В торговой сфере командировки являются обычным делом. В них ездят руководители, менеджеры среднего звена, супервайзеры и другие сотрудники. Каждый рассчитывает в командировках на определенный уровень комфорта. Обеспечение комфорта нередко связано с дополнительными расходами.
Учет командировочных допрасходов – сектор особого внимания налоговиков. Инспекторы любят придираться к тратам, запрашивать экономическое обоснование и т.п. С обновлением правил подтверждения командировок в этом году ситуация не изменилась. Дополнительные расходы по-прежнему в зоне риска.
Давайте разберемся, как правильно их учитывать, чтобы избежать доначислений и штрафов. Начнем с того, что такое повышенный комфорт, за который в командировках приходится платить дополнительно. Самый простой пример – допуслуги гостиниц. Речь идет о трансфере, платной парковке, аренде конференц-зала и т.п. Учет расходов на оплату таких услуг имеет некоторые особенности в НДС, НДФЛ, страховых взносах.
НДС
Расходы на дополнительные услуги в командировках облагаются НДС по общим правилам. Соответственно, входной налог можно предъявить к вычету. Но для этого должны соблюдаться определенные условия. Первое – наличие первички. Оплата услуг должна быть подтверждена заявками, счетами, чеками, накладными и другим документами. Второе – стоимость допуслуг можно и нужно учитывать в расходах по налогу на прибыль (ст. 171, 172 НК РФ).
Переходим к главному: налоговый вычет можно получить не по всем услугам. Перечень тех, что попадают под вычет, закреплен законодательно. Прежде чем заявлять НДС по дополнительным гостиничным услугам к вычету, проверьте их по Постановлению №1860 от 18.11.2020. С наиболее популярными дополнительными услугами обычно проблем не возникает. Согласно ст. 164 НК РФ и разъяснениям Минфина в письме №03-07-11/46390 от 19.05.2022, трансфер, парковка, хранение багажа, пользование конференц-залом и залом для совещаний, комнатой отдыха, библиотекой попадают под налоговый вычет. А расходы с нулевой ставкой НДС (смена и стирка белья, глажка, уборка) формируют цену номера и отдельно в налоговом учете не фигурируют.
Упрощенный налог и налог на прибыль
С налогообложением прибыли все немного сложнее. Упрощенцы и субъекты предпринимательства на ОСНО могут включать в налоговую базу командировочные расходы на проживание (базовый, обычный уровень комфорта). То есть при расчете налога на прибыль и налога по УСН учитываются затраты на аренду номера, пользование химчисткой, прачечной и т.п.
Что касается дополнительных услуг, увеличивающих уровень комфорта в командировке, их перечень законодательно не закреплен. По логике, ориентироваться нужно на объективные потребности сотрудника в командировке. Но такой подход не всегда принимает ФНС. Налоговики рекомендуют ориентироваться на минимальный набор дополнительных услуг. Все, что выходит за условные рамки, проверяется особенно тщательно. Например, необоснованными могут быть признаны расходы на аренду автомобиля в командировке, особенно если срок аренды включает и нерабочее время.
Важно: требований о том, что расходы сотрудника в командировке должны быть минимальными, в налоговом законодательстве нет. Но ИФНС может запросить обоснование и часто это делает. Соответственно, подтверждающая первичка должна быть в наличии.
Не получится учесть при расчете налога по УСН и налога на прибыль дополнительные расходы на проживание, выделенные в счетах отдельной строкой. Речь идет о компенсации расходов сотрудника на мини-бар, платное ТВ, сауну, бассейн, тренажерный зал в гостинице, обслуживание в ресторане и баре (ст. 264 НК РФ). Правда, есть один нюанс. Если соответствующие дополнительные услуги не выделены отдельной строкой, а включены в общую стоимость проживания, они учитываются при определении налоговой базы в общем порядке (ст. 346.16 НК РФ).
Страховые взносы и НДФЛ
Начисление страховых взносов и удержание НДФЛ зависят от того, как отражены дополнительные услуги в гостиничном счете. Если они выделены отдельной строкой и сумма затрат значительная, а сами расходы связаны с удовлетворением личных нужд сотрудника, созданием повышенного комфорта, взносы и НДФЛ безопаснее уплатить. Если расходы включены в общую сумму за аренду жилья, они учитываются в общем порядке, не квалифицируются как доходы и налогом не облагаются.
Проблемы с ИФНС могут возникнуть из-за компенсации расходов, которые не соответствуют целям и задачам командировки, указывают на личные нужды, напрямую не связаны с коммерческой деятельностью. Также возможны претензии относительно компенсированных расходов, с которых не удержан НДФЛ, если перечень этих расходов сильно выходит за рамки перечня, установленного законодательством. Налоговый спор может возникнуть, даже если перечень закреплен в локальных НПА компании (положении о командировках). Де-юре работодатель вправе компенсировать сотруднику «иные командировочные расходы, произведенные с его разрешения или ведома. Де-факто налоговая против того, что с компенсации отдельных расходов не удерживается НДФЛ и не перечисляются страховые взносы.
Налогообложение завтраков в командировках
Отдельно рассмотрим компенсацию расходов на питание, в частности оплату завтраков. Если сумма превышает размер суточных, это влияет на налоги.
НДС. Завтрак, включенный в стоимость номера, налогом облагается по нулевой ставке (письмо ФНС №СД-4-3/10526от 12.08.2022, письмо Минфина №03-07-15/73570 от 27.07.2022). Налоговый вычет по этим расходам, соответственно, нулевой.
Налог по УСН и ОСНО. Завтрак, включенный в стоимость номера и не выделенный в счете отдельной строкой, при расчете налоговой базы учитывается в составе общих командировочных расходов (ст. 346.16 НК РФ). Если завтрак оплачивается и фигурирует в первичке отдельно, расходы на него списать в налоговом учете не получится. Дополнительная оплата завтрака будет признана необоснованной, и ФНС сделает доначисление. Основание – нормы ст. 252 НК РФ, указывающие на то, что расходы на питание в командировке возмещаются за счет суточных.
Страховые взносы и НДФЛ. Завтрак в составе общего счета налогом не облагается, взносами, соответственно, тоже (ст. 217, 422 НК РФ). Если он оплачивается отдельно, начислять взносы и удерживать НДФЛ обязательно (письмо ФНС №БС-3-11/4624 от 03.04.2023).
Расходы на связь в командировках
Компенсация сотруднику расходов на телефонию и интернет возможна. В учете она может быть отражена разными способами:
-
Если к авансовому отчету по командировке прикреплен отдельный счет за услуги связи, их стоимость списывается в соответствующие расходы. Опция доступна для УСН 15% и ОСНО (ст. 346.16 НК РФ).
-
Если оплата телефона и интернета выделена в гостиничном счете, сумма списывается в составе расходов на проживание.
Командировочные расходы налоговики оценивают с точки зрения законодательства и здравого смысла. Если суммы компенсаций, которые фигурируют в налоговом учете, оказываются внушительными, лучше подстраховаться и подготовить документы для обоснования расходов.
Количество показов: 294
Теги данной публикации: #Отдел зарплаты и кадров командировка
.png)
.png)
.png)
.png)
.png)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
