Виды требований из ИФНС и как ни них отвечать

Если налоговой нужно что-то прояснить в отчетности или финансово-хозяйственных операциях налогоплательщика, она требует предоставить разъяснения, документы. Также в письменном виде ИФНС сообщает ИП, компании о необходимости погасить недоимку. Если требование игнорируется, налоговая вводит санкции – штраф, блокировку счета.

На все ли требования нужно отвечать, как это делать – письменно или устно, бывают ли требования, которые можно игнорировать без последствий? Сейчас разберемся. 

Здравствуйте! Меня зовут Елена, я эксперт компании «Бухгалтер.рф». Мы ведем налоговый учет юридических лиц и индивидуальных предпринимателей из разных сфер, от строительства и торговли до медицины и научных разработок. Каждый наш клиент хоть раз да получал письмо с требованием от ИФНС. Обстоятельства бывают разные, а схема всегда одна: получаем требование, анализируем, выстраиваем коммуникацию с налоговой. Игнорировать письма с запросами из ИФНС мы не рекомендуем. 

В целом, тема налоговых требований обширная и непростая. Предвижу немало вопросов. А пока вы их формулируете, отвечу на самые распространенные. 

Чего может потребовать налоговая? 

Письма с требованиями ИФНС обычно рассылает при проведении контрольных мероприятий. Это может быть камеральная, плановая или внеплановая выездная проверка. 

Сами требования могут касаться налогоплательщика непосредственно и его контрагентов. 

Требовать ИФНС может: 

• Пояснений

• Информации (документов)

• Уплаты налогов, сборов, взносов, пеней, штрафов

• Явки в налоговый орган

Дальше разберем каждый вид требования подробно. 

Требование пояснений

Каждая декларация, отправленная в ИФНС, проходит камеральную проверку. Последняя предусматривает обработку документа на месте, то есть в налоговой (без выезда к налогоплательщику). В ходе проверки специалист сверяет сведения в отчете с информацией, которая есть у инспекции. Если выявляются расхождения, возникает необходимость прояснить ситуацию. ИФНС запрашивает пояснения – присылает письмо с соответствующим требованием. 

Запросить пояснения налоговая также может, если: 

• В декларации отражены убытки

• Вы пользуетесь налоговыми льготами

• В корректировочной декларации уменьшен налог

• Налоговая декларация расходится с бухгалтерской отчетностью

Требовать пояснений инспектора могут и при проведении выездной проверки. Как правило, в таких случаях они нужны для уточнения позиции налогоплательщика по выявленному нарушению и документальной фиксации этой позиции. Требование передается до оформления решения по результатам налоговой проверки. И чем скорее вы предоставите пояснения, тем лучше. 

Бывают также требования, напрямую не связанные с проверками. Например, ИФНС может прислать письмо с требованием пояснить причину снижения зарплат по сравнению с предыдущими периодами или причину несоответствия размеров выплат среднеотраслевым значениям. 

В любом требовании должны быть указаны: 

• Основания для предоставления пояснений (пункты и абзацы статей НК РФ, например, ст. 88 или 105)

• Предмет запроса (что нужно пояснить)

• Перечень документов для подтверждения уточненной информации

• Срок ответа на требование

Также в требовании на предоставление пояснений налоговики могут указать на необходимость внесения изменений в отчет после уточнения информации. В этом случае корректирующую декларацию рекомендуется отправлять в ИФНС вместе с ответом на требование. 

Важно: печать не является обязательным реквизитом для письма с требованием о предоставлении пояснений. Документ считается официальным, если на нем стоит подпись налогового инспектора. 

Требование информации

Это требование связано с камеральной или выездной проверкой. В запросе ИФНС указывает:

• Основание для направления требования (ст. 93 НК РФ)

• Перечень подтверждающих документов

• Срок исполнения требования

Требовать ИФНС может любые документы, связанные с предметом проверки, расчетом, уплатой налогов. Их количество не ограничено. 

Что касается срока для запроса документов, он соответствует сроку проведения проверки. После ее завершения требовать дополнительные документы, относящиеся к предмету проверки, ИФНС не имеет права. Получили такой запрос – направьте претензию в налоговую и приготовьтесь отстаивать интересы в суде, если до него дело дойдет.

Важно: ИФНС может назначить дополнительные мероприятия после проверки. Срок их проведения ограничен – 1 месяц после завершения основного контроля. Запрос документов в этот период правомерен. Отвечать на требование нужно в общем порядке.

Запросить документы налоговая может, проводя проверку ваших контрагентов. Такая проверка считается встречной. Отвечать на требования нужно, и делать это следует, не нарушая сроков. 

Требование платежа

Требование об уплате взносов, сборов, налогов, пеней, штрафов ИФНС пришлет, если вы просрочили платеж. Также основанием для отправки документа может стать ошибка в реквизитах платежного поручения, перечисление в бюджет суммы, недостаточной для погашения недоимки. 

В требовании налоговая указывает: 

• Сумму задолженности

• Срок погашения недоимки

Игнорирование платежного требования – путь к блокировке счета. 

Требование явиться в налоговую

ИФНС может потребовать не только информацию, дополнительные документы или погашение задолженности. Если инспектору нужны устные пояснения, директора фирмы или ИП могут вызвать в налоговую. Основания для такого требования указаны в ст. 31 НК РФ. Рекомендую ознакомиться, чтобы знать, когда и по какому поводу вас могут вызвать в ИФНС. 

В требовании указывается: 

• Цель вызова в налоговую

• Дата явки

• Режим работы ИФНС

• Адрес ИФНС

Какое требование считается полученным?

Факт получения требования от ИФНС фиксируется по-разному в зависимости от того, какая проверка проводится. Если это выездные контрольные мероприятия, документ на бумажном носителе передается руководителю проверяемой компании. Также требование может получить его представитель (под подпись – в обоих случаях). Срок ответа на требование считается со дня, следующего за днем вручения документа.

Если требование отправлено заказным письмом, полученным оно считается на 6-й день после отправки (проставления штемпеля на конверте). Срок исполнения отсчитывается, соответственно, с 7-го рабочего дня. Фактически при этом письмо может быть не получено налогоплательщиком. Причины налоговую не волнуют. 

Если требование отправляется в электронном виде через оператора ЭДО, факт получения фиксируется получателем лично. Для этого нужно открыть электронное письмо, сформировать квитанцию о получении, подписать ее ЭЦП и отправить в ИФНС. Срок исполнения отсчитывается со дня, следующего за днем формирования и отправки квитанции в налоговую. 

Важно: если налогоплательщик не обязан сдавать декларации только в электронном виде, но фактически использует ЭДО, письмо с требованием можно не открывать и получение не подтверждать. За это не предусмотрены никакие санкции.

Не получив подтверждение по ТКС, налоговая отправит требование на бумаге обычной почтой (заказным письмом).

Если налогоплательщик обязан использовать ЭДО (сдает отчетность только в электронном виде), подтвердить получение электронного требования нужно в течение 6 дней с момента его отправки по ТКС. Если получение письма от ИФНС не подтверждено, налоговая может дать распоряжение о блокировке счета. 

Если требование пришло в личный кабинет ИП или юрлица на сайте ФНС, оно считается полученным в тот же день. Срок исполнения отсчитывается со следующего дня. Подтверждать получение требования не нужно. 

В какие сроки нужно отвечать на требования ИФНС? 

Обычно срок исполнения требования указывается в документе. 

По общим правилам: 

• На запросы по сделкам с контрагентами, если документы запрашиваются при налоговой проверке или вне ее рамок, отвечать нужно в течение 10 рабочих дней (НК РФ ст. 93.1)

• Если запрос направлен в ходе проверки у контрагента – в течение 5 рабочих дней

Требование об уплате налогов, взносов, сборов, пеней и т.д. должно быть исполнено в течение 8 рабочих дней. Если вы хотите оспорить требование или уже погасили задолженность, сообщите в ИФНС об этом в те же сроки. 

Что делать, если не успеваете исполнить требование? 

Налоговая может запросить любое количество документов. Если вы не успеваете в указанный в требовании срок их подготовить, письменно сообщите об этом инспектору на следующий день после получения требования. Сделать это можно, направив в ИФНС уведомление  в произвольной форме. Обязательно укажите в документе: 

• Причину, по которой невозможно представить документы в срок

• Дату, до которой документы будут подготовлены и отправлены в ИФНС (указать можно любой разумный срок)

Налоговая должна вынести решение по запросу налогоплательщика. Это может быть либо отказ, либо продление срока исполнения требования. Учитывать интересы налогоплательщика и обстоятельства, препятствующие представлению документов в срок, инспекторы не обязаны. Но практика показывает, что ИФНС часто идет навстречу ИП и юридическим лицам. 

Что делать, если ИФНС запросила отсутствующие документы?

Если исполнить требование невозможно (документы утрачены при наводнении, пожаре или были изъяты в ходе следствия, отсутствуют по не зависящим от налогоплательщика причинам), об этом следует уведомить налоговую. Уведомление направляется на следующий день после получения требования. К нему рекомендуется приложить документы, подтверждающие утрату архива. 

Если налоговая запросила документы по контрагенту, с которым вы не заключали сделок, порядок такой же. Отправьте уведомление с указанием причины, по которой вы не можете представить запрошенные документы по контрагенту. 

Что делать, если требование прислано повторно? 

Иногда налоговая запрашивает документы или пояснения повторно. Если это происходит в рамках одной проверки, еще раз отправлять документы и пояснения не нужно. Но придется ответить на требование, уведомив ИФНС о том, что запрос был удовлетворен. 

Исключения: 

1. По требованию налоговой были переданы оригиналы документов, которые налогоплательщику вернули.

2. Переданные документы ИФНС утратила из-за обстоятельств непреодолимой силы. 

В том и другом случае исполните требование повторно, представив копии запрошенных документов. 

Что делать, если запрошены документы, по которым истек срок давности? 

Налоговики могут запрашивать в ходе проверок документы не старше 3 лет. Исключение – документы по контрагентам. В этом случае срок давности отсутствует. То есть требование о представлении документов по контрагенту, если сделки были 3 года назад и раньше, придется исполнить. 

Если истек срок хранения запрашиваемых документов, архив уничтожен, об этом следует уведомить ИФНС в установленном порядке. 

Как отвечать на требование о представлении бумажных документов? 

Любой ответ на требование предполагает соблюдение сроков, указанных в запросе, и подготовку документов по правилам ФНС. Передать документы можно лично, через представителя. 

Что касается подготовки копий, обратите внимание на следующие правила: 

1. Документы передаются в папках объемом не больше 150 листов. Если передается один многостраничный документ на 150 листов и больше, делить его не нужно.

2. Листы в папках нумеруются.

3. Документы в папках прошиваются, заверяются соответствующей надписью с указанием даты заверения, количества листов, должности, ФИО уполномоченного лица, его подписью и печатью организации или ИП. 

Нотариальное заверение копий документов НК РФ не предусмотрено. 

Если передается несколько одностраничных документов, прошивать и нумеровать их не нужно. Каждая копия заверяется соответствующей надписью, подписью уполномоченного лица, печатью. 

Вместе с бумажными документами в ИФНС направляется сопроводительное письмо. В нем указываются реквизиты требования, опись документов, пояснения к ним (если необходимо).

Документы передаются инспектору под подпись. Информация о получении указывается на экземпляре описи, которая остается у налогоплательщика. Документ подтверждает факт исполнения требования о представлении документов в ИФНС. 

Как давать пояснения? 

Если налоговая запросила пояснения по отчетности, ответ направляется в электронном виде или на бумаге в произвольной форме. Исключение – декларация по НДС. Она сдается только в электронном виде, и пояснения принимаются так же. Более того, утвержден формат пояснений по несоответствиям, ошибкам, противоречиям в декларации (Приказ ФНС №ММВ-7-15/682 от 16.12.2016).

Ответом на требование пояснений может быть: 

1. Уточненный отчет, сформированный с учетом замечаний ИФНС.

2. Сопроводительное письмо к отчету, если недочеты, выявленные в ходе камеральной проверки, не повлияли на сумму налога. 

3. Уточненный отчет с частичными правками + сопроводительное письмо с пояснениями по другим недочетам, отмеченным ИФНС.

Приложением к документу могут быть бухгалтерские справки, налоговые регистры и другие подтверждающие документы (НК РФ ст. 88).

Важно: требование, в котором не указаны конкретные ошибки, разделы отчета, в которых выявлены некорректные данные, считается незаконным. Де-юре исполнять его налогоплательщик не обязан. Де-факто налоговой следует сообщить о получении некорректного требования и уточнить запрос. Уведомление рекомендуется отправлять в течение срока, отведенного для исполнения требования. 

Санкции за игнорирование требований ИФНС

Напомню, требования о представлении дополнительных документов, о пояснениях, об уплате налога или погашении задолженности лучше не игнорировать. Неисполнение требования признается налоговым правонарушением и предполагает наложение санкций: 

• За непредставление пояснений – штраф по ст. 129.1 НК РФ – 5 000 рублей. Повторное нарушение в течение календарного года обойдется в 20 000 рублей. 

• Отказ давать пояснения по контрагенту или представлять документы, подтверждающие сделку, – штраф по п. 2 ст. 126 НК РФ  – 10 000 рублей.

• Непредставление документов – штраф по п. 1 ст. 126 НК РФ  – 200 рублей за каждый документ, повторное правонарушение в течение года – 400 рублей за каждый документ (п. 4 ст. 114 НК РФ).

Также по решению суда могут оштрафовать должностное лицо организации, которая проигнорировала требование ИФНС – на 300−500 рублей. 

Но, как говорится, не штрафами едиными. Игнорируя требование ИФНС о пояснениях или представлении документов, уплате налогов, вы повышаете вероятность выездной проверки. 

Что делать, если в требовании указаны разные периоды? 

Отвечу на этот вопрос примером из практики. В апреле 2023 организация сдала РСВ за первый квартал текущего года. ИФНС в рамках срока камеральной проверки прислала требование, в заголовке которого запросила пояснения по причинам нулевых показателей за первый квартал 2023. В тексте требования налоговая указала другой период – четвертый квартал прошлого года. 

Ответ был сформирован и подан в срок. Пояснения даны по запросу в заголовке – за первый квартал 2023 года, поскольку по четвертому кварталу 2022 компания пояснения давать не обязана – срок камеральной проверки предыдущего РСВ давно прошел. 

Клиент хотел представить уточненную декларацию вместе с пояснениями по РСВ. Мы порекомендовали ограничиться уведомлением. Причина – продление сроков камеральной проверки. Фактически, если представлена уточненная декларация, предыдущий отчет проверять прекращают и начинают работать с новым. Срок проведения камеральной проверки отсчитывается заново. 

Что делать, если требование неоднозначное или в нем указаны непонятные суммы? 

Запрашивая пояснения, ИФНС должна четко формулировать требования, указывать конкретные ошибки, которые нужно исправить. 

Рассмотрим кейс нашего клиента, предпринимателя на УСН. ИП сдает декларацию по упрощенке, указывая в ней сумму дохода 4 300 000 рублей. Налоговая присылает требование пояснить расхождение в размере 4 297 700  рублей между поступлением на расчетный счет и декларацией. В какую сторону расхождение, инспекция не уточняет. 

В этом случае ошибкой будет давать пояснения по сумме в 4 млн. сразу. Мы проверяем поступления на счет, налоговый учет и декларацию. Выясняем, что расхождение действительно есть, его причина – завышение облагаемого дохода на 2 000 рублей (техническая ошибка при выгрузке данных из базы) и возврат из бюджета на сумму 300 рублей. 

Варианты действий: 

1. Подача уточненной декларации с исправлением ошибки. 

2. Отправка письменного пояснения с описанием причины расхождения в сумме поступления на счет и в декларации.

Выбираем пояснение с подачей уточненной декларации. Если облагаемая налогом сумма завышена, а не занижена, подача корректировочного отчета – право, а не обязанность налогоплательщика. Подаем уточненку  сопроводительным письмом о причинах расхождений, запрашиваем возврат излишне уплаченного налога.

В общем, если в требовании ИФНС указаны непонятные суммы, рекомендуем поискать ошибку в налоговом учете и не затягивать с ответом. 

Как отвечать на требование без требования? 

Иногда ИФНС заменяет требованиями информационные письма или уведомления. Есть отличный пример из практик. 

ИП в течение двух лет имел штат наемных работников, соответственно, сдавал РСВ. В 2022 году со всеми работниками были расторгнуты трудовые договоры, ИП стал работать сам на себя. Нулевые РСВ он продолжил сдавать на всякий случай, чтобы не оштрафовали за отсутствие отчетности. 

ИФНС прислала требование – не представлять в будущем нулевые РСВ. Можно было ограничиться уведомлением или информационным сообщением, но что-то пошло не так. 

Получив требование без требования, ИП ответил на него, обязуясь не сдавать нулевые расчеты, и правильно сделал. 

Важно: на любое требование ИФНС нужно отвечать. В противном случае оно будет считаться проигнорированным и возможны штрафные санкции. Для самого факта ответа не имеет значения, что написано в тексте требования.

Что делать, если ИФНС превышает полномочия, присылая требование?

Налоговой можно отказать в представлении документов, сведений, но нужно делать это правильно. 

Рекомендуем алгоритм: 

1. Получение неправомерного требования

2. Запрос у ИФНС, которая выставила это требование, пояснений по действиям

3. Обжалование действий налоговой в вышестоящем органе (управлении ФНС по субъекту РФ)

4. Иск в суд, если официальная жалоба по ст. 139 НК РФ не удовлетворена

Важно: обжалование требований налоговой по ст. 139 НК РФ осуществляется через ту налоговую, которая требование выдвинула. То есть ИФНС должна принять меры по устранению, чтобы документ не пошел дальше. Обычно на этом этапе проблема решается. 

Жалобы портят статистику ИФНС. Последние, понимая, что превысили полномочия и нарушили права налогоплательщика, отзывают неправомерное или избыточное требование, а налогоплательщику предлагают отозвать жалобу. 

Когда налоговой можно отказать?

Налоговики нередко присылают требования с формальными нарушениями, на которые можно сослаться, чтобы не представлять документы, пояснения или то и другое. 

На законных основаниях отказать в исполнении требования можно в следующих случаях: 

• Документ составлен в произвольном порядке. Требование от ИФНС должно составляться по форме, утвержденной  Приказом ФНС №ММВ-7-2/628 от 07.11.2018.

• Требование подписано неуполномоченным лицом (инспектором учреждения, в котором налогоплательщик не состоит на учете).

• К требованию о представлении документов по контрагенту, который зарегистрирован в другой ИФНС, не приложено поручение.

• Указанные в требовании документы или сведения не имеют отношения к предмету или периоду проверки.

• Требование выставлено, когда истек срок камеральной или выездной проверки. Важно: имеет значение именно дата составления требования. Если оно не выставлено во время проверки, а получено после нее, такое требование считается законным и требует исполнения!

Обратите особое внимание на такое основание для отказа в исполнении требования, как «отношение документов и сведений к предмету, периоду проверки». Связь с предметом проверки может быть неочевидной. Простой пример – договор, заключенный в 2022 году, но продолжающий действовать в 2023, когда проводится проверка.

И напоследок коротко о главном:

• Отвечайте на требования, что бы ни было в них написано. За отсутствие ответа могут оштрафовать, за формальный ответ («отписку») – нет. 

• Проверяйте почту, даже если давно перешли на ЭДО. Помните, что бумажные требования ИФНС все еще рассылает. 

• Подтверждайте получение требований через систему ЭДО квитанциями. 

• Просите об отсрочке, если не успеваете исполнить требование. 

• Представляйте налоговикам копии документов с описью и берите подтверждение их получения.

• Не передавайте ИФНС личные документы, но обязательно указывайте в ответе причину – документы не относятся к предпринимательской деятельности.

А если возникают проблемы, обращайтесь в вышестоящие налоговые органы или в суд. 

Теги данной публикации: #Отдел восстановления требование