.svg)
.svg)
По общим правилам инвентаризация расчетов по авансам проводится минимум раз в год. Обычно это происходит перед составлением итоговой отчетности. Но, учитывая специфику бизнеса, инвентаризацию можно проводить и чаще.
Зачем нужны такие мероприятия, каков порядок их проведения, и как они помогают избегать негативных налоговых последствий, читайте дальше.
Подготовка к выдаче авансов
Руководитель дизайн-студии принимает решение о выдаче сотруднику денег для покупки расходных материалов. Чтобы все было по закону, руководствоваться нужно действующими правилами бухучета и указаниями Центробанка РФ от 11.03.2014 № 3210-У.
Согласно нормативным требованиям, для выдачи подотчетных средств должно быть юридическое основание. Таким основанием является распорядительный документ (например, приказ) руководителя компании и/или заявление работника. В документах указывается цель выдачи/получения денег и (опционально) срок, порядок их использования.
Сразу возникает вопрос, можно ли выдать аванс сотруднику, который не отчитался за предыдущую подотчетную сумму? Согласно разъяснениям ЦБ, можно. Требование об отсутствии задолженности на дату выдачи нового аванса на сегодня не актуально (указания Центробанка РФ № 4416-У от 19.06.2017).
Что касается правил выдачи подотчета, они были упрощены в 2020 году. Послабления коснулись порядка оформления заявления на выдачу средств и содержания распорядительных документов. Теперь заявитель не обязан указывать сумму аванса и срок его использования, а работодатель может оформить одним приказом выдачу подотчетных средств сразу нескольким работникам. В общем приказе указываются фамилии получателей аванса, суммы и сроки выдачи средств.
По использованию авансов работники отчитываются в срок, установленный работодателем. Чаще всего это 3 рабочих дня после граничной даты (срока использования средств, указанного в приказе) или после окончания командировки. Трехдневный срок является рекомендованным, но не обязательным. При этом устанавливать срок нужно, в противном случае почти неизбежны задержки авансовых отчетов и проблемы с бухгалтерской отчетностью.
Авансовые отчеты сотрудники сдают вместе с документами, которые подтверждают расходы. Неизрасходованные суммы сдаются обратно в кассу или возвращаются на счет компании.
Для сверки выданных и использованных авансов проводится инвентаризация. Она проводится по нормам, установленным ФСБУ 28/2023, который с 1 апреля 2025 года обязателен к применению.
Документы для инвентаризации
Начнем, пожалуй, с первички по авансовым отчетам. Срок, на протяжении которого такие отчеты утверждаются, устанавливается руководителем организации и отражается в локальном НПА (приказе). Приказ проверяется при инвентаризации. Также проверяются сами авансовые отчеты и документы по расходам. Все они должны быть сданы в бухгалтерию до начала инвентаризации. Для соблюдения нормы с подотчетных лиц берутся соответствующие расписки. Если первичные документы, на основании которых в регистрах бухучета отражается движение активов, не сданы вовремя, инвентаризация фиксирует задолженность по подотчетным средствам.
Проводится инвентаризация специально созданной комиссией на основании приказа руководителя. Чаще всего оформляется форма ИНВ-22. Состав комиссии утверждается директором и приводится в приказе.
Порядок инвентаризации подотчетных сумм
Инвентаризация начинается с проверки распорядительных документов для осуществления расчетов с подотчетными лицами. Речь идет о локальных актах, оформленных бухгалтерией и утвержденных руководителем организации.
Что проверяется:
-
Списки ответственных лиц, которые имеют право давать поручения сотрудникам касательно целевых трат, и бухгалтеров, которые оформляют распоряжения по выдаче авансов
-
Списки сотрудников, имеющих право на получение подотчетных сумм
Следующий этап инвентаризации – проверка авансовых отчетов и первичных документов, подтверждающих расходы. В фокусе не только суммы, но и целевое назначение трат, соблюдение сроков сдачи авансовых отчетов и сроков возврата неиспользованных сумм.
Фактически инвентаризационная комиссия сопоставляет данные, отраженные в бухучете, с данными из первичных документов, ищет подотчетные суммы, по которым не были предоставлены авансовые отчеты, проверяет факты выдачи авансов и порядок использования целевых денег.
Выявленные нарушения фиксируются, устанавливаются виновные лица. По итогам ревизионного мероприятия оформляется инвентаризационная опись. Как правило, используется унифицированная форма ИНВ-17.
По результатам инвентаризации нарушения устраняются, виновные лица привлекаются к ответственности. Актуальные данные перепроверяются и корректируются, чтобы в годовом балансе не было расхождений.
Какие риски несет отсутствие инвентаризации? – спросите вы. В первую очередь, это доначисление НДФЛ и страховых взносов. Плюс пеня за просрочку и штраф за несвоевременную уплату налогов.
Важно: доначисление страховых взносов и НДФЛ возможно как при нецелевом использовании подотчетных средств, так и при отсутствии первичных документов, подтверждающих расходы.
Нюансы учета
Итак, руководитель дизайн-студии принимает решение об инвентаризации подотчетных сумм, создает комиссию, издает приказ. В ходе проверки выявляется невозврат неиспользованных средств.
Сотрудница К, получившая 27 000 руб. для приобретения расходных материалов, потратила только 20 000 (получив скидку у поставщика). Первичные документы (чек, накладная) подтверждают сумму со скидкой. Остаток средств в сумме 7 000 руб. не был возвращен в бухгалтерию и не отражен в авансовом отчете. Невозврат фиксируется в описи, отражается в учете проводкой Дт94 Кт71 для последующего удержания соответствующей суммы из зарплаты сотрудницы К.
Как отразить в учете невозврат, если работник уволился, расскажут наши специалисты. Обращайтесь.
Инвентаризация расчетов с подотчетными лицами выявляет нарушения кассовой дисциплины. Частота ее проведения зависит от порядка использования соответствующего способа расчетов. Если в дизайн-студии деньги под отчет выдаются сотрудникам регулярно, проверять соблюдение кассовой дисциплины можно, например, раз в полгода.
Принцип, порядок и процедура – те же. Проверяем наличие авансовых отчетов по каждой выданной сумме, срок их составления, первичные документы, подтверждающие расходы, целевое использование средств и срок возврата неиспользованных подотчетных денег. Оперативно устраняем выявленные нарушения. Особое внимание невозвратам. Не дожидаемся налоговой проверки, доначисления страховых взносов и НДФЛ.
Количество показов: 153
Теги данной публикации: инвентаризация подотчетные
.jpg)
.jpeg)
.png)
.png)
.png)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
