сайт ФНС или в сервис, где создана МЧД, исправляем ошибки, повторяем операцию подписания документа отсоединенной подписью руководителя.
Готовая доверенность загружается в систему хранения. Статус можно проверить на сайте ФНС.
Хранение МЧД
Машиночитаемые доверенности в большинстве случаев хранятся на Цифровой платформе распределенного реестра ФНС. Блокчейн обеспечивает надежную защиту данных. С помощью запроса в реестр проверяется статус, срок действия электронного документа.
Кроме реестра для хранения МЧД могут использоваться системы ЭДО организаций, сервисы подписания документов. Это актуально, прежде всего, для тех, кто уже активно использует безбумажный документооборот. Если речь о новом дистрибьюторе, который только формирует свою систему, рекомендуем проконсультироваться на предмет хранения машиночитаемых доверенностей с экспертами в области ЭДО.
Отмена доверенности
Сегодня многие дистрибьюторы сталкиваются с текучкой кадров. Причины обсудим как-нибудь в другой раз, сейчас на повестке дня документы, удостоверяющие полномочия ответственных лиц.
По закону гендиректор компании или индивидуальный предприниматель (доверитель) может отозвать машиночитаемую доверенность в любой момент. Важно: при увольнении сотрудника МЧД автоматически не аннулируется!
Отзыв доверенности осуществляется там же, где она создавалась (на сайте ФНС или в специализированной программе). Алгоритм прост:
-
Авторизация
-
Выбор документа по номеру
-
Указание причины и даты отзыва
-
Подписание запроса цифровой подписью
Важно: отозвать доверенность может и само доверенное лицо (алгоритм тот же).
Так или иначе, но дистрибьюторам придется работать с МЧД. Исключение – компании с бумажным документооборотом. Если это не ваш вариант и вы используете ЭДО, самое время внедрять инструменты, позволяющие удостовериться в правомерности подписания документов сотрудниками.
Количество показов: 192
Теги данной публикации: документы
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
