Что такое КЭДО и как он работает
КЭДО - система обработки кадровых документов, где весь процесс — от создания до подписания — происходит в электронной форме, без бумажных копий и личных встреч с работниками.
Электронный кадровый документооборот это современный способ организации работы с кадровой отчетностью в электронном виде. Вместо того чтобы использовать бумажные документы, работодатель и сотрудник могут обмениваться и подписывать документы онлайн. Этот процесс включает в себя создание, хранение, поиск, а также обмен документами, такими как трудовой контракт.
Почему выбирают кадровый ЭДО
В последние годы, многие организации активно внедряют электронный документооборот кадровый, поскольку он предлагает ряд преимуществ перед бумажным, и позволяет:
-
Быстро оформлять и подписывать документы
-
Отслеживать стадии утверждения документов в системе
-
Экономить время сотрудников благодаря автоматическим напоминаниям
-
Сокращать затраты на печать, отправку и курьерские услуги
-
Уменьшать ошибки за счет автоматизации
-
Надежно хранить информацию в облаке или на сервере
Плюсы и минусы КЭДО
Экономия времени сотрудников
Электронный документооборот кадры позволяет сократить время на подготовку, проверку, а также подписание документов. Работники больше не тратят часы на поиск нужной записи или ее копии.
При работе с бумажной отчетностью сотрудникам необходимо регулярно обращаться в отдел КДП для поставки подписи. Те, кто работает удаленно, вынуждены получать корреспонденцию через почту или курьерские службы. Это мешает концентрации и требует много времени. В то время как электронные документы можно подписать всего за несколько секунд с любого устройства: будь то ПК, планшет или мобильный телефон.
Снижение нагрузки на КДП
Электронный кадровый документооборот в организации позволяет ускорять процессы, связанные с подбором, учетом и увольнением персонала.
Кадровым работникам больше не приходится тратиться на поиски сотрудников для подписания отчетов. Рыться в архивах, отправлять бумажную корреспонденцию и контролировать процесс передачи документации. Современные инструменты КЭДО облегчают их работу:
-
Автоматические оповещения. Вместо того чтобы лично уведомлять каждого сотрудника о необходимости подписания, система самостоятельно отправляет уведомления.
-
Архив с поисковой системой. Теперь потребуется всего несколько минут, чтобы найти нужный документ.
-
Адаптивные маршруты согласования. Кадровик не следит за каждым этапом согласования вручную. С помощью создания маршрута в системе, включающего все этапы и участников, документ автоматически проходит необходимую цепочку согласования.
Отдел кадров получает меньше нагрузки благодаря автоматизированным системам учета и поиска документов.
Экономия времени для руководителя
Руководители могут быстро и легко просматривать, подписывать и одобрять документы, не покидая своего рабочего места.
Меньше денежных затрат
Электронный кадровый документооборот КЭДО экономит на расходах, связанных с печатью, отправкой корреспонденции, а также хранением. Разумеется, потребуются затраты на приобретение лицензии для КЭДО. Однако многие организации даже не представляют, сколько средств они тратят ежегодно на учет персонала в традиционном бумажном формате. При детальном анализе выяснится, что расходы на традиционное ведение документации могут превышать стоимость внедрения и использования КЭДО.
Преимущества HR-бренда
ЭД в кадровой сфере - актуальное решение, демонстрирующее уважение к времени и ресурсам ваших сотрудников.
Безопасность
Электронные документы защищены от неразрешенного доступа, что обеспечивает высокую степень конфиденциальности.
При хранении документов в бумажном формате есть риск их утраты при переезде или из-за невнимательности, что может привести к штрафам. Кроме того, стихийные бедствия, такие как потопы в офисе, могут нанести непоправимый ущерб. Электронные документы находятся в безопасности, так как их сложно потерять или повредить — они сохранены в онлайн-архиве.
Законодательная база КЭДО
Цифровой документ признается законом равноценным бумажному, и его можно использовать для оформления трудовых отношений.
Для работодателя переход к КЭДО соответствует законам Российской Федерации. В 2021 году законы 377-ФЗ и 407-ФЗ закрепили легальность электронного документооборота, что привело к корректировкам в Трудовом кодексе РФ.
В соответствии с пунктом 2 статьи 22.2 ТК РФ перенос кадровых документов в цифровой формат требует разработки локального нормативного акта. Он должен содержать:
-
Установленные сроки для информирования сотрудников о переводе на цифровой документооборот.
-
Список документов, предназначенных для цифровизации.
-
Перечень сотрудников, которые выразили своё письменное согласие на использование КЭДО.
-
Определенные сроки для внедрения электронного документооборота.
-
Обстоятельства, при которых документы будут иметь бумажные копии.
-
Информация о выбранной КЭДО-платформе и инструкции по доступу к ней.
Что нужно для перехода на КЭДО
У вас должна быть КЭДО-платформа
Переход на КЭДО начинается с выбора и внедрения специализированной платформы. Внедрение является полностью законным действием для работодателя и утверждено российским законодательством. Законы 377-ФЗ и 407-ФЗ, принятые в 2021 году, подтвердили правовой статус электронного документооборота.
В соответствии с ч. 2 ст. 22.2 ТК РФ при переносе кадровых документов в цифровой формат требуется разработка локального нормативного акта. Этот акт должен содержать:
-
Установленные сроки для информирования сотрудников о переходе к электронному обмену документами.
-
Список документов, которые будут перенесены в цифровой вид.
-
Перечень сотрудников, которые дали свое письменное согласие на внедрение КЭДО.
-
Запланированные сроки перехода к электронной форме документации.
-
Обстоятельства, при которых документация будет также сохраняться в бумажном виде.
-
Информация о платформе КЭДО и правила ее использования.
Нужно сделать электронные подписи для всех
Каждый работник и руководитель должны иметь свою электронную подпись для законного подписания документов.
Для обеспечения электронного документооборота сотрудники, кадровики и руководители должны иметь электронные подписи. В соответствии с 63-ФЗ "Об электронной подписи" выделяются три типа подписей:
-
УКЭП (усиленная квалифицированная подпись) - используется руководителями и кадровыми специалистами. Не требуется для каждого сотрудника. Её получение происходит платно через аккредитованный удостоверяющий центр.
-
УНЭП (усиленная неквалифицированная подпись) - подходит для большинства сотрудников. Её получение также платное, однако процесс идентификации возможен онлайн, без необходимости посещения удостоверяющего центра.
-
ПЭП (простая электронная подпись) - может использоваться линейными сотрудниками. Её главное отличие в том, что она бесплатна и не требует идентификации личности. Однако при использовании ПЭП может быть сложно подтвердить факт подписания из-за отсутствия цифрового следа.
Некоторые документы всё же придётся дублировать на бумаге
В соответствии с законом, некоторые документы, такие как трудовой кодекс, могут требовать бумажного экземпляра.
Большую часть кадровых документов можно обрабатывать в электронном формате, однако существуют исключения.
Для сотрудников на удаленке требуется бумажная версия приказа об увольнении. Для остальных коллег — это касается приказов об увольнении, актов о несчастных случаях и инструктажей по безопасности труда. На текущий момент эти документы надо дублировать на бумаге, однако в будущем Минтруд и Роструд могут изменить эти требования.
Сотрудники должны дать согласие на КЭДО
Перед тем как переходить, необходимо получить согласие сотрудников на использование электронных документов.
Работодатели не могут обязывать своих сотрудников вести делопроизводство в электронном виде. Вполне возможно, что в будущем государство введет обязательный ЭД для всех, но сейчас инициатива остается на добровольной основе. Для перехода требуются письменные согласия сотрудников. Если сотрудник отказывается давать свое согласие, документы сохраняются в традиционном, бумажном виде. Однако это условие не применяется к тем, у кого нет трудового стажа и кто был принят на работу после 31 декабря 2021 года. Для таких сотрудников переход на КЭДО возможен без их письменного согласия.
Качественный поставщик услуг по КЭДО организует обучающие сессии и мастер-классы для сотрудников, пояснив преимущества и безопасность электронного документооборота. Таким образом, сотрудники будут более мотивированы для перехода на новую систему.
Так стоит ли переходить на КЭДО?
Учитывая экономию времени и средств, повышенную безопасность и эффективность процессов, ответ очевиден: да, стоит. Работа с электронным кадровым документооборотом представляет собой будущее управления персоналом.
Безусловно, это разумный шаг для тех, кто желает оптимизировать ресурсы, сократить расходы и следовать актуальным тенденциям. На данный момент КЭДО еще не стал стандартом для всех, однако в ближайшие годы это может измениться. Возможно, уже в 2023 году правительство обсудит вопрос о переходе всех предприятий на электронное ведение документации. Независимо от решения властей, цифровая эра неизбежна. Так что начинайте цифровую трансформацию в сфере учета персонала уже сегодня.
Количество показов: 783
Теги данной публикации: #Отдел зарплаты и кадров ЭДО кэдо
.png)
.png)
.png)
.png)
.png)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
