Удалённая бухгалтерия: риски, процесс работы, результат

Скачать визитку

15 Апрель 2020

Дамы и господа, режим самоизоляции заставил весь бизнес перейти в удаленный режим работы. Многие сориентировались за счет программ, которые у них есть. А многие растерялись из-за отсутствия технического обеспечения и знаний как настроить удаленный режим работы.

В частности, это коснулось работы бухгалтерии, которую и так зачастую отслеживать проблематично, а теперь ещё и удалённо. Во многом это обусловлено окладной заработной платой и отсутствием мотивации у сотрудников бухгалтерии работать на результат.

Некоторые предприниматели решили, что выход из положения, - это сокращение оклада и рабочего времени бухгалтерии. Некоторые даже прибегли к увольнениям. Из личной информации есть и такие случаи.

Пандемия на исходе, но на самом деле, она лишь дала шанс посмотреть бизнесу, как мы сможем справиться в онлайн режиме, без офиса, части техники, жесткого времени присутствия и контроля со стороны руководства с работой самостоятельно, особенно бухгалтерия.

Я руковожу небольшим аутсорсингом бухгалтерии уже 6 лет. Из своего опыта я знаю все риски, связанные с приостановкой работы бухгалтерии, сдачей отчетов и уплатой налогов. Несмотря на постановления правительства, за которыми я слежу ежедневно, не приостанавливала работу ни на одном участке бухгалтерии весь период с 1 апреля по 13 мая.

И вот почему:

Риски бизнеса из-за приостановки работы бухгалтерии на период карантина или увольнения сотрудников велики:

Внешний фактор: Налоговая не спит, она шлёт требования за предыдущие периоды. А как известно не приняли во время требование, - получили арест на счёт, не дали в течение 5 дней документы, штраф за каждый - 5000₽. Можно накопить круглую сумму к концу карантина к доплате.
Внутренний фактор: Постановления правительства к обсуждению выходит 02.04.2020, а утверждается 20 апреля. Можно просто не попасть в сроки, или перепутать даты, или не получить нужный документ от поставщика. Из-за такого внутреннего хаоса в итоге декларация по НДС уйдет с большим налогом к оплате. Могут быть штрафы из-за пропусков, опять те же аресты.
Итоговые риски: 1 апреля начался карантин, это как раз период закрытия первого квартала, сбор документов. Потеря документов, информации при переходе на удаленный режим работы. Подготовка отчетов у многих вызвала проблему особенно по НДС. Потеря кадров привела к тому, что на выходе из карантина сдавать отчёты вдруг некому, а сроки никто не отменял. Потеря денег из-за хаоса в бухгалтерии и удаленного режима работы на выходе из карантина парализовала бизнеса части арестов, пеней просрочек, в том числе по сорванным договорным обязательствам.

Как нужно было настроить работу, чтобы избежать последствий?

Никого из бухгалтерии не увольнять, найти способ общения в он лайн формате: в мессенджерах, в СбиС есть такая функция, придумать простой срез задач в виде ежедневных табличек, чтобы контролировать бухгалтерию на выполнение задач.
Перевести всю первичную документацию в ЭДО, те кто подключен к сервисам СбиС, Контур имели такую возможность, просто выслали приглашения контрагентам обмениваться там первичными документами ещё 1 апреля и посредством ЭЦП подписывали и передавали документы там
Не приостанавливать сдачу отчётов, принятие требований и подачу документов в налоговую. Мы пользовались старыми сроками, только для подготовки и сдачи НДС было чуть больше времени, чем обычно, оно как раз ушло на приглашение к обмену первичными документами в ЭДО. Так у наших клиентов нет штрафов и арестов, а вся работа идёт в он-лайн режиме.
Подключить юриста, составить все уведомления Ваших контрагентов о неисполнении тех или иных обязательств по договорам с просьбой отсрочки платежей с получением ответа на данные уведомления. Это нужно было сделать ещё в самом начале карантина.
Пользоваться всеми отсрочками по оплате налогов, сниженными ставками предложенными государством в качестве антикризисных мер. Так сможете сэкономить на налогах часть Вашей прибыли. С этим должен помочь Ваш бухгалтер, если есть недостаток информации, то у меня в Инстаграм много информации и постов на эту тему в очень сжатом виде, чтобы было легче разобраться. Обратитесь туда.

Результат удаленной работы у нас на сегодняшний день:

1) Все бухгалтера в штате, а значит не нужно искать новых, чтобы сдать 1 квартал в срок, который уже подходит даже с учётом отсрочек по некоторым видам отчетов.

2) Нет хаоса в бухгалтерии и потери денег, приостановки деятельности и пеней по договорам. Нет паники, что-то не вовремя ушло в налоговую. А главное нет требований на следующий период деятельности.

3) Есть сокращение расходов на выплаты в бюджет и чуть больше времени, чтобы сформировать все отчеты и навести в сведениях идеальный порядок, подать более точные цифры в налоговую за 1 квартал 2020 года.

4) Нет никакой потери и задержки по документам от поставщиков и покупателей, кучи бумажных первичных документов, все в системе ЭДО.

А у Вас тоже такая ситуация в бухгалтерии? Возможно, это не так и у Вас есть время исправить все с помощью buhgalter.club, его участниц и моей. С Вами разбирала риски и процессы удаленной работы бухгалтерии Евгения Воробьева.