Добрый день, подскажите, пжл, при отправке акта по Эдо нужно ли запрашивать подпись контрагента? Поставщик отправляет нам без запроса и по другому не хочет отправлять.

Question

Accepted Answer

Вопрос о необходимости подписи контрагента при отправке акта через ЭДО зависит от условий договора между сторонами и установленных регламентов электронного документооборота.

Основные положения

Согласно Федеральному закону №63-ФЗ «Об электронной подписи», электронный документ, подписанный квалифицированной электронной подписью (КЭП), приравнивается к бумажному аналогу по юридической силе. Однако сам факт отправки документа через систему ЭДО не означает его автоматического принятия контрагентом. Подписание — это волеизъявление, и получатель вправе либо подтвердить документ своей электронной подписью, либо отказаться от подписания.
Если договор или соглашение об электронном документообороте (ЭДО) предусматривает обязательное подписание документов в системе, то отсутствие подписи контрагента может рассматриваться как нарушение условий договора. В таком случае документ не будет считаться принятым, что может повлечь юридические риски:

- налоговая инспекция может не принять документ в качестве подтверждения расходов или вычета НДС;

- контрагент может оспорить условия сделки;

- в случае спора в суде отсутствие подписи может быть истолковано как отказ от исполнения обязательств.

Если же в договоре или соглашении об ЭДО нет прямого указания на обязательное подписание актов, то стороны могут согласовывать иной порядок. Например, возможно использование неформализованных документов (в формате PDF, DOC и т. д.), которые не требуют электронной подписи для внутреннего учёта, но могут не иметь юридической силы для налоговых или судебных целей.

Когда подпись контрагента не обязательна

Подпись контрагента может не требоваться в следующих случаях:

- если договор или соглашение об ЭДО не содержат условия об обязательном подписании актов в системе;

- если документ относится к тем, для которых по условиям договора или соглашения не предусмотрено актирование (например, услуги, для которых ГК РФ не требует оформления акта);

- если в настройках системы ЭДО (например, в 1С-ЭДО) снят флажок «Ожидать ответную подпись» для данного типа документа (при условии, что это не противоречит договору).

Что делать в вашей ситуации

Если поставщик отказывается отправлять акт с запросом подписи контрагента, стоит проверить следующие моменты:

1. Договор и соглашение об ЭДО. Изучите текст договора и дополнительного соглашения об электронном документообороте. Там может быть чётко прописано, требуется ли подписание акта обеими сторонами.

2. Настройки в системе ЭДО. Если используется программный продукт (например, 1С-ЭДО), проверьте настройки обмена с этим контрагентом. Возможно, в них отключён запрос ответной подписи.

3. Правовые риски. Оцените, какие последствия может иметь отсутствие подписи контрагента. Если акт критически важен для бухгалтерского, налогового учёта или дальнейшего взаимодействия, отсутствие подписи может создать проблемы.

Если в договоре или соглашении об ЭДО предусмотрено обязательное подписание актов, а поставщик отказывается это делать, можно:

- направить контрагенту письменное уведомление с требованием подписать акт в соответствии с условиями договора;

- обратиться к юристу для оценки ситуации и возможных действий (например, претензия, обращение в суд, если акт имеет существенное значение для исполнения обязательств).

Важно помнить, что с 1 января 2026 года электронные акты в форматах, утверждённых приказами ФНС №551 и №552, больше не используются. Теперь для подтверждения отгрузки товаров, выполнения работ и оказания услуг следует применять УПД (универсальный передаточный документ) в формате 5.03. Если ваш акт относится к этому типу документов, стоит учитывать эти изменения.

Работа с первичной документацией

Акт выполненных работ или оказанных услуг

Вопросы по теме