Компании во всех сферах медленно, но верно переходят на электронный документооборот. Где-то это продиктовано спецификой работы (торговля, производство), а где-то требованиями действующего законодательства. Так или иначе, но ЭДО расширяется, меняются правила использования инструментов и оформления документов.
Сегодня на повестке дня машиночитаемая доверенность. Давайте разберемся, что это такое, зачем и кому она нужна, как на нее перейти и чем грозит отложенный переход.
МЧД с 1 сентября 2023
Машиночитаемая доверенность – электронная версия бумажного документа, имеющая такую же юридическую силу. Фактически это файл формата XML, заверенный квалифицированной электронной подписью ИП или директора фирмы. МЧД позволяет не использовать бумажную доверенность и не платить нотариусу за ее заверение.
Переход на машиночитаемые доверенности связан с тем, что с сентября 2023 года коммерческие удостоверяющие центры не выдают сотрудникам сертификаты КЭП с реквизитами юридических лиц. Теперь, чтобы заверять документы фирмы, нужно использовать КЭП физического лица и МЧД, заверенную электронной подписью руководителя компании.
С начала года обсуждалась тема отмены сертификатов электронной подписи для сотрудников с реквизитами юрлиц. Бизнес просил отсрочку, законодатели ее предоставили. ФЗ №457 от 04.08.2023 внес поправки в закон об ЭЦП, продлив на год (до 31.08.2024) срок действия сертификатов, которыми владеют сотрудники фирм. То есть после 1 сентября текущего года сертификаты продолжают действовать, значит, массовый переход на МЧД отменяется.
Важно: так или иначе перейти на машиночитаемые доверенности для сотрудников компаниям придется. Уже сейчас некоторые сервисы работают по новым правилам. И чтобы заверять электронные документы, созданные с их помощью, нужна КЭП физлица и МЧД.
В общем, если процесс перехода на машиночитаемые доверенности уже запущен, не стоит его останавливать. Ваши сотрудники смогут использовать оба инструмента для заверения электронных документов: КЭП с данными компании там, где новый порядок еще не внедрен, свою КЭП или доверенность на остальных сервисах.
Переход на МЧД
Компания только собирается переходить на машиночитаемые доверенности? Следующая инструкция поможет избежать ошибок.
1. Получение квалифицированной электронной подписи физлица. Сертификат заказывается в аккредитованном удостоверяющем центре. Тариф – для сотрудника. Назначение – для отчетности и торгов.
2. Закрепление правил применения МЧД. Доверенность может использоваться для представления сотрудником интересов компании на разных площадках, участия в торгах от лица фирмы, подписания электронных документов для контрагентов, заверения налоговой и другой отчетности.
3. Выбор сервиса для создания доверенности. Сформировать МЧД можно через сайт ФНС, спецоператора. Также доступно формирование через собственную систему компании при условии использования установленного формата.
4. Заполнение доверенности. В файле указываются обязательные реквизиты, полномочия сотрудника, ограничения в полномочиях. Например, можно сформировать МЧД для подписания актов выполненных работ или оказанных услуг с определенным финансовым порогом.
5. Подписание доверенности. МЧД заверяется КЭП руководителя фирмы. Также ее может подписать главный бухгалтер, заместитель руководителя, если у них есть право передоверия. Важно: если необходимо двойное передоверие, придется привлекать нотариуса и оформлять стандартную доверенность.
6. МЧД готова. Как ее использовать, читайте дальше.
Что может пойти не так?
Если вы не планируете принимать в штат новых сотрудников с правом подписи отчетных или других важных документов, не меняете состав подписантов на уровне руководства, переход на машиночитаемые доверенности можно отсрочить. Правда, никто не застрахован от форс-мажоров, внезапных увольнений и т.п. Если такое случилось после 1 сентября 2023, МЧД придется осваивать в срочном порядке. Рассмотрим две ситуации.
Первая – компания принимает нового сотрудника, которому поручает формирование и сдачу налоговой отчетности от лица фирмы. У специалиста нет электронной подписи. Получить КЭП с реквизитами компании после 1 сентября 2023 он не сможет. Придется оперативно переходить на МЧД, формировать соответствующие электронные документы, осваивать принципы их работы. Бизнес-процессы от этого вряд ли пострадают, но некоторое время на освоение нового инструмента потратить придется.
Вторая – компания меняет состав представителей, имеющих право подписи. Например, увеличивается производство и штат сотрудников, руководство принимает решение наделить начальника кадровой службы правом самостоятельно подписывать отдельные документы. Для этого придется оформлять машиночитаемую доверенность и получать сертификат КЭП, оформленный на ее базе.
Использование МЧД
По новым правилам ЭДО документ (декларация, акт, соглашение и т.п.) формируется в соответствующем сервисе, удостоверяется КЭП сотрудника и к нему прилагается файл машиночитаемой доверенности. Ничего сложного, правда? Но подгружать файл каждый раз, особенно если документов много, может быть неудобно. Как разгрузить сотрудника и оптимизировать работу?
Налоговики рекомендуют загружать МЧД в блокчейн-платформу ФНС. По сути, это распределенный реестр, в котором хранится доверенность. На него можно ссылаться, подписывая электронные документы. То есть сотрудник формирует, например, акт, заверяет своей КЭП и отправляет вместе с ним не файл в формате HML, а реквизиты доверенности. По реквизитам контрагент может проверить МЧД онлайн.
Важно: машиночитаемая доверенность не может быть передоверена другому лицу. Если сотрудник, которому она предоставлена, увольняется или по другим причинам лишается полномочий, доверенность нужно отозвать. Для этого в ИС, где хранится электронный документ, направляется соответствующее уведомление в формате, установленном письмом ФНС №ЕА-4-26/534 от 20.01.2022. МЧД перестает действовать с момента отзыва.
Другие изменения в ЭДО
Машиночитаемые доверенности актуальны для всех без исключения сфер бизнеса. Переход на них – вопрос времени для ИП и организаций. Но МЧД – не единственное изменение в ЭДО, затрагивающее большинство субъектов предпринимательства.
ФНС напоминает о том, что упрощается документооборот с иностранными контрагентами. Соответствующие изменения вступили в силу 1 сентября 2023. Решается проблема слабой юридической силы иностранной электронной подписи. Теперь ее законность признается участниками сделки (с участием оператора ЭДО или между собой).
Также изменения коснулись выдачи КЭП руководителям иностранных представительств. Теперь директор филиала зарубежной фирмы может получить электронную подпись в налоговой и, соответственно, оформить МЧД для своих сотрудников.
И в завершение темы – срок действия сертификата квалифицированной электронной подписи увеличили до 12 лет. Правда, право выдавать такие КЭП дали только удостоверяющим центрам с капиталом больше 1 млрд. рублей.
Количество показов: 396
Теги данной публикации: документы
.png)
.png)
.png)
.png)
.png)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
