Искусственный интеллект в учете

Труд бухгалтера не всегда был автоматизирован, всего пару десятилетий назад программным обеспечением пользовались не все специалисты. При ручном учете и заполнении регистров неминуемо возникали ошибки, вызванные усталостью, невнимательностью и иными причинами. Программы позволили оптимизировать многие бухгалтерские операции, но время не стоит на месте и на помощь профессионалам приходит искусственный интеллект (AI). Разберемся, какие именно задачи можно решать с нейросетями, освободив время бухгалтера для стратегического планирования и анализа.

Возможности нейросети в сфере бухучета

Основная задача искусственного интеллекта – автоматизация рутинных операций:

• ввод данных;

• проверка выставленных счетов;

• управление транзакциями;

• расчет суммы налогов;

• формирование отчетности.

Пример: AI способен в автоматическом режиме сравнивать счета и платежи, либо составлять калькуляцию затрат на основе информации в программе.

Назначение автоматизации сложно переоценить, ведь благодаря ИИ бухгалтер приобретает целый ряд преимуществ:

1. экономия времени;

2. сокращение числа ошибок;

3. оперативная подготовка отчетов точно в срок.

Бухгалтер, часть рабочего времени которого освобождается в ходе оптимизации, может заняться планированием и финансовым управлением.

Программы для бухгалтерии, разрабатываемые с внедрением технологий на базе AI, обладают следующими возможностями:

• извлечение данных из электронных писем, цифровых документов, выписок банка и иных источников;

• обработка больших объемов информации в сжатые сроки;

• обнаружение несоответствий, выявление ошибок и сознательного искажения данных (мошеннические схемы).

Системы для распознавания текста могут автоматически считывать счета, платежные поручения, чеки и т.д. Технология машинного обучения – распределит первичные операции по категориям. Бухгалтеру остается обработать результаты работы AI. Многие компании внедряют в учет собственное ПО на базе искусственного интеллекта, которое также обладает расширенным функционалом:

1. налоговое управление (расчет сумм, заполнение деклараций, учет актуальных изменений законодательства РФ);

2. финансовая оптимизация (рациональное расходование ресурсов);

3. получение справок о текущем финансовом состоянии компании в режиме реального времени;

4. реализация новых технологических решений для бизнеса, имеющего ограниченный ресурс (малые предприятия, ИП).

Важно: AI выступает эффективным инструментом, который помогает бухгалтеру в его деятельности, минимизируя риски и повышая производительность труда.

Какие процессы может автоматизировать искусственный интеллект?

Современные компании должны использовать все возможности для перспективного развития, поэтому подавляющее большинство уже внедряет AI в бухгалтерский и налоговый учет. И это несмотря на то, что специфика учета везде разная и зависит от масштабов и вида экономической деятельности хозяйствующих субъектов. Этим обусловлен универсальный характер нейросетей – они могут быть приспособлены под любые условия:

• индивидуальный предприниматель в единственном лице осуществляет оприходование и расходование средств, выставляет счета покупателям и делает все это удаленно, из любого уголка мира;

• ·бухгалтер, который ведет весь объем финансовой, кассовой и непосредственно бухгалтерской работы, имеет доступ к базе данных и может работать также в любое время удаленно;

• бухгалтерия компании состоит из нескольких специалистов, каждый из которых обладает ограниченной зоной ответственности и искусственный интеллект контролирует соблюдение определенных рамок.

Стоит заметить, что автоматизировать бухгалтерию с внедрением нейросети нельзя за один день. Данная процедура требует подготовки, поэтапной реализации и тестирования. Также придется обучить сотрудников, распределить между ними обязанности и компетенции. Несмотря на технические сложности, ИИ – реальность и он активно используется многими российскими компаниями.

AI в бухучете способен интегрироваться в программу для выполнения следующих действий:

1. распознавание полученных счетов-фактур и УПД;

2. считывание информации с первичных документов, имеющих формат .pdf, фото или сканов;

3. осуществление массовой рассылки сотрудникам по списку;

4. аналитика шаблонов и документации на предмет наличия нарушений и несоответствий;

5. формирование документов;

6. мониторинг контрагентов – их проверка по базам данных, открытых для общего пользования;

7. сбор справочной информации для пользователя;

8. диалог с сотрудниками (ответы на часто задаваемые вопросы);

9. консультирование;

10. поиск аналогичных товаров и т.д.

Приведенный перечень функций не исчерпывающий, нейросети способны на решение многих других задач. Но любой полученный результат бухгалтер должен проверять, т.е. доверять слепо искусственному интеллекту нельзя.

Как ИИ распознает документы?

Документооборот компаний может достигать нескольких сотен документов за день, это бумажные и электронные документы от партнеров, заказчиков и поставщиков. Искусственному интеллекту необходимо распознавать не только тип документации (акт выполненных работ, счет на оплату, накладная и т.д.), но и считывать данные с самых разных исходников – фото с камеры мобильных телефонов, текстовых и PDF-файлов, таблиц и т.д.

Ассистент с функцией ИИ при распознавании данных определяет следующие реквизиты документа:

• ИНН и юридическое наименование организаций;

• название товаров или услуг;

• суммы;

• даты.

Нейросеть при этом использует такой инструмент, как OCR (Optical Character Recognition). Обработанные сведения можно сразу проверять (процедура называется верификация).

Как ИИ производит важные рассылки сотрудникам?

AI способен по определенному алгоритму определять адресатов и отправлять им важные документы. Например, после издания руководителем приказа ИИ осуществляет автоматическую рассылку данного распоряжения всем ответственным за исполнение или контроль лицам. В зависимости от того, какая информация переправляется, получателем может быть менеджер отдела продаж, HR-специалист, финансовый директор, юрисконсульт, руководители структурных подразделений или рядовые работники.

Важно: настройка ИИ требует определенного времени, нейросеть должна изучить внутрикорпоративные регламентирующие акты, штатную структуру, схемы документооборота и проч.

Как с помощью ИИ можно быстро создавать документы?

Нейросеть можно использовать для проверки документации, также ИИ способен создавать документы «с нуля». На формирование пакета определенных бланков, их заполнение и сортировку у бухгалтера уходит очень много времени. Такими документами являются, к примеру, договора аренды, формы отчетности, протоколы, приказы и проч. При поручении этой функции искусственному интеллекту можно сэкономить ресурсы и проверить уже готовый результат.

Корпоративную нейросеть можно таким образом обучить, что за несколько секунд программа будет выдавать готовый документ, оформленный по шаблону с учетом специфики деятельности компании.

Как ИИ проверяет контрагентов?

Следующий вид операций, который можно автоматизировать – проверка благонадежности и финансовой стабильности контрагентов. Сегодня функционирует огромное число сервисов, где в открытом доступе выложены сведения о прибыли, рентабельности и величине чистых активов компаний. Проверить делового партнера перед заключением с ним соглашения необходимо, это предупредит риск роста дебиторской задолженности и образования сомнительных долгов.

Искусственный интеллект может практически моментально изучить информацию на разных ресурсах, сравнить ее и дать заключение относительно надежности и порядочности потенциального партнера. Также нейросеть параллельно анализирует все публикации в СМИ, где упоминается наименование организации и имя ее генерального директора. Если рейтинг доверия к фирме, которая хочет заключить договор на поставку продукции или выполнение работ, невысокий, стоит несколько раз подумать о целесообразности данного сотрудничества.

Важно: если ИИ найдет в сети подтверждение неблагонадежности контрагента, оформление с ним любых правоотношений относится к категории мероприятий с высокими рисками.

Искусственный интеллект и налогообложение

Основной плюс использования ИИ для налогового учета – оптимизация налоговой нагрузки. Благодаря своевременному перечислению налогов и отправке отчетности все виды налоговых рисков минимизируются, а точность начислений позволяет избежать споров с фискальным органом. В рамках автоматизации налогообложения ИИ решает следующие задачи:

• автоматическое обновление налоговых ставок и актуальных льгот, вычетов обеспечивает своевременное исполнение обязательств перед бюджетом;

• особенно актуальна синхронизация бухгалтерского ПО с законодательными источниками для компаний, работающих в разных странах – регулярное изменение налогового порядка требует оперативного реагирования. Если поручить это ИИ, временной ресурс можно сэкономить;

• AI может на основе анализа отчетности и специальных предложений для определенных категорий налогоплательщиков, содержащихся в НК РФ, может способствовать переходу на специальный режим с более низкой налоговой нагрузкой;

• минимизация налоговых рисков – отсутствие недоимок и некорректных деклараций сводит вероятность привлечения компании к ответственности к нулю.

Важно: часто ИИ информирует налогоплательщика о предстоящих платежах, что служит оптимизации денежных потоков и более рациональному расходованию средств.

Особенно прогноз выплат актуален для организаций, имеющих сезонную доходность или сложную бизнес-структуру. Также нейросеть всегда предупредит бухгалтера о том, что определенные статьи НК РФ скоро будут дополнены или упразднены. Это удобно, т.к. избавляет от изучения тематических изданий и бухгалтерских форумов.

При планировании бизнес-масштабирования и перед подписанием важных соглашений с новыми партнерами ИИ предупредит о том, как эти изменения могут повлиять на размер налоговых обязательств. AI на основе технологии машинного обучения способен перерабатывать огромные массивы данных в онлайн-режиме, поэтому все прогнозы получаются максимально объективными и точными. Это позволяет руководителю компании принимать только экономически обоснованные решения.

Итак, искусственный интеллект в сфере налогового учета гарантирует предприятию следующие преимущества:

1. оптимизация издержек налогового администрирования;

2. сокращение вероятности ошибок и наложения штрафных санкций;

3. гибкое налоговое планирование;

4. повышение надежности и прозрачности всех налоговых операций.

Важно: AI – стратегически важный налоговый инструмент, помогающий решать текущие задачи и осуществлять грамотное финансовое управление.

ИИ и отчетность

Благодаря автоматизации многих бухгалтерских операций искусственный интеллект обеспечивает точность при формировании квартальных и годовых отчетов. Раньше на сопоставление данных, заполнение форм и проверку контрольных соотношений у бухгалтера уходило много времени, действия требовали значительных усилий. ИИ ускоряет рутинные процедуры и привносит в формирование отчетов очевидные выгоды:

• автоматический сбор данных с различных регистров и формирование готового бланка для отправки в ФНС России;

• сверка всех транзакций – сопоставление информации бухгалтерских счетов со сведениями из журнала учета хозяйственных операций (данными первичных документов). Любые несоответствия, выявленные в ходе мониторинга, своевременно устраняются, и отчетность сдается без ошибок, уже откорректированная на этапе подготовки;

• классификация (структурирование, упорядочивание) данных – функция, обеспечивающая оперативное получение актуальных цифр по поставщикам, видам отгруженной продукции и иным критериям. Вручную на составление выборки у бухгалтера уходит не один час, ИИ все делает за считанные минуты;

• автоматизация всех видов расчетов – с бюджетом, партнерами, сотрудниками, подрядчиками и т.д. Система с нейросетью заранее предупредит о предстоящих платежах;

• мгновенный доступ ко всей бухгалтерской информации – это преимущество оценят руководители и экономисты, являющиеся основными потребителями справочной финансовой информации.

В компаниях, где ежедневно совершаются десятки или сотни транзакций, где трудоустроены сотни работников, а ассортиментная матрица продукции исчисляется тысячами наименований, мгновенная обработка больших информационных потоков просто необходима. ИИ не только оптимизирует трудоемкие процессы, нейросеть сводит к минимуму вероятность ошибок и неточностей.

Важно: интегрированный в бухгалтерские программы AI, работает без перерывов на обед или сон. При необходимости бухгалтер может сформировать любой отчет даже удаленно (если база данных хранится на облачном сервере).

Искусственный интеллект и безопасность данных

Кибербезопасности сегодня уделяется повышенное внимание, т.к. многие компании предпочитают сохранять все важные данные о деятельности в электронном виде. В случае взлома многие коммерческие тайны и конфиденциальные сведения окажутся достоянием третьих лиц. Финансовая отчетность относится к категории документации, которая должна быть максимально защищена от утечек. Искусственный интеллект способен обеспечить комплексную защиту, основные реализуемые в этом направлении функции:

1. мониторинг в автоматическом режиме, который позволяет сразу обнаружить любые угрозы. Все подозрительные действия пользователей или сомнительные транзакции становятся объектом пристального внимания нейросети. В случае выявления мошенничества ИИ блокирует дальнейшую активность злоумышленника, предотвращая тем самым любые несанкционированные действия;

2. выявление уязвимых мест в корпоративной системе и оценка рисков. Аналитика позволяет укреплять систему информационной безопасности – профилактика есть лучшее оружие против любых взломов;

3. предупреждение внутренних угроз посредством мониторинга действий всех сотрудников в сети. Например, в случае попытки доступа к финансовой информации лиц без соответствующих прав нейросеть отправляет службе безопасности уведомление;

4. применение современных алгоритмов шифрования для защиты данных;

5. введение аутентификации пользователей и их биометрической идентификации – доступ к сведениям, представляющим коммерческую тайну, выдается ограниченному числу работников, и они проходят цифровую проверку перед входом;

6. ИИ может корректировать уровень доступа отдельных пользователей в зависимости от полученных распоряжений – осуществлять динамическое управление. Например, при попытке входа сотрудника в систему в нерабочее время его пароль блокируется до полной идентификации личности.

Чтобы ИИ внедрить в систему безопасности, необходимо предпринять определенные меры:

• интегрировать нейросеть с файрволами и антивирусами, что гарантирует многоступенчатую защиту информации;

• моделирование внешних атак помогает выявить наиболее уязвимые места и укрепить их, т.е. тестирование системы с помощью ИИ позволяет повысить уровень защиты;

• необходимо постоянное создание резервных копий, с чем нейросеть справляется на «отлично». В случае атаки или иного чрезвычайного происшествия можно восстановить систему из последнего архива, который находится в облачном хранилище;

• подготовка персонала, работающего с важной информацией и ИИ, имеет большое значение. Обученные сотрудники способны распознать попытки несанкционированного доступа и предотвратить утрату данных.

Основные преимущества, возникающие при внедрении AI  в систему защиты информации компании:

1. предупреждение внутренних и внешних угроз;

2. обнаружение любого подозрительного поведения в режиме реального времени;

3. автоматический мониторинг рисков;

4. шифрование и многоуровневая защита данных;

5. комплексный подход к вопросам кибербезопасности.

ИИ в бухучете не только оптимизирует труд специалистов, нейросеть призвана увеличить уровень защиты финансовых сведений компании.

Какие заблуждения касаются внедрения ИИ в бухгалтерию?

Несмотря на очевидную полезность нейросетей, многие бухгалтера и руководители предприятий относятся к AI  с недоверием и скепсисом. Самые распространенные мифы об ИИ:

• чтобы внедрять нейросети, понадобятся специальные знания и оборудование. Это не так, пользоваться ИИ может даже школьник, а уж бухгалтер разберется подавно. Понадобится сканер и установка специальной программы. Все вопросы можно задать боту, что упростит внедрение и начало эксплуатации;

• программа ненадежна и может стать причиной ошибок в учете. Нет, ПО и автоматизированными сервисами пользуются все государственные и контролирующие органы, включая ФНС РФ;

• ручной ввод данных – самый надежный. Но ИИ делает эти же операции в 4 раза быстрее и гарантирует точность (бухгалтер может отвлечься или допустить ошибку по незнанию);

• AI – враг, который оставит миллионы бухгалтеров без работы. Тоже неверно, ИИ можно доверить не все функции финансового управления. Нейросеть является лишь помощником бухгалтера, а не его заменой.

Важно: лишь живой человек может осуществлять стратегическое планирование и принимать важные решения, касающиеся денежных потоков предприятия. Нейросети лишь автоматизируют рутинные операции и освобождают время специалиста для решения более серьезных задач.

Возможности ИИ, используемые бухгалтерами

Бухгалтер может воспользоваться в своей работе следующими возможностями искусственного интеллекта:

1. обработка первичных документов (считывание данных с разных источников, распределение по исполнителям и контрагентам);

2. автоматическое заполнение карточек товаров или услуг;

3. обработка платежей (приходных и расходных операций);

4. подготовка пакета документации для контролирующих органов;

5. формирование авансовых отчетов и контроль целевого расходования средств подотчетными лицами;

6. создание графика документооборота и схем коммуникации сотрудников, осуществление рассылки важных сообщений исполнителям с напоминанием о сроках, с деталями задач и т.д.

Искусственный интеллект работает по алгоритмам, заложенным пользователем. Если задачи часто повторяются, можно разработать шаблон и успешно им пользоваться в автоматическом режиме.

Нейросети лишены эмоций, они работают в режиме 24/7, не просятся в отпуск и не переживают о семейных неурядицах. Все операции выполняются своевременно и максимально точно. Стабильная работоспособность ИИ повышает производительность труда бухгалтерской службы в несколько раз.

Какие преимущества приносит автоматизация операций?

Если сопоставлять ручную и автоматизированную обработку данных, последняя обладает очевидными плюсами:

• сокращение затрат времени за счет цифрового считывания информации;

• быстрый ответ на запросы налоговой инспекции;

• анализ отчетности и выдача результата в текстовом, графическом или комбинированном виде.

Отчет, подготовленный нейросетью, содержит максимум пользы для принятия управленческих решений. И при этом бухгалтеру не пришлось производить полдня выборку и оформление этого документа. Просто прочитать то, что сделал ИИ, и предоставить руководству.

Опыт внедрения ИИ в российские бухгалтерские системы

Нейросети прочно вошли в бухгалтерскую деятельность, многие крупные компании РФ – лидеры программного финансового обеспечения предлагают своим клиентам интеграцию ИИ:

• компанией «Мое дело» давно автоматизированы типовые операции;

• на платформе 1С действует функция распознавания документов, система управления материальными запасами компаний, персонализированные настройки взаимодействия с контрагентами;

• СБИС в сервисе Saby автоматизировала систему документооборота с партнерами (покупателями, поставщиками и т.д.).

Перед установкой программ с ИИ необходимо оценить собственные технические возможности и целесообразность нововведений.

Пятерка лучших нейросетей для бухгалтеров

В ТОП-5 нейросетей, призванных оптимизировать работу бухгалтера, попали следующие:

• Zoho;

• Ai Copilop;

• Botsheets;

• SheetAI;

• Numerous.ai.

Многие отечественные CRM-системы совместимы с ИИ: Битрикс24, amoCRM, Megaplan и др. Размах подтверждает общую цифровизацию отрасли и свидетельствует об отличных перспективах использования искусственного интеллекта в финансовом сегменте на уровне организаций.

Причины, почему внедрять ИИ в бухгалтерию необходимо

Таких причин много, основных три:

1. повышение безопасности данных, хранение информации происходит с привлечением сервисов с сертификатами ФСТЭК;

2. простота внедрения и использования, для обращения к ИИ не нужно писать сложные программные запросы и коды;

3. экономия ресурсов – времени, средств и усилий. Автоматизация позволяет упростить многие рабочие процессы, а около 30% освободившегося времени можно потратить на прогнозирование и аналитику.

Важно: на самом деле аргументов в пользу внедрения AI в бухгалтерию намного больше, но перечисленных вполне достаточно для понимания важности затронутой темы.

Примеры использования нейросетей для решения текущих задач

Рассмотрим основные рабочие ситуации, когда нейросеть помогает бухгалтеру справляться с конкретными задачами:

• Пишем письма вместе с ИИ. Часто бухгалтеру приходится отправлять тексты одного содержания различным адресатам. GigaChat способен генерировать письма на основе введенного шаблона или краткого технического задания, а YandexGPT легко составляет уведомления и претензии самостоятельно. Для этого нейросети понадобится следующая информация: наименование получателя, суть письма и больше конкретики. Например, ООО «Ромашка» должна ООО «Восход» сумму 250 тыс.руб. по договору поставки канцтоваров №1255 от 01.02.2025г. Срок платежа истек 01.03.2025г. В случае неоплаты ООО «Восход» обратится в суд.

• Проверка отчетности за несколько минут. Для этого данные из баланса или другой формы надо скопировать в текстовом формате и вставить в диалоговое окно YandexGPT с запросом: «Найди ошибки, необходимо выявить расхождение в статьях баланса на 25 тыс.руб.». Нейросеть выполняет задачу, не корректируя файл. Пользователь самостоятельно с учетом найденного несоответствия вносит изменения в отчетность.

• Анализ договоров на предмет присутствия формулировок, которые могут обернуться в процессе сотрудничества штрафами. Это могут быть высокие пени, невыгодные для компании условия, пункт об автоматическом продлении и т.д. Для проверки текст документа загружается в GigaChat со следующим запросом: «Найди пункты, которые в перспективе способны нанести вред компании и разъясни почему».

Вариантов использования ИИ в практике бухгалтера намного больше, приведены лишь наиболее распространенные.

С чего начать внедрение ИИ?

Процесс самостоятельной интеграции AI в бухгалтерский и налоговый учет – это поэтапная реализация следующих шагов:

1. выбор конкретных задач, с которыми должен справляться ИИ;

2. зарегистрируйтесь в нейросетях: gigachat (понадобится адрес корпоративной почты) и yandex.ru/chat/gpt (возможен общий доступ);

3. бесплатно в первом сервисе можно обработать 1 тыс. запросов ежемесячно, во втором – 50 запросов ежедневно;

4. сравните полученные в разных нейросетях результаты. Проверяйте выполнение задач всякий раз, чтобы убедиться в точности.

Важно: описанный алгоритм использования искусственного интеллекта предполагает бесплатный доступ. Платные программы с интеграцией нейро-помощников заказываются специализированным организациям.

Основные ответы для сомневающихся

Прогресс меняет жизнь людей и порой эти перемены не происходят в сознании потребителя сразу. И остаются сомнения. Ниже приведены основные вопросы, которые задают бухгалтера об ИИ.

Вопрос: Может ли искусственный интеллект ошибаться?

Ответ: дело в том, что нейросеть сама по себе никогда не принимает решений, она лишь предлагает пользователю варианты решения задачи. Человек все проверяет и решает, доверять ли результатам.

Вопрос: Использование ИИ не противоречит законодательству РФ?

Ответ: Функционирование YandexGPT и GigaChat полностью соответствует требованиям Федерального закона №152-ФЗ. Разработчики ресурсов обязаны обеспечить защиту данных от утраты и хранить базу на российских серверах, что и прописано в условиях пользования сайтами.

Вопрос: Ресурсы с ИИ платные?

Ответ: Базовый функционал бесплатный, при анализе больших объемов информации необходимо оформить подписку на расширенный диапазон возможностей.

Резюме

Искусственный интеллект не сможет заменить бухгалтера, он лишь выступает надежным помощником и эффективным инструментом оптимизации некоторых процессов. Благодаря использованию нейросетей можно сократить вероятность ошибок до минимума, ускорить обработку первичных документов в 2,5-3 раза, посвятить освободившееся время аналитической и плановой работе.

Можно внедрять ИИ в работу постепенно, доверяя технологичному помощнику сначала одну задачу, через какое-то время – другую. Цифровизация призвана облегчить трудовую деятельность бухгалтера, поэтому грех не воспользоваться данной возможностью.

Теги данной публикации: IT искусственный интеллект