У мелкого бизнеса хлопот появляется все больше. Сначала всем нужно было на онлайн-кассы перейти и выбивать чеки при продаже. Потом изменились реквизиты и информация в чеках, операции пришлось конкретизировать. Следующий этап – маркировка. По товарам, подлежащим маркировке, мало просто пробивать чеки. Информацию об операциях необходимо передавать в систему контроля. За нарушения предусмотрены штрафы.
Возникает логичный вопрос: как минимизировать риски, сохранить репутацию добросовестного налогоплательщика, а заодно и контрагента, потенциального бизнес-партнера? Мы рекомендуем автоматизировать учет. И в первую очередь речь идет о товарном учете. О том, как автоматизировать и вести бухгалтерский, вы наверняка знаете.
Тетрадь, Excel, специальная программа
Начнем с того, как можно вести товарный учет. Безусловно, тетрадки и таблицы в Excel безнадежно устарели. Но они пока не канули в лету. Некоторые предприниматели продолжают вести товарный учет вручную, даже при условии использования ККТ. Когда это может быть оправдано? Исключительно при небольшом количестве товарных позиций. Например, вы продаете три сорта кофе. Никаких дополнительных товаров, расходников и т.п. Табличный редактор с базовым товарным учетом вполне справится. Неудобно, конечно, но зато очень дешево.
Если товарных позиций много, без специального программного обеспечения для ведения товарного учета не обойтись. Автоматизация позволит не запутаться в себестоимости и наценках, акциях, скидках, остатках, изменении цен.
Что касается учета товаров в целом, речь идет о производстве, реализации, закупках, перемещении товара между точками и складом, магазином. Также фиксироваться должны операции по перепродаже, проведению инвентаризации, списаний, возвратов.
Чтобы оптимизировать рутинные процессы, стоит перейти на электронный учет тому, кто до сих пор ведет его на бумаге. Судите сами, вместо обработки большого количества первички, внесения сведений в таблицу вручную можно отсканировать счет или накладную, проверить в программе подтянувшиеся данные. Удобно? Отдельная тема – учет маркированных товаров. Программное обеспечение позволяет свести практически к нулю риск непредставления сведений в Честный знак. Еще один плюс электронного учета – возможности облачных сервисов. Бухгалтерия всегда под рукой, без привязки к конкретному устройству.
Напомним, что в случае с маркировкой бумажный товарный учет невозможен (по понятным причинам). Реализуя такие товары, придется пользоваться соответствующим ПО. И еще один важный момент. Первичные документы сегодня необязательно дублировать на бумаге. О хранении электронной первички обязательно как-нибудь расскажем. А пока давайте вернемся к товарному учету.
Настройка учета: на что обратить внимание?
Товарный электронный учет должен быть правильно настроен. Бухгалтеру в процессе настройки стоит обратить внимание на оприходование товара. Речь прежде всего идет о способе внесения данных в программу. Использоваться может как ручной способ, так и автоматический (сканирование накладных).
Также в фокусе отправка закупленных товаров на склад и передача со склада в торговую точку. Внутреннее перемещение должно быть подтверждено соответствующей первичкой. Она может оформляться в электронном виде.
Товарный учет должен быть связан с кассовым. Если все настроено правильно, проданный товар, по которому через онлайн-кассу пробит чек, автоматически списывается.
Напомним также о необходимости закрывать смены в торговых точках, сверять и корректировать остатки. Если учет автоматизирован, проблем с рутинными операциями обычно не возникает. Не возникает их и при инвентаризации. Грамотно организованный и правильно настроенный товарный учет позволяет существенно сэкономить время на проведении регулярных сверок со складом и остатками в торговой точке.
Номенклатура имеет значение
Говоря об интеграции товарного учета с кассовым, нельзя не упомянуть об обязательных элементах в чеках. Это прежде всего наименование услуги, работы, товара, количество единиц, цена единицы и общая стоимость покупки. Важно: цена в чеке пробивается с учетом акций и скидок на день реализации товара (услуги). Также обязательным реквизитом является НДС (выделяется отдельной строкой).
Вернемся к наименованию товара. Единых требований к нему нет. Налоговики рекомендуют указывать наименование подробно, насколько это возможно.
На указание номенклатуры в чеках мы рекомендуем обратить особое внимание. Ее отсутствие влечет за собой штрафы. Что касается маркировки, к ней требований больше. Рублем накажут, например, за отсутствие в чеке кода товара.
Нормативный комплект обязательных элементов в чеке упрощает и оптимизирует автоматизацию товарного учета. Если сведения указаны некорректно или отсутствуют, данные не подтянутся в систему учета, автоматическое списание не пройдет. И может возникнуть путаница с товарными остатками.
Товарный учет и развитие бизнеса
Перейдем от бухгалтерских нюансов к коммерческим. Автоматизированный учет полезен бизнесу. Он нужен не формально для порядка на складе, в магазинах. И дело даже не в выдаче правильно оформленных чеков, автоматическом списании проданных товаров. Товарный учет работает на решение ряда управленческих задач.
Первой такой задачей является анализ ассортимента. Без автоматизированного товарного учета специалистам по закупкам крайне сложно отследить динамику спроса, скорректировать комплектность поставок и сократить количество списаний нереализованного товара с истекшим сроком годности. Своевременно формируя и выгружая аналитику, можно оптимизировать заказы и менять ассортимент с учетом запросов потребителя.
Важно: бухгалтерии анализ ассортимента тоже полезен. Он позволяет избегать задвоений в номенклатуре. Нередко поставщики указывают в первичке по партиям разные названия одного и того же товара. Отсутствие или наличие, например, дополнительного символа (%, единица измерения и т.п.) может стать причиной загрузки товаров в базу разными позициями. Аналитика позволяет заметить задвоение и своевременно скорректировать учетные сведения.
Вторая задача – контроль сотрудников. Автоматическое отражение действий с товарами в учетной программе минимизирует воздействие человеческого фактора и сокращает ошибки. Особенно это важно для позиций, по которым предоставляются скидки или акционные условия. Снижается риск лишних операций. Фиктивные возвраты по оставленным покупателями чекам тоже исключены. Их попросту не имеет смысла делать продавцам и кассирам, поскольку в учетной программе фиксируются явки-пароли.
Дальнейший перечень задач зависит от специфики бизнеса. Например, если компания планирует работать с маркетплейсами, без интеграции товарного учета с бухгалтерским не обойтись. И дело не только в автоматической выгрузке товаров на новую площадку и списании реализации. Интеграция уменьшает риск учетных ошибок, некорректного налогообложения и штрафов.
Количество показов: 335
Теги данной публикации: Товарный учетучет по отраслям
Полежаевская, г.Москва
ул. Очаковское шоссе 34 
