Служебные командировки в страховании – часть рабочего процесса. Разъездной характер работы актуален для многих сотрудников, от топ-менеджеров и директоров филиалов, представительств до отдельных страховых агентов.
Организация служебных командировок в страховании осуществляется так же, как в любой другой сфере. Ключевые требования, гарантии и правила определяются гл. 24 ТК РФ. Чтобы поездка сотрудника страховой компании была квалифицирована и, соответственно, оплачена как командировка, необходимо соблюдение 4 условий:
-
С работником заключен трудовой договор (контрагента на ГПХ в командировки отправлять нельзя!)
-
Разъездной характер работы зафиксирован в трудовом договоре
-
Поездка носит производственный характер (осуществляется в интересах компании)
-
Срок поездки целесообразен
Основные нюансы командировок в страховании
Страховая деятельность нередко предполагает ненормированный рабочий день. С одной стороны, сотрудник не имеет права отказать работодателю, который направляет его в командировку. С другой − отказ может иметь место (и он будет правомерным), если командировка приходится на выходные дни, отпуск или больничный. В случае с отпуском работник вправе дать добровольное согласие на поездку. Работодателю придется отпуск отменить или перенести, сделать перерасчет отпускных и заработной платы.
Направление в командировку на больничном неправомерно. Согласно трудовому законодательству, работать и болеть одновременно сотрудник не может. И риски, в первую очередь, несет он сам. Выплаты по больничному листу могут быть существенно сокращены или отменены.
Есть категории сотрудников, которых в служебные командировки отправлять нельзя. В первую очередь это беременные женщины (ст. 259 ТК РФ) и студенты, трудоустроенные по ученическому договору (ст. 203 ТК РФ).
Только с согласия, причем в письменной форме, в командировки ездят родители, в одиночку воспитывающие детей до 14 лет, женщины, имеющие детей до 3 лет, родители детей с ограниченными возможностями, многодетные родители и сотрудники, находящиеся на больничном по уходу за членом семьи. Важно: если такие сотрудники работают не по трудовому договору, а по договору ГПХ как ИП или самозанятые, они самостоятельно выстраивают рабочий график, и командировок это тоже касается.
Командировки иностранцев
Иностранные сотрудники в страховых компаниях не редкость. Направлять их в командировки можно, но с учетом ряда требований и ограничений. Возможность разъездного характера работы иностранца зависит от профессиональных факторов, должности и статуса мигранта.
Без ограничений в командировки могут ездить граждане ЕАЭС, постоянно проживающие в РФ, и высококвалифицированные специалисты с видом на жительство. Ограничение по сроку поездки до 30 дней введено для высококвалифицированных специалистов с РВП. Временно проживающих в РФ иностранцев страховая компания может посылать в командировки длительностью не более 40 дней, если их профессии попадают в перечень, приведенный в п. 2 Приложения к приказу Минздравсоцразвития № 564н от 28.07.2010.
Введены ограничения по командировкам также для безвизовых иностранцев, получивших патент, и визовых с разрешением на работу. Они могут совершать поездки в служебных целях в рамках субъекта РФ, выдавшего патент или разрешение.
Согласование командировок
Дополнительное согласование служебной командировки трудовым законодательством не предусмотрено. На практике же оно нередко применяется. Это обусловлено спецификой взаимоотношений работодателя с работниками.
По закону руководство не обязано предупреждать о командировке сотрудника, если разъездной характер работы закреплен трудовым договором. Де-факто многие компании вводят внутренние правила отправки специалистов в поездки и согласования последних. Чаще всего для этого используются служебные записки. Документы позволяют уточнить сроки, даты, цели и предстоящие затраты.
Сотрудник, командировка которого согласована, может написать заявление на аванс для приобретения билетов, бронирования жилья и т.п. Распространенной практикой является организация поездок самой компанией. Сотруднику выдаются билеты, бронь отеля. Дополнительные расходы в поездке он несет сам, потом включает их в авансовый отчет и запрашивает возмещение.
Сколько денег выделять на командировку, решает страховая компания. Условия прописываются в Положении о командировках. Для разных должностей они могут отличаться, как и сумма финансирования основных и дополнительных расходов. Например, работодатель может ограничить класс поездки для рядовых сотрудников (эконом в самолете, плацкарт в поезде) и установить безлимит для руководителей (бизнес-класс в самолете, СВ в поезде, премиум в такси).
Отдельно стоит отметить выплату и учет суточных. Сумма трудовым и налоговым законодательством не ограничена. Установлен только не облагаемый налогом минимум – до 700 руб. для командировок внутри страны и до 2500 руб. за границей.
Подтверждающие документы
Первичка по командировкам – основание для последующих выплат и компенсаций. ФСБУ 27/2021 предусматривает обязательно наличие приказа о командировке и авансового отчета. Приказ оформляется до начала поездки и содержит реквизиты компании, личные данные сотрудника, цель и срок командировки, источник финансирования (в его роли выступает работодатель). Командировочное удостоверение и служебное задание, согласно Постановлению №1595, оформлять необязательно.
Если поездка попадает на выходные дни и не предполагает времени на отдых, работодатель должен получить письменное согласие сотрудника на работу в соответствующие даты. Дополнительно к приказу о командировке в этом случае издается приказ о выходе работника в выходной день.
Закрывающие документы
Чтобы получить все необходимые возмещения, сотрудник страховой компании должен сохранять первичные документы, имеющие отношение к поездке. Речь идет не только о билетах и счетах за жилье. Посадочные талоны, чеки, квитанции на оплату услуг передаются в бухгалтерию по окончании командировки.
На сбор документов и оформление авансового отчета у сотрудника есть 3 рабочих дня. Если какой-то документ утерян, может быть составлена служебная записка на возмещение средств. Работодатель вправе в компенсации отказать, сославшись на отсутствие подтверждающей первички.
Бухгалтеру в отчете стоит обратить особое внимание на финансовый блок: полученные средства, израсходованные деньги, остаток, перерасход. От этого будут зависеть взаиморасчеты с сотрудником. Остаток работник должен вернуть в кассу или перечислить на расчетный счет компании. При перерасходе ему начисляется соответствующая сумма за вычетом средств, полученных в виде аванса.
Командировки в страховании оформляются и оплачиваются по общим правилам. Специфика страховой деятельности определяет характер работы ключевых, рядовых специалистов. И бухгалтерии приходится иметь дело с соответствующими расчетами едва ли не каждый отчетный период. Чтобы избежать ошибок при начислениях, выплатах, удержании налогов, доверяйте учет командировок профессионалам!
Количество показов: 107
Теги данной публикации: #Отдел зарплаты и кадровкомандировка