Способы организации бухгалтерии

Скачать визитку

31 Октябрь 2019

Проблематика

Каждый начинающий предприниматель, вне зависимости от того, зарегистрировал он ИП или ООО, задается вопросом организации бухгалтерского учета. В каком объеме он должен вестись и сколько будет стоить? Что нужно сделать на первом этапе? Кому доверить постановку учета? Ответ на последний вопрос мы сегодня постараемся дать.

Варианты решения

Начинающий предприниматель может организовать учет самостоятельно, воспользоваться профильным банковским сервисом (при открытии расчетного счета наверняка банк предложит дополнительные услуги), нанять бухгалтера или нескольких специалистов в штат, передать функцию на аутсорсинг. Свои особенности имеет каждый из представленных вариантов.

Аутсорсинг

Что представляет собой сегодняшний бухгалтерский аутсорсинг, какие услуги можно заказать?

Бухгалтерская компания может предложить индивидуальному предпринимателю и юридическому лицу комплексное сопровождение (абонентское обслуживание) и отдельные услуги. В первом случае клиент получает полноценную внешнюю бухгалтерию. Специалисты организовывают учет, обрабатывают бухгалтерскую первичку, делают проводки, ведут регистры, формируют и сдают отчетность.
Также у аутсорсера можно получить консультации по постановке бухучета и последующему его ведению.

Чужие люди будут знать планы, объемы, способы заработка… Как в аутсорсинге обстоит дело с коммерческой тайной?

Бухгалтерская компания гарантирует сохранение конфиденциальной информации. Но давайте разберемся, какими данными оперирует аутсорсер. На этапе организации учета он формирует учетную политику, учетные регистры, составляет план счетов. Естественно, у бухгалтера будет доступ к информации о капитале, имуществе, их ведь необходимо отразить в учете. Но эти данные конфиденциальными не являются. Они известны, например, налоговой, банку, в котором открыт расчетный счет.
При ведении бухгалтерского учета аутсорсер оперирует данными о расходах, доходах, основных средствах, капитале, налогах, взносах. Все эти сведения отражаются в декларациях, бухгалтерском балансе. С каждым годом бухгалтерия становится все более прозрачной, сокращается количество сведений, представляющих налоговую тайну. Количество уплаченных налогов, наличие задолженности уже давно ни для кого не секрет. Страх утечки информации при сотрудничестве с аутсорсером неактуален.

Где будут находиться бухгалтерские документы, если учет организует и ведет аутсорсер?

Возможно два варианта:
• Документы хранит бухгалтерская компания.
• Хранение обеспечиваете вы сами.
В последнем случае следует внести в договор на оказание услуг пункт об обязательном возврате первички и другой документации в определенные сроки.

Предполагает ли организация учета аутсорсером установку, настройку 1С?

Организовывая бухучет ИП или юрлица, бухгалтерская компания может помочь в выборе профильных программных продуктов. Автоматизация учета оптимизирует затраты на формирование первички, упрощает контроль оплат и отгрузок, дебиторской, кредиторской задолженности.
Если ПО необходимо только для бухучета, который полностью ведется аутсорсером, клиент ничего не доплачивает. Расходы по приобретению, обновлению учетных программ несет бухгалтерская компания.

Где находится бухгалтерская база при сотрудничестве с аутсорсером?

Базу 1С (или созданную в любой другой учетной программе) хранить можно:
• в бухгалтерской компании;
• у себя;
• в облаке.
Первый вариант является обычной практикой. Не бойтесь отдавать базу исполнителю. Пропишите в договоре предоставление архивов данных, например, ежемесячно. Храните архивы любым удобным способом.

Как передается бухгалтерская база?

Способ передачи данных обсуждается индивидуально. Аутсорсер может предоставлять клиенту распечатанные регистры, копию электронной базы, архив за закрытый отчетный период. Подтверждается процесс передачи соответствующим актом.

Как осуществляется коммуникация с аутсорсером?

Бухгалтерское обслуживание предусматривает личные, онлайн-консультации, консультации по электронной почте и обмен данными, документами по защищенным телекоммуникационным каналам, соответствующим требованиям законодательства о GDPR и персональных данных. В компании, заказывающей услуги, связь с аутсорсером поддерживает руководитель или другое ответственное лицо.

Как быстро может быть организован бухучет?

Аутсорсинг – оптимальный способ оперативной организации бухгалтерского учета ИП и ООО с любой системой налогообложения. Специалисты профильной компании имеют большой опыт обслуживания бизнеса, используют актуальные формы документов и схемы постановки учета, принимая во внимание специфику деятельности заказчика. Срок организации учета зависит от нескольких факторов: масштабов бизнеса, налоговой системы, сферы деятельности.

Можно ли совмещать аутсорсинг с другими способами организации бухгалтерии?

Бухгалтерское обслуживание – услуга достаточно гибкая. Возможность выбора оптимального формата сотрудничества является ее преимуществом. Совмещение способов организации бухгалтерии сегодня является обычным делом. Распространенный вариант: штатный бухгалтер для оформления первички и ежедневного отражения операций в учете плюс услуга «Главный бухгалтер» от аутсорсинговой компании. Также можно ведение базы, формирование отчетности и контроль качества бухучета полностью передать на аутсорсинг. А с оформлением первички вполне справятся штатные менеджеры компании-заказчика.

Всегда ли аутсорсинг дешевле штатной бухгалтерии?

Нет, не всегда. Максимальную экономию денежных средств при сотрудничестве с бухгалтерской компанией получают ИП на спецрежимах, ООО на ЕНВД и упрощенке, осуществляющие небольшое количество операций ежедневно, не имеющие сотрудников или сформировавшие небольшой штат.
Крупный бизнес с большим объемом операций не сэкономит на аутсорсинге, поскольку стоимость услуг будет сопоставимой с содержанием в штате высококвалифицированного специалиста. Но такой заказчик, как правило, преследует другие цели. Сотрудничество с бухгалтерской компанией исключает текучку кадров, постоянные расходы на рекрутинг, погашение штрафов и пеней, ведь ошибки практически неизбежны при смене бухгалтеров.

Важно: аутсорсинг обеспечивает качество учета, достоверность отчетности, отсутствие проблем с налоговой. Он позволяет не переплачивать за организацию бухгалтерии.

Кому выгоден аутсорсинг бухгалтерии?

Организация бухучета силами профильной компании – рациональный выбор для:
• ИП и компаний с минимальным количеством операций. Нанимать специалиста в штат в данном случае невыгодно.
• ИП и компаний с большим количеством операций или со специфическими, сложными операциями (при совмещении видов деятельности, наличии обособленных подразделений, осуществлении ВЭД).

Штатный бухгалтер

Когда начинающему предпринимателю нужно нанимать бухгалтера в штат?

Бухгалтер, как правило, второй наемный сотрудник после руководителя (или вовсе первый, если речь идет об ИП). Для постановки бухгалтерского учета специалиста следует нанимать сразу после завершения регистрационной процедуры. Начинать коммерческую деятельность, не организовав бухгалтерию, – серьезная ошибка.

Где искать хорошего бухгалтера?

Нанять бухгалтера в штат можно по рекомендации. Этот способ остается популярным, хоть и не всегда работает. Рекомендации важно объективно оценивать. Нанимайте профессионала!
Чаще всего найму в штат предшествует рекрутинг. На размещение вакансии и пассивное ожидание времени может не быть. Будьте готовы просматривать резюме специалистов на профильных ресурсах, проводить собеседования.

Что нужно для ведения учета штатным способом?

Нанимая бухгалтера в штат, будьте готовы потратиться на офисное помещение, оргтехнику, компьютерную технику, программное обеспечение, подписки на профильные информационные сервисы. А также заложите в бюджет затраты на заработную плату, налоги, взносы в ПФ и ФСС.

Сколько специалистов должно быть в штате?

Организация и последующее ведение учета могут выполняться одним или несколькими бухгалтерами. Количество специалистов определяется предполагаемым объемом работы. Новому малому бизнесу вполне достаточно одного бухгалтера в штате. Компании, которая планирует активно развиваться, осуществлять много операций ежедневно, совмещать несколько видов деятельности, не обойтись без бухгалтерии, разделенной на участки (зарплата и кадры, материалы и оборудование и т.п.).

За что отвечает штатный бухгалтер?

Формально штатный специалист отвечает за качество организации и ведения бухгалтерского учета. Но действующее законодательство, в частности трудовое, ограничивает степень его ответственности. Если штатный бухгалтер ошибся в расчете налогов, это выяснилось при камеральной проверке, налоговая сделала доначисления и применила санкции (пени, штрафы), взыскать с ответственного лица можно только среднюю месячную заработную плату. Размер штрафов и фактических затрат работодателя (налогоплательщика) при этом не учитывается. То есть компания неизбежно несет убытки. Заставить бухгалтера отработать штрафы невозможно по закону. Обычно в таком случае штатник просто увольняется. И хорошо, если санкции для компании ограничатся пенями, штрафами, а до уголовной ответственности руководителя дело не дойдет.

Сколько стоит штатный бухгалтер?

Однозначно на этот вопрос ответить сложно. Заработная плата зависит от квалификации специалиста. Но этим затраты компании на организацию учета штатным способом не ограничиваются. Добавьте к предполагаемому окладу бухгалтера НДФЛ, взносы в ПФ и ФСС (почти половина от суммы заработной платы), расходы на повышение квалификации.

Важно: зарплата штатного бухгалтера не зависит от количества операций в день. Если раньше специалист обрабатывал 20-30 документов в день, а теперь должен отражать 2-3 продажи в учете, вы не можете уменьшить его оклад по причине снижения нагрузки.

Сам себе бухгалтер

Можно ли организовать и вести бухучет самостоятельно?

Теоретически можно. И даже практически у некоторых это получается. Но тут есть один важный нюанс: чем сложнее и масштабнее бизнес, тем больше учетных задач приходится решать ежедневно. Это требует времени и соответствующих компетенций. Соответственно, вести учет самостоятельно в набирающем обороты бизнесе просто нерационально.
Обойтись без штатного бухгалтера, внештатника и аутсорсера можно, если вы ИП без работников, используете патентную систему, ЕНВД или УСН доходы и количество ежедневных операций минимально.

Как вести расчеты самостоятельно без 1С?

Существует несколько вариантов. Олдскул для консерваторов – Excel. Есть вариант и попроще: воспользуйтесь обычным калькулятором. Оба способа подходят ИП без работников, с минимальным количеством операций в день, не обязанному применять онлайн-кассу и использующему налоговый спецрежим, позволяющий вести максимально упрощенный учет. Чтобы все получилось, придется разобраться в механизме подсчета налогов. Кроме того, нужно помнить о сроках сдачи отчетности, регулярно проверять, не изменился ли порядок заполнения деклараций, представления их в ИФНС.

Важно: выбирая неавтоматизированный учет, придется тратить немало усилий и времени на решение бухгалтерских задач. При этом риск совершения ошибок остается высоким. То же самое касается просрочек по отчетности.

«Банк + бухучет» – это выгодно?

Организовать учет без аутсорсера и штатного бухгалтера можно, передав его на обслуживание банку, в котором у вас открыт расчетный счет. Чаще всего в опционал входит налоговый календарь, расчет налогов и автоматическое создание платежных поручений для перечисления соответствующих сумм в бюджет, учет зарплаты, подготовка отчетности.
Контролировать качество выполнения бухгалтерских функций так или иначе придется самостоятельно. Банковские сервисы не застрахованы от сбоев. А с ответственностью за ошибки там и вовсе все неоднозначно.

Что такое бухгалтерия онлайн?

Это еще один вариант самостоятельного ведения учета. Причем существует два типа онлайн-сервисов. Первые предоставляют возможность заполнения деклараций, отправки их в налоговую. Вторые предлагают и бухгалтерские услуги. Как правило, такими сервисами можно пользоваться бесплатно в рамках пробного периода. Затем становятся доступны пакетные предложения.
Вести бухгалтерию онлайн самостоятельно достаточно удобно, если вы ИП на спецрежиме и без сотрудников. В большинстве случаев интуитивно понятный интерфейс сервиса упрощает работу. Все формы обновляются автоматически, нет необходимости отслеживать изменения дополнительно.

Важно. Онлайн-сервис – удобная площадка для выполнения базовых бухгалтерских функций (расчет налогов, формирование деклараций). Ответственность за достоверность данных несет сам пользователь. Соответственно, при ошибках в расчетах и отчетности штрафы ложатся на его плечи.

То есть если бизнес относительно прост, то на штатника и аутсорсинг можно не тратиться?
Как показывает практика, предприниматели нередко заблуждаются насчет простоты бизнеса и учета соответственно. Например, совмещение систем налогообложения (даже если одна из них – ПСН, не предусматривающая бухгалтерской отчетности) ставит перед бухгалтером специфические задачи. Решить их, не разбираясь в бухучете и профильном законодательстве, невозможно. Оформление трудовых договоров, ведение зарплатного учета, расчет налогов за себя и сотрудников – тоже серьезные задачи. Онлайн-сервис, призванный облегчить участь предпринимателя, решившего сэкономить на бухгалтере, помогает не всегда. Программа не в состоянии объективно оценить деятельность, учесть ее специфику. Это задача для профильного специалиста.

Каких ошибок следует избегать начинающему предпринимателю при организации бухгалтерии?

Правильный ответ один – избегать нужно любых ошибок. Но вам наверняка нужны подробности. Чаще всего предприниматели допускают следующие ошибки:
• Не оформляют учетную политику, когда она нужна.
• Используют первый попавшийся образец учетной политики из сети, не корректируют документ с учетом специфики своей деятельности и предполагаемых методов учета.
• Создают индивидуальные формы первичных документов, когда в этом нет необходимости.
• Отражают в учете операции, по которым отсутствуют первичные документы (другие варианты: документы есть, но не все или они оформлены с нарушением нормативных требований).
• Некорректно заполняют и несвоевременно сдают отчеты.

Важно: ведя бухучет самостоятельно, используйте утвержденные формы первички. Если специфика деятельности требует коррекции форм и это допускается действующим законодательством, обращайтесь к специалистам.

	Сам себе бухгалтер	Штатная бухгалтерия	Аутсорсинг
Постановка учета	Для организации эффективного учета придется ознакомиться с ФЗ №402, ПБУ, НК, найти, скачать унифицированные формы бухгалтерской первички, составить график сдачи отчетности.	Постановка учета поручается штатному специалисту. Он решает необходимые задачи в рамках установленного ТК рабочего времени. Контролировать качество организации учета предпринимателю приходится самостоятельно. Отсутствие контроля – грубая ошибка, которая может дорого обойтись.	Бухгалтерская компания анализирует деятельность заказчика услуг, структуру фирмы, оценивает предполагаемый документооборот. Специалисты разрабатывают учетную политику, подбирают оптимальную схему ведения учета. Также они разрабатывают план счетов, адаптированный под учетную специфику фирмы, и схему документооборота.
Ведение учета	Учет ведется на бумажных носителях (книги учета расходов, доходов – актуальны для ИП), в Excel или с использованием учетных программ (например, 1С).	Для ведения учета требуется приобретение лицензионного ПО, которое впоследствии должно систематически обновляться.	Если речь идет о бухгалтерском сопровождении, заказчик передает аутсорсеру первичку для отражения операций в учете. Программное обеспечение, автоматизация бухгалтерии – забота исполнителя.
Отчетность	Предприниматель следит за графиком, заполняет бумажные или электронные формы, отправляет их в ИФНС почтой, через МФЦ или онлайн-сервисы.	Бухгалтер сдает отчеты в соответствии с нормативными требованиями. Способ передачи данных в ИФНС согласовывается с руководителем фирмы (ИП).	Аутсорсер на основе учетных данных заполняет декларации, проверяет, сдает в налоговую (чаще всего в электронном виде).
Ответственность	За ошибки в учете предприниматель платит сам.	Бухгалтер несет ответственность в соответствии с трудовым законодательством.	Затраты, обусловленные ошибками специалистов бухгалтерской компании, аутсорсер полностью компенсирует.
Затраты	На начальном этапе – минимальные. В дальнейшем при использовании онлайн-сервиса затраты обусловливаются стоимостью услуг.	В среднем, 45000–65000 рублей в месяц (зарплата + налоги) на одного сотрудника. Добавьте к этой сумме ежемесячные затраты на оплату ПО и подписок на профильные ресурсы, а также стартовые расходы на организацию рабочего места бухгалтера.	От 3000 руб. в месяц – постановка учета. От 4000 руб. – бухгалтерское обслуживание.
Риски	Частые ошибки в учете, отчетности. Каждая ошибка имеет свою цену.	Низкая квалификация бухгалтера, внезапное увольнение, намеренное искажение данных в базе. Отсутствие возможности взыскать финансовые потери, возникшие по вине бухгалтера.	Всегда есть риск неправильного выбора исполнителя. Изучайте предложения, сравнивайте условия, проверяйте репутацию компании.
Преимущества	Относительно недорого.	Бухгалтер всегда под рукой.	Учет ведется профессионально, непрерывно, в строгом соответствии с нормативными требованиями. Адекватная стоимость услуг. Оплата конкретных опций, а не рабочего времени специалистов. Учет ведет команда бухгалтеров. Исключены пробелы в учете по причине внезапной болезни, срочного увольнения бухгалтера.