Путевой лист является документом для контроля водителей, подтверждения расходов на горючее. Как к первичке для целей налогового учета, к нему предъявляются соответствующие требования. Они касаются обязательных реквизитов, содержания, порядка внесения записей в лист, некоторых дополнительных сведений.
Правила заполнения путевых листов периодически меняются. ИП и ООО, работающим в сфере перевозок, приходится это учитывать при организации и ведении документооборота. Одним из последних изменений стало введение электронного формата путевых листов. Многие организации и предприниматели столкнулись с нарушением привычного алгоритма оформления, выдачи документов. Контролеры и регуляторы тем временем решили обратить особое внимание на путевые листы.
Давайте разберемся, какие нарушения допускаются при заполнении, выдаче документов и кто может ездить без них. А также обсудим, какие штрафы и кому грозят за ошибки в путевых листах, кто может проверять такую первичку.
Штрафовать будут всех?
Штрафы за отсутствие или некорректное заполнение путевых листов выписываются по КоАП РФ. В Кодексе фигурируют два понятия: юридическое лицо, должностное лицо. Возникает вопрос по поводу ИП. На этот счет есть оговорки. Согласно нормам КоАП, которые касаются штрафов за нарушение оформления и выдачи путевых листов, под понятие «юридическое лицо» попадают бюджетные, коммерческие, некоммерческие организации и индивидуальные предприниматели.
Важно: самозанятые физлица в Кодексе не фигурируют. Но вряд ли на это будет обращать внимание инспектор ГИБДД, выписывающий штраф.
Штраф могут выписать за:
-
Несоответствие фактических затрат на ГСМ, указанные в документе
-
Некорректно оформленный путевой лист
-
Отсутствие документа у водителя на маршруте
Кто проверяет документы?
По закону путевые листы имеют право проверять три контролирующие структуры:
-
ГАИ. Инспектор на дороге может потребовать документ, чтобы проверить обоснованность рейса, установить право водителя управлять машиной, определить, правомерно ли используется конкретный вид транспорта. Отсутствие путевого листа может стать поводом заподозрить отсутствие технического контроля транспортного средства и предрейсового осмотра водителя.
-
ФНС. Предмет контроля налоговиков – учет затрат (расходов ГСМ) для расчета упрощенного налога на УСН 15% и налога на прибыль на ОСНО.
-
ГИТ. Трудовая инспекция по путевым листам проверяет, соблюдается ли режим труда и отдыха водителей.
Документы должны храниться в архиве ИП или юрлица в течение пяти лет.
Путевые листы нужны не всем
Подтверждающие документы нужны при осуществлении грузоперевозок, пассажирских перевозок (ФЗ №259 от 08.11.2007). Документы оформляются ИП, юридическими лицами на каждую поездку.
Без путевых листов могут ездить частные лица, сотрудники государственных, общественных, некоммерческих и коммерческих организаций, которые используют собственный или арендованный транспорт в личных целях. Если машина используется в служебных целях (поездки для решения задач бизнеса, командировки), путевые листы оформляются для подтверждения расходов на топливо.
Особенности оформления документов
Кроме обязательных реквизитов ИП/юрлица и персональных данных водителя, в путевом листе должны быть сведения о предрейсовом техническом контроле транспорта и предрейсовом медосмотре водителя. Отсутствие тех и других – гарантированный штраф, если водителя остановят в дороге инспекторы ГАИ.
Рассмотрим ключевые сведения в путевом листе подробнее. Отметка о предрейсовом медосмотре включает дату его проведения, подпись и печать врача, имеющего разрешение на осуществление конкретного вида медицинской деятельности.
Некорректное оформление путевого листа в части предрейсового медосмотра может обойтись компании в 30 000–100 000 руб. (ст. 11.32, 12.31 КоАП). Величина штрафа зависит от допущенного нарушения:
-
Медосмотр не проводился (по мнению ГАИ или Ространснадзора) – от 30 000 до 50 000 руб. для организации, от 2000 до 3000 руб. для должностного лица.
-
Отметка о медосмотре не соответствует действительности (водитель, допущенный к работе, оказался пьян в момент проведения проверки) – 100 000 руб. для организации, 20 000 руб. для должностного лица.
-
Отметка о медосмотре отсутствует – 30 000 руб. для организации, 5000 руб. для должностного лица.
За нарушения в отношении технического осмотра транспорта тоже предусмотрены штрафы (ст. 12.31 КоАП). Если отметка о нем не соответствует действительности (машина неисправна, с имеющимися поломками эксплуатация запрещена), штраф для должностного лица составляет 5000–8000 руб. Отсутствие отметки о техосмотре обойдется ответственному сотруднику в 5000, а компании в 30 000 руб.
Налоговая тоже может оштрафовать за отсутствие или некорректное оформление путевого листа. В последнем случае в фокусе реквизиты документа, упомянутые в приказе Минтранса №390 от 28.09.2022. На отметки о медосмотре и предрейсовом техническом контроле налоговики тоже обращают внимание. Их отсутствие может стать основанием для того, чтобы не признать расходы на ГСМ в целях налогового учета и расчета налога на прибыль.
Кем и как оформляются путевые листы?
Порядок применения путевых листов устанавливает Минтранс. Согласно приказу №390 от 28.09.2022, документы должны оформляться собственниками транспортных средств, которые осуществляют перевозку багажа, грузов, пассажиров. Также обязанность оформлять путевые листы есть у арендодателей – тех, кто передает транспорт с экипажем во временное пользование.
Форму документа перевозчик или арендодатель разрабатывает самостоятельно. Главное требование – наличие обязательных реквизитов, указанных в упомянутом выше приказе Минтранса.
Согласно нормативным требованиям, путевой лист образца 2024 года должен содержать информацию о:
-
виде сообщения,
-
виде перевозки,
-
водителе или водителях, если на маршруте работает несколько человек,
-
транспортном средстве,
-
лице, которое оформило путевой лист,
-
сроке действия документа.
Перечень сведений о лице, которое оформило путевой лист, зависит от статуса субъекта. ИП указывает ФИО, ИНН/ОГРН, адрес регистрации, контактный телефон. Юридическое лицо прописывает в путевом листе наименование (полностью), ОГРН, юридический и фактический адрес, контактный телефон.
В число обязательных сведений о транспортном средстве входят тип ТС, модель, марка, номер, пробег при выходе на маршрут и по возвращении, дата, время, результаты предрейсового технического контроля, дата, время выхода на маршрут и возвращения на базу.
Необязательные сведения рекомендуется указывать в путевом листе для обоснования расходов на ГСМ. Это может быть нормативный расход топлива для ТС конкретной марки и модели, маршрут движения с указанием контрольных точек. Также рекомендуется указывать продолжительность стоянок и время остановок. Эти сведения помогут снять вопросы ГИТ к соблюдению нормативов труда и отдыха.
Остались вопросы по заполнению и использованию путевых листов? Наши эксперты к вашим услугам – обращайтесь!
Количество показов: 111
Теги данной публикации: #школа учета
.jpg)
.jpg)
