.svg)
.svg)
Электронный документооборот пока не обязателен для компаний на всех уровнях бизнес-процессов. Внутреннюю документацию многие продолжают вести на бумаге, полностью или частично. Но чем сложнее структура компании и больше номенклатура, тем менее эффективным является бумажный и комбинированный документооборот.
Передовиками внутреннего ЭДО являются финансовый сектор, торговля, производство, логистика. В таких компаниях сотрудники разных подразделений ежемесячно обмениваются сотнями, а то и тысячами документов. В крупном производстве отразить только на бумаге ежедневное перемещение материальных запасов, сырья, полуфабрикатов, готовой продукции между складами, цехами, распределительным центром, торговыми точками практически невозможно. Соответственно, при масштабировании возникает вопрос перевода бухгалтерских первичных документов на ЭДО. Как это сделать, на что обратить внимание, расскажем дальше.
Нормативная база
Бухгалтерский документооборот в целом регулируется ФЗ № 402 «О бухучете» и ФСБУ 27/2021. Также частью нормативной базы являются приказы Росархива, касающиеся сроков хранения документов.
Электронный бухгалтерский документооборот также регулируется Гражданским кодеком, ФЗ № 149 «Об информации, информационных технологиях и защите информации», ФЗ № 63 «Об электронной подписи».
Тезисы относительно внутренних первичных документов, в том числе документов в электронном виде, встречаются и в других нормативных актах. Но определяющими остаются ФСБУ и Закон о бухгалтерском учете.
Электронные подписи
Внутреннюю первичку подписывают бухгалтер, руководитель, ответственные специалисты. В числе последних начальники цехов, кладовщики, менеджеры склада и другие. Право подписи, по сути, может быть передано любому ответственному специалисту на основании доверенности. Какую подпись он должен использовать?
Для внутренних первичных документов, согласно действующему законодательству, могут использоваться следующие виды цифровых подписей: ПЭП, НЭП и КЭП.
ПЭП, простая электронная подпись, подходит для рабочих документов. Она используется, например, для подтверждения согласования.
НЭП, неквалифицированная электронная подпись, обладает большей правовой силой. Она используется внутри организации, если с работниками подписаны соответствующие соглашения, а система ЭДО предусматривает аутентификацию.
КЭП, квалифицированная электронная подпись, имеет такую же юридическую силу, как подпись физическая (собственноручная). Ею заверяются документы для внешних пользователей, от поставщиков и контрагентов до контролеров и регуляторов. В суде такая подпись имеет наибольшую доказательную силу. КЭП оформляется в удостоверяющих центрах, аккредитованных Минкомсвязи РФ, создается с использованием усиленного сертификата ключа.
Использование каждого вида подписи регламентировано ФСБУ 27/2021. Например, для счета-фактуры нужна КЭП, а внутреннюю накладную «склад-склад» можно заверить с помощью НЭП.
Чтобы при переходе на внутренний ЭДО не возникло путаницы с подписями, рекомендуется принять регламент и подписать с сотрудниками соглашение о признании НЭП и КЭП равнозначными собственноручной подписи.
Юридическая значимость документов
Для обеспечения юридической значимости внутренней первички необходимо использовать сертифицированное программное обеспечение. Система должна обеспечивать следующие ключевые моменты:
-
Поддержка ЭЦП всех типов, обработка машиночитаемой доверенности
-
Отслеживание изменений в законодательстве, автоматическое обновление регламентов
-
Учет изменений (фиксация пользователей и действий с документом в режиме реального времени)
-
Безопасность хранения (метка времени в архиве для подтверждения того, что сертификат цифровой подписи был действующим на момент подписания документа)
Как перейти на внутренний ЭДО
Переход на внутренний электронный документооборот – это процесс системный. Он имеет четкий алгоритм и проходит в несколько этапов.
Этап 1. Оценка масштабов и задач
Определяем направление, составляем план, выделяем ключевые тезисы. Актуализируем и классифицируем локальные НПА, используемые внутри компании. Определяем причины, которые тормозят делопроизводство (нет ответственных сотрудников, теряются данные, нарушаются сроки согласования и т. п.). Прописываем маршрутизацию внутреннего документооборота. Составляем перечень работников, задействованных в обмене документами.
Этап 2. Изменение регламента
Корректируем учетную политику, вносим правки в локальные акты. Разрабатываем инструкцию по взаимодействию с системой электронного документооборота. Устанавливаем правила наименования файлов в системе, прописываем условия конфиденциальности и доступа для ответственных сотрудников, сроки обработки документов, правила архивации и хранения данных.
Этап 3. Выбор оператора ЭДО
Если коротко, провайдер должен быть аккредитованным, надежным и обеспечивать необходимый уровень автоматизации бизнес-процессов с учетом отраслевой специфики. Оцениваем технические возможности предлагаемого программного решения, удобство использования системы, наличие и доступность техподдержки, уровень защиты информации.
Этап 4. Выпуск электронных подписей
Генерируем ПЭП в самой системе (это может быть код идентификации или связка «логин-пароль») для ответственных сотрудников. Получаем КЭП в удостоверяющем центре.
Этап 5. Создание нормативной базы для перехода на внутренний ЭДО
Издаем приказ с указанием даты внедрения системы электронного документооборота, ссылок на локальные НПА и регламенты, участников ЭДО (сотрудники, подразделения), ответственных лиц за внедрение системы. Ознакомляем сотрудников с приказом под роспись.
Этап 6. Внедрение ЭДО
Устанавливаем, настраиваем программное обеспечение и адаптируем его под нужды производства. Создаем аккаунты пользователей, тестируем связь между подразделениями. Формируем уровни доступа. Встраиваем систему внутреннего документооборота в базовый ЭДО, интегрируем с 1С или другой бухгалтерской программой.
На финишной прямой остается протестировать доступ к системе с разных устройств (смартфонов, планшетов, КПК и т. п.), внести актуальные данные для формирования внутренних первичных документов и провести инструктаж для сотрудников. А также не лишним будет подготовить памятки и инструкции для участников документооборота, сделать массовую корпоративную рассылку.
Цифровизация экономит время, снижает риск ошибок, повышает прозрачность, оптимизирует расходы на организацию хранения документов. Внутренний электронный документооборот обеспечивает быстрый и удобный поиск информации, согласование документов, точную аналитику. Но при этом он ставит перед компанией новые задачи в области защиты информации. Чтобы избежать утечки данных, рекомендуем выбирать надежных провайдеров и сертифицированные программные решения.
Количество показов: 109
Теги данной публикации: ЭДО
.jpg)
.jpeg)
.png)
.png)
.png)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
