Торговые стартапы нередко сталкиваются со сложностями в учете и отчетности. Одним из ключевых вопросов является использование контрольно-кассовой техники. Выдавать покупателям чеки сегодня обязаны почти все. А значит, стоит разобраться с работой онлайн-касс как следует. Сосредоточимся на QR-кодах для оплаты, экономии на ККТ при сезонной торговле. А также обсудим, сколько чеков и когда выдавать покупателям, каких ошибок стоит избегать в обычных чеках и чеках коррекции.
Как работают QR-коды?
Оплаты по QR-коду набирают популярность. Такой формат приема платежей от покупателей подкупает скоростью и удобством. Положительно оценивают его как покупатели, так и торговые организации. Первые получают возможность оплачивать покупки без карты, вторые – принимать такие платежи. Бизнес также может за счет QR-кодов сэкономить на банковских комиссиях. Обычный эквайринг стоит в среднем 2,5% от суммы перевода. СБП берет меньшую комиссию. Обычно она не превышает 0,4−0,7% от суммы. Что касается удобства, это обоюдная опция. Бизнес может разместить QR-код где угодно (на кассе, на стойке, в шапке электронной витрины интернет-магазина). А покупателю для оплаты нужен только смартфон.
Но идеальный на первый взгляд способ оплаты и приема платежей вызывает ряд вопросов. Первый и главный для бизнеса: требуется ли при оплате через СБП устанавливать и использовать онлайн-кассу, выдавать кассовые чеки? Также в фокусе возвраты через систему быстрых платежей, отмена перевода, если допущена ошибка в сумме, типы QR-кодов.
Большую часть вопросов по СБП мы рассмотрели в предыдущих статьях. Сегодня речь пойдет о выдаче чеков. До недавнего формировать их можно было с отсрочкой и отправлять на смартфон, электронную почту покупателю. Но в марте 2024 вступают в силу поправки, подготовленные Минфином к ФЗ №54. Обращаем ваше внимание на то, что при оплатах через QR-код теперь чеки нужно будет формировать сразу.
Сезонная торговля и ККТ
Для сезонного бизнеса кассовый вопрос стоит ребром. Особенно это касается краткосрочных проектов (продажа елок под Новый год, цветов к 8 марта и т.п.). Суть в том, что такая торговля доход приносит если не разовый, то уж точно не регулярный. И предпринимателю невыгодно тратиться на приобретение, фискализацию онлайн-кассы, оплату услуг оператора фискальных данных.
Но прием платежей от покупателей должен быть легальным. В противном случае возможны жалобы, проблемы с ФНС, блокировки счетов и прочее. В поисках решения рассматриваются разные варианты. И один из возможных позволяет, не переплачивая, использовать ККТ ровно столько, сколько нужно, даже если торговля ведется всего несколько месяцев.
Облачная онлайн-касса подойдет для торговой точки на выезде, продажи с курьерской доставкой. Решение позволяет арендовать ККТ на несколько месяцев. Регистрация, фискализация кассы, ремонт, обслуживание – заботы арендодателя. На арендаторе подключение к ОФД, фискальный накопитель, регистрация оборудования в налоговой и оплата услуг провайдера.
Облачная касса де-факто находится в дата-центре поставщика услуг. Расчеты с покупателями проводятся через специальное приложение на смартфоне продавца. Информация об операции передается на физическую кассу в дата-центре. В ту же секунду формируется электронный чек.
Ошибки новичков
На старте предпринимательской деятельности минимизация рисков имеет особое значение. Профилактика ошибок существенно снижает возможные издержки. Применительно к кассам и чекам можно сказать, что главное – соблюдать нормы ФЗ №54. Без кассы и чеков нельзя работать в подавляющем большинстве случаев. Туристический, гостиничный бизнес, оказание услуг физическим лицам, розничная торговля − все это попадает под упомянутый выше закон.
Что касается ошибок в чеках, рассмотрим самые распространенные:
-
Некорректный способ оплаты (безнал вместо наличных и наоборот). Ошибка ведет к расхождению суммы наличных в отчетности и памяти ККТ.
-
Не указана фамилия кассира или указана неправильно. Больше всего претензий у ФНС к тем, кто использует автоматические кассы. На чеках в таком случае должен указываться номер автомата, а не ФИО кассира.
-
Отсутствие чека на предоплату. Чек выдается на каждую операцию (согласно ФЗ №54, отдельно при предоплате, отдельно при полном расчете).
-
При коррекции чека не отменяется исходная операция или чеком коррекции подменяется возврат, отмена операции.
-
Некорректный адрес торговой точки. Стационарная ККТ привязывается к физическому адресу. Если необходимо сменить реквизиты (место осуществления торговой деятельности), кассу нужно перерегистрировать.
-
Игнорирование сбоев. Если онлайн-касса выдает ошибку, скажем, в Raw Data, необходимо выяснить и устранить причину. Не пробивать чеки или пробивать с ошибкой – не выход.
Санкции для нарушителей
ФНС, как правило, узнает об ошибках в чеках от покупателей. Нарушители получают предупреждение или штраф. За ошибки в чеках компанию могут оштрафовать на 5 000–10 000 руб., должностное лицо на 1 500–3 000 руб.
Устранение ошибок до вынесения постановления по делу позволяет избежать дополнительных расходов и снизить издержки. Процедура предусматривает оформление чеков коррекции по всем спорным операциям, отправку в ИФНС уведомления об исправлении ошибок.
Вернемся к профилактике. Избегать ошибок в чеках позволяет грамотно организованный и профессиональный кассовый учет. Речь идет об использовании специализированного ПО, обучении ответственных сотрудников, о проведении регулярного аудита кассовых операций и внедрении других мер внутреннего контроля.
Чеки разные нужны
У начинающих бухгалтеров в торговле часто возникают вопросы по отдельным операциям и случаям. Бывают ситуации, когда чеки не нужны. В пример можем привести перебои с эквайрингом. На связанные с ними поступления, списания чеки не оформляются.
По эквайрингу стоит обсудить еще один нюанс. Только слип-чеком торговую операцию подтвердить невозможно.Наличие слипа не отменяет необходимости формирования и выдачи кассового чека.
А что, если покупатель расплатился за товар бонусами или баллами в размере 100%? – спросите вы. На этот счет есть разъяснения ФНС (письмо №ЗГ-3-20/11971 от 15.09.2023). По кассе такие операции проводятся в обязательном порядке. При формировании чека указываются соответствующие теги (предмет расчета – 1079, стоимость – 1043, сумма − 1217) и нулевые значения. Операция квалифицируется как встречное предоставление.
По количеству чеков актуальный вопрос касается момента 100% предоплаты и отгрузки. Один чек формируется или два, зависит от того, каков способ оплаты при получении денег от покупателя. Если это полный расчет, можно обойтись одним чеком. Пробивается он в момент приема платежа наличными или по безналу.
Кассовые тонкости и чековые нюансы в современных реалиях могут поставить в тупик не только начинающего бухгалтера. Если возникают сложности, консультироваться с коллегами и экспертами – нормальная практика. Наши специалисты к вашим услугам, обращайтесь!
Количество показов: 101
Теги данной публикации: #школа учетаторговля