Онлайн-кассы и бухучет с примерами

Начиная с 2017 года предпринимателей, принимающих выручку за реализацию продукции или услуг, закон обязал использовать онлайн-кассы. Смысл нововведения сводился к подключению кассовых аппаратов через интернет к информационной базе Федеральной налоговой службы РФ. В передаче сведений обо всех приходных операциях участвует посредник – специализированная организация, именуемая как оператор фискальных данных.

Порядок внедрения онлайн-касс

Те контрольно-кассовые аппараты, которые использовались до введения новых правил, были оснащены ЭКЛЗ и функционировали в автономном режиме. Современные аппараты имеют ряд преимуществ перед предшественниками:

• высокая степень защиты информации о продажах;

•  онлайн-отправка сведений в ИФНС.

Новый порядок изменил перечень лиц, которые обязаны использовать ККТ, порядок регистрации кассовых аппаратов и заполнения выдаваемых чеков. Стоит заметить, что положение об онлайн-кассах с 2017 года несколько раз дорабатывалось законодателями. Сами правила учета наличной выручки претерпели мало изменений и все они касаются документального оформления операций. Поэтому при наличии опыта работы с прежними ККТ проблем установки и использования онлайн-касс быть не должно.

Что такое облачная онлайн-касса?

Многие интернет-магазины пользуются не физическими кассовыми машинами, а облачными сервисами. Принцип работы онлайн-кассы через «облако» сводится к следующему: производится подключение продавца к удаленной онлайн-кассе, которая расположена в data-центре конкретного сервиса.

Аппарат пропускает через себя информацию о расчетах за товары или услуги, так же к схеме подключается оператор фискальных данных (ОФД) и сведения направляются в налоговый орган. Ключевые преимущества использования подобных сервисов:

• профессиональная удаленная настройка онлайн-касс;

• стабильное подключение ККТ к ресурсу интернет-магазина;

• бесперебойная работа и взаимодействие с ФНС РФ,

Как подтверждение факта оплаты, онлайн-магазины присылают покупателю чеки на электронную почту или в любой мессенджер (по желанию). Технические возможности облачного сервиса позволяют брать в аренду несколько удаленных онлайн-касс без необходимости их установки на территории продавца. С регистрацией таких аппаратов в налоговой службе трудностей не возникает.

Как складывается первоначальная цена ККТ?

Покупка онлайн-кассы – не единственные затраты, включаемые в первоначальную стоимость аппарата. Помимо издержек на приобретение, обязательно прибавляются дополнительные расходы:

1. транспортировка (доставка ККТ до места установки);

2. консультации специалистов относительно выбора, настройки и эксплуатации;

3. покупка фискального наполнителя (ФН);

4. установка и настройка программного обеспечения для работы онлайн-кассы.

Все перечисленные расходы суммируются и образуют первоначальную стоимость онлайн-кассы. Для начала работы необходимо найти надежного ОФД и заключить с ним договор.

Как ставят на учет онлайн-кассы?

Приобретая онлайн-кассу, бизнесмен может учесть данную покупку по-разному: в виде объекта основных средств или в качестве материального запаса. Для грамотного отнесения аппарата к той или иной группе необходимо вспомнить признаки основных средств, перечисленные в ФСБУ 6/2020: «Основные средства – это предметы, отвечающие следующим критериям:

• наличие материально-вещественной формы;

• использование владельцем в основном виде деятельности (производство, оказание услуг, реализация товаров и т.д.);

• эксплуатация запланирована на срок более 1 календарного года;

• вероятность получения дохода. Для некоммерческих предприятий этот аспект звучит как содействие в достижении целей, поставленных при учреждении юрлица».

Каждая компания при разработке учетной политики определяет нижнюю предельную стоимость основных средств. Юрлицо или ИП вправе устанавливать любую, комфортную для себя минимальную стоимость. Пример: организация решила, что на учет в качестве основных средств ставит все ценности дороже 120 тыс.руб. Приобретение ККТ за 122 тыс.руб. будет означать, что предмет пополняет внеоборотные активы хозяйствующего субъекта, касса за 99 тыс.руб. – учитывается как материально-производственный запас.

Рекомендованная для бухгалтерского учета минимальная сумма – 40 тыс.руб. по объектам основных средств, в налоговом учете – 100 тыс.руб. Разница обуславливает необходимость начисления амортизации в первом случае и единовременного списания на затраты во втором. Установление в бухучете минимального предела в 100 тыс.руб. решает эту проблему.

Проводки при учете ККТ как основного средства

Прием техники, которая в дальнейшем будет входить в состав ОС, первоначально отражается на счете 08 «Вложения во внеоборотные активы». При введении в эксплуатацию оформляется унифицированная форма №ОС-1.

Стоимость ККТ (цена приобретения аппарата и фискального накопителя) может увеличиваться на затраты на консультационные и транспортные услуги, расходы на установку и настройку ПО. Суммы указываются без НДС, сформированная цена аппарата полностью погашается начислением амортизации.

Записи в бухучете будут следующие:

Пример постановки онлайн-кассы на учет для компании, работающей с НДС:

• Дт 08 Кт 60 – 70 000 руб. (покупка)

• Дт 19 Кт 60 –   14 000 руб. (входной НДС)

• Дт 08 Кт 60 – 9 000 руб.  (услуги по настройке)

• Дт 19 Кт 60 – 1 800 руб. (НДС с услуг по настройке)

• Дт 68 Кт 19 – 15 800 руб. (НДС к вычету)

• Дт 01 Кт 08 – 79 000 руб. (оприходование ОС).

Настраивать кассовую технику может любая компания или индивидуальный предприниматель по договору (счет 60), либо нанятый по договору ГПХ подрядчик (счет 76).

Проводки при учете ККТ как материального запаса

Учет материально-производственных запасов ведется на счете 10 «Материалы». На этот же счет относят все издержки на покупку ФН, настройку и транспортировку кассы к месту установки. Проводки следующие:

Как отразить приобретение онлайн-кассы в налоговом учете

В данном случае порядок напрямую зависит от первоначальной цены и  применяемой системы налогообложения:

1. Если компания находится на общей системе (ОСНО), а касса стоит менее 100 тыс.руб., сумма сразу относится на материальные затраты. Если ККТ стоит более 100 тыс.руб., порядок постановки на учет и начисления амортизации традиционный (ст.256 ЕН РФ, пункт 1);

2. Плательщики упрощенной системы налогообложения приобретенную ККТ стоимостью ниже 100 тыс.руб. списывают затраты на счет 10. При использовании метода начисления – в период ввода техники в эксплуатацию, при кассовом методе – сразу после оплаты покупки.

Важно: начиная с 01.01.2025г. плательщики патентной и упрощенной систем налогообложения (ПСН и УСН, соответственно) вправе уменьшать авансовые платежи на стоимость 1 приобретенной кассы, но законодатели установили максимальную сумму вычета в 28 тыс.руб. (Федеральный закон №259-ФЗ от 8 августа 2024г.). Данная льгота распространяется на определенные регионы (новые в составе РФ – ДНР, ЛНР, Запорожскую и Херсонскую области) и еще одним условием является установка ККТ до 31.12.2025г.

Как учесть ККТ, если она передана в безвозмездное пользование?

Порядок отражения в учете такого кассового аппарата зависит от условий его передачи. Когда пользователь обязуется взять на себя все расходы по содержанию ККТ и выполнять условия ее эксплуатации, то онлайн-касса является объектом аренды. Право пользования техникой в бухучете отражается в виде арендных платежей.

Если функции по содержанию ККТ возложены на передающую сторону, учет онлайн-кассы ведется на забалансовом счете 01 «Имущество во временном пользовании (аренде)».

Как учитывать ККТ, используемую разными подразделениями?

Когда контрольно-кассовая техника используется разными отделами (структурными подразделениями) компании, необходимо ведение отдельных кассовых книг. Начало рабочего дня – время формирования отчета об открытии смены, по завершении дня формируется отчет о закрытии смены. Деньги по приходному кассовому ордеру вносятся в кассу компании, в кассовой книге делается соответствующая запись. Таким образом обеспечивается прозрачный учет наличных средств по каждому подразделению.

Как учитывают онлайн-кассу и фискальный накопитель пре смене системы налогообложения?

Важный аспект: смена режима налогообложения является основанием для новой регистрации ККТ в налоговом органе. Если компания использовала одну УСН, а с очередного года часть бизнеса решила перевести на ПСН, то онлайн-касса должна быть настроена на оба налоговые режима.

Как отразить в учете фискальный накопитель?

ФН необходимо отражать в бухучете в зависимости от того, как была отражена по документам покупка онлайн-кассы. Если последняя проходит как объект ОС, соответственно накопитель также учитывается в составе основных средств. Если касса проведена как объект МПЗ, то и ФН – числится как материальный запас. Иными словами, он неотделим от аппарата, в котором установлен.

Но замена ФН требует отдельной постановки его на учет и регистрации в ФНС РФ. С 01.03.2025г. действует новый порядок перерегистрации фискального накопителя, который не предполагает визитов в налоговую. Данные со старого ФН передаются ОФД, после чего ККТ формирует отчет о смене регистрационных параметров с новым ФН.

Как учитывают ККТ и фискальный накопитель при продаже или ликвидации бизнеса?

Контрольно-кассовая техника в обоих случаях снимается с регистрации, при продаже компании – передается безвозмездно или продается за деньги новому владельцу. Необходимо закрыть ФН, он должен сохраняться на протяжение 5 (пяти) лет с момента ликвидации предприятия.

Как изменится порядок оформления документов по кассе?

Порядок применения ККТ обозначен в №54-ФЗ, в который регулярно вносятся изменения и дополнения. Многие акты и журналы, которые использовались ранее, сегодня неактуальны: КМ-1, КМ-2, КМ-3, КМ-4, КМ-9 и т.д. Компании, привыкшие пользоваться унифицированными формами, по традиции их применяют, но это совершенно не обязательно.

Актуальные отчеты, связанные с наличными денежными средствами и их приемом через онлайн-кассы:

• отчеты об открытии и закрытии смены, о регистрации и изменении регистрационных параметров, текущем состоянии расчетов и закрытии ФН;

• кассовые чеки (являются бланками строгой отчетности), чеки и корректирующие БСО;

• подтверждение ОФД.

Основным кассовым документом теперь является чек или БСО, которыми оформляют получение и возврат средств, а также иные выдачи денег клиенту. Для отражения каждой из перечисленных операций в документе предусмотрен специальный реквизит – признак расчета.

Как ИФНС РФ проверяет соблюдение кассовой дисциплины?

Налоговым органом проводятся регулярные проверки налогоплательщиков. Существуют утвержденные ведомством индикаторы риска по ККТ, которые ложатся в основу планирования контрольных мероприятий (приказ Минфина №88н от 06.06.2023г.).

Наличие у компании «сомнительных» операций чаще всего служит для налоговиков сигналом – пора идти с проверкой. К таким основаниям можно отнести:

• наличие зарегистрированного кассового аппарата, но отсутствие в течение 60 и более календарных дней фискальных данных;

• в течение 30-ти дней компания прислала фискальных документов с признаком «Возврат прихода» 30% и более от общего числа приходных документов (не распространяется на ломбарды);

• за 30 календарных дней чеки коррекции составили более 30% от общего числа поступивших фискальных документов.

Иными словами, частые возвраты или коррекция повышают риски внезапной налоговой проверки.

Кто осуществляет кассовые операции?

Материально-ответственное лицо назначается приказом руководителя компании. Сотрудник знакомится с обязанностями ведения кассовых операций под роспись. Если в организации работает сразу несколько кассиров, один из них назначается старшим и осуществляет контроль грамотности и законности учетных данных.

Какие используются проводки?

Отдельным участком бухгалтерского учета являются операции по кассе, связанные с выдачей и получением денежных средств от контрагентов, покупателей, подотчетных лиц, сотрудников, учредителей и т.д. на содержание документа оказывает влияние формат платежа – наличный или безналичный расчет.

В учете делаются следующие типовые проводки:

Важно: выплата вознаграждений по агентским договорам и расчеты с покупателем за вторсырье, полученное из физических лиц, относятся к иным категориям платежей.

Как учитывать наличную выручку?

Принимаемая в кассу наличность за реализованную продукцию или оказанные услуги обязательно должна быть отражена как выручка налогоплательщика. Проводки в данном случае будут такими:

Использование 57 счета обеспечивает разделение наличных и безналичных расчетов по кассе.

Как вернуть покупателю деньги за товар?

Отражение в учете данных операций по возврату денег покупателю зависит от времени, когда событие произошло:

• один налоговый период (месяц) продажи и возврата – оформляются сторнирующие проводки;

• разные налоговые периоды – отражение через счета внереализационных доходов и расходов.

Федеральным законом №54-ФЗ предусмотрено обособленное оформление всех хозяйственных операций по кассе. Поэтому возврат средств придется выполнять правильно, с оповещением об этом ИФНС РФ. Типовые проводки используют следующие:

Важно: при несовпадении налоговых периодов вместо счета 90.1 «Выручка по обычным видам деятельности» и 90.2 «Себестоимость» используют счет 91 и аналогичные субсчета – прочие доходы и расходы.

Компаниям, работающим с НДС, корректировать налог от реализации необходимо посредством произведения вычета на сумму налога, которая соответствует сумме возврата (статья 171 НК РФ, пункт 5).

Как корректируется книга покупок?

При корректировке выручки книга покупок также должна корректироваться. Это возможно 2 способами: корректировочным счетом-фактурой или расходным кассовым ордером, оформленным при возврате средств покупателю (основание – Письмо Минфина РФ №03-07-07/103105 от 30 декабря 2019г.).

Чтобы корректно выполнить вычет по НДС, необходимо задействовать счет 19: 

Дт 90.3 Кт 19 сторно. Данная проводка способна заменить 2 другие:

Дт 90.3 Кт 68 сторно – корректировка НДС с выручки

Дт 19 Кт 68 (Дт 68 Кт 19 сторно) – начисление НДС к вычету.

Сам же вычет делается так: Дт 68 Кт 19.

Какие могут быть иные расчеты с клиентом?

По кассе могут возникнуть и другие расчеты с контрагентами. Самые распространенные из них:

• выплата за принятый на комиссию товар;

• оплата вторсырья, закупаемого у граждан;

• выдача победителям выигрыша;

• расчеты в рамках агентских договоров.

Перечисленные операции оформляют типовой проводкой Дт 76 (60) Кт 50. При выдаче денег получателю на карту, используется проводка Дт 76 (60) Кт 57. Соответственно, возврат клиенту оформляется обратной бухгалтерской проводкой: Дт 50 (57) Кт 76 (60).

Кто обслуживает онлайн-кассы?

Техническим обслуживанием ККТ занимаются специалисты сервисных центров. Все затраты на содержание онлайн-кассы включаются в себестоимость продукции или услуг. В торговых компаниях такие расходы собираются на счете 44 – Дт 44 Кт 60. Этой же проводкой оформляют ежемесячные издержки на обслуживание кассовой техники.

При внесении аванса за услуги технических специалистов, что часто предусмотрено условиями договора, в затраты списывают равные доли в течение периода действия данного соглашения. В этом случае делаются проводки:

• Дт 60 Кт 51 – выплата исполнителю аванса;

• Дт 44 (20,26) Кт 60 – ежемесячное списание.

Описанный вариант имеет место при заключении договоров абонентского обслуживания ККТ, когда плата вносится сразу на год вперед.

Как происходит модернизация онлайн-касс?

После введения закона, предусматривающего обязательное использование онлайн-касс, многие бизнесмены модернизировали те аппараты, которые у них уже были. После модернизации ККТ приобрела все характеристики, которые необходимы по новым правилам. Данные инвестиции можно рассматривать как капитальные вложения и в бухучете рекомендовано оформлять следующими проводками:

• Дт 08 Кт 60 (затраты на модернизацию);

• Дт 01 Кт 08 (постановка на учет по новой стоимости).

В результате предприниматель получил обновленную кассу без затрат на новую покупку.

Какие документы оформляются?

Использование онлайн-кассы требует документальной фиксации хозяйственных операций, это обеспечивает прозрачность расчетов с клиентами и иными контрагентами. Непосредственно в самом порядке формирования документов практически ничего не поменялось, но появились нюансы.

Все проводки должны соответствовать данным, указанным в отчете ККТ о закрытии смены, который снимается с кассы в конце рабочего дня кассира. Сумма за день оформляется приходным кассовым ордером, который регистрируют в кассовой книге.

Первичный документ бухучета по кассовым операциям – отчет о завершении смены, распечатывается непосредственно из кассового аппарата и содержит следующие  сведения:

1. суммарная выручка;

2. коррекции;

3. расходы;

4. возвраты.

Кассир может увидеть в этом отчете, сколько всего расходных и приходных операций было за день по кассе, какие из них наличные и безналичные. Данный отчет автоматически направляется и в налоговый орган.

Важно: срок хранения кассовых отчетов по действующему законодательству РФ составляет 30 (тридцать) календарных дней с момента снятия.

Кто подписывает документы?

На всех кассовых документах ставят подписи кассир и главный бухгалтер (если обе должности есть в компании), либо один бухгалтер (в малых предприятиях). При оформлении бумажных носителей потребуется печать организации или штамп с обязательными реквизитами: ИНН, юридическое наименование и адрес. Подписью и печатью уполномоченный сотрудник подтверждает факт проведения кассовых документов.

Для заверения электронных документов используют электронно-цифровую печать. С 2022г. каждый сотрудник получает персональные ЭЦП для подписания документации.

Какая предусмотрена ответственность за нарушение законодательства об онлайн-кассах?

За несоблюдение законодательного порядка предусмотрено несколько видов административных взысканий:

• ответственность за неприменение онлайн-касс;

• наказание за несоблюдение или нарушение кассовой дисциплины;

• игнорирование запросов налогового органа относительно применения ККТ;

• невыдача чеков покупателям;

• отсутствие кассовых аппаратов у арендаторов торговых мест на розничных рынках.

Сумма санкций зависит от правового статуса нарушителя (ИП, должностное лицо или организация) и вида нарушения. Наказание может составить 1,5-300 тыс.руб., а также налоговый орган вправе приостановить или запретить коммерческую деятельность получателю предписания.

Кто обязан использовать онлайн-кассы и кто может работать без них?

Онлайн-касса является высокотехнологичным оборудованием для учета денежных операций. Функционал современной ККТ позволяет производить возвраты, принимать наличные и безналичные средства для оплаты покупок. Аппарат умеет формировать бумажные и электронные чеки. В 2025 году онлайн-кассы должны использовать в своей работе все юрлица и ИП, реализующие товары и оказывающие услуги. Но из этого правила есть исключения, упомянутые в №54-ФЗ. Итак, онлайн-кассы могут не использовать следующие категории субъектов хозяйственной деятельности:

• компании из сферы кредитования;

• принимающие стеклотару от физических лиц пункты;

• осуществляющие присмотр и уход за детьми ИП и юрлица;

• плательщики налога на профессиональный доход (самозанятые) и патентов;

• проводящие религиозные обряды и церемонии организации;

• аптечные ларьки в сельских ФАПах (фельдшерско-акушерских пунктах);

• лотки, продающие квас и молоко на розлив;

• газетные и журнальные палатки;

• компании и индивидуальные предприниматели, торгующие на ярмарках, рынках и в иных розничных пунктах продаж.

Полный перечень освобожденных от применения онлайн-касс компаний и ИП приведен в статье 2 Федерального закона №54-ФЗ.

С 01.03.2025г. от работы на онлайн-кассах освобождены точки приема у населения вторсырья: упаковки, тары и иных товаров для вторичной переработки. Исключение составляет лом цветных, черных и драгоценных металлов, камней. Освобождены от использования ККТ тренеры, репетиторы и иные исполнители, оказывающие образовательные, оздоровительные и физкультурные услуги. Обязательное условие – данная деятельность для них является основной.

Важно: в труднодоступных регионах, где отсутствует техническая возможность подключения к стабильному интернету, бизнесменам разрешено вместо чеков использовать типографские БСО.

Как избежать штрафа за работу без онлайн-кассы?

Никак. Факт нарушения законодательства становится известен при проверке компании или ИП налоговой службой или Роспотребнадзором РФ. Последнее ведомство информирует ИФНС РФ о том, что бизнесменом не соблюдается закон – копия протокола о том, что выявлены нарушения, направляется налоговым инспекторам для вынесения штрафа.

Налоговая инспекция имеет право проводить плановые и внезапные проверки предпринимателей и организаций. На плановые контрольные мероприятия до 2030г. в РФ введен мораторий (основание – правительственное Постановление №336). Но с сентября 2024-го года законодатели внесли коррективы в установленный запрет, разрешив налоговым органам направлять налогоплательщикам предписания при выявлении фактов нарушения кассовой дисциплины в части применения ККТ.

Причины внеплановой налоговой проверки могут быть любыми: жалобы покупателей, информация от контрагентов, результат мониторинга налогоплательщиков и т.д. Формат осуществления внезапных надзорно-контрольных мероприятий также может быть разным:

• профилактический визит, может происходить в обычном или дистанционном режиме (посредством подключения инспектора по видео связи);

• документарная проверка;

• выездное обследование;
• контрольная закупка.

Выбор той или иной процедуры определяется исходя из удаленности налогоплательщика и серьезности допущенных законодательных нарушений.

Плюсы использования онлайн-касс

Основное достоинство современных онлайн-касс заключается в оптимизации работы бухгалтера, ведь подавляющее число отчетов о кассовых операциях за день формируется в автоматическом режиме самой техникой. С помощью ККТ бухгалтер может получить следующие данные:

• внесение изменений в параметры работы кассового аппарата;

• фискализация;
• закрытие и открытие смены;
• закрытие ФН.

Отчет о закрытии смены – основание для составления приходного кассового ордера. Несомненным достоинством современных аппаратов является функция коррекции, позволяющая изменить размер выручки в случае ошибки продавца. Кроме того, продавец может вернуть деньги покупателю за возврат товара (реализация прав потребителей).

Вопрос-ответ

Как учитывать ККТ, которая была введена в эксплуатацию и не используется?

Для целей бухгалтерского и налогового учета данный объект ОС (если касса стоит на учете в составе основных средств) все равно признается амортизируемым имуществом. ККТ можно законсервировать или оформить документальный простой, в течение этого срока амортизация может не начисляться. Когда консервация превышает 3 месяца, кассовый аппарат можно исключить из перечня амортизируемого имущества компании.

Где приобрести онлайн-кассу?

Предприниматель или руководитель компании самостоятельно выбирает продавца, но эксперты рекомендуют обращаться к крупным операторам фискальных данных, которые оказывают комплексные услуги – продажу, подключение, настройку и обслуживание ККТ. Помимо ОФД онлайн-кассы продают все маркетплейсы – Яндекс.Маркет, Контур.Маркет и др. Приобрести оборудование можно у официальных поставщиков (prowizard.store, kasscenter.ru и др.). Покупатель должен помнить, что онлайн-касса должна комплектоваться фискальным накопителем.

Вместо резюме. Переход от традиционных к онлайн-кассам стал этапом автоматизации учета, повысил прозрачность операций и обеспечил дистанционный контроль со стороны налоговых органов над выручкой предприятий и ИП. В связи со спецификой установки и использования новой кассовой техники были внесены изменения в порядок учета кассовых операций.

Теги данной публикации: #Отдел восстановления