Электронные трудовые книжки: как вести учет и сдавать отчетность по новым правилам

Порядок введения ЭТК действует, начиная с 2020 года. Преимущества цифрового формата очевидны: хранение на сервере СФР, быстрый доступ к сведениям при назначении пенсий и пособий, сохранность данных (риск утраты информации минимален).

Общие положения

Все работники, у которых по состоянию на 31.12.2020г. отсутствует трудовой стаж, автоматически стали владельцами ЭТК. Сотрудники, которые до 2021г. трудились, могут продолжать пользоваться бумажными книжками. Но с обязательным дублированием данных в электронном виде.

Какие данные отражаются в ЭТК?

Информационная база по работающим гражданам содержит следующие реквизиты:

1. персональные сведения (ФИО, дата и место рождения, СНИЛС);

2. юридическое наименование компании, выступающей работодателем;

3. название должности, занимаемой человеком;

4. период занятости (с какого числа, месяца, года и сколько отработал).

Данные в ЭТК вносятся на основании отчетов от работодателей.

Преимущества ведения трудовых книжек в электронном формате

ЭТК выгодны как для работодателя, так и для работников. Рассмотрим основные плюсы их использования.

Работник, который выбрал вариант с ведением трудовой книжки в электронном формате, приобретает следующие преимущества:

• оперативный доступ к сведениям о своей трудовой деятельности в разрезе работодателей, в динамике по годам;

• дистанционный формат трудоустройства, оптимизация временных затрат на оформление документации для удаленных работников;

• комфортное оформление пенсии без сбора подтверждающих документов.

Важно: сведения из ЭТК необходимы при поступлении в институт, оформлении визы на выезд из страны или получения законом положенных льгот. Все это можно сделать в онлайн-режиме за считанные минуты.

Работодатель также делает свой выбор в пользу ЭТК, это обусловлено совокупностью плюсов:

1. сокращение издержек, связанных с организацией учетной кадровой деятельности;

2. снижение до минимума вероятности неправильного заполнении документов о трудовом стаже сотрудников;

3. минимизация рисков физической утраты документации;

4. оптимизация затрат времени на подготовку кадровых отчетов и анализ стажа персонала.

Как отправляется заявление в СФР о переходе на ЭТК?

Начиная с начала 2023г. все данные о приеме и увольнении сотрудника работодатель отправляет в фонд по интернету. Соответственно, все сведения из ЭТК также поступают в СФР в формате отчетов. Речь идет о форме ЕФС-1. Работник пишет работодателю заявление, унифицированного образца нет, поэтому форма свободная. После этого компания или ИП извещают СФР о том, что конкретный гражданин решил пользоваться ЭТК.

При оформлении ЕФС-1 необходимо помимо сведений о работнике указать дату перехода на ЭТК. Информацию о данном мероприятии можно отправить отдельно или в составе общего отчета по страхователю, если есть иные сведения о трудовом стаже наемных работников.

Как возвращать сотруднику его бумажную трудовую книжку?

Всем сотрудникам, перешедшим на ведение ТК в цифровом формате, бумажные аналоги возвращаются в кадровой службе лично, под роспись в соответствующем учетном журнале. Если специалист компании работает удаленно и приехать в офис не может, ему можно направить трудовую книжку Почтой России. Начиная с 2025 года, Федеральным законом №145-ФЗ разрешено отправлять трудовые книжки почтой даже тем гражданам, которые работают за пределами РФ.

Как работодатель должен вести ЭТК подчиненных?

Обязанность каждого работодателя – информирование СФР обо всех кадровых мероприятиях для актуализации сведений о занятости трудоспособного населения страны. База данных социального фонда интегрирована с другими платформами, например, с порталом Госуслуги.ру. Поэтому своевременность обновления информации крайне важна. Стоит заметить, что за нарушение сроков отправки отчетности предусмотрены штрафы. Предельный срок информирования о приемах и увольнениях сотрудника – следующий после события день.

Работодатель ведет электронный учет по следующим кадровым мероприятиям:

• прием нового работника;

• перевод действующего сотрудника на иную должность;

• увольнение человека;

• изменение юридического наименования организации;

• установление дополнительной профессии;

• внесение данных об ограничении занимать гражданином определенные должности.

Рассмотрим самые распространенные случаи и порядок информирования о них СФР.

Как отразить в ЭТК прием на работу?

В течение дня оформления приказа или максимум на следующий день после подписания договора работодатель должен внести в ЭТК сведения об этом. Обязательные реквизиты записи:

• дата;

• код трудовой функции, которую будет выполнять работник;

• подразделение и наименование должности;

• пометка о совместительстве, если необходима;

• реквизиты приказа, изданного по предприятию.

Перечисленная информация вносится в подраздел 1.1 отчета ЕФС-1. Выбирается мероприятие с пометкой о приеме на работу.  В программе 1С, к примеру, форма для отправки в СФР заполняется автоматически – в нее «подтягиваются» кадровые события, по которым еще не был отправлен отчет.

Порядок направления сведений об увольнении работника

После подписания приказа об увольнении человека в ЭТК необходимо внести об этом сведения. При этом заполняемых реквизитов несколько:

1. дата события;

2. код трудовой функции;

3. должность и наименование структурного подразделения;

4. наличие признака совместительства (внутреннего либо внешнего);

5. причина расторжения договора;

6. дата и номер приказа.

Когда сотрудник увольняется, в СФР необходимо отправить ту же форму ЕФС-Р, а на руки подчиненному – выдать выписку формата СТД-Р.

Как отражается в ЭТК перевод специалиста внутри организации?

Если новый специалист переводится на новую должность, либо меняется его режим труда (пример: офисный работник переходит на удаленку либо наоборот – удаленно работающий сотрудник возвращается в офис), данные события относятся к категории кадровых и нуждается в отражении в базе СФР. При этом необходимые реквизиты:

• дата свершения события;

• код функции, реализуемой сотрудником;

• указание на должность и название структурного подразделения;

• если сотрудник является совместителем, об этом тоже нужна информация;

• номер приказа и его дата.

Данный отчет отправляется в фонд не позднее 25-го числа месяца, следующего за отчетным – заполняется все та же форма ЕФС-1 (подраздел 1.1) с конкретизацией мероприятия (перевод).

Как вносят изменения в ЭТК при переименовании компании-работодателя?

Если юридическое лицо изменило свое наименование, необходимо внести в ЭТК всех работников запись об этом. При этом указывают следующие данные:

• предыдущее название;

• новое наименование;

• сведения о документе, на основании которого произошли изменения.

Отчитаться в СФР необходимо не позднее 25-го числа следующего за событием месяца. Для сообщения используется форма ЕФС-1, выбирается мероприятие с переименованием юрлица и в форму включаются все работающие в компании сотрудники.

Важно: если подразделение поменяло свое название, в ЭТК также необходимо внести изменения. Мероприятие в данном случае – перевод.

Как отразить в ЭТК установление сотруднику новой квалификации или добавление новой профессии?

Когда сотрудник приобретает вторую, третью и так далее профессии, повышает квалификацию или меняет специальность, об этом тоже надо сообщать в фонд. Внесение сведений в ЭТК в этом случае предполагает указание следующих реквизитов:

• название приобретенной дополнительной специальности, изменение уровня квалификации или дополнительная профессия;

• отметка о классном чине, разряде или иной категории (если есть).

Срок отчетности – до 25-го числа месяца, идущего вслед за месяцем кадрового события. Мероприятие при этом указывается «Установление (присвоение)».

Как в ЭТК отражается установление запрета на занятие определенных должностей гражданином?

Лишить человека права занимать ответственные должности или осуществлять определенные виды деятельности может только суд. После вынесения соответствующего решения в ЭТК необходимо внести данные о судебном запрете, сроке его действия и сведениях органа, вынесшего приговор.

Диапазон сведений, сообщаемых работодателем в СФР о трудовом стаже работников

Суть проекта с введением электронных трудовых книжек сводится к цифровизации учета стажа работающих граждан. В ЭТК отражаются все данные о работе по трудовым, гражданско-правовым и иным соглашениям. Основные преимущества электронного формата:

• отсутствие рисков физической утраты;

• возможность самоконтроля собственной служебной деятельности;

• минимизация любых неточностей и ошибок;

• легализация дистанционного трудоустройства;

• оптимизация затрат работодателя на содержание кадровой службы;

• быстрый доступ к данным ЭТК при оформлении кредитов или получении государственных услуг.

Основные кадровые мероприятия, которые работодатели обязаны отражать в отчетности для СФР с 01.01.2020г.:

1. прием на службу или на работу;

2. перевод на другое постоянное место;

3. увольнение;

4. изменение юридического наименования работодателя (при реорганизации);

5. присвоение еще одной профессии, категории и т.д.;

6. запрет на занятие определенных видов должностей;

7. приостановление действующего трудового соглашения с сохранением за гражданином рабочего места (основание – ст.351.7 ТК РФ).

Работник также вправе выбирать формат трудовой книжки, может отдать предпочтение цифровому варианту и об этом тоже надо уведомить СФР.

Сроки и порядок представления в СФР отчетности

Для различных кадровых мероприятий законодательство устанавливает разные сроки направления сведений:

• прием на работу требует информирования фонда сразу в день события или на следующий день;

• увольнение – порядок тот же, что при сообщении о приеме;

• по отношению к подрядчикам в СФР сообщаются сведения дважды – в день или максимум на следующий день после открытия договора ГПХ и в день, либо на завтра после закрытия этого документа;

• приостановление или возобновление трудового договора – сведения в фонд отправляют сразу в день кадрового события или на следующий день.

Далее перечислим кадровые мероприятия, по которым закон разрешает отчитываться месяцем позже (до 25-го числа):

1. перевод;

2.  установление одному или нескольким подчиненным неполной нормы выработки (сокращение нормативного времени труда);

3. добавление новой профессии или сведения о повышении уровня квалификации;

4. смена названия предприятием;

5. ввод запрета на занятие конкретных должностей;

6. выбранный подчиненным формат ведения ТК.

Важно: когда предельный срок отправки ЕФС-1 выпадает на праздничный или выходной день, разрешено исполнить свою обязанность перед СФР на следующий день. Законодательными актами данный перенос срока не относится к нарушениям.

В 2025г. все страхователи с численностью застрахованного персонала свыше 10 чел. обязаны отчитываться перед СФР в электронной форме.

Предоставление работающим гражданам выбора между бумажной и цифровой ТК

Федеральный закон №439-ФЗ от 16 декабря 2019г. обязал всех работающих граждан выбрать способ ведения трудовой книжки. До конца 2020г. сотрудники должны были подать в отдел кадров заявление, в котором был определен этот выбор. Варианта два:

• старый способ – бумажный (основание – статья 66 Трудового кодекса РФ);

• электронный формат – статья 66.1 ТК России.

При выборе ЭТК бумажный документ возвращается гражданину, с этого момента передачи работодатель не несет ответственности за ее хранение и заполнение. На основании положений ТК РФ в бумажную книжку о трудовом стаже вносится запись о переходе на использование цифрового формата.

Важно: если сотрудник решает оставить бумажный вариант книжки, он вправе в любой момент времени передумать и написать заявление о переходе на ЭТК.

Законодательство РФ не регулирует порядок обратного возврата работника с электронной книжки на бумажную, это не предусмотрено изначально. Еще один момент – если сотрудник никак не выразил свой выбор, работодатель ведет дальше бумажный вариант ТК. Но все работодатели обязаны сообщать в СФР обо всех кадровых мероприятиях, независимо от алгоритма ведения трудовых книжек. Этого требует актуальное трудовое законодательство и необходимость наполнения информационной системы актуальными данными.

Как вносятся исправления в данные, содержащиеся в ЭТК?

Когда в СФР отправлены некорректные сведения, необходимо отменить проведенное кадровое мероприятие, сообщить об этом фонду через каналы телекоммуникационной связи (отправив отменяющий отчет). После этого формируется правильный подраздел 1.1 ф. ЕФС-1 и направляется в СФР. Таким образом в ЭТК появляется верная информация.

Важно: если компания не отправила в фонд сведения о приеме или увольнении сотрудника, а также о начале или завершении договора ГПХ, это надо сделать сразу после выявления нарушения.

Как в индивидуальный лицевой счет (ИЛС) работающего гражданина  вносят дополнительную информацию о его трудовом стаже до 2020г.?

До принятия нового порядка и начала с 2020г. цифровизации сведений о трудовой деятельности граждан вся информация о приемах, переводах и увольнениях заносилась в бумажные трудовые книжки. Федеральным законом №27-ФЗ застрахованные лица наделены правом на обращение в СФР для включения в свой ИЛС данных о работе до 2020г.

Все записи из бумажной книжки переносятся в ЭТК в неизменном виде. Но в системе персонифицированного учета уже содержатся данные, они внесены с 01.01.2002г. Поэтому при актуализации информации на индивидуальном лицевом счете параллельно производится сверка с уже имеющимися сведениями. Мониторинг производится в отношении достоверности и полноты отражения данных о трудовом стаже застрахованного лица.

Порядок корректировки сведений о стаже до 2020г.

При сверке сведений и внесении дополнений или уточнений в ИЛС гражданина сотрудники СФР руководствуются Административным регламентом, который был утвержден Постановлением ПФ РФ №232п в 2021г. Пункт 18 данного регламентирующего документа устанавливает порядок получения застрахованным лицом государственной услуги по корректировке сведений индивидуального лицевого счета в СФР. Гражданин должен подготовить следующий пакет документов:

1. заявление, в котором указана цель корректировки информации – уточнение или дополнение данных о трудовом стаже. Обязательным пунктом для заполнения бланка является 5.1;

2. удостоверяющий личность заявителя документ (стандартно – паспорт гражданина РФ);

3. подтверждающие правомерность корректировок документы-основания. Это может быть оригинал бумажной трудовой книжки, договор с работодателем и т.д.

Важно: наличие подтверждающей документации для корректировки сведений ИЛС обязательно. Закон запрещает дополнять или уточнять информационную базу только со слов обратившихся граждан.

Чтобы решить вопрос с корректировкой данных на ИЛС, гражданин должен обратиться лично в любое территориальное отделение СФР с собранным пакетом документов. Предоставление государственных услуг посетителям клиентскими службами фонда осуществляется в порядке предварительной записи. Застрахованное лицо приходит к определенному времени, что позволяет экономно расходовать время сотрудников СФР и самого посетителя.

Внимание: запись на прием открыта на официальном сайтеsfr.gov.ru. И по прямому бесплатному телефону 8-800-100-00-01 (Единый контактный центр, который создан для коммуникации с гражданами).

Пользование личным кабинетом на портале ЕПГУ

Единый портал государственных услуг и функций предлагает владельцам личного кабинета возможность дистанционного взаимодействия с СФР. Внести уточняющие или дополняющие записи в ИЛС застрахованного лица, а также изменить сведения в ЭТК гражданин РФ может онлайн. Для этого необходимо заполнить соответствующее заявление на портале, в своем личном кабинете пользователя. Услуга называется «Корректировка ИЛС в СФР», необходим раздел с корректировкой данных.

Владелец личного кабинета также направляет в фонд скан-копии подтверждающих документов. Алгоритм обработки поступающих заявлений следующий:

• отделение фонда получает заявление и в течение 2-х дней направляет заявителю уведомление об этом. Вместе с электронным обращением от СФР пользователь портала получает перечень необходимых для предоставления оригиналов документов. Также специалисты назначают застрахованному лицу дату визита в фонд;

• срок для предоставления в СФР документации не должен превышать 3-х дней;

• при получении оригиналов сотрудник фонда регистрирует их и направляет электронное уведомление заявителю по ТКС;

• если заявитель не появился в отделении фонда в обозначенное время и не предоставил документацию, заявление не рассматривается.

Портал ЕПГУ призван обеспечить более эффективное взаимодействие государственных органов и граждан-получателей услуг.

Какие сведения предоставляются гражданам РФ об их трудовом стаже с ИЛС?

Гражданин может прийти в отделение СФР и получить сведения из своей ЭТК (ИЛС) в день обращения. Для этого достаточно иметь паспорт, подтверждающий принадлежность предъявителя к содержащимся в информационной базе данным. Также получить указанные сведения застрахованное лицо может в любом многофункциональном центре, предоставляющем государственные и муниципальные услуги – МФЦ.

Интернет-портал СФР предлагает обладателям личного кабинета онлайн-услугу по формированию выписки из ЭТК. Для этого пользователь выбирает соответствующий раздел и переходит по ссылке для заказа справки о своей трудовой деятельности.

Важно: выписку о трудовом стаже можно заказать также на портале ЕПГУ.

Если застрахованное лицо запросило выписку о трудовой активности по почте, специалисты СФР отвечают в течение 10-ти рабочих дней. Важно, чтобы личность заявителя и его подпись были удостоверены нотариусом либо лицом, которое приравнено к нотариусу по полномочиям. В этом случае копия паспорта заявителя не требуется. То же правило действует в отношении законного представителя гражданина-заявителя. Если выписка о стаже запрашивается обладателем доверенности, личность этого доверенного лица также должна быть удостоверена нотариусом или приравненным к нему лицом.

Резюме

Электронные трудовые книжки – это шаг навстречу цифровизации рутинных процессов. Сбор всей информации о трудовой деятельности работающих граждан на удаленных серверах СФР обусловлен стремлением к созданию многофункциональной информационно-аналитической базы. Граждане от ведения трудовых книжек в цифровом формате приобретают много преимуществ: моментальный доступ к необходимым сведениям, обеспечение сохранности данных и минимизация объема документов, которые приходится собирать при оформлении пенсии или социальных пособий.

Учет ЭТК для работодателя предполагает более жесткий контроль, т.к. все совершаемые кадровые мероприятия приходится своевременно оформлять и отчитываться о них в СФР. С другой стороны, нагрузка на кадровую службу становится меньше, пропадает необходимость организации хранения трудовых книжек.

Работодатели независимо от вида деятельности предприятий обязаны отчитываться в СФР обо всех принятых, уволенных, переведенных на новую должность работниках. Данное правило распространяется и на подрядчиков, с которыми компания подписывает договор на выполнение работ или оказание услуг. Стоит отметить, что все сведения в форме ЕФС-1 (а именно она отправляется для актуализации данных в ЭТК) должны быть максимально корректны. В противном случае у сотрудников, которым положены льготы за работу во вредных условиях, при оформлении выплат или выходе на пенсию могут возникнуть проблемы.

Заполнение подраздела 1.1 отчета ЕФС-1 в организациях, пользующихся программным обеспечением (1С, Камин и проч.), производится в автоматическом режиме – система проставляет необходимые данные в нужных ячейках. Кроме того, часто разработчики ПО дополняют свои продукты функцией предварительной проверки всех отчетов, чтобы минимизировать риски направления контролирующему органу некорректных документов.

Теги данной публикации: #Отдел зарплаты и кадров