Как выбрать бухгалтерскую компанию? - 30 важных правил

Скачать визитку

26 Сентябрь 2021

Бухгалтерский учет требует внимания со стороны руководителя. Пренебрежение контролем может весьма негативно сказаться на финансовом положении компании. Кроме того, ошибки в учете – прямой риск для руководителя. За большую часть ошибок придется отвечать рублем. За отдельные правонарушения предусмотрена уголовная ответственность.

Минимизировать риски и оптимизировать взаимодействие с контролирующими структурами позволяет передача бухучета на аутсорсинг. И главная задача здесь – правильно выбрать исполнителя.

В чек-листе собраны вопросы, которые стоит задать потенциальному исполнителю, и ситуации, которые нужно обсудить с аутсорсером до передачи бухгалтерских сведений.

1. Работаем по договору?

Казалось бы, в бизнесе верить на слово не принято. Но, увы, не единичны ситуации с отсутствием договора или заключением формального типового, который не учитывает специфику бизнеса компании и взаимодействия с аутсорсером. Отсутствие договора при передаче бухучета на внешнее управление – это не про доверие, а про халатность.

2. Учет ведется в 1С?
Автоматизация учета – обычное дело. Бухгалтерская компания ведет учет на коленке (использует только Excel, а то и бумажные носители)? Вам точно не по пути.

3. База отдается по первому требованию?
У заказчика бухгалтерских услуг должен быть доступ к информации о своем бизнесе. Начинаются разговоры о том, что доступ может быть только у специалистов, чтобы не возникало случайных ошибок? Ищите другую бухгалтерскую компанию.

4. База предоставляется платно или бесплатно?
Это так называемый контрольный или провокационный вопрос. Он отсекает недобросовестных поставщиков бухгалтерских услуг. Оплату доступа к базе компания может требовать с одной целью – дополнительно заработать. Вы должны знать, что такие действия незаконны и квалифицируются как вымогательство (ст. 163 УК РФ).

5. Когда и при каких условиях передается копия базы?
Обычное дело, когда архивная копия базы передается заказчику бухгалтерских услуг не реже одного раза в квартал по завершении отчетного месяца. При расторжении договора база 1С передается в течение 7–14 дней. По ней при этом специалистами компании-аутсорсера даются все необходимые пояснения. И, конечно, все это должно быть прописано в договоре.

6. Когда на законных основаниях аутсорсер может не отдать базу?
База отдается в установленные сроки, только при отсутствии задолженности по оплате услуг бухгалтерской компании. Обычно это условие прописывают в договоре.

7. Если возникнут проблемы, как мы будем их решать?
Добросовестный исполнитель решает возникшие проблемы официально, через претензионный порядок. Если вам говорят «договоримся», стоит насторожиться.

8. Как компания ведет свой бухучет?
Переходим к вопросам, для получения ответов на которые общаться с представителями бухгалтерской компании не придется. Итак, бухучет. Все необходимые данные можно найти на федеральном ресурсе ГИРБО. Обратите внимание на прибыль и выручку. Разделите годовой показатель на 12 месяцев, посмотрите на сайте компании стоимость обслуживания и прикиньте, сколько может быть юрлиц/ИП на обслуживании у аутсорсера.

9. Какой у компании штат?
Обычно такая информация есть на сайте. Учитывая предыдущий шаг, оцените загрузку специалистов.

10. Какая у аутсорсера выручка?
Нередко для солидности специалист работает под вывеской компании. Работает один бухгалтер (в лучшем случае с помощником) или полноценный штат, подскажет выручка. Почему специалист под вывеской компании это плохо? Один в поле не воин. Часто у таких поставщиков бухгалтерских услуг не простроены и хромают бизнес-процессы. А проблемы, соответственно, возникают у заказчиков (учет с ошибками, отсутствие базы, некорректно посчитанные налоги, штрафы и т.д.).

11. Есть ли судебные процессы?
Проверить судебную историю поставщика бухгалтерских услуг можно на rusprofile.ru. И оформлять платную подписку совсем не обязательно. Хотя, если у вас есть юрист, имеющий доступ к ресурсу, попросите его проверить компанию. Внимание рекомендуется обращать не на наличие или отсутствие судебных дел, а на статус компании (истец/ответчик), суммы исков, результат разбирательства. Если аутсорсер выступает ответчиком слишком часто, это повод задуматься о целесообразности сотрудничества.

12. Что там с отзывами о компании?
Сегодня много чего продается и покупается по отзывам. Но давайте посмотрим правде в глаза. В реальном бизнесе время – деньги. И с вероятностью 99% клиент бухгалтерской компании не будет записывать видеоотзыв о сотрудничестве и выкладывать его в соцсетях или присылать аутсорсеру, чтобы разместить на сайте. Да и текстовые отзывы пишутся нечасто. Если вы хотите их промониторить, относитесь с долей скептицизма. И помните о том, что больше отзывов у известных аутсорсинговых сервисов. Но это не значит, что менее известные компании не дотягивают по уровню профессионализма и ответственности перед клиентами.

13. Есть ли компания в рейтингах?
Смотреть можно федеральные, региональные, отраслевые рейтинги. Актуальна такая проверка для крупных бухгалтерских компаний. Небольшие, но профессиональные и добросовестные поставщики услуг в рейтингах могут затеряться. Это не значит, что доверять им нельзя и сотрудничать с ними не стоит.

14. Кто заплатит за ошибки?
Вопрос материальной ответственности аутсорсера очень актуален. Посмотрите информацию на сайте компании и обязательно проверьте, отражена ли материальная ответственность в договоре на оказание услуг.

15. Есть ли опыт?
Доверять принято более опытным компаниям. Но, по сути, дата основания – всего лишь цифра в календаре. Куда важнее реальный опыт сотрудников, которые будут вести ваш учет.

16. С кем работает компания?
У некоторых аутсорсеров есть специализация, например, только ИП или ООО. Есть компании, которые ведут учет ООО и ИП, но не работают с акционерными обществами, некоммерческими организациями.

17. Ведется ли отраслевой учет?
Каждая отрасль имеет свою специфику. Если в компании нет специалиста, знакомого с нюансами учета конкретного вида деятельности, лучше выбрать другого аутсорсера.

18. Закрепляется ли специалист за клиентом?
Мы снова переходим к прямым вопросам к исполнителю. До начала сотрудничества вы должны понимать, в каком формате будет осуществляться взаимодействие: через персонального менеджера, связь с бухгалтером напрямую, общение с одним закрепленным специалистом или с тем, кто в данный момент свободен.

19. Используется ли налоговая оптимизация?
Если бухгалтер обнаружит, что налоговую нагрузку можно снизить, компания предложит клиенту налоговую оптимизацию или продолжит работать по накатанной «первичка – база – отчетность».

20. Какие методы налоговой оптимизации будут применяться?
Хороший бухгалтер не тот, который предлагает дробление, офшоры и т.п., а тот, который использует по максимуму разрешенные законодательством схемы и инструменты.

21. Как строится взаимодействие?
Технологичность бухгалтерской компании имеет большое значение. Лучше, когда каналов связи несколько (телефон, почта, мессенджеры). Есть личный кабинет на сайте – отлично!

22. Возможна ли полная удаленка?
В современных условиях многие бизнесы переходят на онлайн работу. Аутсорсер должен обеспечить комфортное удаленное взаимодействие. Уточните возможность бесконтактной передачи первички, постоянной связи с бухгалтером в чате (в рабочее время) и другие важные нюансы.

23. Напоминает ли компания о сроках сдачи отчетности?
Если каких-то сведений для заполнения деклараций не хватает, когда клиент узнает об этом (до условной отчетной недели, в последний день сдачи отчетности).

24. Меняется ли стоимость услуг в процессе сотрудничества?
Обычно бухгалтерские компании предлагают пакеты услуг. Цена на них является фиксированной. Но возможны и другие варианты. Если цена гибкая, важно понимать, как она рассчитывается. Уточните, сколько и за что придется платить, передавая бухучет на аутсорсинг.

25. Что делать, если возник сложный вопрос по учету?
Уточняйте, есть ли в компании сотрудники, имеющие опыт решения нетипичных, сложных и спорных вопросов.

26. Как проверяется учет на наличие ошибок?
Не стесняйтесь спрашивать, кто контролирует бухгалтеров аутсорсинговой компании и как проверяются данные в базе.

27. Когда сотрудники компании учатся, кто ведет учет?
Обучение и повышение квалификации специалистов без ущерба для ведения бухгалтерии клиентов – признак эффективности организации бизнес-процессов.

28. Есть ли дополнительные сервисы?
Удобно работать с одним аутсорсером по бухучету, налоговому планированию и, например, юридическому сопровождению бизнеса.

29. Придется ли менять существующий учет?
Аутсорсинг не должен на старте обходиться слишком дорого. Поэтому актуален вопрос совместимости технологий, предлагаемых аутсорсером, с уже имеющимися программными решениями для расчета зарплаты, ведения операционного учета и т.п.

30. Проводится ли экспресс-аудит в начале сотрудничества?
Анализ бухучета, выявление и исправление ошибок – отличное начало аутсорсинга.

Сотрудничество с бухгалтерской компанией позволяет сэкономить массу сил, финансовых ресурсов, времени и очень часто сохраняет финансовую стабильность компании. Аутсорсер — ваш помощник, доверенное лицо и союзник. Оплата его услуг – инвестиции в стабильность и безопасность бизнеса.

Количество показов: 969

Теги данной публикации: аутсорсинг