Учет зарплаты – ключевое направление бухучета в любой компании, которая имеет наемных работников. Он обеспечивает систематизацию и структурирование информации о выплатах, начисленных и удержанных налогах, страховых взносах. Организация и ведение зарплатного учета требуют профессионального подхода. И только вам решать, реализовывать функции своими силами или передавать на аутсорсинг.
Здравствуйте! Меня зовут Оксана, я эксперт компании «Бухгалтер.рф». Мы введем зарплатный учет в рамках общего сопровождения и отдельно для среднего, крупного, малого бизнеса. Наши специалисты формируют ФОТ, рассчитывают заработную плату и компенсационные выплаты, пособия, исчисляют и удерживают налоги, консультируют бизнес по зарплатным спорам. Практика позволяет нам собирать статистику по вопросам, которые возникают у руководителей и бухгалтеров по вопросам зарплатного учета. В этой статье вы найдете ответы на большую часть из них.
Что такое зарплата?
Понятие заработной платы установлено трудовым законодательством. Согласно ст. 129 ТК РФ, в это понятие включено вознаграждение сотрудника, рассчитанное с учетом объема выполненной работы, нагрузки и стажа. Размер зарплаты частично регулируется законодательством (минимальный устанавливается на федеральном уровне, максимальный не ограничен).
Оплата труда в бюджете любой компании составляет солидную долю затрат. Это определяет перечень требований к ее учету. В фокусе регулярность отражения операций, точность, достоверность сведений. Эффективность учета влияет на результаты систематического анализа затрат для выявления трудовых и финансовых резервов.
Зарплата как расходная часть бюджета экономического субъекта влияет на себестоимость продукции. При определении последней учитываются выплаты в пользу основного и вспомогательного персонала.
Какой должна быть оплата труда?
За экономическими субъектами закреплено право самостоятельно разрабатывать систему оплаты труда. Она может зависеть от рода деятельности, специфики бизнеса, вредности, сложности производства, от характера работы персонала.
Создавая систему оплату труда, определяя размер зарплаты и других вознаграждений, необходимо соблюдать принципы:
-
Законности. Начисления не ниже МРОТ, условия выплаты не противоречат действующим нормам ТК РФ.
-
Справедливости. Неравноценная выполненной работе зарплата почти неизбежно приводит к возникновению трудовых споров и судебным разбирательствам.
-
Эффективности. Зарплата должна носить не только компенсационный, но и стимулирующий характер, мотивировать сотрудников на достижение результатов и увеличение KPI.
-
Периодичности и своевременности. Систематические выплаты в полном объеме – обязанность работодателя, закрепленная в ТК РФ.
Как организовать бухучет зарплаты?
Порядок организации зарплатного учета прописывается в учетной политике. Она определяет, в частности, перечень и формы первичных документов, которые используются в целях бухучета. ФЗ №402 от 06.12.2011 разрешает компаниям разрабатывать формы первички самостоятельно. Также можно использовать унифицированные документы. До сих пор бухгалтеры нередко применяют формы первички, утвержденные постановлением Госкомстата №1 от 05.01.2004.
Кода порядок зарплатного учета меняется, соответствующие изменения должны быть внесены в учетную политику.
Какой порядок учета зарплаты применяется в частном и государственном секторе?
Учет зарплаты начинается с заведения на каждого работника личной карточки формы Т-2 и отдельного лицевого счета (форма Т-54 а и Т-54). На лицевом счете бухгалтер отражает все начисления и удержания в рамках налогового периода (календарного года, если сотрудник не увольняется раньше). С наступлением следующего налогового периода оформляется новый лицевой счет. Такой порядок учета зарплаты используется для определения среднего заработка для оплаты отпуска и больничного.
Важно: лицевой счет к применению необязателен. ИП и малый бизнес нередко ограничиваются личными карточками, расчетными ведомостями. Вне зависимости от того, какие документы и формы используются, они по истечении учетных периодов отправляются на архивное хранение на 75 лет.
Для расчета зарплаты за месяц бухгалтер использует табель учета рабочего времени, наряды на работы, приказы о премировании и штрафах, больничные листы. Начисления отражаются в расчетных ведомостях (формы Т-49, Т-51).
Какие этапы учета зарплаты нужно знать бухгалтеру?
Учет зарплаты предусматривает определенную последовательность действий бухгалтера. Этапы следуют один за другим, местами не меняются:
-
Учет рабочего времени. Формирование специальной первички, отражение фактически отработанных часов, дней, смен. Учет может вестись бухгалтером, кадровиком, секретарем, администратором, другим ответственным специалистом.
-
Начисление зарплаты. Проведение расчетов согласно установленным нормам и условиям оплаты труда, учету рабочего времени. Начисление делается по каждому работнику отдельно.
-
Расчет удержаний. Исчисление НДФЛ, страховых взносов согласно ставкам и тарифам, установленным НК РФ.
-
Выплата зарплаты. Перечисление суммы за вычетом удержаний на карточный или банковский счет каждого работника (выдача средств в кассе – наличными).
-
Расчеты с бюджетом. Перечисление страховых взносов и НДФЛ в бюджет.
-
Отражение соответствующих операций в учете – бухгалтерские проводки.
Дальше рассмотрим ключевые этапы более подробно.
На каком счете отражается зарплата?
Для учета заработной платы используется счет 70. Все начисления отражаются по кредиту, поскольку счет является пассивным. НДФЛ и другие удержания, соответственно, идут в дебет счета «Расчеты с персоналом по оплате труда».
Как учитываются начисления?
В бухучете зарплатный счет 70 корреспондирует со следующими счетами:
-
44 «Расходы на продажу»
-
29 «Обслуживающие производства и хозяйства»
-
26 «Общехозяйственные расходы»
-
25 «Общепроизводственные расходы»
-
23 «Вспомогательные производства»
-
20 «Основное производство»
Также он используется в корреспонденции со счетом 84 «Нераспределенная прибыль» (если сотрудники получают дивиденды).
Как учитываются удержания?
Все удержания идут в дебет счета 70. Корреспонденция счета зависит от того, что и на каком основании удерживается.
При удержании недостачи из зарплаты работников счет 70 корреспондирует со счетом 73. Удержания по исполнительным документам отражаются по кредиту счета 76 как расчеты с кредиторами и дебиторами. А для НДФЛ используется счет 68.
Как учитываются удержания из аванса?
Нередко аванс рассчитывается по фактически отработанному времени. В этом случае из него могут удерживаться суммы по исполнительным листам. Такие удержания проводятся по дебету счета 70 и кредиту счета 76 с использованием отдельного субсчета. В конце месяца удержания списываются.
Пример проводок:
-
Дт70 Кт76 – резервное удержание (алименты) из зарплаты Петрова А.В.
-
Дт76 Кт70 – списание резервного удержания (алиментов) Петрова А.В.
Удержание НДФЛ с аванса делается и отражается в учете по тем же правилам. Кстати, с 2023 года такая операция является обязательной. Удерживать подоходный налог нужно при каждой выплате зарплаты.
Как учитываются выплаты?
Выплата зарплаты относится в дебет счета 70 и отражается по кредиту счета 50 или 51. Значение имеет способ выдачи денежных средств. Счет 50 используется при наличных расчетах с сотрудниками, 51-й – при перечислении на банковский счет или карту.
При перечислении удержанного НДФЛ в бюджет делается проводка Дт68 Кт51.
Пример учета зарплаты – основные проводки
Для наглядности приведем типовую схему проводок в торговой компании:
-
Дт 44 Кт70 – начисление зарплаты основного персонала
-
Дт69 Кт70 – начисление по больничному листу, пособие ФСС
-
Дт70 Кт68.1 – удержание НДФЛ
-
Дт70 Кт76 – удержание по исполнительному листу
-
Дт70 Кт51(50) – выплата заработной платы
-
Дт20 Кт69 – начисление страховых взносов
-
Дт68(69) Кт51 – расчеты с бюджетом
Что такое депонированная заработная плата и как она отражается в учете?
Сегодня выплата зарплаты наличными считается нетипичной схемой. Тем не менее есть предприятия, которые выдают деньги сотрудникам через кассу. Работники для получения зарплаты являются на фирму лично, но в установленные сроки выплат это могут сделать не все. Чтобы работники, пребывающие в командировках, находящиеся в учебных отпусках и на больничных, могли получить зарплату позже, средства должны быть временно зарезервированы для будущей выплаты (размещены в кассе или возвращены на расчетный счет фирмы).
Важно: если деньги остаются в кассе, бухгалтер должен проследить за кассовым лимитом.
В платежной ведомости отсроченная зарплата не отражается.
При депонировании делаются следующие проводки:
-
Дт70 Кт76.4 – формирование депонированной заработной платы
-
Дт51 Кт50 – возврат суммы депонирования на расчетный счет фирмы
-
Дт76.4 Кт50 – выплата средств сотруднику из суммы, соответствующей депонированной зарплате
-
Дт76.4 Кт91 – списание невостребованной депонированной суммы во внереализационные доходы
Важно: отсроченная зарплата выдается по запросу сотрудника. Срок давности по депонированию составляет 3 года (письмо ФНС №3-2-06/109 от 06.10.2009). Невостребованная сумма списывается по истечении этого срока.
Как учитывается индексация заработной платы?
Минтруд напоминает: повышение реального размера зарплаты работников является обязанностью работодателя. И это касается не только бюджетного сектора. В частном бизнесе индексация регулируется ТК РФ (ст. 130, 134).
Порядок индексации прописывается в локальных нормативно-правовых актах. Если внутренние правила повышения зарплаты не утверждены, ГИТ может оштрафовать работодателя по ст. 5.27 КоАП на 30 000–50 000 рублей за первое нарушение и на 50 000–70 000 руб. за повторное.
Процедура индексации включает несколько этапов: оформление Положения, включение условий индексации в трудовые договоры, издание приказа или распоряжения, изменение штатного расписания с указанием актуальной величины окладов. Дальше сведения об увеличенной зарплате передаются в бухгалтерию. С месяца, в котором проведена индексация, начисления делаются по-новому. В операционном учете заработной платы ничего не меняется.
Когда делаются зарплатные проводки?
Проводки делаются в день расчетов и удержаний. Если, например, аванс рассчитывается по фактически отработанному времени и платится 15 числа, в тот же день в учете отражаются начисления, удержанный НДФЛ и суммы по исполнительным листам, выплаты. То же самое в день перечисления зарплаты + списание резервных удержаний с аванса.
Какая отчетность связана с учетом зарплаты?
Одним из этапов зарплатной бухгалтерии является налоговый учет и отчетность. Речь идет о формах по НДФЛ и единому отчету ЕФС-1. Последний документ включает несколько подразделов. Это почти неизмененные ДСВ-3, 4-ФСС, СЗВ-СТАЖ и СЗВ-ТД.
Разделы сдаются по мере необходимости, для каждого оформляется титульный лист ЕФС-1. Срок для всех форм одинаковый – до 25 числа отчетного месяца. Исключение – аналог СЗВ-ТД (подраздел 1.1), его отправляют контролеру в день приема на работу, увольнения сотрудника или на следующий день. Также напоминаем: бывшая форма 4-ФСС (Раздел 2) сдается ежеквартально.
Отчетность по подоходному налогу (форма 6-НДФЛ) сдается ежеквартально.
Подведем итоги: зарплатный учет регламентирован, структурирован и систематизирован. Нам как специалистам остается следовать установленным правилам, своевременно делать начисления, удержания и перечисления сотрудникам, в бюджет, отражать операции соответствующими проводками и формировать отчетность на основе сведений бухучета.
Количество показов: 55
Теги данной публикации: #Отдел зарплаты и кадров
.jpg)
.jpg)
